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檔案分類管理范文第1篇

1 科研院所設(shè)備檔案分類方法現(xiàn)狀

科研院所隨著自身科研實力的不斷增強，對高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點對其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。

在中國科學(xué)院昆明動物研究所（以下簡稱“動物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項工作后，工作人員則會把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時間―設(shè)備名稱―型號”分類法進行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對其進行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計量儀器為03類等。

在實際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺設(shè)備的購置申請，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對其進行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動物所向國家財政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號記錄分析系統(tǒng)等多臺設(shè)備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請通過之后，動物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動物所則將這兩臺設(shè)備隨機編號為60號及61號，即動物所購置的第60臺及61臺設(shè)備，并按照此編號順序?qū)杀緳n案進行排序。而事實上，這兩臺設(shè)備歸屬于動物所不同的兩個實驗室存放平臺，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點進行分類。

2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析

設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機構(gòu)中，而由于科研院所是進行科學(xué)實驗、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進時的隨機材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號的設(shè)備并不多，所以按“購置時間―設(shè)備名稱―型號”進行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時，就會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯誤的。

正是由于科研院所中同類別同型號的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺上，這就形成了用功能對設(shè)備進行分類的方法。這種按功能進行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動物所，設(shè)備的存放地點和使用地點僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時間―設(shè)備名稱―型號”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點與實際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時間來進行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺存放的設(shè)備與其應(yīng)該對應(yīng)的檔案序號并不對應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個存放地點分別存放了多少臺相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請時提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。

3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議

科研院所的設(shè)備大多數(shù)都屬于不同實驗室或科研平臺的專用設(shè)備，這樣就可以將“存放地點―型號”分類法與“購置時間―設(shè)備名稱―型號”這兩種分類法進行適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合，通過區(qū)分設(shè)備使用地點或存放地點的不同，來完善各個科研院所選擇更加適合自己的設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案分類管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】　電子檔案　分類　整理　保護

隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。

1 電子文件及電子檔案的定義

電子文件指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。

電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。

2 醫(yī)院電子檔案的分類

根據(jù)醫(yī)院的工作特點，醫(yī)院電子檔案主要劃分有以下幾類：

2.1電子文書　主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。

2.2電子影像/圖像

指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。

2.3電子圖紙

指由計算機輔助設(shè)計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計、施工和維修方案等。

2.4配套紙質(zhì)文件

包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。

3 醫(yī)院電子檔案的整理

3.1電子文件的整理

3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構(gòu)、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。

3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。

3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機構(gòu)、保管期限進行歸檔。

3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項目為單元按類別進行歸檔。

3.1.5會計電子文件整理時應(yīng)附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項目，如帳薄名稱、編號、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進行簽名確認(rèn)，同時附存紙質(zhì)文件。

3.2電子影像/圖像文件的整理

由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。

期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館

由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進行管理，但應(yīng)每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應(yīng)按不同年度（時間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺等內(nèi)容。

3.3電子圖紙屬于建設(shè)項目的按設(shè)計、施工、結(jié)構(gòu)、維護管理等順序進行排列，在整理時應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。

3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于

3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進行異地保存。

4 電子檔案的保護

電子檔案的保護是當(dāng)前檔案管理的一項重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計算機設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護與利用制度。

4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對應(yīng)和查找。

4.2光盤的保護

光盤在歸檔時應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實嚴(yán)格防塵措施。

4.3電子檔案使用條件的保護

由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計算機及相應(yīng)的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時或電子文件運行的條件和平臺出現(xiàn)了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：

4.3.1電子檔案運行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運行的需求。

4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。

4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。

4.3.4對于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時采取有效的修復(fù)技術(shù)進行修復(fù)。

隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識外，還應(yīng)具備計算機理論知識及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻。

參 考 文 獻

[1]CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T17678.1-1999.

檔案分類管理范文第3篇

前言：文博業(yè)務(wù)的處理，涉及到的內(nèi)容較多，涵蓋多學(xué)科以及多領(lǐng)域，正式由于文博檔案內(nèi)容的多元化，導(dǎo)致包括的主體較多。如考古發(fā)覺檔案、博物館藏品檔案、陳列展覽文化宣傳檔案、文物保護檔案、綜合性文物普查檔案等等。隨著文博事業(yè)的快速發(fā)展，如何實現(xiàn)文博檔案的分類管理成為當(dāng)前研究的重點。

一、制定文博檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)

