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摘要：信息化是我國檔案管理體制改革的重要指導思想，也是一大主流發展方向。對于技師學院檔案管理工作來說，也不無例外。近些年來，即便大部分技師學院擴大了對檔案管理工作的重視程度，但是在檔案信息化建設工作開展期間，仍存在較多的問題，比如：檔案管理信息化建設滯后、歸檔文件整理及利用機制有待完善等。為了解決這些問題，本文以檔案管理信息化的概念為切入點，進一步分析信息時代下學院檔案管理工作革新的意義，并結合現狀問題，提出相關管理措施，希望以此全面提升學院檔案管理工作質量水平。

關鍵詞：信息時代；學院檔案；意義；現狀問題；管理措施

學院檔案，作為技師學院從事教學、科研、管理活動形成的極具有保存價值的歷史記錄，在檔案類型方面相對豐富多樣，包括文書檔案、圖片檔案、音視頻檔案等，并且學院檔案對社會服務、人事管理、學科建設等工作均具有顯著的利用價值及權威性。同時，信息化是我國檔案管理體制改革的核心指導思想，技師學院檔案管理工作也不例外。然而，即便檔案管理工作得到技師學院的關注及重視，但在具體管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題。相關問題在未能得到有效解決的情況下，會在很大程度上影響學院檔案管理工作的整體成效，難以挖掘學院檔案信息資源潛在的價值。由此可見，為了全面提升學院檔案管理工作的質量水平，本文圍繞“信息時代下加強學院檔案管理”進行分析研究，具有重要的價值意義。

一、檔案管理信息化的概念簡述

首先，檔案信息化，通常指的是國家檔案管理部門同意組織及規劃，利用現代化信息技術開展檔案管理活動，進一步對信息資源進行有效管理及處置的一項工作?；诟拍顚用娣治觯瑱n案信息化并非割裂的概念，“檔案”與“信息化”之間關系密切，而現代信息技術，比如大數據技術、計算機技術等，為檔案實現信息化目標的有效媒介及橋梁。此外，檔案管理信息化，則是在檔案管理工作中滲透信息化要素，包括上述提到的大數據技術、計算機技術等，還包括檔案信息化管理系統平臺，該平臺進一步在防火墻技術、安全密鑰技術等支持下，可以保證檔案信息資源從采集、分析整理、存儲管理，到后期開發利用全過程的質量及安全性。由此可見，檔案管理信息化目標的實現，是檔案管理工作的一大主流發展趨勢。以技師學院為例，傳統模式下采取的是紙質檔案管理方式，但是隨著互聯網的逐步發展，信息時代特征越來越明顯。在此背景下，學院檔案管理工作逐步從傳統的紙質管理朝向電子化、信息化、智能化方向發展。因此，需在了解檔案管理信息化的特點優勢的基礎上，及時革新現有管理方式方法，使學院檔案管理信息化工作質量水平能夠得到全面提高。

二、信息時代下學院檔案管理革新的意義分析

學院檔案管理是一項系統性的工作，且涉及檔案信息資源類型繁多，而在信息時代背景下，對學院檔案管理工作的革新提出了越來越高的要求，并且此項管理工作革新的意義重大。具體而言，其意義主要體現在以下方面：

1.有助于學院檔案管理質量水平的全面提高

在信息時代背景下，信息技術得到快速的進步及發展，并為技師學院創新現行的檔案管理模式提供了強有力的技術支持。同時，隨著技師學院辦學規模的持續擴大，使相關部門及單位對學院日常運營管理工作也提出越來越嚴格的要求。在此背景下，過去常規的檔案管理模式方法則已不再適應當下學院檔案管理工作的需求。因此，在信息時代下革新技師學院的檔案管理模式，符合時代進步的要求，有助于加快技師學院檔案管理信息化建設的進程，促進學院檔案管理模式逐步向科學化、規范化方向轉變，進一步提升學院檔案管理的總體質量水平。

2.有助于促進學院日常管理工作的高效運轉

在技師學院開展教學、科研、管理各項工作期間，會形成諸多圖片、文字、音視頻等相關工作記錄信息資料，而上述工作記錄信息資料，不僅是各項工作的歷史性檔案信息，而且還具有衡量工作完成情況的作用，因此可作為今后開展類似工作的有效參照依據。在此背景下，做好技師學院檔案管理工作，融入信息技術，能改變原有的檔案管理模式，對技師學院檔案管理正常運轉具有顯著的價值作用。此外，學院檔案管理工作質量水平，比如是否科學規范、是否能夠實現創新發展目標等，能夠檢驗檔案資料的利用價值。所以，為了促進學院日常管理工作高效運轉，在信息時代下做好學院檔案管理革新工作至關重要。

