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摘要：財務(wù)檔案管理作為高職院校檔案管理重要組成部分，推動和保證著學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)。隨著信息化進程的不斷推進，高職院校財務(wù)檔案管理不可因循守舊，必須順應(yīng)時展、積極向信息化的方向邁進。學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化緊迫且重要，學(xué)校方面必須牢牢把握時代賦予的先機，轉(zhuǎn)變思路、完善制度，善用財務(wù)檔案管理信息化夯實發(fā)展基礎(chǔ)、提升管理能力。本文針對高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進行闡述，并結(jié)合工作實際提出合理化建議，討論財務(wù)檔案管理新路徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；財務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)

學(xué)校的財務(wù)檔案包括了學(xué)校的教學(xué)科研、日常管理、基礎(chǔ)建設(shè)等相關(guān)的經(jīng)濟信息，真實記錄和反映學(xué)校的財務(wù)狀況和經(jīng)濟活動，是學(xué)校非常寶貴和重要的信息資料，不僅為學(xué)校財務(wù)決策和有序發(fā)展提供重要依據(jù)，還能為學(xué)校避免不必要的財務(wù)糾紛。隨著財務(wù)檔案管理制度的日益完善，高職院校財務(wù)管理工作也面臨機遇和挑戰(zhàn)，新時期隨著信息化建設(shè)工作的快速發(fā)展，學(xué)校財務(wù)檔案管理工作也應(yīng)積極加大信息化投入力度，加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，推動學(xué)校財務(wù)工作健康有序發(fā)展。

一、高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重要意義

財務(wù)檔案管理信息化是運用大量的現(xiàn)代信息技術(shù)收集、開發(fā)、管理、存儲財務(wù)檔案，并使之形成技術(shù)含量更高、存儲更安全、查詢更便捷、信息囊括更全面的電子檔案。高職院校身處信息化發(fā)展的重要時期，要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的保管、調(diào)閱檔案模式，將“舊檔案管理”發(fā)展成為集信息采集、信息配置、資源共享、遠程使用一體的“新形式管理”。對于高職院校而言，財務(wù)檔案管理工作十分重要，從財務(wù)檔案的收集、分類，到財務(wù)檔案的調(diào)閱、銷毀等都必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進行規(guī)范操作。學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化能夠為學(xué)校的決策和管理提供更為豐富的檔案信息支持，教學(xué)科研能夠得到更為智能化的檔案服務(wù)，檔案文獻資料的編著更為簡便，檔案的利用時效不斷增強，檔案的資源效益才能夠不斷地增加。

二、新時期高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.缺乏明確的建設(shè)目標(biāo)

“建設(shè)目標(biāo)”是高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要“方向”，相關(guān)財務(wù)管理人員圍繞“建設(shè)目標(biāo)”制定相應(yīng)的建設(shè)策略，促進財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作有條不紊地開展。然而事實情況是，現(xiàn)階段許多學(xué)校還沒有在檔案管理層面形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制，過分依賴人力的“舊財務(wù)檔案管理模式”仍然是學(xué)校財務(wù)檔案管理的主要模式，“新財務(wù)檔案管理理念”未能“深入人心”，很多財務(wù)管理人員尚未意識到財務(wù)檔案管理信息化的重要性和必要性。這些問題都會導(dǎo)致學(xué)校的信息化建設(shè)行動遲緩，財務(wù)檔案管理難以與學(xué)校的教學(xué)、科研、行政等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，各個職能部門無法高效、順暢地通力合作，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作開展舉步維艱。

2.財務(wù)人員業(yè)務(wù)管理水平有待提高

高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的順利進行，需要財務(wù)檔案管理人員具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)、專業(yè)技能和信息化建設(shè)能力。然后現(xiàn)實情況是高職院校很多財務(wù)檔案管理工作人員雖然工作負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)精通，但是思路陳舊、工作模式單一，不能與時俱進，及時根據(jù)相關(guān)政策調(diào)整工作思路和管理模式。另外，由于財務(wù)管理人員缺乏信息化建設(shè)的專業(yè)知識與實踐技能，學(xué)校也并沒有為財務(wù)管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)平臺與技術(shù)支持，也沒有為財務(wù)管理部門配備專業(yè)的信息化人員，“無紙化”財務(wù)檔案也僅限于將紙質(zhì)的財務(wù)檔案進行簡單的掃描、存儲，對于財務(wù)檔案管理信息化平臺的建設(shè)和使用缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，嚴(yán)重阻礙了財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展進程。

3.缺乏統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

雖然在2006年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中有提出“檔案信息化建設(shè)”，但是至今沒有統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校方面在落實財務(wù)檔案管理信息化時“無章可循”“無法可依”。由于缺乏可參考的成功案例以及具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中容易陷入困境，還容易流于形式。例如，不確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的起始點、不確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的細(xì)節(jié)要求、沒有意識到信息化建設(shè)的重要價值等，這些問題都會影響財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)效果，制約學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化推進。

三、新時期高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.發(fā)揮學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的積極作用

