電子檔案
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電子檔案范文第1篇
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子寫作論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
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電子檔案范文第2篇
根據管理層級和權限，對工作人員進入相應的計算機或者電子檔案文件管理系統時設立相關的口令作為身份驗證。需要注意的是，口令在通常情況下應該使用數字、字母或者特殊的數學符號的組合，口令確定之后，相應的工作人員應妥善保管。經過一段時間的使用之后，需要對該口令進行修改或者完善，以維護其保密性能。
設置防火墻
防火墻是計算機領域的專業術語，它是一個具有比較良好的保護作用的程序，如果入侵者想進行入侵工作，就需要穿過防火墻的安全防線程序，只有順利穿越之后才可能接觸到相應的計算機設置。防火墻能夠對網絡內部的電子檔案的相關信息資料結構的完整性以及安全性起到一定的保護作用。
安裝反病毒軟件
侵入計算機內部的病毒對電子檔案是一個非常重要的威脅，它會在很大程度上破壞電子數據或者導致部分電子數據的丟失。而防火墻不能夠防止不經過該程序的攻擊，所以，工作人員還應該安裝相應的反病毒軟件。同時，工作人員應該盡量做到預防與查殺工作并重。預防是指要對反病毒軟件或相應的病毒庫進行定期的升級，定期對相應的計算機進行全盤掃描，不使用非法的軟件或者程序，不任意下載各種軟件。查殺病毒是指經過相關的專業人員確定存有電子檔案的計算機確實中毒之后，對其進行全盤殺毒工作，從而徹底清理病毒。
定期備份或者轉移
電子檔案范文第3篇
計算機檔案管理系統是一個包括檔案管理員、計算機檔案管理信息系統、系統的開發者、系統的使用者的管理系統。計算機檔案管理系統安全問題有可能發生在這個系統的任何環節。所以為了避免檔案管理出現安全性問題，首先要對計算機檔案管理系統的每個環節進行了解，這樣才會從實質上消除計算機檔案管理系統的安全性問題。
2. 計算機檔案網絡系統的安全性
2.1入網訪問控制
系統訪問者進入計算機檔案管理系統的第一層安全控制環節就是入網訪問的控制，這層網絡控制的主要作用就是要核查系統訪問者身份，并對身份進行驗證，如果系統訪問者已經注冊，那么就允許其進入系統，查找他們所需要的資料。入網訪問控制環節可以分為三個步驟，包括登陸用戶名、用戶密碼以及用戶賬號限制的識別驗證。當系統訪問者要進入計算機檔案系統進行入網訪問控制時，以上三個步驟中有一個步驟驗證不正確，則該訪問者就不能進入計算機檔案管理系統進行操作。
2.2網絡的權限控制
因為在網絡中經常會有訪問者進行非法操作，所以我們引入了一種計算機檔案管理安全保護措施即網絡權限控制。有了這個安全控制措施，我們可給對用戶的計算機檔案系統操作權限進行限制。這個權限主要是指訪問者可以訪問計算機檔案系統的資源種類，包含目錄、子目錄以及文件等資源，也能向用戶賦予操作權限，讓訪問者可以對一些目錄或子目錄進行增加、刪除、查找等操作。由此可見，根據訪問者訪問權限的不同，我們將其分為不同的級別，主要包含系統管理員、審計用戶以及一般用戶等。
2.3目錄級安全控制
計算機檔案系統可以對訪問用戶賦予一定的操作權限，使用戶可以使用檔案管理系統中的目錄和文件。決定用戶對檔案系統中的文件和目錄進行操作的權限主要是以下三種因素：即受托者指派的用戶、所在組中受托者所指派的用戶以及繼承權限屏蔽取消后的用戶權限。每個計算機檔案管理系統會有系統管理員，系統管理員要為每個用戶賦予一定的訪問權限，用戶通過自己的訪問權限可以在系統服務器上進行相應的操作。各個的用戶訪問的權限會組成一個用戶訪問權限集合，其不僅可以使用戶輕松地對檔案管理系統進行訪問和操作，而且還可以控制用戶訪問的資源，從而也能確保計算機檔案管理系統的安全性。
2.4防火墻控制
這幾年來，計算機網絡防火墻技術發展迅速，這也確保了計算機檔案管理的安全性。防火墻控制的主要作用是為計算機系統設置一道屏障，防止網絡黑客的入侵，另外也可以對網絡數據進出通信的門檻進行控制和阻擋。防火墻控制主要在計算機網絡邊界建立對應的網絡通信監控系統，隔斷網絡內部和網絡外部進行通訊，這樣就可以避免網絡黑客入侵系統。