3.有助于學院實現可持續生存發展的目標

技師學院作為職業教育的主要組成部分，普遍存在辦學起步晚、辦學基礎差等現實問題。同時，面對日趨激烈的教育競爭形勢，相關技師學院為實現生存發展的目標，需做好各項基礎性管理工作。值得注意的是，檔案管理是技師學院基礎性管理工作的一大主體內容，此項管理工作是否規范、科學，對學院檔案資源的利用效率影響較大。例如：是否能夠出具對外展示學校辦學實力的資料信息等，不僅會影響對外宣傳工作的開展，而且還會影響校企合作、招生就業等工作成效。綜合分析，從某種角度來看，做好技師學院檔案管理工作，有助于校企合作、招生就業等工作成效的提升，進一步為技師學院可持續生存發展打下堅實的基礎。

三、信息時代下學院檔案管理工作現狀問題分析

雖然信息時代下學院檔案管理工作革新的意義顯著，但是從現狀來看，此項管理工作仍存在一些有待解決的問題。總結起來，具體現狀問題如下：

1.檔案管理信息化建設滯后

從目前我國技師學院檔案管理工作來看，普遍存在信息化建設進程滯后的問題，且集中體現在多個方面。比如，進入信息化時代，技師學院在教育教學方面，相繼廣泛開展信息化建設工作。但是在檔案管理工作中，信息化建設僅停留在利用計算機取代人工操作的階段，新興技術的引進相對緩慢，比如大數據技術、云計算技術等。顯然，這與檔案管理事業全面信息化發展目標相脫離。與此同時，部分技師學院對檔案管理工作的重視程度尚且有待提升，在檔案管理信息化建設方面的投入較為不足，使檔案管理信息化建設進程相對滯后。此外，部分技師學院雖引進了信息技術方法，并搭建了合理科學的檔案信息化管理平臺，但是受檔案管理人員信息化技術能力水平存在局限性的影響，難以充分發揮出檔案信息化管理平臺的作用。

2.歸檔文件整理及利用機制有待完善

由于受各方面因素的影響，技師學院目前在檔案管理機制方面存在一定的缺陷，特別是歸檔文件整理及利用機制，尚且有待完善。與此同時，技師學院一些檔案管理人員的檔案管理意識相對薄弱，尚未將科研、教學等相關活動中形成的資料進行歸檔處理，使相關檔案材料呈分散存儲的狀態，難以保證檔案資料內容的完整性。甚至，部分教師考慮到自身使用檔案的便利，將原本需要及時歸檔處理的檔案資料隨意放置在辦公室或資料室內，在未能及時配合檔案管理人員開展歸檔處理工作的情況下，便會影響相關檔案信息資源的時效性、真實性及安全性。此外，需認識到的是，上述問題產生的原因相對復雜，但與技師學院目前的立卷歸檔及使用機制不夠完善存在密切關系。因此，完善學院檔案立卷歸檔及使用機制至關重要。

3.檔案管理人員素質水平有待提高

檔案管理究其本質是一項兼顧系統性與復雜性的工作，對管理人員綜合素質水平的要求相對嚴格。然而，從目前我國技師學院檔案管理情況來看，大部分檔案管理人員的綜合素質尚且有待提升。同時，部分技師學院檔案管理崗位傾向采取面向社會公開招聘的形式，具有雙向選擇性的特點，這會在很大程度上增加崗位人員的流動性。并且，受技師學院自身辦學規模限制的影響，存在縮減人員崗位編制數量的情況，使一人身兼數職的現象相對常見，加上各院系、部門辦公室缺少專職的檔案管理崗位及專業人才，通常交由各部門行政管理人員兼任檔案管理工作任務。在工作壓力過大，或工作量過多的情況下，在崗檔案管理人員便缺少與時俱進加強檔案知識學習的時間及機會平臺等，這樣便難以使檔案管理人員的素質水平得到持續提升，進而使學院檔案管理質量水平難以得到有效提升。

