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摘要:繼續醫學教育中的一項重要組成部分就是繼續醫學教育檔案。做好繼續醫學教育檔案的管理,不僅有利于信息資源的保存,使檔案管理信息化建設加強,還能夠有效對醫療衛生機構業務水平、專業技術水平的發展起到促進作用,提高服務質量。
繼續醫學教育對衛生專業技術人員職業生涯發展至關重要,繼續醫學教育工作的重要環節就是繼續醫學教育檔案管理。由于繼續教育檔案管理工作存在較多問題,比如需要涉及較多人員,層面較廣以及具有多樣化的信息來源等,因此采取何種方式對繼續醫學教育檔案管理進行規范,一直是目前在繼續醫學教育檔案質量中值得深入研究的問題。PDCA是由Plan(計劃)、Do(實施)、Check(查核)、Action(處置)組成的一項新型管理措施,是從事持續改進所應遵行的基本步驟。目前該項管理措施已經在質量管理中得到了越來越多的應用,且應用效果較為良好,因此有部分學者將該項管理措施稱之為質量管理的基本方法。PDCA循環管理通過把繼續醫學教育檔案管理過程看成是一個無限循環的過程,將影響繼教檔案管理工作的信息不斷反饋至新工作的開始中,并加以解決、克服、持續、循環、穩定的推進繼教檔案管理工作。本文重點就在繼續醫學教育檔案管理中應用PDCA循環的效果,以及繼續醫學教育檔案管理在醫療衛生機構中的現狀、原因進行系統的探討與綜述。
一、繼續醫學教育檔案管理現狀、原因概述
(一)管理制度的缺失
繼續醫學教育檔案管理對多個部門、多個科室均有涉及,包括行政、臨床等,但現今管理制度還尚未完善,因此容易導致管理人員在管理檔案的過程中,并無明確分工以及清楚的責任劃分,且易導致在收集檔案時有較大難度,無明顯、有序的保管、歸還制度以及利用效率低等情況。與此同時,由于在繼續醫學教育檔案管理中制度要求的并不明確,因此不同醫療機構采取的繼教檔案保管方式也存在一定差別,部分由職能科室進行統一的管理,部分為個人保管,職能科室進行審核,以上因素都易出現繼教檔案管理的混亂、無序等情況。
(二)對檔案管理的重要性缺乏認識
對檔案管理的重要性缺乏認識主要分為兩種情況,一種是由于領導不夠重視檔案管理工作,一種是由于大部分的衛生技術人員認為獲得學分憑證的唯一目的就是晉升需要,因而使其缺乏對繼教檔案的清晰概念。1.領導不夠重視檔案管理工作。由于繼續醫學教育檔案是不能產生直接社會效益、經濟效益的資源,且部分領導覺得繼教檔案管理就是收集、審核、整理日常事務,因此導致其重視程度有所欠缺。2.衛生技術人員缺乏對繼教檔案的清晰概念。諸多衛生技術人員在參加繼教活動過程中無法做到實時、及時搜集和整理檔案,直至年終需上交檔案時才想起,因此容易出現學分丟失無完整檔案,經常拖欠上交繼教檔案時間等問題,從而增加職能科室的管理難度。另有部分衛生技術人員在向高級職稱晉升后,認為繼教檔案的存在、管理甚至沒有用處或無關緊要。在繼續醫學教育項目備案檔案方面,更是由于責任、反饋機制的不明確,導致許多主辦科室不能夠積極、主動進行報備,這就導致職能科室需要對項目舉辦情況進行隨時跟蹤,并對檔案的歸檔進行督促,不僅容易增加管理人力的耗費,也容易引起檔案的缺失。
(三)檔案質量問題
由于繼續醫學教育檔案是衛生技術人員參與繼續醫學教育活動的原始記錄,因此檔案中所反映的實際情況要做到準確、真實。這就要求個人應當嚴格按照字跡清晰、文件齊全且資料完整的進行收集和登記。但在實際過程中,由于還未實現電子化管理,需要由個人進行學分的填寫,無法規避隨意填寫、填寫不清甚至填寫錯誤等問題。另外由于可從多途徑獲取學分,且學分種類復雜等因素,亦可導致在很大程度上降低學分的真實性,從而對檔案的真實性、可靠性產生直接的影響。
二、在繼續醫學教育檔案中應用PDCA循環管理的概述
(一)Plan階段
