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檔案整理范文第1篇

[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

參考文獻：

檔案整理范文第2篇

關鍵詞：檔案 整理 鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進步發展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發揮檔案這種特殊的知識產品服務經濟建設，服務政務建設，服務文化建設，服務社會建設。

1.抓好檔案整理基礎，是提高檔案質量和效率的關鍵

檔案的整理工作，包括機關文件的平時歸卷與調整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調整等項工作內容。在一般情況下，上述工作主要由機關文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關業務部門來完成，作為綜合性的檔案室只負責對有關具體工作的指導和業務檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個相對獨立的工作環節。有些檔案來源復雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規格不一，并且常常因材料的增減要進行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會提供檔案的利用價值。因此，它的整理就要求達到完整系統，編排有序，查找起來方便快捷的這樣一個實際效果。如果檔案不經過整理，檔案就顯的雜亂無章，沒有連續性，缺乏檔案的價值，檔案保管部門無法進行有效的保管，更無法進行有效利用，通過檔案的整理，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，對檔案的收集工作有一定的促進作用，檔案通過系統整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會服務，發揮檔案服務的功能作用。

2.注重檔案整理的系統性、完整性、是發揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質量高低直接影響檔案館和檔案室各項業務工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎，檔案質量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質量，更好地為社會經濟提供優質服務。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現，檔案的分類要根據檔案的數量、內容、分類層次，實際工作的需要，檔案管理的原基礎等情況進行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實際情況的最佳分類標準。檔案整理工作的第一個步驟就是區分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務。全宗是檔案的基本組成單位，具有整體性。如：中國鐵建的檔案，通常應劃分為一個全宗。中鐵二十一局的檔案可單獨構成全宗。中鐵二十一局一公司的檔案各為一個全宗。判斷檔案的所屬全宗，就是確定某一件或某一些檔案文件“歸屬”的問題。也就是說這一份檔案應該放在那個地方合適，只有正確地對檔案進行分類管理，才能實現檔案管理的規范化，避免檔案因分類不當，全宗混雜的問題。在通常情況下，一個機關形成的檔案本來就按全宗分得清楚，不存在判定檔案所屬全宗問題。但是由于種種原因，會出現一些不同全宗檔案互相混雜的情況，一是檔案在形成過程中可能出現全宗混雜情況；二是機關或人動，造成不同全宗檔案互相混雜；三是某些歷史檔案，由于多次轉移，分散或多次整理，在整理中又由于整理人員不懂全宗的概念或工作不夠細心，把不同全宗混在一起進行整理，造成全宗混亂。因此，檔案整理工作人員要學習和掌握判定檔案所屬全宗的知識，研究這方面問題，正確地判定檔案的所屬全宗，解決檔案“歸屬”問題。

如何正確地判定檔案的所屬全宗，根據我所學習掌握的知識，結合自己平時的工作，一般要掌握三個方面，就能夠基本解決檔案所屬全宗的“歸屬”問題。(1)從文件、發文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內部文件及發文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。(2)在特殊情況下，如文件上沒有標明作者或其受理者的名稱，則應對原有文件內容和形式特征，進行細致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標記，包括有關人員的簽字和標準，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據。(3)由幾個立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應將其歸人最后的承辦機關單位的檔案全宗。總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認真細致，不可粗心。

3.強化業務學習是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發展，促進了檔案數量的增長。一個單位、部門、企業要進行正常的工作、生產等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發展每時每刻都在產生或形成檔案，單位、部門、企業的擴大，人員的增加、設備的更新換代、職能的擴大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，一部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據檔案有關規定，進行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關系至關重要，檔案工作者要不斷強化業務學習，掌握有關知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經濟社會發展提供服務，對于無價值的檔案進行及時銷毀，以便減輕檔案館(室)庫存壓力。

4.逐步實現檔案鑒定理論與實踐的統一，是檔案工作良性循環的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關鍵環節，它關系到檔案的銷毀館藏的優化以及檔案質量與檔案效益的發揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真偽。在檔案館和檔案室的業務工作中經常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節，開展這項工作要慎重而認真。

