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摘要溝通是現代管理的一件有效工具。信息溝通是聯系企業共同目的和企業中有協作愿望的個人之間的橋梁。管理者最重要的功能是把企業的構想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞到職工,并指引和帶領他們完成目標。

實施有效的管理,是培養企業核心競爭能力的基礎。核心競爭能力是指企業的技能和競爭力的集合。從某種意義上說,企業是可以用來獲得特許市場地位的各種專門化資源的積累,是一種可持續的競爭優勢。一個企業的歷史和經歷、特點和文化、優勢和能力對于企業的競爭力的形成至關重要。企業可以看成是具有不同實用性的各種資源的集合,管理的對象是各種資源。管理工作就是對各種資源進行合理、有效的配置和利用。實施管理的過程,就是信息的傳遞與反饋的過程。作為企業的主體,人是一種極為特殊和重要的資源,是決定企業核心競爭力最根本的要素。一個企業的群體成員之間進行交流包括相互在物質上的幫助、支持和感情上的交流、溝通。人與人之間的信息交流就是溝通。信息的溝通是聯系企業共同目的和企業中有協作的個人之間的橋梁。如果沒有信息的溝通,企業的共同目的就難以為所有成員了解,也不能使協作的愿望變成協作的行動。溝通如果有效,則雙方會迅速得到準確有用的信息;反之,有可能花費了大量的時間,而得到的只是一些模糊甚至是錯誤的信息。管理者最重要的功能是把企業構想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞到職工,并指引和帶領他們完成目標。除了組織、策劃、計劃、控制以外,還需要在整個工作過程中對部下施加一種影響力,使他們不僅心甘情愿地服從,而且樂于工作,為實現本企業的目標而努力。隨著信息溝通技術的不斷發展,企業的組織結構越來越向有利于信息溝通的方向發展,具有較少層次的扁平型組織結構是現代企業管理的發展趨勢。工作人員在完成其工作的過程中,越來越多地依靠信息來驅動。這種趨勢顯示了向實際工作人員提供正確與及時信息的重要性。為了用分散的方式使決策更接近于客戶,企業內部的信息流程也分散化,組織內部的通信向下一直到最低的責任層,向上可到高級管理層,并橫向流通于企業的各個部門、各個群體之間。這些只是表現了對管理部門與職工之間有效的、雙向溝通系統的具體期望。積極與公開的溝通是克服改革不穩定的良藥。企業環境變動越大,就越需要與員工進行溝通,負責改革的企業領導者就越要擴大信息交流。人們普遍認為,缺乏信息溝通是改革失敗的最根本的原因。因為自上而下的單向改革已經行不通了,所以需要進行的是雙向互動、相互促進式的改革這就更需要員工的及早參與和真正的咨詢。而在這一過程中,往往要進行大量的溝通,其中包括個人與個人之間的交流和溝通,個人與群體(包括正式群體和非正式群體)的交流與溝通,群體與群體之間的交流與溝通,正式與非正式的交流與溝通。

組織中的行為不僅是由個人構成的,在很多情況下還表現為各種小群體的行為。為了有效地進行組織管理,必須善于利用各處正式的或者非正式的群體進行有效的溝通。在成功運作的許多公司中,他們作出一項計劃或者決定方案等都是非常慎重的,沒有絲毫的輕率。在那些計劃、方案還未實施前,都要利用各種群體、依靠企業各部門參與討論,各類信息都要反復地進行傳遞和反饋。這樣做就是為了保證計劃、方案等策略的正確合理性。這樣做看起來也許是很費時間,但磨刀不誤砍柴工,如果一旦決定下來,公司所有負責的人員都會全身心地投入到實施中去,大有不達目標不罷休的氣勢。這樣決定后的實施過程,往往是既快又能保證質量和效果。值得注意的是,在利用群體進行溝通時,有時由于群體過度追求凝聚力,往往會產生一種極端群體一致的情形,即由于群體過度追求凝聚力,往往會產生一種極端群體一致的情形,或稱之為群體思考。在群體思考中,人們喪失了分析、批判的能力,而是感情用事地采取一致的行動。作為領導者,應該鼓勵群體中所有的成員對于各種決策、方案敢于懷疑和批評;領導者應該成為樂于接受批評的范例,應當適當地重視和允許群體間的必要的沖突,防止無原則的團結一致。

個別談話是組織中的領導者與個人、個人與個人之間進行有效溝通最常見、最有效的方法之一。有些領導者認為,個別談話是一項輕而易舉的事,用著什么籌劃。但是從管理學的角度看來,個別談話乃是實施管理的一個過程,作為領導者是需要認真對待的。因此,應該事先明確個別談話的目的,將要討論的項目列出來,并確定有哪些問題是需要問的。同時,既然你準備坦誠回答對方提出的任何問題,因此,你本身也不用怕提問題。前紐約市長柯奇每到一個地方都會問別人:“我當市長干得怎么樣?”他并不是每次都是得到肯定的答復,但每個答復對他來說都是可貴的資料,使他能夠明了他的屬下在治理紐約市的政務方面,有哪些是對的,哪些是錯的。一個領導者在作個別談話時,可以問下列問題:你對團體哪些方面最感滿意?你對周圍環境哪些方面最感厭煩?你對團體有什么改進意見?團體中現有的哪些政策、策略、分支機構、制度或類似的事物應該廢除?要采取何種計劃步驟?立刻廢除?明年廢除?還是五年中逐漸廢除?等等。依你的判斷,在這個團體里誰最具創造才能、最樂于幫助別人和最肯合作?在這個團體服務,個人有什么目標?下一步喜歡在何處做何種工作?你自認為自己最大的缺點是什么?目前你是否正在實施改進自己的計劃?你認為自己下一步是否有晉升的機會?在什么時間以內?我的領導方式和決定有哪些你最不滿意?最浪費你時間的是哪三件事?你為團體訂下了哪些目標?請評價過去六個月中整個團體、你所屬部門或你所領導的單位的績效。請指出最高和最低績效期間。請注意,上面所列出的問題,也許對你的團體有些適用,有些不適用,所以在應用時應考慮到團體的特性。有一位成功的領導人,他每次接管一個團體后,都是用的同一種個別談話方式。他會問每個屬下:“你的工作情形怎樣?有什么困難?我如何幫助你?我用什么辦法可以使你的工作輕松一些?”個別談話使屬下有機會暢所欲言,不必顧忌,更不會毫

無意義。只要你的個別談話運用得正確,你可以發掘出屬下內心深處許多你以前不知道的東西。你的屬下告訴你一些他的煩惱,你也可以借此機會平息一些傳聞和謠言。這也是你和屬下協商工作方式、共同訂立

工作目標的大好機會。你應用這種領導方法開展良好的個別談話,訓練你的工作小組。

溝通是一門藝術,它是自然科學和社會科學的混合體;溝通是現代管理的一種有效工具,用好了使你水到渠成,揮灑自如,但是用不好或是不會用,則會使你處處受制,窘困不堪;溝通更是一種技能,是一個“情商”高低的具體體現,不論管理者還是普通員工,這種“情商”是比某些知識能力更為重要的能力。不斷提高我們的“溝通”水平,就能幫助我們在各自的奮斗道路上走得更快更穩。