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摘要：文章在認識高校大學生檔案管理面臨的新變化的基礎上，分析了大學生檔案管理面臨的新挑戰，提出深化信息時代大學生檔案管理創新發展的思考和建議。

關鍵詞：大學生檔案；創新；發展

隨著互聯網和大數據技術的應用和推廣，高校大學生檔案管理面臨新機遇，不斷加強檔案資源利用、安全、治理體系建設，實現檔案管理數字化和信息化，有利于創新高校大學生檔案管理模式，優化管理方式，促進檔案管理服務質量提升。

1高校大學生檔案管理的新變化

1.1檔案信息化建設戰略促進高校大學生檔案現代化管理的改革創新。近年來，國家相繼出臺了“‘互聯網＋’‘中國制造2025’”等國家大數據發展戰略。在國家相關政策和重大舉措中更是強化電子檔案管理要求，在信息資源合理利用的基礎上加上智能化的算法形成智能輔助工具，大力倡導檔案利用便捷化、檔案安全高效化以及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國檔案法》《國家檔案信息化建設實施綱要》等也對“檔案信息化建設”專章依法規定。[1]大學生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動性強的檔案資源之一，適應數字資源智慧融合與利用的需要，不斷提升檔案管理的整合與分析能力，將逐步實現高校大學生檔案的增量電子化、存量數字化，有效保護檔案實體，深化檔案工作的質量和效率。

1.2智慧校園快速推進高校大學生檔案管理數字化建設步伐。新時代，我國高校紛紛開展信息化、數字化校園建設，推動網絡信息技術和檔案工作結合，高校大學生檔案信息也越來越接近大數據的性質。利用需求和現有數字化檔案開發成果的不匹配，各高校以智慧校園服務平臺為依托，引入現代數字化檔案管理信息系統，促使大學生檔案開發向數據層級轉向。通過大數據環境下信息資源的“云存儲”和“云計算”建設，將大學生檔案數據信息進行統計、比較、整合、重組、分析，構建大學生檔案管理信息系統，促使高校各項管理工作與大學生各類管理系統的連接，實現大學生檔案資源管理系統的大融通，推動檔案現代化建設進入了一個新的階段。

1.3以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學生檔案多元化服務水平。隨著檔案資源開發利用的深化，服務國家人才戰略、服務高校創新發展、服務大學生職業發展將成為高校大學生檔案管理工作的重心。將信息化和大數據技術引進傳統高校大學生檔案管理工作當中，通過對用戶設定的檔案資源進行智能化的搜集、分類、整理和分析，不斷創新檔案管理工作的理念、方法、技術及模式，深入挖掘分析檔案信息的價值，借助大學生數字檔案管理系統服務平臺向人才提供和推薦有關信息，使其從傳統的紙質檔案管理模式順利地向自動化管理模式轉變，從而滿足人才的個性化檔案服務需求，充分實現大學生檔案數字資源信息利用和社會共享服務。

2高校大學生檔案管理面臨的新挑戰

2.1對高校大學生檔案管理觀念的挑戰。傳統高校大學生檔案管理工作處于教學輔助地位，局限于對大學生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價值沒有得到體現，重要性沒有得到真正認識。隨著大學生人數不斷劇增、檔案材料大量豐富，高校大學生檔案管理越來越成為高校檔案工作的重要組成部分。基于“5G”時代背景，互聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對高校大學生檔案管理提出了更高的標準和要求，傳統的管理理念和模式已經難以應對和滿足大學生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴重影響了信息時代背景下高校大學生檔案管理工作的創新和發展。

2.2對高校大學生檔案管理方式的挑戰。高校大學生檔案信息來源錯綜復雜，需要整理或歸檔的數據龐大、形式多樣，傳統檔案管理主要采用人工方式進行紙質檔案保存，越來越不能適應大數據時代快速發展的檔案信息儲存的需求。如何依托大數據技術、運用云計算等建立科學的數據統計和檢索系統，高效地收集大學生檔案資料成為高校大學生檔案管理工作的當務之急。進一步推動高校大學生檔案數字化加工和電子文件歸檔工作很好地融合，提升檔案資源的全面性和時效性，也需要不斷構建創新檔案信息發布、基礎數據庫和檔案利用平臺等信息化體系，逐步實現數字資源的融合與共通。

2.3對高校大學生檔案管理安全的挑戰。在信息化和大數據時代，檔案電子化的速度正在加快，但傳統紙質檔案所占比重依然較高，無結構的檔案與一定結構性的檔案加快融合，目前我國高校大學生檔案管理工作正處在轉型的時期。在檔案資料實現數字化和信息化的過程中，既要關注網絡系統及數字化安全，也要兼顧紙質檔案載體安全，在有效保障檔案資料的安全與可靠方面存在整體性威脅。

2.4對高校大學生檔案利用服務的挑戰。隨著互聯網技術普及和大數據的應用，由校內的教師、學生為利用主體的高校大學生檔案服務，逐步延伸到黨政部門、科研機構、企事業單位和各類社會團體。傳統單一、被動的“供給導向”檔案利用服務模式，越來越難以適應信息時代各類主體的檔案需求。如何運用大數據技術將高校大學生檔案進行聚類、整合、量化，為用戶提供快速、便捷“一站式”的個性化服務，切實提升檔案的整體服務質量和水平，這對高校大學生檔案的智能服務和知識利用服務提出了新的挑戰。

