如何進行檔案管理
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇如何進行檔案管理范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
如何進行檔案管理范文第1篇
關鍵詞：電子；檔案管理；策略
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。本文對電子檔案管理中容易出現的問題進行探究分析，并提出相關優化電子檔案管理的策略。
1 電子檔案特點
1.1 查詢方便，儲量大
電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現資源泉共享。雖然傳統的紙質檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統環境下才可視，但有關資料經計算機分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進行查詢檢查和下載打印。紙質檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數字化信息技術的產物，對技術設備依賴性強，以磁性介質或光盤為載體，具有非直讀性。同時電子檔案存儲量大，但對保存條件和環境有新的要求。電子檔案受存貯介質質量、載體存在環境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當數據將全部丟失。
1.2 保密性強同時對管理人員要求素質高
由于電子檔案管理是一個新年事物，對計算機等技術設備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。 如傳統的紙質檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據，因此電子檔案對工作人員素質要求更高。另外，計算機的保密系統比較完備，能針對不同級別的檔案，設置不同密碼，對不同的人群授予不同的權限。但由于計算機與網絡本身的技術性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當，信息也將受到損失。
2 電子檔案管理存在的不足
2.1 網絡安全保障力度不足
在流動傳播的過程中，檔案信息因為信息系統自身的漏洞及網絡的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網絡檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經采取了各種防范措施，但對于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網絡功能，才可實現電子檔案的管理。所以，使用互聯網的同時，相應的安全隱患也會隨之產生。作為非常重要的機密文件，其含有的信息非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關的網絡系統進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。
2.2 檔案的原始性、真實性存在問題
傳統的檔案管理是實行紙質文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現文件的原始性。而一旦紙質檔案向電子形式轉變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實態檔案向虛擬檔案轉變，其生成的狀態和接收及傳輸的狀態是一致的，既是復制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。同時也很難辨別檔案的真實性。傳統的紙質檔案往往是通過相關的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。
2.3 無法保障檔案的完整性
傳統的紙質文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據可依，則不能對檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。
3.1 設定權限的審核，進行數據備份
要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。同時在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。
3.2 明確職責，加強管理
電子檔案的制作人員，應對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子檔案在制作階段不出現失真現象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員各負其責。同時要 加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的。對于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強教育同，定期培訓，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守的品質、認真負責的工人精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平。
3.3 完善的電子檔案管理系統
檔案部門在對檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性進行鑒定；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案。同時電子檔案可被復制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時，電子文件檔案信息安全又受到嚴重威脅，所以應從簽署技術、加密技術、身份驗證、增設防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩定、功能齊全的硬件設備等安全技術措施強化管理。 同時為確保電子檔案管理系統的性能和質量，在系統設計階段，在遵循有關規定標準的前提下，應充分綜合文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門的意見，統籌協調，把相關的管理性措施納入其中，通過技術手段來實現。通過軟件系統來滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實有效。同時，電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工作，與紙質檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防止有長遠保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。另一方面，為維護檔案部門的權威性，我們必須建立相關制度來規范檔案部門作業流程，并賦予其一定職責、權限及義務。
4 結束語
電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻
[1]馮惠玲，中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2013.
如何進行檔案管理范文第2篇
1.在進行檔案管理現代化中出現的問題
1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位
大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。
1.2檔案管理現代化的準備不充分
目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。
1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡
在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。
2.如何解決檔案管理現代化中的問題
2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓
為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。
2.2加強檔案管理現代化的準備工作
在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。
2.3進行檔案管理現代化統一管理
