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第一篇：高校學生檔案管理

1高校學生檔案管理現狀

1.1內容單一、信息量不足

部分高校在大學生畢業離校時才突擊整理學生檔案，充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時的歸檔，學生檔案記錄的信息量不足。傳統的歸檔形式一般為：學生政治表現（黨、團申請、調查、審批材料，學生獎懲材料，畢業鑒定材料）；學籍和學習方面（大學生高考錄取成績、學籍變動材料、畢業成績卡片、各種獎勵證明）；身體狀況方面（入學體檢表、畢業體檢表以及各種疾病證明）；其他（家庭政治、經濟狀況材料）。在市場經濟條件下，以上這些檔案材料顯然已經過時和不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求，能吸引用人單位、反映一個學生綜合素質的信息（學生的個人素質、組織能力、團隊協作能力以及誠信等方面）卻寥寥無幾；甚至把反映學生時代特色的個性化內容（大學生英語等級證書、計算機等級證書、大學生心理測試成績等）棄之一邊。用人單位急需了解的信息材料提供不足，從而影響了畢業生就業。

1.2師生檔案意識淡薄

高校絕大多數學生對檔案有比較正確的認識，但都過于抽象，缺乏對檔案的實質性了解，不清楚檔案包括哪些內容，對檔案的價值和用途缺乏認識，對檔案與個人職業生涯的關系認識模糊。所以，有許多學生不關心自己的檔案，認為只要不進國家機關，要不要檔案無所謂的態度。在學生檔案中存在著不少漏洞。有姓名與身份證姓名不符的，有在同一人的檔案中出現不同的姓名和不同的出生日期的，有使用圓珠筆填寫的，有要求蓋學校公章即蓋院系公章的，有同名同姓的學生檔案信息難以分辨的。另外，隨著人們就業觀念和就業方式的改變，許多學生畢業后直接進入社會工作，出現了許多不要檔案的現象，造成人檔分離、無人問津的局面。

1.3檔案管理人員職責不明確、專業水平參差不齊

（1）檔案管理人員職責不明確。多數高校沒有設置專職的學生檔案管理崗位，這些身兼多職的學生檔案管理人員，工作職責不明確，責任不清；加上沒有經過檔案專業的系統學習和培訓，往往缺乏專業知識和業務技能，專業水平不高。（2）管理人員隊伍素質參差不齊。目前，高校學生檔案管理隊伍中素質參差不齊，這些管理人員中存在著文化程度和專業素質的差別，從而直接關系到檔案管理的質量，真正能夠進行檔案信息深層次的研究和開發的管理人員嚴重缺乏。

1.4管理手段落后

目前，高校學生檔案的管理手段仍局限于傳統的手工操作管理模式，以傳統介質、手工勞動為主，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。高校逐年的擴招，學生檔案數量劇增，雖然部分高校已開發推行了學生檔案管理軟件，但沒有建立上下互聯的數據庫，導致上下級之間、各處（室）之間的學生檔案信息無法實現有效、便捷地共享。因此，浪費了大量的人力、物力和財力。1.6檔案轉遞不規范隨著我國教育事業的飛速發展，高校生源由原來單一的高考學生，擴大到其他性質的學生（如：專升本、對口升學、社會考生等），來自于不同渠道的學生檔案的轉遞途徑難免出現一定的漏洞，導致檔案丟失或交接的脫節；另外，隨著我國教育管理體制改革和大學生就業體制改革的不斷深化，高校學生就業領域日益拓展，一些非公有制單位在招聘時不重視學生的檔案管理，加上檔案轉遞環節復雜化，導致個別學生檔案丟失的現象。

2高校學生檔案管理工作的創新

2.1實現學生檔案歸檔材料規范化

高校學生檔案是人事檔案的重要組成部分。2008年，國家教育部、國家檔案局發出第27號令，頒發了《高等學校檔案管理辦法》[3]，明確把學生類檔案列入高校檔案管理的文件材料的歸檔范圍，按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。（1）統一立卷內容：①高考檔案材料（包括高考報名登記表、高考體檢表、家庭情況調查表等材料）；②大學檔案材料（包括高等學校入學登記表、學生學籍異動登記表、學習成績表、畢業生體檢表、黨團組織材料、就業通知書等材料）。（2）統一建檔標準：即有關部門應制定統一格式，對要求填寫的、簽字的、蓋章的項目和欄目做到齊全清楚，保證不要遺漏。

2.2結合以人為本思想,擴大檔案材料收集范圍

隨著社會經濟的發展，用人單位對人才的錄用標準越來越高，對畢業生的關注逐步從傳統的思想狀況、學習成績擴大到個性特長、知識技能、身體、心理等綜合素質的全面了解。因此，學生檔案管理人員在歸檔過程中，必須以對學生高度負責的態度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內容。如反映學生特長的個人作品、發明創造等材料；還有反映學生個人實踐能力、人際交往能力、創新能力、組織管理能力、心理素質、誠信品質等材料。檔案材料越齊全，越能反映一個人的真實面目，更好地為學生就業服務。

2.3提高學生檔案管理人員的綜合素質

為了做好高校學生檔案工作，就必須配備一支強有力的學生檔案管理隊伍，培養一批高素質的管理人員。一是具有一定的政治素質和理論水平，掌握檔案管理工作的基本原則和具體方法；二是精通網絡技術、多媒體技術和信息處理分析能力等。因此，一方面，高校應采取多種形式、多種渠道組織學生檔案管理人員進行專業培訓和職業教育，提高他們的專業技能、溝通能力、協作能力、職業道德和高度的責任感；另一方面，學生檔案管理人員要加強自身學習、不斷提升自身的業務能力，拓展視野，在工作實踐中，及時了解學生檔案工作的發展動態，更新觀念，樹立以人為本的思想，更好的為學校發展、為學生成長服務。

2.4增加師生檔案意識

（1）增強院校領導及全體教師的檔案意識，學生檔案管理部門必須依托全校職能部門的幫助，如：教務處、團委、后勤處等形成上下協調的局面，從學校領導到一般教師共同為學生檔案管理出謀獻策，合理利用各種陣地和資源，廣泛、深入地進行檔案知識的宣傳教育，增強學生的檔案意識。（2）高校通過多種途徑與方式，加強學生檔案意識的培養。一是利用櫥窗、校園廣播、校報、板報、舉行知識競賽、開設選修課等多種形式進行廣泛的檔案意識宣傳教育，讓學生樹立檔案意識，進而激勵他們奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果和良好的表現書寫自己的大學成長歷史記錄；二是在畢業生離校前，舉行檔案意識講座或開展班級主題班會等，宣傳畢業生檔案的作用和去處，為畢業生能否順利就業和長遠的切身利益打下良好的基礎。

2.5嚴格畢業生檔案的轉遞工作

隨著高校畢業生就業制度的改革，畢業生就業有了更多的選擇，畢業生檔案轉遞去向涉及面廣，加上時間比較集中，加大了檔案管理人員的工作量，為了防止畢業生檔案丟失，因此，學生檔案在轉遞過程中，必須認真執行檔案轉遞制度，并按要求辦理相關手續。如：填寫轉遞單、轉檔登記、嚴密包封等等。

作者：陸鳳麗單位：廣西水利電力職業技術學院

第二篇：高校教學檔案管理

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如:有些高校沒有建立規范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（二）檔案工作隊伍不穩定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手:明確登記制度(目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落)，執行時限制度(強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。

（四）實現高校教學檔案管理信息化實現高校教學檔案管理信息化，是提高高校教學檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲，以實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。

作者：宋美霞單位：河南省周口師范學院外國語學院