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【摘要】

醫院檔案管理是醫院管理模式改革的重要組成部分，其核心內容是整合資源、強化服務與創新體制。在現有的管理模式下，存在信息化建設滯后、標準體系建設不完善、管理意識淡薄、設施匹配不足等問題，亟待改進，各個問題在新的醫改背景下都面臨較大的挑戰。本文在研究中對醫院檔案管理的現代化問題進行了剖析，針對問題提出了整體性的對策，以期能夠更好地促進醫院檔案管理的發展和醫院整體工作的進步。

【關鍵詞】

醫院；檔案管理；現代化；問題；對策

醫療改革近兩年在我國各地的醫療體系中逐步落實，政府和民眾日益深化了對醫療體系的關注，新的醫療體制下醫院的各項管理工作都面臨著更大的挑戰和更高的要求。醫療檔案作為醫院的一種特殊信息資源，是醫院各項活動的總記錄，不僅包括文件、圖表，也包括各類影像資料和磁盤信息等，是臨床醫學的重要依據。醫院檔案管理是醫院整體管理的重要組成，加強醫院檔案管理的現代化建設可以提升醫院整體管理的科學化水平，糾正以往檔案管理的諸多弊端，提升醫院檔案的連續性、完整性、科學性和有效性。

一、傳統醫院檔案管理存在的問題

（一）體制不健全，標準不統一。當前各地的醫療單位中存在的共同問題是檔案管理制度不健全，操作標準不統一。醫療設備的檔案管理工作缺少應有的技術規范。檔案管理工作主要涉及到檔案室、使用科室、職能科室等，但是各個科室之間缺少明確的分工，未能協調工作，各個科室的功能未能充分發揮，機構設置相對混亂，多個部門之間的檔案既沒有進行人員分開也沒有進行信息整合，難以保證完整性和聯系性，經常需要重復收集信息，浪費資源的同時增加了管理的難度，難以實現科學化管理。（二）缺少專業人員，缺乏專業精神。很多醫院在進行人事變動時，往往對醫院檔案管理人員重視較少，大部分從業人員都不是專業的檔案管理人員，很多是從醫技、護理、行政等其他部門轉行到檔案管理的，這些人員的流動性較大，文化水平存在較大差異，轉職或兼職從事檔案管理的人員往往對工作缺乏專業精神，重視程度不足，不能夠將全部精力投入到檔案管理工作當中，致使檔案管理工作進步緩慢，難以在原有基礎上有所創新。同時，兼職從事檔案管理工作的這些人員在檔案法制方面意識薄弱，工作時難以做到有法可依、有章可循。（三）現代化管理水平低。受到當前醫院檔案管理機構設置混亂分散的影響，從事檔案管理的人員大都缺乏專業精神，進行檔案管理的現代化步伐十分緩慢。傳統的檔案管理使用單一的手工數據錄入和提取，出現錯誤的概率較高，對數據的準確性保障較差，在新的醫療改革形勢下，這一現狀很難適應發展的需要。實際工作中，多數醫院將重心放在醫療設備的引進、考察和論證上，在設備引進完畢后只注重設備的驗收和調試，對設備檔案管理不當，未設置專門的人員進行設備檔案的管理，致使設備檔案資料收集不全或丟失。（四）重管理輕使用。當前很多醫院在檔案管理上存在重管輕用的情況，能夠收集的檔案在后期很少被再度使用，檔案的信息資源未得到開發，浪費了很多對教學、醫療、科研有意義的病歷檔案。不能夠充分利用醫療檔案的信息便使得醫療檔案的管理失去了意義。傳統的檔案管理在信息查找方面存在困難，難以找全信息，重管輕用的現象影響了醫院檔案管理的進一步發展。（五）重視度不夠，利用不足。醫療工作往往是醫院中所有工作的核心，醫院的全部精力和投入都放到醫療工作中，因此很容易忽視檔案管理工作，很多領導干部沒有在思想意識上重視檔案管理工作，在將醫院的經濟利益放在首位的同時沒能考慮到醫院衛生檔案對醫院未來發展前景的重要作用，意識不到檔案對醫療經驗的傳承和對科研工作的支持效果，便容易忽視對醫療衛生檔案管理工作的投入，從而自上而下導致檔案管理工作者也缺乏對工作的熱忱和重視，必要的時候不能夠與時俱進，只能夠按照固有工作思路來，得過且過，致使很多檔案室在醫院中形同虛設。（六）檔案管理不規范，歸檔內容不清晰。在社會日益發展的背景下，醫院的衛生檔案管理工作卻依然呈現著舊的態勢，標準日顯陳舊且缺少規范，檔案管理工作者對檔案內容的界定存在偏差。大部分醫院在收集管理檔案時都是根據自己一時的需要進行分類，有很大的隨機性和盲目性。很多具有價值的醫療衛生檔案資料未能夠得到應有的重視，造成了檔案的完整性缺失和資源的浪費。隨著醫院檔案管理工作的要求不斷提升，醫院必須制定出一套系統的、規范的、標準的管理模式才能夠適應新形式下醫院經營管理的要求。（七）管理制度不完善，歸檔不及時。很多醫院在進行管理體系考核時，未能對考核的具體內容進行明確的規定，在檔案管理組織架構、管理流程、管理制度、管理人員職責分工等方面都不是很明確，對檔案管理人員的考核評價措施也欠妥。這樣的考核體系下，極易造成管理措施不完善、制度不到位的問題，影響檔案管理者的工作積極性，使得在進行檔案移交、收集、管理時工作難度加大、工作效率降低，影響醫院對檔案信息的充分利用。（八）機制不完善、信息安全無法保障。很多醫院現行的檔案管理依然停留在各個臨床科室分別管理的狀態，缺少統一的監管機制。這樣的管理方式很明顯缺乏規范化，難以發揮檔案信息資源的規?；瘍瀯?，對檔案信息的安全問題也難以保證。一旦出現借閱檔案人員不按期歸還，便可能出現檔案遺失的問題，喪失檔案的寶貴價值。

