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事業(yè)單位檔案管理論文

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事業(yè)單位檔案管理論文

1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位檔案管理的介紹及其重要性

事業(yè)單位檔案管理的檔案收存范圍包括以下幾種:(1)人事檔案:是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)(2)行政檔案(3)財務檔案:一個數(shù)據(jù)就是一批資金,金錢和財務是事業(yè)單位的支柱(4)業(yè)務檔案:它是事業(yè)單位乃至個人的生產(chǎn)力的證明。這些信息資源都源于檔案,這些檔案與事業(yè)單位的運作同步,不止是一個證明,更是一個行動力的依據(jù)。檔案如此重要,管理檔案的工作也變得同樣重要。為了使檔案管理的有條不紊,事業(yè)單位檔案管理必須按照一定的管理體制和流程嚴格進行。

1.2事業(yè)單位檔案管理存在的問題

(1)不重視檔案管理:檔案管理工作是一件比較枯燥且短時間沒有業(yè)績和成效的工作,工資相對其他工作的工資較低,且需要工作人員默默無聞。這種環(huán)境導致有些工作人員沒有檔案意識,有些員工墨守陳規(guī),對出現(xiàn)的問題不及時反映和處理。(2)管理制度和流程不夠完善:檔案管理制度源于法律,如《中華人民共和國檔案法》、《關于修改(中華人民共和國檔案法)的決定》等,但是有些老舊的管理制度已經(jīng)不能滿足社會的需求。檔案填寫內(nèi)容較為簡單,不能真切的反映情況,容易出現(xiàn)檔案漏洞,被某些不法分子弄虛作假;檔案流程較為緩慢,環(huán)節(jié)較為滯后,不能及時完成。(3)管理方法落后、管理力量較弱:事業(yè)單位為了最大效用的利用工作人員,減少不必要的開支,有些事業(yè)單位的員工流動性較大,出現(xiàn)檔案管理職員有的身兼數(shù)職,都是兼職而非全職,導致工作人員對檔案管理工作投入的精力不夠,不能深入掌握檔案管理必備的知識和技能,管理力量薄弱,檔案管理水平降低。管理方法較為落后:例如人事檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)較難處理的A4紙,導致工作人員消耗雙倍時間和精力管理檔案。除此外出現(xiàn)了檔案倉庫的設備較為陳舊,防盜設備較差等問題(4)管理人員不夠專業(yè)化:21世紀是一個互聯(lián)網(wǎng)的信息時代,管理員的思想落后,技術落后,管理知識貧乏,不會操作先進的管理設備,沒有相應的信息系統(tǒng)化存儲意識和技能,使得檔案管理工作效率較低,影響到事業(yè)單位的上層建筑。

2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

2.1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

無論設備多么先進,制度多么嚴格,管理員的綜合素質(zhì)沒有得到提高,制度沒辦法得到實施,設備也不會被充分利用,出現(xiàn)的種種問題沒有被及時地反映和解決仍然是最大的問題。如何管理檔案的管理員呢?(1)無論是新職員還是老職工都要對其進行定期培訓和知識技能的考核,使得工作人員的素質(zhì)與時代俱進,以確保工作人員具備檔案意識和應有的工作能力,從而確保檔案管理的效率(2)適時培養(yǎng)檔案管理人員,這樣無論事業(yè)單位職員的流動性多大,管理人員都不會因此而缺失,因為后備人才足夠充足(3)制定新的薪酬獎賞章程,使得管理員在枯燥的管理工作中得到鼓勵和動力,無形中加大了管理員和使用者的互動,使得檔案管理過程中更加人性化,減少了檔案管理中不必要的問題和麻煩。

2.2完善檔案管理制度

檔案現(xiàn)如今非常重要,有些人就會抓住檔案管理的制度和流程的漏洞來修改、損壞檔案。那么如何完善檔案管理制度和流程呢?(1)分類處理檔案,如人事檔案可以根據(jù)年齡段或者職業(yè)分類,如果年齡較小,生活經(jīng)歷等較少,檔案流程相對就會變得簡單,這樣節(jié)省了人力物力財力,大大提高了檔案管理的效率(2)檔案管理的制度要更加人性化,如個別簡單的檔案可以讓使用者參與檔案的管理,這樣不僅宣傳了檔案管理的知識,而且增強了使用者的檔案管理意識和素質(zhì),可謂一舉兩得。(3)社會和媒體加大對檔案管理的關注度,相信有足夠的關注,一個新的章程將會出爐。(4)新的章程需要加大監(jiān)督力度,不僅是監(jiān)督檔案使用者,同時要監(jiān)督檔案管理員,堅決杜絕走關系的行為。

2.3及時更新管理設備

老舊的管理設備沒辦法給管理人員繁重的工作帶來任何幫助,甚至不利于檔案的管理。在這個信息化時代,檔案量大大增多,檔案的使用者也大大增多,新的管理設備能夠創(chuàng)造新的管理環(huán)境,檔案的使用者會不自覺的尊重檔案,小心使用檔案,甚至對檔案的管理工作產(chǎn)生興趣,積極主動地參與檔案管理。新的檔案管理設備使得管理流程和制度隨之變化,變得更加先進和完備。新的設備使得管理員的技能和知識量更豐富,它是管理員隱形的導師和摯友。

作者:寧宇單位:大慶高新區(qū)行政服務中心管理辦公室

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