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檔案管理工作的計劃范文第1篇

關鍵詞 計生 檔案管理 細化 研究

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

人口計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強人口計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

人口計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于《中外教研期刊》上以《加強人口和計劃生育檔案管理工作面臨的問題與對策研究》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十多個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了人口計生檔案工作在人口和計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了人口計生檔案工作管理系統網絡化，有效地促進了人口計生工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的人口計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。比如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在從事檔案管理工作近幾年來的所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確人口計生檔案管理工作的目的與任務

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他科室，聯絡其他部門，聯絡上級指導機關和管理部門辦公室，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范人口計生網絡的基本體系；“一保證”即保證人口計生檔案準確無誤、萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。多年來的實踐告訴我們，要保證人口計生檔案的準確無誤，就要首先抓好各級、各部門人口計生統計專干和檔案管理人員等業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，各級的人口計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，人口計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持人口計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

四、提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質培養工作，努力提高檔案的水平。要重視高素質復合型人才的培養和檔案人員的在職培訓，積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累。

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。為此，檔案人員的素質培養工作應該著重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力，在提高全面素質上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發揮。

總而言之，人口計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點、每一步才會達到理想的效果。

（作者單位：湖南省永州市計劃生育干部培訓中心）

參考文獻:

檔案管理工作的計劃范文第2篇

關鍵詞：檔案 科學化管理 問題 建議

高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業不斷發展壯大，招生規模連續數年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規模”轉為“抓質量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質量的任務，在管理創新、基礎設施建設、機構改革等方面均要實行大規模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規范化、現代化建設是高校發展的有效保障和必然要求。

一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題

1、檔案工作受重視程度偏低

目前在國內高校的教師群體中，大多數認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。

2、 基礎建設經費投入不足，管理手段落后

物質基礎是完善檔案管理必不可少的前提，現代化的管理工作，無論是軟硬件的設備購置，還是檔案信息數字化建設，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎設施一方面致使檔案建設中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現代化管理舉步維艱。

3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理工作缺乏職責規范、系統的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，導致了檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

4、 檔案未得到充分的利用

某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調取利用數字化的檔案信息，而依舊采用傳統方法工作，耗費了大量的人力、物力。

5、檔案專業人才稀缺、素質不高，工作隊伍穩定性差

高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質，沒有受過專業檔案管理的培訓，專業技能低，職業素養不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩定，為高校檔案管理的科學化、規范化增添了難度。

二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議

1、重視檔案管理工作，制度發展規劃，完善檔案工作的制度化、規范化

高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發展規劃中，將檔案工作納入領導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結，同時為了避免在具體工作中出現無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規范化、信息化、現代化方向推進。

2、 加大基礎建設經費投入力度，推動管理信息化建設，提高管理手段

提高檔案館的硬件設備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數字化的迅猛發展，檔案儲存的載體也有傳統的紙質轉為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應的圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機等硬件建設和規范化的檔案信息系統軟件設施；借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具完成高校檔案管理信息數字化，真正實現高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。

3、 規范管理工作體系，創新檔案管理模式

制定高校檔案管理的職責規范、系統的考核流程，可以遵循集中統一、歸口管理的原則，由校級領導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設立檔案聯絡員，及時收集應歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化；明確規定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創新的新局面。

4、 開發高校檔案資料對實際工作的指導利用價值

高校管理者做決策時，應該參考借鑒檔案資料，實現高校事業科學有序地發展，如教務管理部門依據“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據；再如，高校擴大招生規模，可依據學生檔案、基建檔案，評估招生規模擴大的程度。

5、提高檔案管理人員素質，推進檔案管理人才隊伍建設

一是通過提高現有檔案工作人員的福利待遇水平，穩定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現有的檔案管理人員開展加強現代信息技術方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業技術人員學習業務技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業生，他們有專業的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業道德素質，忠于祖國、愛崗敬業、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。

總之，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作已經成為衡量學校教育質量、管理水平的重要尺度，只有不斷創新，加強檔案管理的信息科學化、數字化、網絡化、標準化建設，才能更好的為高校的建設和發展服務。

參考資料：

[1]靳婷，穆維新.現代通信交換技術，人民郵電出版社，2005.