文博檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的制定，是當(dāng)前文博事業(yè)在現(xiàn)代文化事業(yè)背景下發(fā)展的客觀要求。文博檔案與文物標(biāo)本的內(nèi)在性質(zhì)本質(zhì)相同，是現(xiàn)代博物館發(fā)展的基礎(chǔ)組成部分。他為博物館的藏品保管、陳列宣傳以及科學(xué)研究等多方面提供了基礎(chǔ)的信息內(nèi)容，已然成為研究的基礎(chǔ)以及社會歷史發(fā)展的軌跡。為充分、全面的發(fā)揮出文博檔案的內(nèi)在價值，需要探索分類管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，建立分類管理的基礎(chǔ)體系，實現(xiàn)文博檔案的資源優(yōu)化，發(fā)揮出潛在的資源優(yōu)勢。

在文博檔案的管理內(nèi)容當(dāng)中，屬于檔案管理的基礎(chǔ)要求。文博檔案作為基礎(chǔ)管理檔案，應(yīng)該實現(xiàn)歸檔立卷、分類整理以及檢測利用，避免檔案資源的基礎(chǔ)流失。同時，分類標(biāo)準(zhǔn)的確立，應(yīng)該確定信息化技術(shù)的充分運用，強調(diào)檔案的完整性指標(biāo)。文博檔案的建立，有助于文博系統(tǒng)形成一體化的管理模式，緩解文博檔案管理混亂、利用率不高的問題。具體針對性的開展工作，對為文博檔案的分類管理奠定基礎(chǔ)。

文博檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的建立，需要滿足社會發(fā)展的宏觀需求。在長期的社會實踐與發(fā)展中，文物考察與探索模式正在形成，并且傳播范圍以及影響程度較為深入。基于此，在全面掌握計算機應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的前提之下，建立文博檔案專業(yè)化的分類管理體系，包括分類語言、著錄格式、分類體系等全方面的綜合控制，滿足信息的存儲要求，提高文博檔案的利用率，發(fā)揮出內(nèi)在利用價值[1]。

二、文博檔案分類方法探索

文博檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化能夠為社會知識資源的整合帶來索引層面的便利，因此在針對各大文博管理過程中，實現(xiàn)檔案分類的理論探索，對于弘揚社會文化，保持國家知識資源查詢和使用的便利性和合法化，進而實現(xiàn)對國家歷史文化遺產(chǎn)的積極有效的保護，實現(xiàn)人類在社會范圍內(nèi)的只是共享活動。正如錢學(xué)森先生所提及的那樣：“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的是信息的存儲、信息的檢索和提取信息的傳輸和顯示。”[2]在文博檔案的分類中，主要以組面分類法為通用技術(shù)。

組面分類法，就是在概括與分析的基礎(chǔ)之上，輔之以合成原理的編制分類的手段，采用簡單的概念組成的復(fù)合類目的方式，取代詳盡無遺地列舉類目的方式，進而實現(xiàn)文博檔案資料查閱的一種特殊方式。組面分類法在查閱檔案的過程中，通常以類表的方式加以展現(xiàn)，通過不同知識范疇中的概念顯示，并能夠在組配技術(shù)的引導(dǎo)和支撐下，實現(xiàn)具體類目的有機查閱的便利。組面分類法突出數(shù)字化管理的些許特征，例如將表格中的不同類目分成不同的組面，并在一定的分面公式的推算和評估下，以此構(gòu)成文博檔案的文化主題。形成這種分類格局的重要原因，主要在于分類表的自身體制。分類表在組面中通過各種復(fù)分表的組成，從而實現(xiàn)結(jié)構(gòu)上的簡潔有序，各個分面在組成分類體系的過程中，大大增強的文博檔案管理系統(tǒng)在使用和索引上的靈活性和兼容性。

組面分類法在應(yīng)用過程中，能夠解決在內(nèi)容復(fù)雜的難題。由于文博檔案不但內(nèi)容龐雜，而且類型和體例上都呈現(xiàn)出千姿百態(tài)的差異性，因此在這種分類的系統(tǒng)中，文博檔案通常在類表上得以明確的劃分。在這些卷帙浩繁的文博檔案類表中，通常的分類包括：主題分類表、質(zhì)地分類表、時代分類表、地區(qū)分類表、人名分類表以及等級分類表等等[3]。其中主題分類表、時代分類表和人名分類表是當(dāng)前文博管理工作中，最為通用的三大類。

首先，主題分類表在文博檔案的歸化中用途范圍最廣。主題分類表在文博檔案的分類中，充當(dāng)著主力軍的作用和價值，依據(jù)反映不同層面的知識內(nèi)容和一定的分類邏輯，能夠很快實現(xiàn)文博檔案在分類體系中的位置。在檔案管理評估中，通過概念劃分的方式，采取歸納與綜合的思維導(dǎo)向策略，并能夠有機整合多多益善的知識資源。在編制技術(shù)上，主題分類表能夠?qū)崿F(xiàn)對類目設(shè)置邏輯思維的高度關(guān)注，又能夠密切注意標(biāo)記符號和文獻體例的生效價值，因此在各種分類體制中最受歡迎。

