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數字時代背景下,農業科技檔案作為農業科技創新的重要信息資源,如何對其進行有效的開發和利用,是當下亟需探討的問題。本文首先描述了數字時代背景下農業科技檔案信息資源開發利用的意義;其次對當前農業科技檔案開發利用存在的問題進行了全面的分析;最后針對相關問題,提出了加強農業科技檔案信息資源開發利用的對策。
關鍵詞
數字時代;農業科技檔案;信息資源;開發利用
為推進我國農村發展,使農村跟上城市發展的節奏,解決城鄉二元結構問題,農業科技創新逐漸成為新農村建設的重要工作。數字時代背景下,我國農業信息化服務體系建設逐漸進入新階段,農業科技檔案作為農業科技創新的重要信息資源,在農業科技創新的進程中,相關部門對農業科技檔案信息資源的需求也不斷提升。如何對其進行有效的開發和利用,提升農業科技檔案相關服務的質量和效率,是當下亟需探討的問題,對于農業信息化建設、現代農業發展有著重要的意義。
一、開發農業科技檔案信息資源的意義
農業科技檔案是對農業科研活動的原始記錄,是農業科技信息的重要載體,其中包括農、林、牧、漁、水利、氣象、土地等涉農各業在生產、經營等活動中直接形成的應歸檔保存的具有一定查閱價值的文字、聲像、電子等資料。農業科技檔案是一種特殊信息資源,其原始性特征使其在農業科研活動中具有不可替代的重要作用。由于農業科技檔案信息資源的價值是持續的,因而對其開發與利用也是持續的。數字時代背景下,為推進我國農村發展,農業科技創新逐漸成為新農村建設的重要工作,我國農業信息化服務體系建設也逐漸進入了新階段,農業科技檔案作為農業科技創新的重要信息資源,在農業科技創新的進程中,相關部門對農業科技檔案信息資源的需求也不斷提升。為對其進行充分的利用,就需要進一步拓展農業科技檔案信息資源的價值,只有這樣才能提高農業科技檔案管理工作的效益,將更多的農業科技檔案信息資源轉化為科研成果,促進農業科研院所科技發展水平的提高,從而促進農業生產力的進一步提升[1]31。
二、當前農業科技檔案開發利用工作中存在的主要問題
雖然相關部門越來越重視農業科技檔案信息資源的開發和利用,然而在實際的操作中,還存在許多不足,主要問題如下。
1.農業科技檔案管理方法缺乏規范性。
隨著我國對農業科技研發方面的重視,培養了大量的農業科技人才,農業科技成果也不斷增多。然而,對于這些農業科技成果的收集歸檔,卻由于管理方法不夠科學合理,導致相關部門對于農業科技檔案的收集、鑒定、分類、編目、歸檔等工作存在程序、步驟不規范的問題。這使得農業科技檔案的完整性受到影響,難以很好地進行查考利用[2]17。
2.檔案管理人員的專業意識薄弱。
農業科技檔案成果往往就是一些文字、數據、影像等資料,里面的內容往往具有較強的專業性,內容枯燥,專業以外的人員往往無法認識到其中價值。目前,一些農業科技檔案管理人員對于農業科技研究成果的重要性缺乏認識,檔案管理的專業意識薄弱,在整理和管理的過程中,由于缺乏專業知識和專業態度,導致一些科技項目檔案資料不齊全,無法很好地體現科技項目的全過程和具體成果。甚至有的農業科技檔案管理人員將在工作中積累的有價值的科技檔案資料據為己有,不愿移交歸檔,致使部分檔案資料流失。
3.檔案信息服務水平低,檔案信息安全保障體系不健全。
數字時代背景下,信息技術發展迅速,已逐漸滲入了各個領域,在檔案管理方面,越來越多的圖書館、檔案管理服務企業都開始進行數字化改革,將內部保存的信息資源進行數字化處理,使更多的用戶能夠通過網絡查閱和下載,使一個信息資源能夠同時給許多不同的人查閱。然而,目前我國農業科技檔案管理的信息服務水平相對低,沒有跟上現實需求,農業科技檔案的檢索速度慢,且存在準確率不高的問題。此外,我國農業科技檔案管理還存在安全保障體系不健全的問題,對于不同保密級別的農業科技檔案沒有進行區別對待,造成科技檔案信息泄密事件時有發生[3]67。
4.檔案信息資源開發不足,開發利用手段和方法落后。
我國農業科技檔案開發利用的不足不僅僅體現在管理和利用上,還體現在開發方面。目前,我國對于農業科技檔案的信息采集主要還是人工采集,僅在編寫目錄時才用到計算機的一些基本功能,檔案的編研工作更是進行得較少,這非常不利于科技成果的推廣轉化。
三、數字時代背景下加強農業科技檔案信息資源開發利用的對策
1.保證農業科技檔案的質量和完整性。
農業科技檔案的質量和完整性可以說是農業科技檔案信息資源開發利用的物質基礎。農業科研院所應嚴格依據《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規,結合單位實際情況,保證農業科技檔案的質量和完整性,做到“三納入”。“三納入”即要將農業科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過程納入農業科研的最初的工作計劃中,只有這樣,才能實現檔案管理與布置科研任務同步,保證整個農業科研都做好記錄和資料的保存;要將農業科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過程納入農業科研的工作程序中,只有這樣,才能保證農業科技檔案管理與檢查科研活動進度同步,從而推進農業科技檔案收集、整理、歸檔等管理過程的規范化;要將農業科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過程納入有關部門和有關人員的職責范圍,只有這樣,才能夠做到農業科技檔案管理與科技人員考核獎懲同步,實現權責分明,有責可追,保證農業科技檔案的質量,維護科技檔案的完整性和安全性[4]91。
