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一、較高的歷史價值

環保檔案是對以往工作情況的及時記錄、工作得失的分析、研究和總結，能夠為后續環保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎，能夠有效避免重復錯誤的一再出現，有助于環保工作的不斷優化、完善，推動環保技術人員的不斷創新。一些落后的保護方法被不斷改進或直接棄用，另一些高效的保護方法則被繼續沿用并持續優化。同時，通過整合、判斷環保檔案中的相關數據，能夠對當地的環境質量的優劣狀況及變化趨勢進行準確評估與預測，明確后期環境工作重心。此外，這些數據還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說服力的依據，方便環境執法、政府決策以及科學研究。

二、較高的科學技術價值

當前，我國環境污染問題十分嚴峻，已經成為阻礙我國經濟健康與可持續發展的關鍵原因?；谶@一現狀，相關學者們展開了大量研究，以期找出有效的應對方法，顯著改善我國環境現狀。而環保檔案中所蘊含的豐富信息，為學者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數據。例如，通過對比、分析被保護區域環境的水質、魚群種類、水生植物類等的歷年保護結果，并作進一步的研究論證，能夠為展開該區域的環境科研工作提供重要的信息來源與論據。

三、環保檔案管理的實施步驟

1.嚴格遵循檔案管理相關規定。我院嚴格遵循國家頒發的相關規定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進行環保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國檔案法》、《全國環保管理條例》、《環保檔案管理辦法》以及《環保檔案管理暫行規定》等重要規定。

2.準確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過程中，往往涉及的檔案材料的數量較大、類別較多，一旦管理人員對這些材料的擺放或存儲過于隨意化和無序化，不僅查詢時耗時耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對這些檔案材料按一定依據進行分門別類，對其歸檔范圍進行準確界定，實現有序、便捷和高效查詢和利用。通?？砂幢?所示進行有序歸檔。

3.檔案材料的管理。在準確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對檔案進行存儲管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲介質劃分，我院的環保檔案主要分為電子文件與紙質資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲存載體，以計算機等數字設備為閱讀、處理媒介，在通信網絡上實現自由傳輸的文件，該文件以數碼的形式產生于數字設備與數字環境中。我院經歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來歸檔電子文件。對于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進行:

(1)做好歸檔前的檢查工作。對于將要歸檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關業務規范來核查電子文件的內容，確保內容的真實性與完整性;隨后對光盤進行檢查，確認其表面潔凈、無劃痕;最后確認存儲在光盤上的內容無病毒、可讀性好。

(2)做好光盤的存儲工作。在將光盤存檔的過程中，必須做好光盤的保護工作，盡量避免對光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實際存儲過程中，應盡量做到以下幾點:為了防止光盤在存儲時擦劃失效、擠壓變形，對于容易損傷的光盤，應加設光盤保護盒。我院采取硬質塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對于單片光盤，應將其裝入盒內，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時，將其與紙質資料分開;光盤存放的場所應遠離強熱源、強磁場，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過放置溫度計、濕度計以及干燥劑等方式來實現對儲存環境的及時調控。

(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實際存儲過程，常常會因為光盤變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數據與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長久性，必須對其進行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內容完整度。一般情況下，光盤超過四年就要進行一次機讀檢驗，并且其合格率應為百分之百。同時，當更新相關處理設備(如計算機)后，應及時檢查設備運行環境，確認光盤與計算機光盤驅動的兼容性。如果無法兼容，則要對光盤進行轉換。此外，為了避免光盤出現問題而無法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質資料。我院環保檔案中的紙質資料主要含有:環境評價報告書、檢測報告、合同書，任務書、項目批復以及公眾參與等內容。盡管隨著科學技術的進步，以電子文檔式的信息儲存方式被越來越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質資料存儲的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。

(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質資料之前，首先由資料產出部門對資料的真實度、完整度與可靠度進行初審與復審，確認資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對上交的紙質資料再一次進行審核，確認材料滿足歸檔要求后進行歸檔。

(2)做好紙質資料的保存工作?；诩堎|資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質資料時，除了給紙質資料預留足夠的儲存空間外，還要做好相應的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質資料儲存室放置了溫度計、濕度計、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。

(3)做好紙質資料的檢查工作。對于紙質資料儲存室，應定期進行檢查(半年或一年一次)，對照登記側目，確保賬物無遺失。我院遵照自己制定的《檔案儲存室管理規定》，每到年末對紙質資料的保存情況進行一次檢查，檢查內容主要包括資料的完整與否、環境的符合與否以及案卷中資料的完好與否。對于照片，我院每隔兩年進行一次抽樣檢查，每隔五年進行一次大檢查，對照片與底片的變化情況進行認真檢查，檢查是否出現破損、粘連、卷曲、變形、褪色、霉斑以及變脆等現象，根據具體情況采取相應補救措施。我院通常在歸檔照片前將其塑封，然后分類集中保存?？偠灾?，加強環保檔案管理，不僅能夠為治理環境污染、推動環保提供重要的理論依據，還能夠幫助人們樹立良好的環保意識，是一項十分有意義的工作。我們必須在充分認識到環保檔案管理的必要性，嚴格遵循檔案管理相關規定、準確界定檔案材料歸檔范圍、科學管理檔案材料，才能真正落實檔案管理工作，推動環保檔案管理的制度化、規范化、標準化以及信息化發展。

作者：周麗萍