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財會檔案管理范文第1篇

關鍵詞：會計電算化；財務檔案；管理

在社會發展及科技進步的推動之下，財務會計核算方法產生了很大的改變，而會計電算化的應用愈加廣泛，得到了很多行業的重視，它主要是借助計算機對財務信息進行分析、處理以及統計等操作，對信息技術進行了充分的利用，使得財務管理工作也獲得了現代化的發展，財務檔案管理人員需要不斷學習提升自身專業能力，熟練的掌握會計電算化知識，積極提高財務檔案管理工作水平。

一、會計電算化的特點分析

會計電算化的實現是基于計算機信息技術發展而來的，計算機技術與會計核算的結合產生了會計電算化，計算機技術取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負擔，而財務檔案管理工作也變得更加規范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數據信息處理方式進行了革新，在會計電算化技術的應用之下，財務核算實現了人機交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數據成功輸入到核算機制之中，通過財務軟件作用的發揮就可以直接對會計分錄進行計算與處理了，最后在機制憑證審核完成之后對數據信息進行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應的財務管理平臺進行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務信息就容易被別人隨意入侵修改。財務檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應用要求，需要具備豐富的工作經驗，熟練掌握會計核算工作內容，同時對計算機的相關操作也需要學習了解，這樣才能確保財務檔案的安全性，達到較好的檔案管理效果。

二、基于會計電算化下的財務檔案管理工作的完善策略

1.完善財務檔案管理的軟硬件設施

基于會計電算化下的財務檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機軟件，確認其管理功能是否健全，同時還需要對計算機系統進行定期的安全維護，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環境[1]。在計算機的應用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務檔案信息被隨意篡改。在財務檔案管理的硬件設施上，也應該配備相關的先進設備，，比如激光打印機、噴墨打印機等，這樣能夠實現財務信息載體的質量的提高，對紙質檔案進行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質檔案的保存期限，確保檔案的完整性。

2.提高財務檔案管理人員的專業素質

會計電算化下的財務檔案管理屬于人機交互的管理模式，人們能夠對計算機的安全性進行自主的控制，因此，財務檔案管理人員的素質在財務檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據具體的職位要求對工作人員的崗位進行劃分，對不同崗位的工作職責進行明確的規定，使得每一位財務檔案管理人員都能夠對自己的工作負責。另外，就是需要注重對管理人員進行相關的培訓，將軟件操作、網絡財務安全等知識作為培訓的重點內容，提高管理人員的電算化核算水平，培養更多的復合企業發展需要的復合型人才，促進財務檔案管理水平的提升。

3.建立完善的會計電算化財務檔案管理機制

基于會計電算化背景下，為了增強財務檔案管理的規范性，就需要實現相關管理機制的不斷完善，對不同管理環節的制度加強重視[3]。一方面，為了實現財務檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務檔案管理人員需要對產生的財務報表等數據進行及時的打印，根據審計部門提出的具體要求去進行賬簿的打印，處理結束后立卷，形成紙質的檔案。另一方面，需要對電子財務檔案管理制度進行確立，在對財務檔案進行備份的時候，最好選擇質量合格的磁盤進行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內容進行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務檔案進行分類，按照不同的類別進行編號儲存，將建檔的詳細日期以及檔案的主要內容進行明確的標注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務檔案的借用也需要形成完善的管理機制，財務檔案中包含的信息內容是非常復雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進行財務檔案的借閱的時候，需要根據一定的借閱步驟去規范的進行操作，企業內部人員如果需要借閱財務檔案，則需要先去財務部門進行申請，經過審批允許之后再進行借閱。如果是企業外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業開具的介紹信或者相關的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發生。基于會計電算化的應用，財務檔案管理工作中還需要注意對檔案進行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務檔案管理人員需要對相關的檔案信息進行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數據庫之中，對檔案備份的主要內容、備份時間等信息進行完整的記錄，加強管理，防止出現備份檔案損壞的問題。

三、結語

在財務檔案管理工作的開展中需要不斷的適應新時代的要求，進行工作上的改革創新，會計電算化技術的應用推廣，滿足了財務檔案管理創新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰，新時期，財務檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養更多優秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發展要求，這樣會計電算化就能夠發揮出更大的效用了。

參考文獻：

[1]梁艷.淺析實行會計電算化環境下的財務檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]張惠霞.探析會計電算化條件下的企業財務檔案管理[J].財會研究,2012,21:51-53.