四、時代下學院檔案管理優化措施分析

為解決學院檔案管理工作現狀存在的一些問題，有必要落實有效的優化措施。結合實際工作經驗來看，主要優化措施如下：

1.搭建完善的信息化檔案管理機制

針對技師學院檔案管理工作中歸檔與檔案使用機制層面的缺陷，相關學院可通過參考其他高校檔案管理工作流程的方法加以完善，即根據技師學院的實際辦學情況，及時搭建完善的檔案管理機制，規范檔案管理工作流程。具體而言，有必要及時引進檔案資料搜集機制，將檔案搜集工作范圍拓展至各部門、各教職工，明確詳細規定檔案資料的搜集范圍、搜集途徑、搜集流程、獎懲流程等，確保檔案管理部門與其他部門、教職工之間有效配合，提高檔案資源搜集工作的效率。與此同時，主動理順學院各部門之間的管理關系，合理劃分檔案管理崗位人員的工作職責，使檔案管理職責細化至個人。并且，需要合理劃分檔案管理各環節的工作任務，包括文件歸檔、檔案收集、檔案整理、檔案利用等，形成統一系統的制度，積極開展各項檔案管理工作，進一步實現全方位協調管理檔案資源的目標。此外，需保證任務下達與文件材料提出之間同步歸檔為前提，做好計劃進度、文件材料是否同步的檢查工作，即驗收鑒定成果與驗收鑒定檔案是否同步、上報登記及評審成果與檔案檢查歸檔情況是否同步，使檔案管理工作全方位滲透技師學院各項工作進程當中，深入挖掘檔案資料的使用價值，大幅度提高檔案管理的總體工作效率，為加快信息化建設進程提供強有力的支持。

2.合理科學引進現代化信息技術

在信息時代背景下，信息化建設已成為各行業領域發展的一大主流趨勢，特別是在擁有海量檔案信息資源的情況下，若難以滿足充分利用的要求，則可能造成資源嚴重浪費問題的發生。因此，相關技師學院需嚴格貫徹實事求是的工作原則，充分重視檔案管理工作的開展，從根源上認識到自身檔案管理信息化建設的滯后性，投入充足的建設資金，積極主動引進多元化的信息技術，進而達到強化學院檔案管理質量水平的目標。具體而言，技師學院需要主動引進云計算、大數據、物聯網等新興技術，以現階段我國開放的檔案信息資源共享平臺為依托，充分發揮新興信息化技術的作用，搭建極具學院特色的檔案信息化管理平臺，逐步完善檔案信息化管理平臺的服務功能。此外，為加快檔案管理信息化建設的進程，技師學院可通過嘗試性與社會企業之間形成深度合作關系的方式，充分利用企業信息化建設的實踐經驗及技術方法，進一步提升學院檔案信息化管理工作質量水平。

3.加強培養，提升檔案管理人員綜合素質水平

在學院檔案管理工作開展過程中，技師學院方面需要組織形式多元的崗位培訓教育活動，以現行的檔案管理崗位培訓模式為基礎，融入在職培訓方法，并通過邀請國內外知名檔案管理專家、信息技術專家的方式，向在崗檔案管理人員普及學院檔案管理相關理論知識。并利用委培方式，使優秀的檔案管理人才進入高層次學府進行深造交流。與此同時，注意培訓內容主次分明，并拓展培訓內容覆蓋面，尤其是進入信息化時代以來，檔案管理理論知識更新速度快，加上檔案管理工作流程日趨復雜。因此，需將檔案管理崗位培訓內容向法律、信息技術管理等方向延伸，嚴格遵循主次分明的原則，突出培訓活動的針對性與目的性。此外，各技師學院主動與高等院校之間相互交流，必要時可引進專業的檔案管理人才，提升學院目前檔案管理水平，并在相互學習、相互交流過程中，促進檔案管理團隊人員綜合素質水平的全面提升。

五、結語

綜上所述，檔案在技師學院中占據非常重要的地位及作用，作為原始憑證信息資源，學院檔案見證了技師學院的發展歷程。同時，受近些年來我國高等教育事業快速發展的影響，技師學院檔案信息資源的數量逐漸增多。在此情況下，技師學院方面需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，從根源上認識到組織學院檔案管理工作的重要性及必要性，全面分析學院檔案管理工作現狀存在的問題，完善信息化檔案管理機制，靈活運用信息化技術，引進全新的管理理念模式，并加強檔案管理人員教育培訓，以此全面提升檔案管理工作效率，并深入挖掘檔案資源的內在價值，進一步促進技師學院未來可持續發展奠定堅實的基礎。

作者:李燕霞