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本文作者：陳新作者單位：廣東龍光(集團)有限公司

房地產行業是一個與大量資金打交道的資本密集型行業,因此內部控制尤其重要。現階段很多人對房地產企業內部控制的認識還只停留在內部控制制度和內部控制結構階段。筆者根據自己從事房地產行業的經驗,認為完善房地產企業的內部控制十分有必要,尤其是在銷售與收款環節的內部控制更是重中之重,需要重點進行強化。

一、完善房地產企業銷售與收款環節內部控制的必要性

房地產商品包括期房和現房,鑒于其高價值性和高風險性,銷售與收款環節成為房地產企業最重要的環節。銷售往往采用預售方式,房地產商品銷售的前提是首先要取得預售許可證,在此基礎上,經過簽訂預售協議并預收房款、簽訂正式銷售合同、工程竣工驗收合格并交付買方驗收確認、收取房款、辦理產權過戶等銷售環節,因此房地產銷售與收款環節同一般的生產企業相比具有一定的特殊性。因為房地產商品本身價值就較高,同時隨著服務功能的增加,代辦項目日趨繁多,由此帶來的營業收入越來越大,且又越來越分散,收入環節也越來越多(從預交定金到分期付款或按揭款)。要保證營業收入的安全、完整,需要重點加強內部控制。

二、房地產行業銷售與收款環節內部控制存在的漏洞和弊錯

1．銷售與收款業務相關崗位及人員的設置存在不相容職務混崗的現象。內部控制的一條重要原則就是實行不相容職務分離,以加強相互檢查、減少自己作弊、自己掩蓋的機會,從而防止差錯和弊端的發生。盡管一些房地產企業銷售部門與財務部門分開設立,但職責劃分不合理。例如:收款是財務部的職責,但一些公司規定由銷售人員代為收款,造成同一部門和人員經辦整個銷售收款業務的全過程,同時也違背了銷售人員不得接觸現款的規定。

2．定價標準批準控制與折扣優惠政策控制形同虛設。一些房地產企業由銷售部經理或總經理根據具體情況確定售價的做法容易造成銷售價格失控,銷售收入流失,應根據制定好的價目表,折扣政策,付款政策等加以執行。一些房地產企業雖然有批準控制,但銷售與收款業務授權批準制度的執行出現折扣,授權批準手續不健全,存在越權審批行為。

3．壞賬核銷沒有嚴格的控制制度。一些房地產公司壞賬核銷后沒有建立臺賬進行催收,造成內部人員鉆空子,將已核銷的壞賬收回后中飽私囊。

4．退房及換名沒有嚴格的批準制度。現階段,由于房價波動很大,一些房地產企業由于退房及換名沒有進行嚴格的控制,造成內部人員勾結外部人員進行炒房,給公司造成很大的損失。

三、完善房地產企業銷售與收款環節內部控制的對策

那么如何完善構建房地產業銷售與收款環節的內部控制呢？房地產企業銷售與收款環節的關鍵控制點主要體現在系統設計控制、業務流程控制、批準控制、應收賬款控制等方面,主要控制措施如下:

1、系統設計控制。系統設計控制是指對房地產企業內部經營管理體系的組織及其結構所進行的總體控制。銷售與收款環節系統設計控制主要包括組織控制、職務分離、監督體系、人事控制。①組織控制。組織控制是指有關組織機構、組織分工、責任制度等方面的控制。合理的組織機構既是現代化企業的本身要求,也是實行科學管理控制的前提。內部控制的組織控制必須首先抓好組織結構方面的控制,因為這是實施其他控制的前提和保證。有了合理的組織結構,還必須在合理的組織結構中進行科學的分工,這不僅有利于實行專業化,提高工作效率,而且可以通過相互間的聯系和接續,防止、糾正工作中的差錯,保證工作質量。實行部門責任控制,首先要確定各個部門的工作內容、責任范圍以及部門之間的聯系。其次要制訂各個部門的工作標準,以及部門之間的聯系、協調制度,并經常檢查執行情況,以使企業內部各部門既能各司其職,又能協調配合,從而有條不紊地完成各自的工作任務,實現公司的整體目標。②職務分離。所謂職務分離,是指不相容職務的分離。所謂不相容職務,是指那些能夠使一個人既可以弄虛作假,又可以自已掩蓋的職務。換言之,不相容職務的分離就是不讓一個人在其正常職責范圍內處于既能弄虛作假又能自已掩蓋的地位。對房地產企業銷售與收款環節,不相容職務的分離主要有以下幾種:收銀職務應與銷售職務須相分離;收銀、出納職務應與稽核職務相分離;收銀、出納職務不能同時兼任會計或記賬員。③監督體系。房地產企業不僅需要組織控制,職務分離,而且還必須建立一個上下溝通、左右協調、互相牽制的監督體系。一個完善、有效的監督體系,在企業的外部環境發生變化時,能保證及時調整控制措施;在控制薄弱時,能及時查出原因,采取措施;在錯誤產生時,能及時發現、糾正,并通過日常的活動把公司的各項經濟業務監督控制起來。如果沒有這種完善的監督體系,或者監督體系作用不能得以充分發揮,公司內部控制就不能認為是完整的、有效的。這是因為再好的組織控制、職務分離,也有產生差錯的可能。不進行全面的、適當的監督,就不能及時地發現和糾正這些差錯。房地產企業內部最好應設立內部審計部,直接隸屬于總經理領導,負責監督公司各個部門是否履行責職,公司內部控制是否健全等事務。④人事控制。要發揮內部控制的作用,必須有勝任相應職務和任務的人才。人事控制就是招收、培訓、選用各類人才的過程。人事控制的一條重要原則是要求職務與能力相稱,即要求每個職員所擔任的職務應與其本身的素質能力相稱。做到在人員使用上,要任人唯賢,唯才是舉;在賦予每個職工適當的職務時,要規定相應的責任,使其知道自己的職責所在;調離不稱職的職工。

