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醫(yī)院綜合檔案管理探析

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醫(yī)院綜合檔案管理探析

摘要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,科技水平也在不斷進(jìn)步,現(xiàn)階段已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時代,在這一發(fā)展形勢下,各行各業(yè)都意識到了應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢,并將其應(yīng)用到各項管理工作中,以提高管理效率。而本文則主要針對醫(yī)院綜合檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行探討,并提出了相應(yīng)的參考意見,以供相關(guān)研究借鑒。

關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;電子檔案;檔案管理

0引言

在醫(yī)院的運營以及發(fā)展過程中,內(nèi)部的檔案管理工作極其重要,因此,必須根據(jù)檔案內(nèi)容對其進(jìn)行整合、歸類,體現(xiàn)檔案管理的價值。這就要求醫(yī)院管理人員提高對檔案管理工作的重視程度,要求檔案管理工作人員積極肩負(fù)自身工作職責(zé),從而提高醫(yī)院的綜合檔案管理水平。但是,檔案管理工作涉及的范圍廣、涵蓋的檔案文件種類多,管理難度大,若繼續(xù)使用傳統(tǒng)的方式對檔案進(jìn)行管理,則不能滿足醫(yī)院日益增加的檔案管理需求。因此,醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極融入到“互聯(lián)網(wǎng)+”潮流中來,從而實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,提高醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案管理效率。

1醫(yī)院綜合檔案管理特點

1.1服務(wù)多元化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷推行的社會背景下,檔案的搜索相對便捷,面對海量的數(shù)據(jù)信息,搜索方式越發(fā)多樣化,搜索途徑不斷增加。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比,“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案搜索更加迅速,傳統(tǒng)的檔案管理信息服務(wù)局限于面對面與人對人的模式,難以滿足時代的發(fā)展需求,無法與時代接軌。因此,必須緊跟社會發(fā)展形勢,有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加強對醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理,提高管理質(zhì)量,特別要對醫(yī)院運營信息及相關(guān)文件進(jìn)行妥善管理,并持續(xù)進(jìn)行維護(hù)。在此過程中,也需要不斷地使檔案服務(wù)方式多樣化,以滿足各類用戶的使用需求,同時拓展信息共享范圍,實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值最大化。只有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效運用于醫(yī)院綜合檔案管理工作中,才能體現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的價值,提高管理效率[1],達(dá)到全面管理的目的。

1.2搜索便捷化

若想提高醫(yī)院檔案管理水平,就要有效借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,促使醫(yī)院檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。具體來說,可以在管理環(huán)節(jié)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫,計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,對圖片檔案、病例文字檔案、醫(yī)院文件等各類數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與存儲,逐步形成系統(tǒng)化的搜索平臺,用戶僅需通過搜索的方式,即可完成檔案位置的定位,從而大大提高了檔案資料的利用效率,達(dá)到了資源共享的目的。此外,這一方式不僅可使檔案使用者不受時間及空間的限制,而且還能使檔案信息作用最大化[2]。因此,“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下,醫(yī)院的綜合檔案管理必須與網(wǎng)絡(luò)有機(jī)結(jié)合,而不是局限于傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)收集方式,通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),僅需將檔案數(shù)據(jù)上傳到電子系統(tǒng)中,即可供醫(yī)務(wù)工作者使用,這在一定程度上提高了醫(yī)務(wù)人員的工作效率,同時也在某種程度上實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理方式的優(yōu)化升級[3]。

1.3搜集途徑多樣化

在醫(yī)院行政工作的開展環(huán)節(jié),信息資料的收集與歸類是基礎(chǔ)工作內(nèi)容,它將直接影響檔案管理水平,與傳統(tǒng)的管理模式相比,現(xiàn)階段醫(yī)院綜合檔案管理應(yīng)用電子信息技術(shù),拓展了資料搜集的渠道,使搜集途徑更加豐富,發(fā)揮了信息數(shù)據(jù)的實時搜集作用,除此之外,在數(shù)據(jù)共享以及應(yīng)用的過程中也逐步形成了新的管理模式[4]。其要求檔案管理工作人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以保證檔案管理工作的效率,同時還需利用科技手段,對圖片、視頻以及文字等信息進(jìn)行全面搜集,從而保證數(shù)據(jù)搜集的全面性與完整性。

1.4管理載體更加豐富

在醫(yī)院的運營以及發(fā)展過程中,綜合檔案管理工作應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為必然趨勢,其在豐富管理形式的同時,令管理載體更加多樣。醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用,使管理載體不僅僅局限于文字形式,而是集合了文本、圖案與聲音等各類形式,這就使得信息表現(xiàn)形式多樣化、直觀化,信息資源的利用也更加便捷,這就必然會提高醫(yī)院綜合檔案的使用效率和管理效率[5]。

2現(xiàn)階段醫(yī)院綜合檔案管理工作中的常見問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施不完善

根據(jù)現(xiàn)階段我國醫(yī)院的運營以及發(fā)展模式調(diào)查發(fā)現(xiàn),大多數(shù)醫(yī)院的綜合檔案管理設(shè)施不健全,傳統(tǒng)的硬件設(shè)施仍在使用,這對于內(nèi)部控制工作及檔案管理工作的落實及其不利,甚至?xí)纬勺璧K,同時,一些檔案管理工作人員未能重視檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性,難以有效利用先進(jìn)的管理技術(shù),導(dǎo)致檔案管理效率低下。尤其是對于醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案管理的工作來講,現(xiàn)代化的管理模式對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的要求較高,要求醫(yī)院管理人員必須加強網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的建設(shè)與投入,從而為綜合檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的保障。特別是在市場競爭激烈的社會背景下。各地區(qū)醫(yī)院的發(fā)展步伐日漸加快,在這一過程中,檔案的使用需求也會大幅度增加,因此,必須通過完善檔案管理的方式滿足醫(yī)院的檔案使用需求,如若僅僅運用傳統(tǒng)的檔案管理模式,則會對醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案管理造成阻不利影響,制約綜合檔案管理水平的提升[6]。

