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一、學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（1）學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機(jī)構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進(jìn)了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。

（2）由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強(qiáng)，無法互通使用；各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達(dá)到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進(jìn)一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術(shù)能力，未能達(dá)到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計(jì)算機(jī)操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。電子檔案信息的安全性、真實(shí)性和法律效力有待鞏固和加強(qiáng)。電子文件的存儲基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點(diǎn)（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了安全保護(hù)措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取；數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原；數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點(diǎn)給保密工作帶來極大的困難。紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨(dú)立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實(shí)性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

二、如何加強(qiáng)檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進(jìn)的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運(yùn)，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并且應(yīng)用與實(shí)踐。有專業(yè)意識的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識會比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護(hù)和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進(jìn)和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實(shí)、快捷的依據(jù)。同時制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，學(xué)校對專業(yè)人員進(jìn)行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計(jì)劃和針對性地組織人員外出進(jìn)修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)等知識，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進(jìn)的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理的需要；同時應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作人員安全意識。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對修改操作進(jìn)行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動在計(jì)算機(jī)不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險(xiǎn)，所以對在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時，在維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)時，要與時俱進(jìn)，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，電子化的手段可以很方便地達(dá)到這個目的。

（5）加強(qiáng)各單位之間的合作。當(dāng)今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達(dá)到互相資源共享，提高工作效率。總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進(jìn)。加大電子設(shè)備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識水平和操作技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應(yīng)用功能和領(lǐng)域，通過檔案科學(xué)管理發(fā)展質(zhì)量和水平的不斷提升，促進(jìn)人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時代的學(xué)校教育中，加快學(xué)校檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案科學(xué)管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學(xué)校管理的規(guī)范化，進(jìn)而創(chuàng)造更大的社會效益。

作者：陳雅婷肖滿單位：華中師大一附中湖北工業(yè)大學(xué)輕工學(xué)部