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摘要：高校在發展的過程中會產生諸多的檔案信息，這些檔案信息對于高校而言是寶貴的財富。檔案信息中不僅記錄著高校的發展歷程、教職工的信息，而且記錄著高校發展的經驗，是高校文化的重要組成部分。基于此，高校需要對檔案信息加強管理，大力推進檔案管理的信息化建設，使檔案管理更加科學化、規范化，為高校的發展的助力。本文對檔案信息化建設以及檔案管理進行了分析，希望可以為高校的發展提供借鑒。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；思考；電子檔案

做好高校檔案信息化建設工作，不僅能夠助力高校發展，而且有助于服務師生、服務社會。因此，有必要對檔案信息化建設和檔案工作規范管理進行分析，從而為檔案管理工作提供依據。本文以《高等學校檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子文件管理規范》（GB／T18894-2016）、《紙質檔案數字化規范》（DA／T－31-2017）為依據，對如何有效推進高校檔案信息化建設工作進行了思考。

1檔案信息化建設的重要意義

推進檔案信息化建設，可以使紙質檔案的保存更加安全。高校在發展的過程中會產生諸多的文獻資料。這些文獻資料不僅反映了高校的管理、科研、教學等活動，而且記錄了高校的資信、資產以及資權等方面的內容。做好高校檔案管理，有助于提高高校的競爭力。隨著科技的不斷發展，經濟建設速度的逐漸加快，檔案管理工作如果止步不前，將難以滿足現階段檔案管理的需求。在競爭日益激烈的今天，高校要在國內外快速發展的環境下得以發展壯大，推進高校檔案信息化建設是一項重要工作。信息化具有安全性高、效率高、可操作性強等特點，將信息化應用在檔案管理工作中，可以為教師、學生提供高質量的信息化服務。利用信息化進行檔案管理，可以實現部分檔案信息的共享，有利于發揮檔案信息的利用價值。

2檔案信息化建設與檔案管理的對策

2.1提高領導的重視程度

為了將檔案信息化管理工作逐步推進，領導需要對該項工作予以重視。領導需要了解檔案信息化管理對于高校發展的作用，明確檔案管理的重要性，在檔案管理推進的過程中給予足夠的支持與重視；需要提高檔案科學管理意識，轉變管理理念。高校的領導需要對檔案信息化建設工作給予相應的支持以及監督，提高對檔案管理人員的重視程度，使其在檔案管理的過程中發揮自身能力，積極做好檔案信息化的建設工作。

2.2做好電子文件方面的管理工作

隨著計算機網絡在檔案工作中的廣泛應用，高校將很多公文傳輸到網絡上，在一定程度上增加了電子文件的數量。通過相關實踐分析可知，對電子文件進行科學、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使檔案信息的價值充分展現。因此，管理人員要重視檔案文件的管理，做好以下工作：第一，構建與電子文件管理維護有關的技術部門，確保電子文件管理流程的科學化，使電子文件管理的各個環節有效銜接，確保整個流程的科學性、安全性，從而使電子文件的管理能力逐步增強。第二，提高管理人員的電子文件處理能力。對電子文件進行管理時，管理人員需要做好與電子檔案有關的處理工作，比如設置電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等。第三，處理好電子文件的保存問題。電子文件形成時是否可以長期保存并未得到有關人員的驗證。因此，管理人員需要注意電子文件的保存問題，如果電子文件需要長期保存，可以定期復制，避免檔案信息丟失。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員需要不斷提高自身專業素質，明確自身的責任，在檔案管理工作開展的過程中，積極學習先進的知識以及先進的技術，擴展自身的知識面，利用自身的知識開展檔案信息的養護、整理以及管理工作等，不斷提高業務水平。此外，高校的領導人員需要根據檔案管理人員的自身情況，對其進行定期培訓，使檔案管理人員掌握更多的知識，不斷推進檔案信息化建設。

2.4構建多功能閱覽室

多功能閱覽室，顧名思義，可以在其中閱覽相應的檔案信息。這為教師的教學、學生的學習提供了便利條件，并且可以使檔案信息資源的作用充分彰顯。在推進檔案管理信息化建設的過程中，管理人員需要重視多功能閱覽室的構建工作，需要為教職工、學生提供網絡咨詢、檔案檢索以及網絡查找等一系列服務，滿足高校相關人員的需求，推進檔案信息管理水平的進一步提高。

2.5構建網絡檔案

網絡檔案的建立對于檔案管理效率的提高有著重要作用。第一，創建檔案網站，將部分檔案資源放置到網站當中，教職工或者學生在需要檔案信息時，可以進入檔案網站進行查詢，這樣可以大大提高檔案服務的效率。同時，可通過網絡宣傳，促使檔案信息的利用率逐步提高。第二，購買相應的硬件設備。檔案信息化建設的推進，離不開硬件設備的支持。購買硬件設備，可以使網絡檔案信息的交換安全得到保障，并且可以實現網絡檔案信息的共享。通過以上分析可知，網絡檔案的構建也是信息化建設中的一部分，該項工作的有效開展，可使檔案管理脫離傳統的管理模式，逐漸適應現階段的檔案管理需求。此外，教師在備課之前，可以直接在網絡檔案中搜索相關的教學內容，從而使教學內容變得更加豐富；學生在學習過程中，如果存在疑問，可以通過網絡檔案搜索相應的文獻資料來解決疑惑。因此，網絡檔案的構建，不僅可以推動檔案信息化建設工作的進一步開展，而且能便利教師的教學以及學生的學習。

2.6加強信息安全化管理

檔案數字化建設需要重視安全問題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發揮。在使用檔案信息的過程中，管理人員需要對檔案信息的使用進行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對檔案信息進行管理時，可以利用制度管理以及技術管理兩方面的措施，逐步推進檔案信息的保密處理工作。在檔案數字化建設過程中，管理人員需要管理機制，可以引用自動控制技術，實現部分高深技術信息的自動化控制。

2.7推進標準化管理

現階段，各行各業不斷開展標準化建設工作，已經成為一種必然的發展趨勢。實現信息技術標準化，是信息資源共享以及交換的前提。如果高校不重視信息技術的標準化，就會引發諸多問題。現階段，各行各業都在推進檔案管理的數字化，但這項工作仍然處于試驗階段或探索階段，而且各高校使用的建設方法存在明顯差異。各高校在推進檔案管理數字化的進程當中，會受到檔案管理標準化程度的影響，導致檔案信息資源的共享難以實現。標準化程度對檔案管理數字化建設有直接的影響。實現檔案信息的共享，不僅可以使各高校之間相互交流教學經驗以及文化知識，而且可以推進教學體系的進一步完善。為了實現這一目標，檔案管理人員需要推進標準化管理，使檔案管理更加規范、科學，為實現檔案信息的共享奠定良好基礎。

3結束語

信息時代，科學技術以及信息技術呈現迅速發展的趨勢，信息技術逐漸滲透到各個領域當中，在一定程度上促進了各個行業的發展，使各個行業的經濟效益得到了顯著提升。對于檔案管理工作而言，應該與時俱進，推進檔案管理向網絡化、信息化的方向發展，逐步實現檔案信息化建設工作。推進檔案信息化建設，可以促進高校的進一步發展。此外，做好檔案管理工作對員工工作積極性的提高有著積極的作用。因此，高校需要重視檔案管理工作，推進檔案信息化建設工作的有效開展，創新檔案管理的理念，使檔案管理適應現階段時展的新需求，在高校的發展征途中完成好“服務大局、服務中心”的使命。

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作者:董傳芳 單位:山東中醫藥大學檔案館館員