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［摘要］現階段，各行各業都在進行信息化建設，以期適應信息化時代的發展特點和發展趨勢，更好地促進自身可持續發展。檔案管理是各行各業發展過程中極其重要的一項工作，通過檔案管理工作能夠更好地掌握企業或者單位在以往以及現階段發展過程中各種信息數據，以此為基礎就可以為今后的發展策略和決策制定并提供切實有效的數據支撐。因此，為了更好地完成信息化時代的檔案管理工作，在現階段檔案管理工作中必須重視電子信息化管理模式的建設和應用，通過信息技術改進檔案管理工作的模式和方法，提高工作的效率和質量，為各行各業的發展提供更加高效和高質量的服務。

［關鍵詞］檔案管理；電子信息化；管理模式；建設；應用

0引言

在企業或者單位生產運行過程中都會產生各種各樣的原始信息資料，其中具備價值的原始信息資料就被稱之為檔案，因此無論是企業或者機關單位都非常重視檔案的管理和保存。但是檔案資料的數量會隨著時間的增長而不斷增多，所以檔案管理工作的難度和復雜性會日益增加。在以往的檔案管理工作中，經常會出現檔案保管不當、人員素質和檔案利用率較低等問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的進一步發展，因此在現階段需要進行檔案管理的信息化建設。管理信息化建設指將信息化技術應用于檔案管理工作中，以此來代替以往人工管理檔案的模式，信息化檔案管理模式能夠有效促進工作效率和檔案利用率的提高。

1企業檔案管理現狀

通過對我國各行各業的檔案管理工作進行調查研究可以發現，在行業內部普遍都存在檔案管理人員綜合素質較低的情況，而導致這一情況出現的原因有多個方面，其中最重要的就是在當下企業或者機關單位缺乏對這一方面工作的重視，沒有為檔案管理人員提供相應的學習培訓機會。同時在當下，有相當一部分企業或者單位的檔案管理人員都缺乏專業性，存在一崗多職的問題。這就會降低檔案管理人員以及相關領導的重視度，在工作中缺乏責任意識和崗位意識，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。同時有部分領導層缺乏對檔案管理工作的正確認識，只重視對檔案的保管，而沒有重視對檔案的利用，這也是阻礙檔案管理工作可持續發展的因素之一。以上問題都說明了在當下有相當一部分企業在檔案管理方面都存在較多的問題和不足，檔案管理的電子信息化建設步伐相對較慢，無法充分發揮檔案管理在企業中的作用。

2基于檔案管理的電子信息化管理模式應用的作用

2.1強化管理流程體系的規范性

在以往檔案管理工作中，會耗費大量的人力物力，且因為人為因素所造成的檔案管理問題也時有出現，給檔案管理工作提升帶來了阻礙。而通過電子信息化管理，可以有效簡化檔案管理工作流程，促進管理效率提高，實現檔案管理工作的有效規范，降低了人為因素的影響。

2.2共享檔案信息資源

在當今時代，信息共享是社會發展的主要趨勢，各行各業都在進行信息化資源共享平臺的構建。在檔案管理中進行電子信息化管理建設，能夠更好地實現對檔案資源的共享利用。比如在當下通過建設信息化的人力資源檔案管理平臺，就可以便于企業查詢所聘員工的詳細信息，有效掌握員工以往的經歷和表現，為企業選拔高素質高質量人才提供便利。同時通過信息化的檔案管理平臺，也可以使企業內部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價值最大化。

2.3為決策者提供可靠信息

通過分析檔案能夠更好地掌握企業或者單位在一定時期內的經營發展以及人力資源配置情況。通過電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質量得到進一步保證，確保檔案資料的全面和真實，這樣就可以在企業制定決策或者預測發展趨勢時有所依據和有所參考，為企業正確決策提供有力支持。

2.4提高工作效率

無論哪種工作都有著既定的工作流程，都離不開相關人員和部門的協作配合。通過構建電子信息化的檔案管理平臺，可以實現信息資源的有效共享，為相關人員和部門間的溝通交流提供便利，縮減工作環節，使工作效率得到提升。通過調查研究可以發現，在電子信息化檔案管理平臺構建后，企業對檔案管理工作的利用率和工作效率會大大提高，既節約了時間，也節約了成本。

2.5保證檔案管理工作的時效性

時效性是電子信息化檔案管理的突出優點，在以往的檔案管理工作中，對人力和物力的需求量非常高，且會耗費大量時間，經常會造成工作延誤問題。但是在應用電子信息化管理后，相關檔案信息和數據就可以迅速通過電子信息化平臺傳遞到檔案庫中，大大提高了檔案管理工作的實效性。