時代分類表也是組面分類體制中，頗有索引成效的一種分類支系。通過不同物理時間的劃分和區(qū)別，或者不同歷史朝代的精準(zhǔn)定位，在組面技術(shù)載體中便能夠自覺形成從整體到細(xì)節(jié)的分類布局，有助于在索引過程中減少認(rèn)知阻力，并且促進知識資源的優(yōu)化整理。

檔案分類管理范文第4篇

一、當(dāng)前我國稅收征管存在的主要問題

為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:

第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機關(guān)失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運轉(zhuǎn)不正常。

第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責(zé)任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。

第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對新的征管模式認(rèn)識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結(jié)合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準(zhǔn),這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營和財務(wù)狀況,不能對其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機關(guān)正常的稅收保全措施難以實行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。

由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。

二、當(dāng)前加強我國稅收征管的建議

第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度的建立,納稅人的經(jīng)濟類型、經(jīng)營方式、組織方式日趨復(fù)雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復(fù)雜性和納稅申報方式多樣化的實際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經(jīng)營情況、經(jīng)營方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對納稅戶納稅申報表、財務(wù)會計報表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營情況、納稅情況、減免緩?fù)饲闆r、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準(zhǔn)確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認(rèn)識分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責(zé)任書的形式,把職責(zé)明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結(jié)合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。

檔案分類管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子檔案；管理平臺

反映學(xué)校教學(xué)實踐活動和教學(xué)管理工作的教學(xué)檔案是學(xué)校管理工作的重要組成部分。教學(xué)檔案管理者必須結(jié)合本校教學(xué)實際情況，把教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中形成的能反映教學(xué)管理、教學(xué)活動的全過程以及對學(xué)校今后開展教學(xué)工作具有參考價值和憑證作用的文件材料及時收集、歸檔。高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)保證質(zhì)量和規(guī)范的同時，具有靈活創(chuàng)新、與時俱進的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時把檔案信息資源開發(fā)出來，提高檔案利用率，為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)發(fā)揮重要的作用。但是，目前高校教學(xué)檔案管理工作在不斷發(fā)展的同時仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而改進檔案管理工作。

一、目前高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的一些問題

1.從檔案管理模式上來說，我國高校檔案管理方面逐步走上規(guī)范化道路

隨著眾多高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、辦學(xué)層次逐步提升，大部分高校已經(jīng)逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的分級管理和分類管理。一方面在校級檔案部門下，設(shè)立各院系教學(xué)檔案分管部門，形成教學(xué)檔案的校、院兩級管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化；另一方面將教學(xué)檔案分類進行管理，比如，項目檔案、科研成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現(xiàn)檔案收集工作的價值。雖然大部分高校檔案管理模式已經(jīng)實現(xiàn)分級管理和分類管理，但在實際管理過程中仍然存在不少問題。

（1）檔案分級管理體系松散

在分級管理模式中，由于高校教學(xué)活動眾多繁雜，其相應(yīng)產(chǎn)生的教學(xué)檔案資料可能出現(xiàn)沒有及時歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學(xué)檔案人員歸檔不全、材料質(zhì)量不高等現(xiàn)象發(fā)生，

使校級檔案管理出現(xiàn)錯誤及遺漏。在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統(tǒng)一管理以及查閱使用。

（2）檔案管理制度不健全

如，在查閱、借閱檔案時，登記措施不完善，出現(xiàn)借閱使用期間不妥善保管、用后不及時歸還等情況，造成重要檔案時有流失。

2.從檔案管理技術(shù)手段上來說，計算機網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的應(yīng)用極大地革新了教學(xué)檔案管理工作

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，教學(xué)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為知識經(jīng)濟時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。近年來高校通過引進先進的檔案管理軟件，將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。然而在教學(xué)檔案管理信息化進程中，對計算機網(wǎng)絡(luò)的依賴也逐漸突顯出一些問題，值得我們重視和思考。

（1）電子檔案的數(shù)據(jù)兼容性

隨著眾多檔案管理系統(tǒng)的不斷引進，很多高校忽視了各類信息管理系統(tǒng)的兼容性問題。高校各部門各自引進不同的檔案管理系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一管理平臺，造成資源浪費，重復(fù)勞動，不能實現(xiàn)信息共享，束縛著檔案信息化的發(fā)展。