學(xué)校管理者是學(xué)校決策的主要責(zé)任人，是學(xué)校的“主心骨”，學(xué)校管理者的思想態(tài)度往往能夠影響學(xué)校的中層干部、教職員工以及在校學(xué)生，并使得這種思想成為學(xué)校的“主流”思想。新時期高職院校要想積極推動財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)干部必須帶頭主動順應(yīng)時展，積極調(diào)整和改變陳舊思想，與時俱進，為財務(wù)檔案管理信息化提供內(nèi)驅(qū)力。相關(guān)財務(wù)檔案管理工作所需的人力、物力配置能夠及時、有效地得到落實，軟硬件設(shè)施配備及時到位，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)順暢，信息化建設(shè)工作的進度、力度、深度才能夠不斷加大。比如，學(xué)校可以定期開展財務(wù)檔案管理信息化會議，從上到下統(tǒng)一思想，全校各部門充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性，各部門安排財務(wù)專員與財務(wù)部門進行工作對接，及時學(xué)習(xí)和傳達相關(guān)會議和文件精神，全校各部門積極配合、團結(jié)協(xié)作，保證財務(wù)檔案管理工作的順利開展。

2.優(yōu)化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理工作

學(xué)校財務(wù)檔案信息數(shù)字化是財務(wù)檔案管理信息化的基石，必須及時將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案材料，改變傳統(tǒng)人工手寫、人工檢索、人工存檔等模式，減少或避免人為操作過程中的失誤。財務(wù)檔案部門必須能夠承擔(dān)起財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、查詢、檢索、管理等職能，并成為數(shù)字化信息服務(wù)的基地，充分利用云操作，減少財務(wù)檔案管理人力成本投入，提高財務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率，只有這樣才能夠為后續(xù)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫分類管理等創(chuàng)造條件。

3.提高財務(wù)檔案使用效率和價值

學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)讓檔案信息的使用變得更加便捷、更有價值，也讓檔案的整理、收集、使用等一系列工作變得簡潔明了，大大縮短了檔案管理工作投入的時間，讓財務(wù)檔案管理人員能夠從煩瑣的、機械化的工作中脫身，有更多的時間和精力去鉆研和創(chuàng)新檔案管理工作，并推動檔案服務(wù)多元化發(fā)展，財務(wù)檔案管理能夠從靜態(tài)發(fā)展為動態(tài)，人力資源和財力資源得以整合，學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)得以進一步發(fā)展，有利于構(gòu)建起良性循環(huán)格局。

4.完善和規(guī)范財務(wù)檔案管理制度

學(xué)校財務(wù)檔案管理包含了與學(xué)校相關(guān)的眾多高價值的信息，信息泄露可能會給學(xué)校方面帶來不可彌補的、巨大的經(jīng)濟損失。正因如此，學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要始終關(guān)注安全問題，信息安全必須放在學(xué)校財務(wù)檔案信息化工作的首要位置。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)、完善的財務(wù)檔案管理制度，既要保證檔案資源的使用價值，保證檔案信息的公開性和透明性，還要對價值信息進行保密處理，要定期備份，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置監(jiān)控體系，并利用內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)隔離保護保密數(shù)據(jù)，以防止重要財務(wù)信息被不法分子竊取、篡改，威脅學(xué)校財務(wù)安全和損害學(xué)校利益。另外，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)熟知財務(wù)檔案管理制度，并嚴(yán)格按照流程認(rèn)真操作每一個環(huán)節(jié)，保證財務(wù)檔案管理的規(guī)范化、合法化。

5.提升財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

新時期高職院校財務(wù)檔案管理人員應(yīng)該具備多項專業(yè)技能，既要擁有學(xué)校財務(wù)檔案管理的傳統(tǒng)相關(guān)技能，又要具有計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息安全等新知識儲備。學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)無法脫離學(xué)校每一位財務(wù)檔案管理人員，學(xué)校財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響信息化建設(shè)的進程。所以，首先，學(xué)校方面應(yīng)該積極開展相關(guān)法律法規(guī)、財會管理實務(wù)、檔案管理實務(wù)、計算機操作、信息化安全等方面的學(xué)習(xí)培養(yǎng)和提升財務(wù)檔案人員整體素質(zhì)和機能，使之能夠勝任財務(wù)檔案管理信息化的相關(guān)工作。其次，學(xué)校應(yīng)將日常財務(wù)檔案管理工作納入績效考核，直接和薪資掛鉤，激勵財務(wù)檔案管理人員積極投身信息化建設(shè)工作。最后，學(xué)校應(yīng)吸納優(yōu)質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員，激活財務(wù)檔案管理團隊，努力打造復(fù)合型檔案管理小組，并保證團隊內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)、年齡、職稱等科學(xué)合理，以提高檔案管理團隊的發(fā)展后勁。綜上所述，新時期高職院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作重要且緊迫。由于此項工作涉及內(nèi)容多，又具備專業(yè)性、真實性、復(fù)雜性和指引性等特征，操作難度大，而財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)與學(xué)校的經(jīng)營、管理，以及后續(xù)的發(fā)展都有著非常緊密的聯(lián)系，學(xué)校財務(wù)檔案管理人員，必須明確自身的責(zé)任以及信息化建設(shè)的緊迫性，要深入鉆研當(dāng)前的信息化建設(shè)問題，積極設(shè)計應(yīng)對策略，針對性地提高財務(wù)檔案管理的信息化水平，以便實現(xiàn)財務(wù)檔案的優(yōu)質(zhì)、便捷、高效化管理，彰顯檔案價值，更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

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作者:郭燕 單位:江蘇省連云港中醫(yī)藥高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校