2.5屬性安全控制
文件、目錄和網絡設備在使用的過程中，網絡系統管理員需要對這些文件、目錄和網絡設備指定訪問屬性。屬性安全控制可以將其屬性與網絡服務器的文件、目錄和網絡設備進行連接，對這些目錄和文件進行保護，這樣可以避免訪問者對目錄和文件進行錯誤的刪除、修改、顯示等。屬性安全控制在用戶權限安全的基礎上保證其安全性。
3. 計算機數據防泄密設計措施
3.1數據拷貝
計算機系統的數據拷貝方式包括硬磁盤、磁帶和光盤保存法。其實現方式就是將計算機數據庫中的相關文件部分或是全部的拷貝到其他硬盤、磁盤或是光盤等外部存儲設備中，將拷貝的數據和計算機系統所處的環境隔離開。這種安全保護方法具有簡單易行和技術方面等優點，是中小型檔案管理部門優先選擇的方法。但是這種方法對于那些大中型的檔案管理部門不太適用，因為這種安全保護方法有很明顯的漏洞。這些外部存儲設備所能容納的信息量很小，無法滿足大中型檔案部門對檔案信息保存容量的要求。因此很多大中型檔案管理部門都采用雙機異地熱備份的方式對計算機數據進行拷貝和備份。此種方式利用網絡對不同的計算機數據進行拷貝和備份，這樣就突破了傳統備份的局限性。因此這種方式可以充分發揮了對計算機檔案系統的投資效益。
3.2重視系統內部的泄密問題，加強內部管制的建設
檔案信息和互聯網相互連接以后，迅速的被其他的電子類產品進行攻擊，處于這種攻擊和人為的影響中，網絡黑客攻擊漸漸的無孔不久。安全專家對以前發生的電子入侵案例進行分析，發現黑客的入侵手段非常的一般，而且驚人的相似，他們能成功的主要因素歸于內部管理的松懈。不管網絡黑客多么的厲害，要想實施攻擊，必須對現有的信息系統找到突破口。而實際的突破口往往來自內部人員的失誤以及管理上的疏忽所致。例如，系統管理員疏忽一些系統漏洞，忘記—些很重要的帳號密碼，任意的丟棄記載系統信息的重要文檔和主要的介質，還經常不及時清除過期的帳號，對計算機病毒的擴散不采取一定的控制措施等等。對于很多一般水平的電腦黑客來說，如果他們沒有一定的落腳點，是不可能對一個系統進行入侵的。很多檔案管理部門已提到上網就只想購買相應的系統安全產品，例如防火墻，安全等等，但是本來的管理體系總是很不完善的話，再先進的安全設備也是形同虛設的。
3.3關注計算機病毒的新變化
由于互相網的信息共享性使得當檔案信息擴展到互聯網后就出現了中毒情況，計算機的中毒成為一個最大的危害，而且很多新型病毒帶著網絡時代特有的特征。例如，通過網絡途徑對病毒進行傳播，病毒入侵開始與計算機有密切關系，當下的windows操作系統的網絡功能是最為常見的攻擊點。因此檔案工作應當順應時代的變化，對管理制度進行完善，技術上進行監督，開啟保護系統，應急措施等等綜合的防范措施。
3.4加強網絡訪問的權限管理，完善服務器審計制度
信息系統在不但為用戶提供信息服務，而且重視各種應用的時間，內容，使用者等相應的摘要記錄，也就是我們所謂的日志。日志能夠最為直接的反應檔案信息系統的管理服務所做出的相應操作，各種越權行為以及黑客行為等都會在將全部的記錄留在日記中。為了刪去日記中的記錄有些高明的黑客一般會在攻擊成功后擅自刪掉系統日志，銷毀罪惡證據。因此要想加強安全管理，檔案管理人員本身即使不一定是計算機安全方面的專家，但他在權限管理上必須是—個合格的系統，而且要特別要重視對應用服務器的日志審計。眾多事實證明，在一個網絡化信息系統條件下，要想完全的避免越權行為是一件很困難的事情，但如果能夠做好審計工作，將會很容易的發現錯誤并做出相應的補救措施。
電子檔案范文第4篇
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
電子檔案范文第5篇
一、會計電子檔案的原始性
檔案是清晰、確定的原始記錄性信息，因其原始記錄性而具有客觀性和真實性。檔案的基本性質首先是其原始性而再是其記錄性，檔案同時具備原始性和記錄性，成為歷史活動過程中的原始記錄。這種原始記錄性也是檔案歷史價值的基本性質。但計算機硬件遵循著摩爾定律，以極快的速度發展，同時伴隨著計算機操作系統、數據庫管理系統的發展，會計信息系統日新月異，會計信息化理念推陳出新。而會計信息系統升級換代，都會采取一定措施來兼容上一版本的會計電子數據，但這個兼容的過程一般是對以前的會計電子數據進行補充、升級改造，以適應新版本的信息系統，方便會計人員使用歷年會計信息，從而為了會計電子檔案的記錄性而破壞了其原始性。并且每一次會計信息系統的版本更新，都會對以前的會計電子檔案進行升級處理，從而形成某一年會計電子檔案的多個版本，破壞了檔案的唯一性。例如全國通用的久其決算軟件，每年都是新的版本，人們將歷年的決算電子數據及參數導出，就可以使用當年的決算系統讀取使用，但這時人們看到的決算報表和歷年當時的報表有著很大差別。