[2]勞文微.程控交換技術與設備，電子工業出版社，2008.

[3]姚仲敏，陳國通.程控交換原理與軟硬件設計，2003.

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[7]楊萍.淺談高校檔案管理存在的問題及對策[J].社會學研究,2011,(3).

[8]呂游.對高校檔案工作系統化建設的幾點建議[J].信息技術,2011,(3).

[9]趙新旺.提高檔案管理人員素質加強檔案科學化管理[J].管理科學,2011,(3).

檔案管理工作的計劃范文第3篇

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢，哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢，總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長、且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號，一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2 實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4、統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如鄒平縣計劃委員會簡稱為縣計委；鄒平縣計劃生育委員會簡稱為縣計生委而不能都簡稱為縣計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種、必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3 加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

檔案管理工作的計劃范文第4篇

關鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化

【中圖分類號】R197.32【文獻標識碼】A【文章編號】1672-3783(2012)07-0499-01

檔案工作不僅是一項專業性工作，也是我們整個疾病預防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據，更是一個疾病預防控制中心日常數據信息資料的來源。在機構改革和信息技術發展帶給其發展機遇的同時，也面臨著諸多挑戰。如何實現在機構改革中檔案管理的現代化，去適應新的挑戰，是目前疾病預防控制機構所要面對的新任務、新要求。

1現代化觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識

國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發展規劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應的檔案存儲庫房、服務器、統一規范的檔案裝具、優良的閱檔環境等硬件的投入，以便于規范；在軟件方面，在人員配備的基礎上要加強人員的培訓和規范化的管理要求、設置專門的檔案管理科室和主管領導，以及良好暢通的網絡管理體系等。

2現代化內容，全面開發檔案信息資源的來源

機構調整后,衛生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實完善衛生防病業務檔案尤為重要,館藏量的豐富和優化與否,是實現檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎。從調查情況看我省各級疾控中心檔案室目前收藏數量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導,加強以下內容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢預測、傳染病疫情爆發流行調查處理及分析的總結性報告;②人群免疫、免疫接種質量的效果評價及重大異常反應、接種事故的調查處理、分析和總結性報告;③主要傳染病病原學及血清學監測分析與總結;④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調查處理、分析和總結性報告;⑤微生物學、衛生理化和毒理檢驗技術性總結;⑥病媒醫學昆蟲各項監測工作總結以及專題性調查分析;⑦健康教育與健康促進專題性總結;⑧針對衛生防病工作的建設性、指導性,管理性、綜合性論述以及學術論文等。特別是對核對無誤的疫情材料和各種疫情統計報表等資料采用檔案室集中統一管理的形式,按一文一件操作規范統一編目,并確定保管期限為永久,然后將數據錄入檔案管理系統軟件保存,做到有序化且有目可查。

疾病預防控制機構是集疾病預防控制衛生監督監測健康教育科研培訓于一體的公共衛生體系，其信息資源是疾病預防控制工作者實踐業務工作的重要支柱疾病預防控制機構檔案部門應加強檔案信息資源的開發，利用館藏的信息資料和檢索工具，對檔案信息進行分析研究篩選加工整理歸納，有效進行深加工，以便于查找利用；根據預防醫學的不同學科，對機讀檔案進行分類，編制各類檢索目錄，準確迅速全面地查找檔案，實現檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。

