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摘要：基層單位處于管理和經營活動的第一線，在歷史的發展過程中保存了許多有價值的材料和信息，創新基層單位檔案管理辦法，有利于基層單位健康、持續發展。

關鍵詞：基層單位；文化傳承；檔案管理

1基層單位檔案管理的特點

檔案管理規范化是檔案工作的重要內容，同時也是基礎性工作。1979年召開的全國文獻檢索標準化工作會議上就提出檔案管理標準化的要求。其后，則提出制定檔案管理的標準，國家也先后頒布《檔案著錄規則》等制度，從而為檔案整理、管理提供了有效的依據。隨著時代的發展，新時期的檔案管理已經呈現出新的特點和發展趨勢，這就要求基層檔案工作者對新時期檔案管理的特點有清醒的認識。具體說，主要包含以下三方面：一是規范性。規范性指的是事物發展過程需要制定相應的規章制度和工作流程，繼而形成相對穩定和統一的管理體系，并對該體系不斷完善，最后達到高效、協調的目的。檔案管理只有確保規范，才能夠滿足社會發展的需求和為本單位提供翔實、準確的依據。二是信息性。信息性指的是依靠現代化的信息技術，在不改動檔案原始內容的基礎之上，利用互聯網技術和大數據技術對檔案的存儲、表現形式進行轉化，從而實現檔案數據信息的電子化和網絡化。檔案的信息化不僅能夠延長檔案的存儲時間，還有利于擴大檔案存儲的空間，節約檔案管理的成本，確保檔案資源可以被最大限度地利用。三是共享性。檔案管理的規范、秩序化，使檔案管理有了業務規范和技術指導，這樣可以避免一些耗時耗量的工作，從而幫助單位更加便利地開展工作，也有利于最大限度實現檔案資源共享，實現互利共贏。

2基層單位檔案管理面臨的挑戰

新時期是互聯網和大數據的天下，對基層檔案管理提出了嚴峻的挑戰，其挑戰主要來自三個方面：一是檔案資源的隱私問題。這里不僅關系到檔案管理的理念和技術，還涉及法律問題，現在很多地方單位已經建立了新型的檔案管理系統，充分利用互聯網和大數據技術來優化檔案管理過程。但是，信息化也是一把雙刃劍，給檔案管理帶來便利的同時也帶來了信息泄露的問題，如果管理不當，很可能導致基層單位檔案的信息泄露，這是一個涉及隱私權的法律問題。而基層單位在信息化管理方面還存在很多漏洞，因而要高度重視。二是檔案儲存、管理技術的問題。利用大數據技術開展檔案管理確實非常便利，但大數據技術能否合理利用對基層單位卻是個挑戰。因為大數據的數據量非常之大，而且數據存儲和處理的技術非常多樣，所以很難保證每一個基層單位所使用的檔案管理硬件和軟件萬無一失。因而在使用新技術的同時，應該考慮到引進系統的錯誤率問題，要確保在使用時出現的錯誤在可以接受的范圍之內。同時，通過云計算來實現平行運算，這是需要利用通用的軟件和硬件來實現的。三是基層單位檔案人才隊伍建設的問題。當前檔案的管理更多是朝精細化管理方向靠近，所以基層單位檔案管理工作量會不斷增加，而有些基層單位檔案管理崗位人員數量有限，甚至有些單位由兼職人員來管理檔案，這些基層單位都存在人才隊伍的穩定性和專業性等問題。尤其是在當前時代，無論是檔案管理的新設備還是新技術的運用都對基層單位檔案管理人員提出了新的挑戰。基層單位檔案工作人員無法回避這個問題，所以需要熟練掌握檔案管理信息化管理的方式和具體操作技術，還需要結合當前時代的技術特點，掌握現代的檔案處理技術。

3基層單位檔案管理新思路

3.1轉變思想觀念，強化檔案意識。基層單位檔案管理要創新，首先要轉變思想觀念，強化檔案意識。對于一個單位來說，如果領導重視檔案工作，則這項工作開展就更加順利。因此，基層單位領導要轉變思想觀念，要將檔案管理納入日常的議事日程中，這樣才能夠營造良好的氛圍。其次是基層單位要給辦理檔案的群眾提供便利的查閱服務、溫馨的服務環境。同時，基層單位的檔案管理還要采取多種途徑讓檔案管理工作走向社會，讓更多的人民群眾知道檔案，對基層單位檔案工作有更多的了解，從而縮小民眾和基層單位檔案之間的差距，方便人民群眾查閱檔案、辦理與檔案相關的事情，讓更多的人體會到個人檔案和生活息息相關，從而強化他們的檔案意識。除此之外，檔案觀念的轉變要從一般意義上升到法律的高度，要對檔案工作有全面、系統的認識；要從局部觀念向整體觀念轉變，從而實現檔案資源的高度整合；要從內部檔案工作到關注下屬機構檔案工作轉變，從而推動檔案管理工作向縱深發展。

