前言：本站為你精心整理了數字化下檔案信息化建設范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：隨著信息化時代的到來，信息化技術的應用范圍越來越廣，對人們的生活和工作產生了積極的影響。在數字化背景下，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代人的需求，因此，檔案管理工作應與信息化技術有機結合，進行檔案信息化建設，以提升檔案管理的效率。在改革的過程中，不僅要剔除傳統檔案管理方式中不合理的部分，還要將傳統檔案管理和信息化技術融合在一起，創新發展出符合時代要求的檔案管理模式。

關鍵詞：檔案信息化建設；意義；問題；對策

目前，現代化科學技術成果豐碩，互聯網技術、網絡技術、信息技術、通信技術等發展迅速，廣泛應用到社會的各個管理環節，并對管理活動產生著重大的影響。檔案管理作為一項基礎性管理工作，其管理作用非常重要，發揮著參考、指導、提示等功能，對未來開展工作提供有效的支持和保障。檔案信息化改革將信息技術和檔案管理工作有機地結合起來，對檔案的收集、整理、分類、存儲等管理環節進行網絡化、數字化、信息化處理，并對相應的管理流程和環節進行標準化管理，可以實現管理規范，標準統一，加強檔案的保密性和安全性，有效提高管理效率，節約人工成本等，影響并推動著數字化背景下檔案信息化建設的速度。

一、數字化背景下檔案信息化建設的意義

（一）提升檔案管理效率

傳統檔案管理以手工為主，工作步驟過于繁瑣，工作強度和難度較大，也就是說檔案管理人員要花費大量的時間和精力去完成檔案管理工作，而且很可能會因為管理人員的疏忽造成檔案損壞，影響檔案的完整性。檔案信息化建設可以有效提升檔案管理的效率，保證檔案的完整性。管理人員能夠將紙質檔案轉換為電子檔案，利用計算機對檔案進行歸檔整理，速度明顯提升。對于管理人員而言，無需再進行手工操作，工作步驟減少，工作量減輕。可見，檔案信息化管理能夠適應檔案管理人員的需要，優化傳統檔案管理模式，讓管理人員的工作更加輕松，使管理人員的工作效率得到提升，信息的準確性得到保證。

（二）適應社會發展需求

在數字化背景下，信息技術高速發展，信息數據也變得越來越多。檔案作為信息的重要載體，其中蘊含著許多重要的信息，具有非常高的應用價值，因此我們要重視檔案管理工作。傳統的檔案管理方式無法與現代社會相符，其檔案管理作用不能充分發揮，逐漸被淘汰。檔案信息化建設實質上就是傳統檔案管理方式的信息化變革，通過信息技術的融入讓檔案管理工作更加符合人們的需求，適應社會的發展需求，從而讓信息化檔案管理受到人們的歡迎和喜愛。信息化檔案管理方式的出現是信息技術快速發展的結果，也是傳統檔案管理方式改革創新的必然趨勢，適應信息化時代人們依賴于互聯網獲取信息的實際情況，符合現代人的生活習慣。

（三）檔案資源服務創新的需要

隨著各種數字檔案資源的增多，只有進行檔案信息化建設，才能在新的歷史發展時期取得突破性進展。創新是數字檔案資源整合與服務機制有效改進的重要路徑，有助于實現檔案信息的及時傳遞或共享，拓展檔案服務能力，而服務正是檔案資源創新的直觀體現。充分開發利用檔案信息數字資源，將信息化協同服務融入到檔案信息建設，可以提高檔案資料管理的質量和效率，最大限度地為社會提供檔案信息服務，適應未來信息化檔案工作發展的需要。

（四）用戶對檔案數據的需求

在數字化背景下，單一的檔案信息也難以滿足用戶需求，用戶對檔案數據的需求趨于多樣性和個性化。面對多元化、多主體、多種需求的用戶，檔案信息服務應在數據分析的基礎上總結用戶對檔案數據的需求，以用戶需求為導向，對檔案數據進行整合，使檔案信息資源互聯互通，實現用戶根據自己的需要自主選擇相關檔案信息。這樣能夠使檔案數字資源的靈活性和協同性得以顯現，使檔案數字資源得到合理利用，大大提高檔案管理的時間、效率及用戶的滿意度。

二、數字化背景下檔案信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理觀念問題

檔案管理工作是整合信息資源的重要工作，應該隨著信息資源的獲取方式而發生變化，但是有些檔案管理人員對檔案管理的重要性和必要性認識不足，認為檔案管理工作知識一項簡單的文件整理工作，工作不認真，嚴重影響了檔案管理工作高效、快速地完成。同時，檔案管理人員受傳統思想影響，只能對檔案進行簡單的整理，無法對檔案進行深層次的分類、整合，無法讓檔案的價值顯現。除此之外，有些檔案管理人員認為檔案管理工作過于瑣碎，不愿意主動進行檔案管理工作，致使檔案管理工作時間過長，從而影響了檔案的使用。