Plan階段要求應提高認識,再去進行計劃的制定,使制度完善,管理規范。首先應該在思想工作方面做好充分的準備,這就要求檔案管理部門應提升宣傳力度,使院領導能夠提高對檔案工作的重視。發揮檔案作用,利用檔案為領導決策提供依據;在醫院繼續醫學教育發展規劃中納入檔案管理。積極組織講座等方式在全院為各級衛生專業技術人員灌輸檔案管理的概念,使其能夠從思想上有所轉變,并對檔案管理的認知進行深化,形成各級、各部門對檔案管理的一致重視,包括院領導、職能科室以及各級衛生技術人員,使以上人員均能夠主動、積極配合并支持職能科室做好檔案的管理工作。另外還應做好在規章制度方面的切實保障,建立起繼續醫學教育檔案的管理制度,并使該項制度能夠更加健全,同時制訂、完善好醫院繼續醫學檔案管理實施辦法,使職能科室、個人能夠明確自身在繼教檔案管理中的職能與責任,減少管理隨意性。可以在醫院的繼續醫學教育管理規章制度中列入檔案工作的“三納入”、“四同步”管理,即:將計劃規范、管理制度、部門負責人、專兼職人員職責范圍納入;對布置、檢查、總結以及驗收鑒定各項工作進行同步。
(二)Do階段
Do階段要求應動員全員,積極配合,對照計劃做到貫徹執行。由于繼續醫學教育有多種多樣的形式,且對醫院的外出開會學習、以及進修等多項工作均有涉及,因此應對上述工作統一歸口,這樣對統籌安排以及科學管理均有一定益處。針對繼續醫學教育檔案中所出現的填寫不清以及要求不明等問題,可以通過在全院展開業務學習的形式,進行集中培訓、講解,同時將繼教檔案制度的要求打印出來并發放至個人,使人人都可參與至學習中。除此之外,還可由科室對繼續醫學教育檔案的管理責任人進行指定,要求其對本科室的繼教檔案初審工作負責,同時積極與職能科室配合。還可以在全院的知識競賽題庫中納入繼教檔案管理的內容,使大家對檔案管理的具體內容、程序有所熟悉。另外,在此階段需做好信息化管理道路的探索,這就要求我們首先應對其他地區的檔案管理制度及做法進行借鑒,建立起繼續醫學教育檔案管理電子平臺,采取錄入整理現有繼續醫學教育檔案的方式,使入庫電子化認證、檔案電子數據歸檔得以實現。后續的繼續教育活動可應用IC卡進行實時記錄,以確保繼教檔案信息收集及時、高效,職能科室可對衛生技術人員參加繼教活動情況進行實時監控,以對其學習進行督促,使管理到位。其次應建立繼續醫學教育項目申報審查的電子平臺,對繼續醫學教育項目的舉辦情況、完成情況進行跟蹤,從而提高繼教檔案管理效率。
(三)Check階段
Check階段要求職能科室應對質量關口做好嚴格的把控,并做好醫學教育檔案審核工作。這就要求職能科室需嚴格按照繼教檔案的管理制度及要求進行定期審核。審核內容需包括是否有重復發生的繼教檔案產生時間;會議通知、地點是否吻合;參會期限、學分數是否一致等,應以完整、真實、準確以及高質為標準。剔除不真實的檔案,退回不完整的檔案并要求補充,修正不準確的表達,由職能科室配合個人找出達不到質量要求的檔案原因予以改進。蓋章確認審核合格的檔案,并收錄歸檔,做好一人一卷、分類排序、裝訂整潔且材料完整。
(四)Action階段
Action階段要求需要先對有效措施進行肯定,然后將所存在的問題找出來后再進入下一個循環。此階段一方面需要對已發揮成效的措施進行肯定,并將其制定為標準化的工作標準,使日后的推廣、執行更加方便。另一方面還應對所出現的問題進行及時總結,并對遺留的問題進行及時處理。由于所有的問題并不可能在一個循環管理中被全部解決,因此應將上一階段還未解決的問題主動向下一個循環管理中轉入,不斷的重復、改進、完善。職能科室應及時分析、討論和總結年度繼續醫學教育檔案管理的結果與原因,同時將改進措施、建議以及結果匯報給上報院領導。院領導結合所獲取到的信息進行下一階段的具體措施制定,包括建立標準、改進、保留等。形成自下往上,再自上往下的系統反饋,從而打好提高下一個階段管理的基礎。通過對選擇的內容進行學習,從而完成規定學分的終身性教育制度即為繼續醫學教育。該種模式具有連續性以及系統化等特點,其目的旨在使衛生技術人員能夠學習到更多的新理論以及新技術,進而使其不斷的更新、強化并實現自我知識。繼續醫學教育不僅可有效體現出衛生技術人員的業務水平以及工作能力等素質,而且更加適用于新時代、新世紀的需要。而作為衛生技術人員科研、教學以及工作等活動的真實記錄,繼續醫學教育檔案工作的真實性及合理性,對醫學以及繼續醫學教育事業發展具有非常深遠的意義。通過在繼續醫學教育檔案管理中應用PDCA循環理論,能夠提升管理的制度化以及規范化,從而使繼教檔案的價值以及作用得到積極的發揮,這對于醫院繼續醫學教育工作的開展,促進醫院整體管理水平的提高均具有重要作用。
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作者:張文翠 單位:山東省臨沂市人民醫院