2、業務流程控制。從保證內部控制的有效性和可靠性來看,業務流程控制應具備以下內容:①建立嚴密的憑證制度。嚴密的憑證制度包括(1)設計合適的憑證格式及傳遞程序,銷售與收款環節每發生一筆經濟業務,都必須填制憑證,并按照規定的程序傳遞。一旦該項經濟業務發生問題,在制作、傳遞憑證中就會及時發現,憑證就成為追究責任的根據。(2)所有的憑證都應預先按順序編號。(3)對所有憑證在著手之前都要經過認真的、嚴格地審核,以保證記入賬冊的每項經營業務的正確性、合理性和合法性。②建立嚴格的日常核對制度。核對包括賬表核對,賬賬核對、賬證核對等。建立日常的核對制度對于保證記錄的真實、完整、正確,進而保證業務流程控制的有效性,起著重要的作用。

3、批準控制。批準控制是指在某項經濟行為發生之前,按照既定的程序,對其正確性、合理性、合法性加以核準并確定是否讓其發生所進行的控制。這種控制是一種事前控制,能將一切不正確、不合理、不合法的經濟行為制止在發生之前。批準可以分為一般批準和特別批準。經批準的方案,在實際執行中,必須按照已批準的方案進行,不得擅作主張,不按批準的方案行事。在執行中確需變動或更改的,應及時報告。這樣才能確保各項政策的實施依照既定的方針進行。房地產企業銷售與收款環節的批準控制主要有銷售定價政策和折扣優惠政策。①定價標準批準控制。銷售部嚴格按照公司制定的《**樓盤價格標準》執行相關的銷售政策。《**樓盤價格標準》是公司定價管理領導小組根據本地區現階段市場價格調研結合本地區未來樓盤價格趨勢及本公司產品的市場定位而制定的,力求本公司所推出的樓盤能低開高走,它包括基價和價格調整。《**樓盤價格標準》須經總經理批準后執行,其中涉及的每次價格調整也須經總經理批準后執行,任何人不得擅自更改。②折扣優惠政策控制。銷售人員向購房客戶報價時,必須嚴格按公司公布的折扣進行報價,嚴禁超越折扣權限報價及向客戶透露折折扣底線。優惠折扣控制權限最低折扣不能低于最低銷售價格。③退房及換名批準控制。所有退房及換名的申請都應遵照公司的有關規定,由業主進行書面申請(應有充足的理由),并由銷售部經理及房地產總司總經理簽名才生效。退回房屋應及時納入存貨管理中。

4、應收賬款控制。房地產公司對應收賬款分事前、事中、事后三階段進行管理,明確規定了對客戶信用管理、公司內部的賬務處理、信息互通和日常監督、催款管理、應收賬款分析報告、賬齡管理、對賬管理以及申報壞賬等八方面的管理工作。公司對客戶賒銷、取得保證、限期回收房款的原則,并通過業務和財務雙重評審,特別強調銷售人員對應收賬款的催收、應收賬款賬齡分析和逾期應收賬款報告及追加法律保全等控制程序。

總之,建立與健全房地產企業銷售與收款環節內部控制是非常必要的,通過對房地產企業內部經營管理體系進行總體控制的系統設計控制、對房地產企業日常經營活動的業務流程控制、業務發生之前的批準控制以及應收賬款控制等幾個方面對房地產企業銷售與收款環節進行內部控制,可以有效保證房地產企業營業收入的可靠性,保護房地產企業資金財產的安全完整,保證房地產企業經營活動有秩序、高效地發揮作用。