隨著社會的發展和進步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質量。在現實工作中許多檔案工作人員沒有經過嚴格的業務培訓，缺乏系統的業務知識，對于檔案鑒定工作更覺得吃不準，根據多年來自己基層工作的實踐，我認為從目前基層檔案館(室)藏的情況看， 80年代以前各種檔案程度不同的存在著保管期限錯定，案卷標題擬寫不規范，不嚴密，組卷標準不清，卷內紙張質量低劣，書寫潦草，欠規范；二是一部分檔案已超過了保存期限，而仍然處于保存階段，這也有當時判定不準原因；三是基層立檔單位大多數沒有把檔案鑒定工作列入檔案工作的內容，只建只存，很少對檔案作出正確地鑒定。

檔案整理范文第3篇

一、傳統和現代檔案整理的共性

任何一種物質都有其自身的結構形式，檔案也有其結構的特性，在檔案整理的過程中，通常可以總結出檔案自身的結構特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結構的物質轉化成檔案結構，因此無論是對傳統的紙質檔案的整理還是對現代的電子檔案整理，都要嚴格的根據其自身的結構特征對其進行有效的處理。

在對檔案物質結構了解的過程中經歷了不同的階段，在不同的時代，人們對檔案結構的認識也存在著一定的差異，因為檔案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時代人們的認識作為出發點，對傳統的檔案整理工作和當今的檔案整理工作有一個更加全面和科學的認識，從而能夠更好的總結出自檔案整理中應該遵循的原則。

二、檔案的物質結構和傳統檔案整理

在對傳統檔案進行整理的過程中，人們對檔案物質結構并沒有一個十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現了文件之間在時間層面上的聯系。當前我們要將這些不同時期的認識綜合在一起，才能順利的總結出不同時代人們對檔案整理工作的認識重點，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯系的結合體。

對于潛意識當中的傳統檔案物質結構，我們尤其要關注的一點就是在這樣的檔案形式當中，文件集合是物質形式，但是文件之間的歷史聯系是非常抽象的，它不是以物質的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質，為了使人們對這一點有更加充分的認識，我們也將傳統檔案時代的檔案結構形式稱作是檔案的單一物質結構。

盡管檔案學很早就發現了文件之間歷史聯系的六個特征，也就是說，已經認識到了文件之間歷史聯系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯系”的檔案整理原則。但由于傳統檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯系，所以我們就必須客觀地認識到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系”是一塊“短板”，實際上它將阻礙傳統檔案整理在實踐上實現文件之間歷史聯系的多維記錄。因此，檔案學所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯系”，這是在“單一檔案物質結構”的意識下，傳統檔案整理所無法違背的又一個客觀規律。

三、檔案的物質結構與現代檔案整理

當前人們對檔案物質結構的認識在不斷的深化和發展，檔案雙重物質結構認識的形成也就意味著人們在實際的工作中可以更好的認識和發現現代檔案整理工作中所固有的一些規律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學者在實際的工作中更好的推動相關工作的開展。

在“檔案雙重物質結構”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質，“文件之間的歷史聯系”也依然存在，而它與檔案的單一物質結構所不同的是，在檔案物質雙重結構中出現了另一種物質――“歷史聯系的記錄”。通俗地說，檔案物質雙重結構中，不僅文件集合是一種物質，而且“歷史聯系的記錄”也是一種物質，所以它才被稱為“雙重物質”。千萬不要低估了檔案物質結構的這一變化，正是因為這一變化，形成了現代檔案整理的特點與規律。

“歷史聯系的記錄”的出現表明，現代檔案整理不再認為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系是檔案整理的唯一方法，而是認為利用“歷史聯系的記錄”來記錄文件之間歷史聯系是一種更為科學和實用的方法。所以在現代檔案整理中，“歷史聯系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯系的物質。由此檔案中的文件之間歷史聯系關系信息的承載者，已從單一檔案物質結構中的“文件集合”，轉移到了檔案雙重物質構成中的“歷史聯系記錄”。而利用“歷史聯系的記錄”這種物質，來專門記錄文件之間的歷史聯系，就成為現代檔案整理的一個必須恪守的法則。

“歷史聯系的記錄”在檔案物質結構中的出現，不但能將文件之間的歷史聯系用物質的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯系這一規律，實現過去已經想到的但又總是無法實現的多維記錄歷史聯系的夙愿。能多維地記錄和保持歷史聯系，就成為現代檔案整理所具有的一個特征和規律。由于計算機技術的發展，現代檔案整理實現了多維記錄歷史聯系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發生變化。檔案整理將不再堅持傳統的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質結構的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個最根本的基礎。而檔案物質結構的這種演進，也就成為了檔案進化的一個規律。

檔案整理范文第4篇

【關鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國土地檔案管理工作暫行規定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規劃檔案、建設用地檔案、土地監督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等多個環節，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此，轉變傳統觀念，創新服務機制，研究檔案管理工作規律，是實現土地整理檔案資料在現代社會經濟發展中發揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03).