二、醫療檔案對醫院管理及醫院發展的意義

（一）為醫院的管理工作提供發展動力。醫療檔案可以看做是醫院的一種無形資產，對醫院的管理有很強的精神推動效果。醫療衛生檔案對醫院的可持續發展至關重要，能夠貫穿醫院的科研、臨床、經營、管理等各項實踐活動中，對其的完整記錄和管理能夠為醫院的發展增加可持續的源動力。同時，醫院的檔案資料中還包含了豐富的科研潛力和智力結晶，將這些寶貴能量用到醫院的管理實踐中不僅能夠帶動醫院的全體職工增強工作的積極性，更能夠幫助員工發揮創造性和主動性，對醫院的科學化、現代化發展創新大有裨益。（二）是醫院管理工作的信息來源。醫療檔案能夠真實地記錄醫療過程和醫療現象，讓所經歷的疾病有據可循，為研究者提供病理規律和病癥表現，幫助其找到內在規律。憑借真實的醫療衛生檔案，醫務人員能夠對病癥的過往、現狀及未來表現進行研究和推算。醫療衛生檔案可以通過彩圖、影像、表格、數據以及文字等更為真實地表現出科研、教學、醫療所需要的信息，這些信息能夠作為原始素材來為醫療技術水平的提升和服務質量的加強發揮作用，醫療管理者能夠通過對醫療衛生檔案的研究來全面協調醫院的可持續發展。（三）醫療檔案為醫院管理者提供科學決策依據。在進行醫院的日常管理工作中，檔案管理工作和檔案信息工作本質上應當滲透到每一個工作環節，通過各類檔案信息的傳承能夠高效地促進醫院各項工作的發展，使得各項工作事半功倍。合理利用醫療衛生檔案不僅能夠促進醫療質量的提升，更能夠為新技術和新業務的拓展提供原始依據，切實保障醫院各項工作“以質量為核心”的目標要求。此外，醫院檔案管理工作還可以推動整個醫院各項工作的規范化、系統化和科學化，促進各項決策的制定，提升醫院管理者的水平和能力。（四）開發利用檔案應為醫院發展戰略服務。醫院檔案管理工作能夠真實地反映出醫院的發展和建設歷史，是提升醫療質量和技術的必備條件。在制定醫院的長期發展戰略和工作目標時，醫院管理者要依托醫院檔案，從檔案資料中獲得必要的信息支持和保障，以保證醫院發展規劃的可行性和可持續性。

三、新形勢下醫院檔案管理工作新思路

（一）健全檔案管理制度，規范管理模式。建立健全醫院的檔案管理制度需要從多個方面著手：首先，要完善對檔案的保管和使用制度，制定適當的保管標準，制定相應的管理考核標準，充分調動相關工作人員的從業積極性。其次，要制定符合醫院實際情況的管理制度，挑選管理經驗相對豐富的人員從事檔案管理工作，必要時給予一定的技術支持和指導，組建檔案管理小組，通過廣泛征求各科室的意見來完善檔案管理制度，創設規范化的管理模式，讓醫院的檔案管理工作更加規范和完整。（二）強化管理意識，提高業務水平。醫院檔案管理人員的業務水平直接影響醫院的檔案管理質量。醫院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管，而是將醫院檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業務水平。但當今醫院檔案管理人員素質普遍較低，醫院可通過組織業務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。檔案管理工作人員也應定期進行考核，制定獎懲制度，充分調動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發揮檔案管理的創新性。提高醫院所有人員對檔案的管理意識，得到領導的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。（三）引進現代化檔案管理技術。現代化設備的引進不僅能夠提升檔案管理工作的效率，更可以大大減少檔案儲存的空間，增加操作便捷性、提升存儲安全性，大幅度節約醫院的人力、物力、財力，提升檔案管理工作效率。通過電子形式存儲醫院檔案，可以擴大存儲范圍和內容，延長存儲時間，并且能夠方便檢索和使用，促進檔案資料內容的綜合運用。

四、結語

總之，在當前醫療改革不斷推動的形勢下，醫院檔案管理工作的重要性越來越凸顯。對醫院檔案管理工作的積極探索和努力創新不僅是適應醫改的要求更是社會的需要。醫療體系內的各個醫院要提升對醫院檔案管理工作的重視程度，提升從事檔案管理工作人員的數量和質量，充分利用檔案的信息并發揮其作用，讓檔案管理工作高效輔助醫院的整體工作，促進醫院發展。

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作者:張洪濤 單位:菏澤市立醫院