（二）檔案管理方式問題

檔案管理方式是檔案管理人員在檔案管理工作全過程中所使用的方式。在數字化背景下，許多檔案管理人員還在使用傳統檔案管理方式——手工方式，不僅無法提升檔案管理的效率，而且阻礙了自身檔案管理水平的提升。檔案管理方式問題主要體現在兩個方面：一方面是手工操作步驟問題。手工操作方式是檔案管理人員經常使用的檔案管理方式，這種工作方式的步驟過于繁瑣，管理人員花費的時間和精力與整理好的檔案不成正比，換句話說，即工作效率過低。另一方面是信息檔案管理步驟問題。信息檔案管理是新型的管理方式，但是許多檔案管理人員不了解信息檔案管理方式的步驟，不能很好地操作計算機，致使信息檔案管理無法發揮作用。

（三）檔案管理人員素質問題

檔案管理人員是檔案管理的一線工作者，他們的素質直接決定著檔案管理工作的效率和質量。在實際工作中，許多檔案管理人員的素質有待提高，這主要由兩個原因造成：一方面，檔案管理機構開展的培訓過少，無法提升檔案管理人員的素質，致使檔案管理人員管理水平始終停滯不前，加之培訓的內容過于單一，無法引起管理人員的學習興趣。另一方面，檔案管理機構缺乏管理機制，無法約束檔案管理人員的行為，引發了一系列的工作問題。

三、數字化背景下檔案信息化建設的策略

（一）轉變檔案管理觀念

檔案管理人員要轉變檔案管理觀念，做好以下兩方面工作：一方面，要加強對檔案管理工作的重視。檔案管理人員要擺脫傳統觀念束縛，探尋檔案管理工作的價值，從而主動完成檔案管理工作，凸顯檔案的應用價值。同時，檔案管理人員要積極地向同事宣傳檔案管理工作的好處，轉變檔案管理隊伍的思想，加快檔案管理工作的完成。另一方面，要重視檔案管理工作和信息技術的結合。檔案管理人員要意識到檔案管理工作在信息化時代變革的必要性，主動應用信息化技術進行檔案管理，減低檔案管理的難度。另外，檔案管理人員要積極和同事交流工作經驗，真正將檔案管理工作落實。

（二）改變檔案管理方式

檔案管理人員要改變檔案管理方式，將傳統檔案管理和信息檔案管理相結合，發揮出兩者的聯合優勢和作用，優化檔案管理模式。檔案管理人員要從兩個方面入手：一方面，提取傳統檔案管理積極部分。傳統檔案管理方式雖然有諸多弊端，但是在一些特殊檔案的分類管理上具有信息檔案管理無法比擬的優勢，檔案管理人員要將這部分保留，讓傳統檔案管理的價值得以展現。同時，要積極地剔除傳統檔案管理方式與時代不符的部分，從而提升傳統檔案管理方式的作用。另一方面，加強信息檔案管理應用。檔案管理人員要主動學習信息技術，提升自身的信息技術水平，同時要發揚信息檔案管理的優勢，彌補傳統檔案管理的不足，讓檔案管理工作符合實際需求，促進檔案信息化建設。

（三）培養高素質檔案管理人員

檔案管理機構要培養高素質檔案管理人員，提升檔案管理人員的工作水平，從而提升檔案管理工作的效率和質量。檔案管理機構要從兩個方面入手：一方面，建立長效培訓機制。檔案管理機構要通過培訓活動來增強管理人員的工作能力，讓管理人員有能力去面對工作中的各種問題，同時豐富培訓內容，提升管理人員的學習興趣，讓檔案管理人員成為全面發展人才。另一方面，建立管理機制。檔案管理機構要通過管理機制來約束管理人員行為，端正管理人員工作態度，還要將工資和績效相掛鉤，提升管理人員的工作熱情。

四、結語

數字化背景下檔案信息化建設是傳統檔案管理的創新發展過程，也是信息技術和檔案管理融合的過程。檔案管理人員要轉變檔案管理觀念，改變檔案管理方式，主動參加檔案管理機構的多種培訓以提高自己素質，讓現代化檔案管理和傳統檔案管理相結合，促進檔案強化建設的發展步伐。

作者:曹繼偉 單位:黑龍江省農業科學院