檔案整理范文第5篇

企業中文書檔案主要的來源有兩個方面，一是來自企業內部的各個業務系統，其文件主要是來自OA系統；二是企業在職能活動過程中，除業務系統以外形成的需歸檔的紙質或電子文件，俗稱帳外文件。

企業中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的，對維護公司權益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對公司工作具有查考價值的文件材料。

一、文書檔案整理的基本單位

文書檔案整理的基本原則應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。在《企業檔案工作規范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導企業進行文件級整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業OA收發文中的文件，如正文與附件、轉發文與被轉發文、請示與批復、報告與指示等，各文件相對獨立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對于這類文件的處理方式應該視為一件來處理，實體也應裝訂在一起，便于查找利用。

二、文書檔案整理的基本步驟

1.裝訂

文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序為：正本、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后；復函在前，來函在后。

凡是原來文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側空白處裝訂；無法用訂書釘裝訂的厚文件應采用線繩三孔左側裝訂；企業有裝訂機的可以用熱熔裝訂機裝訂；已經成冊的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。

2.分類

對于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機構(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業檔案工作規范》(DA／T42-2009)中的“企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機構(問題)來進行分類整理。

3.編號

《企業檔案工作規范》中企業檔案歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編件號、館編件號。文件按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。如文書檔案的檔的最低一級類目內的排列順序號。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。

館編件號：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對部分檔案進行抽出、補人等局部調整后，導致室編件號出現斷號、跳號等現象時，按照新的排列順序重新編制的件號。編號的方法與室編件號一樣。

編碼工作還有一個事情要做，那就是打印頁碼。編制頁碼可用號碼機或手工填寫，頁碼編寫在頁面的右下角，背面的左下角、一份文件一個流水號。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不打頁碼。

4.編目

歸檔文件應根據企業分類方案和件號編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進行，在目錄中一條條目體現為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項。可按盒打印出來并將該目錄放置在盒內，另打印一份裝訂成冊留作手工檢索使用。

5.裝盆排架

歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒內，與打印出來的歸檔文件目錄中相應條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對應地找到實體文件。裝盒時，歸檔文件應按企業具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應放人同一檔案盒，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放人同一檔案盒。

檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等。現在企業檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來粘貼到盒子上。

填寫脊背時要根據檔案盒在檔案柜存放的具體形式進行填寫。脊背上的項目一般包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編起止件號、館編起止件號、盒號等。盒號的編寫一般也按照年度、保管期限、機構(問題)、流水號等進行盒號的編制。注意此處年度填寫也應該填寫四位阿拉伯數字；保管期限應該填寫!漢字全稱，如：永久、長期、短期；室編起止件號填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號，兩號之間用橫線連接，如“15―60”。

填寫備考表時，備考表的內容應該包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標準A4紙，應按照盒內歸檔文件的實際情況真寫備考表。

歸檔文件全部裝盒之后，應該按照順序排列到檔案密集架上。面對檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標準來，如可以按照年度、保管期限、機構問題或分類、盒號流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號流水排，即先排A類永久、長期、短期，再排B類永久、長期、短期，依此類推。

三、文書類電子文件的整理

隨著企業信息化進程的加快，企業公文流轉也都在OA系統中完成，企業越來越多的電子文件需要歸檔。歸檔工作是電子公文運行管理的最后一個重要環節，是電子公文與檔案銜接的關鍵。電子文件歸檔的質量是衡量企業電子公文運行管理好壞與成敗的關鍵。電子檔案的管理應搭乘企業信息化的快車建立一套電子檔案管理系統，運行更加高效、科學的管理手段來管理企業的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進行利用。企業文書檔案電子文件的整理規則應參照《企業檔案工作規范》，參照紙質文件的整理規則進行整理。