[3]符玉萍.會計電算化背景下的財務檔案管理探討[J].城建檔案,2015,8:61-62.

財會檔案管理范文第2篇

作為當代檔案管理人員是企業改革發展的生力軍，是新思想、新觀念、新作為的主要創造者，如何在新的時期的激烈競爭中立于不敗之地，檔案管理的好壞，關鍵在于檔案管理的人是否適合這項“艱苦”的工作，為檔案事業的發展做出貢獻，是一個必須思考的嚴肅問題。

一、 新時期檔案管理人才，必須樹立創新精神

提到創新，每個時代都賦予著不同的內涵，最根本的一條是“吐故納新，標新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創新，不斷進步的歷史，沒有創新就沒有整個社會的發展和進步，只有創新才能給人類帶來活力，只有創新才能使社會繁榮，只有創新才能使檔案管理步入一個暫新的時代，做為一名現代的大慶石油檔案管理人，我們應該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關的科學知識鞭策自己，不斷在檔案管理領域探索嘗試，開拓進取，只爭朝夕，一往直前，用進取精神、奮斗精神和創造精神的復合精神，構鑄新時期檔案管理的創新精神，充分發揮新時期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實際工作中，求知、求實、奉獻。只有這樣才能成為創新的主體和先鋒；為投身新時期檔案管理做好充分準備。

二、 新時期檔案管理人才，必須提高創新能力

提高檔案管理能力，是做檔案管理創新人才的重要基礎，“萬仗高樓平地起”，靠的是堅實的基礎，一個人的創新能力不是與生俱來的，而是建立在一定的知識儲備基礎上的，知識積累到一定程度才能達到，由量變到質變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動、是一種希翼。

日本著名企業家大橋武夫先生，在二戰后，面對企業的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國的《孫子兵法》積累知識，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業重振的用人規劃，把歷史的檔案歸納起來，去指導企業的發展，最后獲得成功。古人云：“書是自有黃金屋”，這就是知識積累豐富了，知識功底扎實了，特別是掌握和學習現代檔案管理科學技術知識，對檔案管理的創新，才有了基礎的保證。創新能力的高低，一是取決于知識的積累；二是個性的發展；創新是體現獨特性而不是普遍性，是突破常規，而不是墨守成規。是標新立異，而不是因循守舊。所以作為新時期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創新人才，就必須大膽來試驗、探索，敢為人先，發揮我們的特長潛能，展示個人的特色和風格。為爭做檔案管理的創新人才奠定基礎。

三、 新時期檔案管理人才，必須勇于創新實踐

財會檔案管理范文第3篇

會計工作是企業的重中之重，是保證資金能夠順利運轉的基礎。進入二十一世紀以來，為了適應現代企業戰略管理的要求，并不斷推動財務職能的轉變。我們將會計的檔案管理工作與新的網絡數據庫技術充分的結合了起來，推出了財務共享的模式，極大的促進了檔案管理工作的進步。本文對相關問題進行了探討。

財務轉型和財務共享模式的介紹

改革開放以來，我國確定了市場化經濟為我國主要的經濟模式，經濟迅速增長，實現了跨越式的發展，在經濟發展的同時，也意味著財務的轉型和發展。我國的財務工作從多種記賬方法逐漸統一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務管理工作提出了新的要求和標準，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業規模的不斷擴大，企業的財務管理也有了升級和革新，企業的財務組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉向以股東價值創造為基礎并參與公司戰略。企業財務轉型呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務支撐、優化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構更加高效精簡的企業財務組織。而財務共享模式正式在財務轉型的指引下，形成的以信息技術為主要手段，實現財務信息共享的管理模式。

財務共享模式對企業會計檔案管理環境的影響

會計檔案管理工作是企業財務工作中非常重要的一部分，根據國家規定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務報告等專業材料，記錄并反映了單位的經濟狀況，一般來說，一個企業的會計檔案都要進行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進行負責，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當檔案已經確定不再使用之后，我們要及時進行銷毀。傳統的財務檔案管理主要是依托于紙質版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學技術的不斷發展，我們將計算機和網絡技術逐步運用到了會計檔案的管理當中，形成了目前的財務共享模式，同時，企業的財務工作量變得越來越大，很多企業建立的了財務共享服務中心，這樣，大部分的財務職能就都集中到了一起，使財務工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補了紙質檔案管理的不足。