為了保證會計電子檔案的原始性，需要對使用的會計電子數據及形成檔案的會計電子數據進行區分，分別保管。不能將升級補充了的會計電子數據作為原始電子檔案進行保存，但可以將其做為中間檔案進行保管。同樣每一版本的會計信息系統軟件也要作為原始電子檔案進行保管，以再現會計電子數據的的原始狀態。保持會計電子檔案的原始性，是重現會計電子數據的必要條件，應作為會計電子檔案工作的基本理念。
二、會計電子檔案的完整性
真實性和完整性是對會計資料最基本的質量要求，是會計工作的生命。因此會計電子檔案的完整性是會計電子檔案最基本的質量要求，但相對于傳統的紙質會計檔案，電子檔案有更多的不穩定性，容易更改、丟失或遺漏。隨著計算機的普及，會計電子數據形成過程日益普遍化，每一位會計人員都會成為最終會計電子數據的生產者，這為會計電子數據的完整歸檔帶來困難。電子數據的歸檔一般是通過數據的復制完成，而計算機數據復制的不穩定性會造成會計數據的丟失，影響到會計電子檔案的完整性。由于電子數據儲存的不穩定性，硬件、軟件故障及人為因素，都會造成會計電子數據的更改，從而損壞其完整性。
會計電子檔案的完整性同時具有個體和整體兩層涵義。整體的完整是指圍繞某一項會計活動所形成的所有電子文件的數量齊全，著眼于子文件之間的有機聯系，要求將同一活動中形成的具有有機聯系的所有電子文件進行有序集合，完整客觀地再現該項會計活動的總體面貌和全部過程。完善的電子數據收集、歸檔制度是會計電子檔案整體完整性的保證，以紙質方式對歸檔電子數據進行記錄、統計，是其整體完整性的保障。個體的完整是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損，對歸檔會計電子數據的檢測是保證其個體完整的措施。將歸檔的會計電子數據復制到檢測計算機上，使用會計信息系統對數據進行分類、匯總、排序，甚至進行記賬、結賬等程序，并把結果與紙質賬簿數據進行比對，以驗證其完整性。
三、會計電子檔案的安全性
會計電子檔案的安全性是其長期有效性的保證，需要在制度、技術及日常維護等方面采取措施。保障會計電子檔案安全性，必須明確其責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等內容，此外在會計電子檔案的移交、保管及作用上進行嚴格管理。
在會計電子檔案的移交時要做到數據完整、內容準確、編目規范、賬目一致。檔案管理者接收后的統一編目、保管、開發利用，做到記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。入庫的會計電子檔案，需要定期進行機讀抽查，檢測數據是否損壞，發現問題及時補救。隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案進行同步更新復制、復制或補救新版本，維護其可使用性。封存的會計電子檔案不能外借，利用時使用復制件，聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。
會計電子檔案收集、整理、歸檔、保管等大量的后續工作，對會計檔案管理人員的素質要求較高，不僅僅要具備傳統會計的職能，更要具備利用計算機專業技術進行計算、分析的能力，應是集多種技能于一身的復合性人才。會計電算化軟件系統維護及升級的要求較高，因此增加相應的專業人才選撥和培訓，為提供更有效的會計信息打好基礎應是電子檔案管理中的重要環節。
會計電子檔案是伴隨著信息技術的發展和應用而產生的，隨著信息技術的日益發展，采用程序化控制技術方面的要求也越來越高，電子文件歸檔與管理中新的問題將不斷出現，必須認真研究新情況，不斷學習接受新事物，采用先進的會計檔案管理方法和技術成果，解決電子檔案保真、保密、保存等問題。只有在實踐中摸索逐漸積累經驗，才能使會計電子檔案得到科學保管和有效利用。