3基于檔案管理的電子信息化管理模式的建設措施

3.1加強硬件和軟件建設，建立網絡檔案系統

電子信息化檔案管理模式的構建必須建立在相應硬件設備和軟件設施的基礎上，因此在現階段必須加強硬件和軟件方面的建設，為檔案管理的電子信息化建設提供必要的條件和支撐。同時網絡檔案系統是電子信息檔案管理模式運行的基礎，因此當下也需要做好對網絡檔案系統的構建，建立統一的標準和系統。首先，需要在檔案錄入過程的數據化建設中對檔案錄入和歸檔進行統一規定。其次，切實保證檔案管理的安全性，對檔案資料進行分級，并設置相應的權限和檔案管理規范。所有用戶在進行檔案管理和使用的過程中，都必須完全遵循既定的規范和要求，保證檔案管理和使用的規范性和科學性，加快檔案管理信息化建設的速度。此外，為了更好地促進檔案管理電子信息化系統的應用，還需要從構建服務網方面入手，通過構建網絡平臺實現對檔案信息的共享利用，充分發揮檔案管理電子信息化系統的價值和作用。

3.2加強電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎

電子文件受自身載體性質的影響，容易出現損壞問題。將電子文件輸入計算機信息管理網前，都會按照相應的要求轉換文件，保證格式的統一性，這就給數字的利用和保存提供了便利。然后對那些沒有被要求輸入計算機信息管理系統中的電子文件，需要從中選擇有價值的電子文檔，并對其進行整理和編輯目錄，然后借助網絡將其傳輸給檔案管理部門，并在信息管理網中設置專門用于歸檔的網絡專線，以此來構建用于歸檔的專用系統。所有電子文件都可以借助該系統進行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門的工作。同時，檔案管理部門還需要與其他相關部門進行協商，統一歸檔文件的格式和要求，制定相應的規范和要求，在歸檔過程中，為了更好地保證數據真實有效，相關文件必須由業務部門進行傳輸，檔案部門不能自行下載。此外，檔案部門在完成電子文件的接收后，必須存入光盤或者其他穩定儲存載體中。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門的責任，同時與其他相關部門都有密切的聯系，所以在當下需要協調好檔案部門、計算機管理部門和文件提供部門之間的關系，保證三者的有效協作。文件提供部門對各相關管理業務的了解都非常全面，所以在歸檔工作中占據著重要地位，肩負著鑒定工作價值的重要責任；檔案部門需要熟練掌握與歸檔相關的要求和標準，充分履行統籌管理的責任；計算機管理部門為電子文件歸檔工作提供了有效的技術支撐和條件支撐，所以在電子文件歸檔工作中也占據著極其關鍵的地位。以上3個部門彼此之間都存在職能交叉聯系，在具體工作中，必須充分發揮各自的優勢，履行各自的責任，保證檔案管理編制信息化模式建設目標順利實現。

3.3強化技術處理，做好電子檔案的有效管理

檔案的電子信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢，所以檔案管理人員需要全面深入研究當下電子檔案管理工作，做好當下電子文檔的接收、處理和保存工作，做好對原始電子檔案的保存以及新組合文件信息的分析和掌握工作。即在電子檔案歸檔后通過相關計算機技術操作來改變電子文件的屬性，使電子文件變為不可更改的只讀性文件，進而實現對原始電子文件的有效保護，切實保證電子檔案真實有效。

3.4對電子文件檔案進行有效保存

雖然電子文件可以通過光盤或者U盤等進行保存，這些磁性材料的穩定性非常好，且在進行信息讀寫時是無接觸的，對信息的保存效果非常好。電子文件刻錄到相關介質上，信息在經過密封保存后，能夠有效杜絕磁場、灰塵、水分等影響。然而電子文件的形成期相對較短，所以在儲存方面還有待驗證。因此在當下電子文件檔案保存中，必須定期對電子文件檔案進行備份，以提高電子檔案保存的有效性。

4結語

檔案管理的電子信息化管理模式建設勢在必行，這不僅僅是檔案管理工作發展的必然趨勢，同時也是各行各業發展對檔案管理工作的要求。只有做好檔案管理的電子信息化建設和應用，才能更好地提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案價值的充分利用，為各行各業的發展提供有效的幫助。

主要參考文獻

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作者:曹太剛 單位:濟南市人民醫院