（2）電子檔案的安全性

目前網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是全世界關(guān)注的熱點問題之一。檔案管理日益依賴計算機網(wǎng)絡(luò)，電子檔案信息的保密問題值得我們重視。當(dāng)電子檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞時，在管理者和用戶在方便地利用檔案信息的同時，應(yīng)避免檔案信息泄密。存儲于服務(wù)器上的檔案信息如何防止其發(fā)生不確定變化甚至丟失等是計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理以后需要重點考慮并及時解決的問題。

（3）電子檔案的利用率

隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，使大量檔案信息可以充分得到有效利用，不再是堆積成山的死板紙質(zhì)文檔，而是可以隨時調(diào)用及時呈現(xiàn)的活躍知識庫。然而，目前面對如此豐富的電子檔案，大多數(shù)檔案管理者對其利用率并不是很高。多數(shù)院系對教學(xué)檔案的利用局限于應(yīng)付各種評估和檢查，沒有根據(jù)教學(xué)研究需要對檔案進行有效收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化成不同形式的科研成果，因此，對檔案的有效利用亟待開發(fā)。

二、如何加強高校教學(xué)檔案管理

1.健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監(jiān)督管理和考核制度

（1）按照《檔案法》等文件制定出符合實際的管理規(guī)章制度， 指導(dǎo)檔案建設(shè)、運行和管理工作

高校各個部門應(yīng)貫徹分級、分類管理模式，確定各教學(xué)管理部門、各學(xué)院、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學(xué)計劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責(zé)劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。

（2）建立完善的監(jiān)督和考核制度

學(xué)校定期檢查各部門教學(xué)檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優(yōu)獎劣罰，實行年度檢查評比制度，確保教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理工作向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

2.實現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)統(tǒng)一的電子檔案管理平臺

（1）電子檔案的建設(shè)要注重數(shù)據(jù)的兼容性

形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案格式，使其不受操作平臺、軟件系統(tǒng)的影響而能被識讀，方便導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，然后進行研究分析。

（2）建立統(tǒng)一的檔案管理平臺

實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接以及與互聯(lián)網(wǎng)的連接，真正實現(xiàn)信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，才能夠真正實現(xiàn)檔案信息從收集、整理、歸檔到開發(fā)利用的無縫銜接，最終體現(xiàn)檔案管理的價值。

3.拓展檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作的主要內(nèi)容是進行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術(shù)限制，對龐大的紙質(zhì)文案資料不能進行很好的全局統(tǒng)籌分析。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各類教學(xué)檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時有效的一線教學(xué)數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容區(qū)別于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以通過軟件快捷地進行調(diào)取，篩選，統(tǒng)計分析，因此，檔案管理者可以根據(jù)教學(xué)、研究需要對文檔文件進行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，為教學(xué)管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實現(xiàn)檔案利用率最大化，服務(wù)教學(xué)第一線，進一步提升檔案管理的內(nèi)涵價值。

4.加強電子檔案的信息安全管理，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理相結(jié)合

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜的信息時代，檔案管理工作中對電子檔案信息系統(tǒng)的依賴越來越大，因此，檔案管理的信息安全性問題得到了普遍關(guān)注和重視。一方面由于電子文件采用電子編碼技術(shù)，內(nèi)容可以任意修改且不留痕跡，使文件的原始性和真實性受到挑戰(zhàn)；另一方面由于網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能由于病毒侵害等原因造成檔案信息的變化甚至丟失，因此，加強電子檔案管理的信息安全建設(shè)是檔案管理新時期的重要挑戰(zhàn)。

（1）加強電子檔案安全性管理

電子檔案在形成過程中應(yīng)利用高科技手段防止攻擊和入侵，特別注意隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證和加密保護，避免檔案在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤。

（2）在不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)的同時，不能忽視傳統(tǒng)檔案的管理工作，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的管理模式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和保障作用是電子檔案系統(tǒng)發(fā)展的重要保證；電子檔案系統(tǒng)則可以通過視頻、圖片等不同文檔格式，做到紙質(zhì)檔案難以企及的多視角、多方位的綜合豐富的檔案內(nèi)容收集。

5.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理角色變化，從單純的收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚摺⒀芯空?/p>

不管是實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，形成統(tǒng)一的檔案管理平臺，還是進行創(chuàng)新思維，與時俱進地提高檔案利用率，都需要檔案管理者腳踏實地地在實踐中完成，因此，高校教學(xué)檔案管理工作對檔案管理人員的知識素質(zhì)提出了更高的要求，除了必須具備一定的專業(yè)理論知識，還應(yīng)具有多學(xué)科的知識體系結(jié)構(gòu)。檔案員應(yīng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識和管理技能，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新思維模式，從傳統(tǒng)的資料收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚吆脱芯空摺?/p>

參考文獻：

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