2.5對高校大學生檔案管理人才的挑戰。在信息化時代，隨著互聯網和大數據的應用，對管理人才的知識結構和工作技能提出了更多挑戰和要求，需要檔案管理人才不斷提高自身的綜合素養，既具備扎實的檔案管理專業基礎，更要掌握計算機和信息技術使用方法，成為具備計算機數據分析處理能力和檔案管理信息處理能力的復合型人才。

3深化信息時代高校大學生檔案管理創新發展的思考和建議

3.1樹立新型檔案信息化管理理念。要適應信息時代檔案管理工作面臨的新環境、承擔的新任務和社會的新需求，充分認識高校大學生檔案管理工作在社會服務、科學研究、人才培養和文化傳承創新中的作用，堅持以知識為本的管理思想，將創新和保障融入檔案生產過程和管理過程。樹立“萬物皆數”的思維，在高校大學生檔案管理工作中注重發揮互聯網技術和大數據的作用，逐步形成大數據時代檔案信息管理現代化意識，不斷推動傳統的紙質檔案存儲向新型數字化、電子化檔案管理方向轉變。樹立系統意識，善于開拓創新，為高校大學生檔案管理數字化構建完整且有效的科學設計，促進檔案數字化工作的順利推進。創新電子文件歸檔和電子檔案管理理念，全面實施“紙質檔案數字化”，實現“增量電子化”目標。

3.2創新檔案管理和服務功能。建立有效的宏觀協調溝通機制，健全完善高校大學生檔案管理中心，增進其與高校黨政辦公室、學生工作處、人事處、財務處、圖書館、信息中心等的聯系與合作，綜合統籌規劃檔案管理工作，全面整合各種高校大學生檔案管理資源、檔案數字資源以及檔案基礎資源等，促進對高校大學生檔案數據質量的有效管理。進一步建立健全數字檔案管理制度，完善電子文件歸檔、移交和長期保存制度，確保全面提高檔案管理工作的水平。充分利用基于大數據技術的高校大學生檔案數據信息平臺優勢，形成大學生檔案的智慧分析庫，[2]主動、高效地向大學生個人及管理者推送個性化、精準化的信息服務。簡化整理，強化檢索，優化服務，創新檔案利用服務方法和手段，有效發揮高校大學生檔案的服務功能和實效性，把固化紙質檔案變成鮮活信息，不斷完善提升高校大學生檔案在線移交接收能力。

3.3推進檔案管理信息化標準化建設。健全完善的標準規范是高校大學生檔案管理網絡化建設的基礎和必然條件。積極開發適合大學生成長發展的檔案管理網絡化系統，構建大學生檔案大數據平臺。遵循《中華人民共和國檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》《檔案信息系統運行》等法律法規和標準，結合高校大學生檔案管理現狀，不斷推進檔案管理標準化建設。針對大學生檔案管理個性化需求，將網絡技術和大數據融合到檔案管理工作中，積極探索知識管理、數字人文、人工智能等在檔案信息深層加工和利用中的應用，得出規律性或創新性成果。以網絡動態信息監控與數據抓取技術為對象，對高校大學生檔案數據進行深入挖掘和分析，形成適合高校大學生檔案網絡化管理的合法、合規、合理的標準規范。整合結構化和非結構化的信息資源，消除“信息孤島”，保證檔案信息的全面性和完整性，實現資源的共享和利用。

3.4構建檔案安全管理保障體系。基于大數據時代高校大學生檔案信息快速擴充的數據增長趨勢，一方面要繼續完善紙質檔案安全保障體系，加強防火、防盜、防蟲蝕等的管理，嚴防檔案資源出現遺漏和損毀的現象。另一方面，要及時完善檔案管理信息系統，大力開發高校大學生事務管理的大數據分析工具，構建檔案信息資源交流庫，加快促進紙質文字、表格等的數字化轉化。通過建立加密式局域網絡完善分布式構架技術，建立和完善計算機安全系統，加快檔案數據庫分模塊建設。不斷提升檔案數字資源安全管理能力，積極拓展檔案工作數字化網絡化智能化的安全應用場景。

3.5重視檔案管理人才隊伍建設。大力引進專業技術能力強、檔案管理基礎扎實、牢固掌握計算機操作技能的人員，重點引進檔案管理系統維護、數字化加工、數據庫創建與使用等專業人才。建立完善的管理培訓機制，注重對檔案管理人員進行互聯網技術、視覺媒體傳達等領域知識的培訓，使其具備發散思維，從大量網絡結構性、非結構性、異構類數據提取有價值信息的能力。積極營造和諧、尊重和鼓勵的良好工作環境，制定科學的獎懲制度和考核機制，打造一支適應檔案事業發展需要的高素質、復合型檔案專業隊伍。

參考文獻：

[1]王萌.澳大利亞國家檔案館后保管模式研究[D].天津:天津師范大學,2020.

[2]徐琨.大數據時代高校學生檔案管理:機遇、挑戰與應對[J].蘭臺世界,2017(15):51-53.

作者:張新勤 單位:河南財政金融學院圖書館