由于標準的不統一，在進行檔案管理現代化的過程中會出現各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現檔案管理現代化，進行統一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統以及數據進行相應的統一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統并且進行統一，另一項相當重要的工作是需要將各種數據進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數據共享和統一的過程中，需要注意的是檔案館數據的安全，避免在進行共享和統一的過程中出現不法分子竊取檔案館信息等情況的發生。同時為了更好的保證檔案管理現代化能夠實現，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現代化的檔案管理設備以及相關的操作系統。
如何進行檔案管理范文第3篇
過去那種人工管理方式，在沒有通過管理人員允許的情況下，少數教師自由出入檔案室，隨意支取相關檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護檔案難度較大。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，查詢檔案較為困難，更新維護檔案更不能做到準確科學。
二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇
管理創新的過程將至始至終地貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。不能單純地以場所、設備和室藏為標準去評價檔案室的管理水平，而應主要以服務效果和開發利用程度為標準。檔案室的管理工作重點，應當從過去的設備、資料管理逐步轉變為對檔案室工作人員的管理，加大對檔案室用戶的服務力度。
如何進行檔案管理范文第4篇
檔案信息化管理已經成為檔案管理轉變的趨勢。從過去的紙張材料管理到現在的信息化技術檔案管理。是一次跨越式的進步。但是這種模式的轉變需要關注的點仍然很多。不同的單位應該有不同的側重。醫院檔案管理工作在進行信息化管理時應該注重安全性。在信息化管理中不僅僅是通過計算機管理就是實現信息化。還需要各種網頁版面設計、對功能模塊不斷的研究與完善。并且了解信息化檔案管理的作用。本文主要對醫院信息化檔案管理如何建設、應該注意哪些問題，如何進行信息化檔案管理進行了較為詳細的闡述。
【關鍵詞】
信息化管理；版面；模塊；數字檔案
1 醫院信息化檔案管理的作用
檔案管理實現信息化已經勢在必行。醫院檔案信息化也是檔案管理現代化的體現。也是醫院檔案工作提高效率，保證安全的實現途徑。醫院的檔案管理工作信息化，最先了解的應該是“檔案信息化”的概念是什么，如何去實現醫院檔案信息化。在存在過程中可能回遇到哪些難題。如何解決這些問題等等。
醫院工作本身也經歷著改革和發展。比如醫改的進行，醫院的管理與經營市場化。所有這些都脫離不開信息化技術。而對這些珍貴資料信息的歸檔整理，檔案保存也更需要使用到現代的信息化技術。毫不夸張的說，醫院的建設過程中，檔案管理的信息化是基石、是醫院工作不可或缺亟待解決的一部分。
在檔案管理過程中，必須要關注獨特的風格，要有自己特色的網絡版面，有豐富的內容架構，有規范的細化的各項檔案管理模塊。
2 醫院檔案管理信息化建設過程
2.1了解醫院檔案管理信息化的涵義
深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網絡技術、計算機技術，把種種資料更改為數據。通過某種軟件管理系統來規范管理，利用數據庫合理的組織這些數據。總體的原則是對檔案數據的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規則。
2.2建立醫院的檔案管理網頁或者網站
信息化的檔案管理不是僅僅用計算機管理。要實現數據資源的共享，要做好醫院的檔案管理信息公式，宣傳醫院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網頁和網站，是必要的手段和方法。在網頁建設中，計算機技術因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網站應該擁有的模塊。基本模塊應該包含醫務人員資料信息更新上傳模塊、機構簡介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。
2.3信息化檔案管理系統
市場上已經有出售成型的檔案管理系統。可與軟件公司聯系，訂制符合醫院使用的檔案管理軟件系統。但缺點是費用較高。部分系統對硬件系統有較高要求。
醫院也可以自主開發符合檔案管理的系統。優勢是專業優勢，對自身的需求了解深入。大部分醫院的檔案管理工作都需要能夠實現的功能：首先是具備大量數據信息的存儲功能。檔案需要存儲的數據繁雜，而且在不斷的積累和增長，所以必須具備數據存儲功能。其次是實現檔案管理的網絡化方式，這才是真正的實現檔案的信息化管理。最后對數據的管理一定要高效，有組織。規范科學管理。
3 醫院檔案信息化管理需要關注的問題和有效操作方法
3.1提高硬件設施建設，加大投入力度
醫院檔案信息化建設需要購買信息化設備，如計算機、網絡實驗室的建立。這些都需要大量的財政投入。同時財政投入也可以信息化建設快速進行。購買規范管理系統。實現網絡布線等工作流程。
3.2提升信息化技術普及率：
信息化技術檔案管理，必須要掌握信息化技術。了解計算機，熟練掌握軟、硬件技術。如數據庫技術、計算機硬件維護技術、網絡常見故障排查與維護技術、計算機操作技術等等。
3.3 挖掘內部潛力，增強創建力量
管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調人員從事檔案升級工作相當困難。每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創建。應成立創建工作領導小組，保證創建工作穩步推進。強化檔案管理，完善創建條件。現有的醫院檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，對照省特一級標準差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規程，推進規范化建設，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度；升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證，要及時引進先進檔案管理設備。
3.4建立合理的檔案管理制度，規范信息化檔案管理
首先，檔案室要建立非常完善的規章制度，要保證檔案管理工作的健康發展，減少檔案管理的隨意性。醫院各級領導還要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，認識到將本院運行完畢的資料進行有序的分類歸檔、編號保存，這樣有利于工作的連續性、有利于對既往資料的考證，也能反映自己的政績。其次，要建立獎勵機制，各科兼職檔案員進行年度考核時，將參考其檔案管理工作業績，以激發他們的工作熱情，進一步完善檔案事業。再次，各科專兼職檔案員對日常資料的收集與整理要認真負責，強化檔案管理意識，要把檔案管理工作貫穿于整個醫院管理工作中。更大的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】
[1]何曉蘭.檔案信息化建設重點應放在電子文件管理上[J]. 檔案. 2009（04）
[2]李靜.機關檔案信息化建設淺析[J]. 黑龍江檔案. 2009（04）
[3] 王學深，任恒博.企業檔案信息化建設芻議[J]. 黑龍江檔案. 2009（04）
[4]丁立新.檔案信息化的發展趨勢[J]. 檔案學研究. 2009（04）
[5]李明娟.我國電子文件中心研究現狀及趨勢分析[J]. 檔案與建設. 2009（08）
[6]李華峰.以科學發展觀為指導 大力推進檔案信息化建設[J]. 檔案與建設. 2009（08）
[7]王成蘭.檔案信息化建設與檔案人才培養[J].科技創新導報. 2008（05）
如何進行檔案管理范文第5篇
1 創新服務手段
1、建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
2、建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
4、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
5、開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，全省各級綜合檔案館（室）全部建立現行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。
2 加強檔案管理現代化的創新準備工作
在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。