3現代化管理，健全檔案管理的規章制度

疾病預防控制檔案大致可以分為文書業務會計設備聲像實物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級管理的模式，由中心領導主抓檔案管理工作，中心檔案室設專職檔案員負責全單位檔案的整體管理工作，統一管理各種門類和載體的檔案，全面負責檔案的收集整理保管利用統計鑒定和銷毀等工作各科室設兼職檔案員應由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內重要資料得到有效保存的同時，也使得科室檔案內容的延續性使用的便利性得到了保障檔案員在學歷和專業方面應滿足一定的要求，必須具備公共衛生檔案管理計算機管理等知識和技能同時，要建立健全疾病預防控制檔案的管理制度，并將其納入有關部門和人員的崗位責任中納入年末績效考核中，統一規范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應保證檔案室的基礎設施建設水平，配備現代化的計算機、打印機、移動硬盤等辦公設備及充足的檔案裝具。

4現代化服務，提高檔案信息的利用率

檔案管理的最終目的就是利用，發揮出它潛在的經濟效益和社會效益因此，疾病預防控制機構檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務工作，使檔案為疾病預防各項工作服務首先要改變長期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務方式，擴充服務內容，更新服務手段，開展多種形式的檔案信息開發利用工作，積極主動熱情地為疾病預防控制工作服務如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務分工收集整理有關課題的檔案資料其次要優化綜合檔案室的硬件環境，接入計算機網絡，實現檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時間，提高利用率。

參考文獻

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[2]潘智慧，程文.疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J].活力，2010.8

檔案管理工作的計劃范文第5篇

Key words:university; construction file;management

摘　要:高校基建檔案是高校進行整體規劃和建設管理的重要組成部分。針對當前高校基建檔案建設工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學化管理的建 議.

關鍵詞:高校;基建檔案;管理

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本 建設工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部 分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐 步完善管理方法具有現實意義.

一、高校基建檔案建設的特點和作用

(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.

1.成套性。完整的基本建設項目檔案形成，需要 每一個環節的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高校基建檔案具 有成套性的特點.

2.專業性。基本建設過程涉及到設計、勘探、施 工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據，故高校基建 檔案具有專業性的特點.

3.實用性。基本建設完成后，建筑物的結構、性質 等方面可以在檔案中體現，建筑物的產權認定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高校基建檔案管理工作具有 實用性的特點.

4.滯后性。由于基本建設項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高校基建檔案管理工作具 有滯后性特點.

(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案， 在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記 錄等技術資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學 校基本建設的完整過程，這些技術資料具有憑證作用.

2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關事物發展規律，起到廣泛參考作用.

完整系統的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發 展的規律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產、地產以及設 備產權形成的全過程，是學校界定產權關系的法律依 據和法定根據，用好基建檔案可以避免和解決產權糾 紛.

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環 節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件 設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統 專業化地按照要求管理等簡單化現象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質量，跟不上高校改革與 發展的需求.

(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設，輕檔案” 的思想。甚至還出現建筑物竣工后，經手人員將建設 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質量.

(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業技術 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸 檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一 環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.

為加強和規范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規范大相徑庭，出現所制 定的規范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發展的需要，影響了基建檔案的 完整、準確和系統性.

三、加強高校基建檔案科學化管理的對策 隨著社會主義市場經濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學化管理，使其在審計、監督、管理、 驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效 用，筆者以為應從以下幾方面加強管理:

(一)加強基建檔案工作領導 國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基 礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發 展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管 理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部 分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工 作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究 和解決檔案工作中的實際問題.

(二)提高檔案人員素質 搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部 門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質 訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的 業務水平及檔案管理能力.

(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。[2] 高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術 性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進 行約束和指導。工程建設項目完成后，不論

是總承包 還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位.

(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數，從 而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使 基建檔案進入正常化管理.

(五)實現檔案工作網絡化管理 隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使 用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服 務。目前高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從 經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建 設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應現代化管理需要.

四、結語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產評估的依據，隨著時間推移，人們會越來越 認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把 好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不 斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為我們國 家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務， 做出更大貢獻.

參考文獻 [1]陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟， 2005， 15(10): 236-237.