財務共享模式的建立使企業的財務有了更加精細化的管理模式，為會計檔案管理環境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉變為了以財務服務中心為主體的新型管理模式，同時，傳統的會計檔案管理也由分散變為了集中管理，并利用電子檔案的形式彌補了紙質版檔案的不足。其次，是支撐系統的變遷，目前，我國大多數企業已經形成了電子會計檔案的系統，將以往紙質版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉變為了電子檔案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復雜。在財務共享的模式下，會計檔案的產生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經營單位所在地延伸到了財務共享服務機構，這就使檔案管理工作的過程變長，環節變多。第四，是責任主體的變更，從原來的單一財務部門的管理，到目前的財務共享服務中心的共同管理，使財務責任的主體發生了變更，也就對監理工作提出了更高的要求。

財務共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進行優化。我們要利用當前的先進技術手段，對關鍵的關節進行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統一的會計檔案標準化、數字化的處理平臺。財務的共享模式從根底上將就是要實現財務信息的統一化管理，并利用數字化和媒體化的技術實現更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統一的會計檔案標準化和數字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網絡管理系統。目前，我國的檔案管理工作已經逐步轉型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業的要求不一，所以，標準化和數字化的推進并不夠深入。在接下來的工作當中，我們要結合當前的會計檔案管理規定，推動國家或者地區的檔案統一管理標準，并將這一標準與數字化的管理系統充分的結合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規定，對檔案管理進行了統一的要求。但目前數字化的技術和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進了管理制度體系的建立。第一，是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統一的標準進行歸檔工作，并進行記錄和副本的保存，防止出現丟失的問題。第二，是要建立嚴格的使用手續制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴格的落實手續制度，保證安全。第三，是要對檔案進行定期的備份。

加強關鍵環節的風險控制與安全防范。隨著財務共享模式的不斷深入，我們最為關心的就是會計檔案的真實性和安全性，所以，我們在關鍵的環節上要采取合理的手段進行防微杜漸。首先，我們要建立一個專門的監理小組，對檔案在的真實性進行排查，因為在紙質檔案變為電子檔案時，存在一定的差錯。第二，就是要長期建立安全保護的機制，設置專門的房間和責任人對會計檔案進行負責，要查看的必須履行對應的手續，并承擔出現問題而造成的損失。此外，就是要防止一些客觀的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

財會檔案管理范文第4篇

關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門

會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。

2.2會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1統一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。

4結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.

[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.

[4]時立真.試析改善職業院校財務檔案管理的措施[J].內蒙古水利，2006，（3）：112-113.

財會檔案管理范文第5篇

關鍵詞：行政事業單位；會計檔案；問題；對策

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

原標題：淺談行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

收錄日期：2013年11月6日

會計檔案是記錄和反映經濟業務主體經濟活動的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料、存儲有會計數據的有關介質等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。

行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料證據，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。加強和規范行政事業單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業單位的會計檔案管理制度。

一、存在的主要問題

（一）相關人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環節，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環節分別有經辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關手續辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。

（二）會計檔案管理制度不完善或執行不嚴格。絕大多數行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。兩者共同的結果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業務素質不高的問題。

（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續不齊全、交接不清楚、程序不規范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業務指導，絕大多數的會計檔案歸檔和技術處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規范的檔案法制意識；二是沒有規范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業發展的技術脫節；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節，責任心不強。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業單位對業務工作檔案很重視，管理制度很規范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規模小、人員少的單位，由于財務工作業務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。

（三）經費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經費投入的明確規定，其管理人員、管理場所、設施設備等經費投入，一般是由單位領導臨時安排，沒有例行的經費預算提供保障；另一方面很多單位領導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設施、環境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會計檔案管理監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

三、對策建議

（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業單位應高度重視會計檔案管理業務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作；其次，檔案主管機關要從規范管理的角度，對行政事業單位開展會計檔案管理的業務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構內部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術、好的經驗認真傳承。

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規的規定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。

（三）加大經費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關設施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關規定，明確會計檔案保管的責任機構，由財務部門將相關經費列入本單位年度預算，保障檔案管理經費有穩定可靠的來源。此外，規模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設施并嚴格執行相關制度。

（四）規范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規范會計檔案立卷、歸檔。要結合本單位會計業務的內容、會計檔案的數量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷；二是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內容；三是年度終了，若在手工記賬環境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2、規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。

3、建立嚴格執行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續，做到借出、送還、移交、銷毀各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚；二要嚴格執行會計檔案查閱審批制度，未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關法規，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執行由相關部門監銷制度。

（五）加大會計檔案管理的監管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要利用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。

以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規范化的軌道。

主要參考文獻：