3.2培養人才，樹立積極作為的意識。檔案管理的效果最終落實到人的身上，而當前基層單位卻面臨缺少復合型人才的問題。因此要加快推進檔案管理工作的步伐，基層單位要優化現有的檔案管理隊伍，引進復合型人才，提升檔案管理的效果。因為檔案工作的專業性比較強，要承擔起檔案管理的職責，必須經過系統的業務培訓。正因為如此，基層單位檔案工作人員需要有使命意識，要主動去學習和鉆研工作中的問題，進一步提升業務能力，切實履行好自己的職責。基層單位領導要重視單位的檔案人才建設，對外要重視引進懂得大數據知識和檔案管理的復合型人才，對內要加強投入，為在崗檔案工作人員創造學習和培訓的機會，使檔案工作人員能夠進一步開闊視野，從其他單位吸取先進的經驗。與此同時，各級的檔案行政部門也要加強對基層單位檔案工作的監督和指導，推動基層單位檔案管理水平提升。基層單位檔案工作人員要充分認識到檔案對一個單位的重要性，只有基于這種認識，才能夠真正發揮檔案在基層單位科學管理、服務過程中的重要作用。對基層單位來說，專門從事檔案管理工作的人較少，而檔案管理本身又是一個系統、繁瑣的工作，所以很容易出現疲于應付的狀況，這固然是客觀原因。但是，檔案管理質量上不去關鍵原因還是在于工作人員缺乏主觀能動性，沒有積極作為的意識。基于這樣一種現狀，基層單位檔案管理人員要注意揚長避短，要認識到檔案資源的巨大能量，充分發揮基層單位檔案資源信息的優勢，這樣既能凸顯檔案的價值，也能凸顯自身工作的價值。比如說有些基層單位因為單位性質特殊，檔案資源是獨一無二的，這些檔案無疑具有非常重要的價值，而作為管理這些檔案的工作人員，應該有榮譽感和使命感，更應該有責任感，努力將自己的工作做到最好。

3.3嚴把關檔案形成環節，確保檔案管理做細、做規范。檔案最終形成要歷經幾個主要的環節，每一個環節是否高質量完成關系到檔案的質量和價值，所以需要嚴把關每一個環節，確保檔案管理做細、做規范。一是嚴把檔案收集關。資料收集是檔案管理的源頭，如果收集工作做不好，收集的材料不齊、質量不高，后續的檔案管理工作就無從談起了。在檔案收集環節，基層單位應該嚴格依照國家法律法規相關規定，收集應該收集的檔案，對于達不到收集要求的檔案，應該按照相關要求進行處理。具體來說，基層單位的檔案一般包括業務、實物、人事、音頻、視頻等多個類型的檔案，應該針對每一類檔案確定檔案工作人員的具體責任。二是嚴把檔案整理關。檔案整理指的是將比較零亂的檔案加以整理的過程，這個過程需要將收集的檔案進行分類、組合、排列、編號等，最后建立卷宗。這一過程是檔案最終成形的核心環節，要科學把握檔案的特點以及形成的規律分類整理；要弄清楚各個檔案之間的聯系和區別，區別不同檔案的價值和存儲期限，這樣便于后期的保管和利用；要統一制定檔案整理的具體標準，檔案工作人員要仔細鑒別整理過的檔案，在這個過程中還要注意檔案的“去偽”和完整性，要確保整理的檔案完整、手續完備和具有保存價值。三是嚴把檔案存放關。這個環節是建立在前期檔案收集、整理環節無誤的基礎之上，一般基層單位檔案都存放在檔案庫房。為了確保檔案存放得更加規范，存放的時候應該按照國家規定使用指定的檔案盒，并貼好標簽、制定好目錄。除此之外，對于有些比較特殊的檔案應該在檔案盒的側面做好標記，這樣可以將檔案內容在檔案盒上清晰反映出來，以示區分，容易查找。

3.4重視檔案的數字化管理。檔案數字化管理是檔案管理的發展趨勢。隨著互聯網技術的進步，人類已經進入了大數據時代，利用大數據技術來管理檔案，使檔案管理數字化已經成為當前許多單位不斷嘗試、探索的目標，部分大型檔案館、圖書館、非物質文化遺產中心等這些特殊的部門已經逐步實現了檔案數字化管理。對于基層單位來說，完全實現檔案數字化管理可能還有一些難度，畢竟我國基層單位數量非常多，而且很多經濟欠發達地區基層單位設施條件非常落后，所以這個目標需要一步步完成，但必須引起基層單位的重視。基層單位檔案除了涉及保密的檔案外，很多檔案都是需要永久保管的，所以將這些檔案進行數字化加工，就能夠實現紙質檔案和數字檔案雙向管理。紙張保存的時間畢竟有限，到一定時間就會出現發黃、易碎等現象，如果平時保管不好，還會因為發霉、蟲蛀等問題導致檔案損毀，而數字化檔案就可以避免這些問題。因此，基層單位要逐步建立檔案數據庫，提升檔案管理的質量。

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作者:韓卓泉