2.2管理理念落后

在信息化的時代背景下,各個行業(yè)都意識到信息技術(shù)的應(yīng)用的必要性及重要性,但快速的發(fā)展形勢使得部分檔案管理工作人員無法適應(yīng)這一變化,導(dǎo)致他們很難進(jìn)行自我調(diào)節(jié)從而提高工作效率。醫(yī)院綜合檔案管理人員同樣如此,雖然部分醫(yī)院已積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理模式,并提供了相對完善的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施,但許多檔案管理人員無法轉(zhuǎn)變以往的管理模式。即使電子檔案管理模式逐步取代了紙質(zhì)檔案的管理模式,但在執(zhí)行過程中檔案管理人員的管理理念仍較為陳舊,信息技術(shù)應(yīng)用不熟練,無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式,所以,很難滿足綜合檔案的管理需求。

2.3管理人員的綜合能力欠缺

管理人員在醫(yī)院綜合檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)揮了極其重要的作用,其管理工作主要涉及信息傳播、共享、搜集及整合等,各項工作間的聯(lián)系極其密切,因此,管理人員必須具備較強的業(yè)務(wù)水平,并具備較高的管理能力和較強的責(zé)任心,從而提高醫(yī)院綜合檔案管理水平。現(xiàn)階段,我國大部分醫(yī)院檔案管理人員對于檔案管理方面相關(guān)問題的研究不足,同時他們的知識面也相對較窄,加之管理人員的年齡普遍較大,很難高效、快速掌握計算機(jī)操作方式與技巧,因此,很多時候他們已經(jīng)無法滿足信息化檔案管理模式的需求。除此之外,醫(yī)院對檔案管理人員技術(shù)水平的要求相對較低,大多均未進(jìn)行崗前培訓(xùn),導(dǎo)致其技能水平相對較低,這對于醫(yī)院綜合檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展來講極其不利。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下醫(yī)院綜合檔案管理的方案探討

3.1增強管理人員的業(yè)務(wù)能力

若想提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平,首先必須具備完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施,除此之外,需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)、綜合能力以及責(zé)任心,從而使檔案管理工作高效落實。具體來講,要求檔案管理人員具備較強的業(yè)務(wù)水準(zhǔn),學(xué)習(xí)并掌握檔案管理相關(guān)知識,并涉獵相關(guān)的專業(yè)醫(yī)學(xué)知識,保證計算機(jī)操作的熟練度,轉(zhuǎn)變思想,以適應(yīng)時展的趨勢。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷更新,檔案管理人員還要學(xué)習(xí)新技術(shù),將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正應(yīng)用于醫(yī)院綜合檔案管理的各個環(huán)節(jié),對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新,從而保證檔案管理效率。從醫(yī)院層面來講,醫(yī)院必須為更多的檔案管理人員提供發(fā)展機(jī)會,要求其參與到培訓(xùn)即二次教育等各項活動中,同時,醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理人員的個人發(fā)展情況,制定長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)規(guī)劃方案,做好人才儲備工作,打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍,從而為醫(yī)院的發(fā)展及進(jìn)步奠定良好基礎(chǔ)。

3.2增加基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下,醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)增加在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入,完善檔案管理設(shè)施,提高綜合檔案管理硬件設(shè)施的水平。在基礎(chǔ)設(shè)施選擇環(huán)節(jié),管理人員應(yīng)結(jié)合日常工作需求、硬件設(shè)備的實際性能以及醫(yī)院的未來發(fā)展方向等因素,選擇合適的硬件設(shè)備,以求日后最大程度地發(fā)揮基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用價值,從而為檔案管理工作提供物質(zhì)保障,推進(jìn)檔案管理效率的持續(xù)提升。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的時代背景下,醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)意識到引入先進(jìn)技術(shù)手段的重要性,并積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新,并積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),從而發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案管理的價值。除此之外,也要注意檔案管理環(huán)節(jié)的安全保障問題,避免檔案管理信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或者受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響,從而確保檔案信息的完整性,防止因數(shù)據(jù)泄露對醫(yī)院造成不可估計的損失。

4結(jié)論

綜上所述,在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代背景下,“互聯(lián)網(wǎng)+”理念深入人心,各個領(lǐng)域都意識到應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的重要性,醫(yī)院的綜合檔案管理工作也在不斷地引入“互聯(lián)網(wǎng)+”管理理念,盡可能與時代的發(fā)展步伐保持一致,其要求檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變自身管理理念,積極參與到培訓(xùn)活動中,提高技能水平與專業(yè)素質(zhì),醫(yī)院則應(yīng)當(dāng)加強對硬件設(shè)備的資金投入,確保綜合檔案管理的安全性與高效性,從而推動我國醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]左曙東.醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的管理創(chuàng)新分析[J].蘭臺世界,2017,23(5):49-51.

[2]朱永梅.“互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動下的醫(yī)院綜合檔案多元化服務(wù)策略[J].山西醫(yī)藥雜志,2017,46(24):3075-3076.

[3]劉嘉.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代如何實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的管理[J].企業(yè)改革與管理,2016,18(5):59+127.

[4]王琦.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代如何實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的管理[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2016(11):12-13.

[5]朱芳華,宮潔麗,王建軍,等.利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行管理[J].河北醫(yī)藥,2013,35(5):773-774.

[6]張明.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的醫(yī)院綜合檔案管理探討[J].卷宗,2017,21(19):66.

作者:徐燕 徐利琴 單位:浙江省立同德醫(yī)院

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