2.提高農業科技檔案管理人員的素養。
農業科技檔案管理人員的素質是農業科技檔案開發利用的關鍵。而農業科技檔案管理人員的素質的提升是多方面的。首先,相關部門要加強農業科技檔案信息作用的宣傳教育,讓農業科技檔案管理人員認識到農業科技檔案的重要價值,只有這樣,才能使農業科技檔案管理人員真正認識到自身所承載的責任和義務,從而提高農業科技檔案管理人員對農業科技檔案信息資源開發利用的重視程度。其次,相關部門應定期組織技檔案管理人員開展專業培訓,提升農業科技檔案管理人員的科技檔案業務知識儲備,進一步了解自身的權責,提升自身的專業技能的應用能力,做好農業科技檔案的管理工作,保證農業科技檔案的完整性和安全性,對于需要進行保密的農業科技檔案,也要嚴格做好保密工作。與此同時,農業科技檔案管理人員還要熟悉農業科學研究的基本過程和程序,抓住關鍵階段、重要環節,只有這樣,才能增強農業科技檔案管理人員與農業科研人員的互動性,做好農業科技檔案的收集、整理、鑒定等工作,為農業科技檔案的再利用做好準備。此外,相關部門還要順應數字時代的需求,定期開展計算機應用的相關培訓,提升農業科技檔案管理人員的計算機應用水平,加強農業科技檔案的統計工作,同時為農業科技檔案管理的數字化轉型打好基礎。
3.加強檔案信息安全保障工作,注重保密和知識產權保護。
數字時代背景下,隨著科技體制改革和科研手段的現代化進程的推進,農業科研工作呈現出了課題協作多樣化、學術交流多元化、情報交流網絡化的發展趨勢,這雖然促進了我國農業科技檔案信息的交流和科技成果推廣,但同時也大大提升了農業科技檔案信息的保密工作的難度。我國相關部門要理清農業科技檔案開發利用與保密的關系,對于鼓勵推廣的農業科技檔案信息,要充分利用網絡平臺、信息技術,加強推廣。對于要求嚴格保密的農業科技檔案信息,嚴格依據《科學技術保密條例》《專利法》等相關法律法規,做好保密工作,對于泄密的農業科技檔案管理工作人員依法進行懲處。與此同時,我國相關部門也要調撥專業技術人員,構建農業科技檔案信息管理系統,依據農業發展不同階段對科技信息的不同層次的需要,進行不同程度的加密,實現農業科技檔案信息的推廣與農業科技檔案信息的知識產權保護的同步推進。
4.加強信息開發,提高服務水平。
明確服務方向,端正服務態度,數字時代背景下,農業科技檔案工作要面向現代化,就必須樹立信息觀念、強化效益觀念,農業科技檔案管理部門要徹底轉變傳統的重保管、輕利用的服務理念和被動的服務方式,主動與農業科研部門開展合作,深入農業科研一線,主動了解新時期的農業科研工作的現實需求,明確服務方向。并在此基礎上改進農業科技檔案管理方法,提升農業科技檔案的信息服務效率,調整農業科技檔案信息收集的重點內容,提升農業科技檔案信息的實用性[5]64。深化檔案信息資源開發,拓寬工作領域。在明確服務方向,端正服務態度的基礎上,農業科技檔案管理部門要緊跟現實需求、充分利用信息技術,深化檔案信息資源開發,主動拓寬工作領域。首先,農業科技檔案管理部門要做好準備工作,跟隨農科院的農業科研成果示范推廣、科技下鄉等活動進入一線,開展科技宣傳、信息咨詢等服務,一方面進一步發揮農業科技檔案信息的作用,普及農業科技知識;另一方面深入了解農業科研工作對于檔案信息的實際需求。對于一些值得宣傳的農業科技檔案信息,可以通過各類農業信息服務平臺進行傳播,實現農業信息化帶動農業現代化。其次,農業科技檔案管理部門要加強信息采集、整理工作,充分借助信息技術和網絡平臺,進行檔案信息的深度加工,對一些重要的符合農業科研工作的現實需求的農業科技檔案信息資源進行數字化處理,同時結合現實需求,構建科技成果數據庫、農產品質量安全標準數據庫等專題數據庫,編制農業科技檔案檢索工具,方便農業科研工作人員進行查詢檢索。此外,農業科技檔案管理部門還要利用信息技術,對農業科技檔案信息資源進行統計分析等處理,提升農業科技檔案信息資源的系統性,使農業科研部門能夠很好地了解當前我國的農業科研狀況,避免一些課題產生重復性的問題,減少國家農業科研資源的浪費。農業科技檔案管理部門還要發揮農業科技學術交流的紐帶功能,積極開辦科技教育、信息交流等相關活動,這樣一方面能夠推進農業科技檔案信息的共享,促進各相關部門互通有無,促進農業科技檔案信息的開放和利用。另一方面還可以推進農業科技檔案管理部門與其他相關部門的合作,拓寬農業科技檔案管理部門的資金來源,從而為農業科技檔案管理部門的信息化改革提供充足的資金支持。建立農業科技檔案信息開發利用反饋制度。通過反饋信息,總結農業科技檔案的開發與利用工作的經驗教訓,對于不足之處及時調整改進,使我國農業科技檔案管理工作更加符合現代農業發展的需要。數字時代背景下,農業科技檔案信息資源開發利用對于推進農業現代化有著重要的意義,本文基于農業科技檔案管理方法缺乏規范性、檔案管理人員的專業意識薄弱、檔案信息服務水平低等相關問題,提出了保證農業科技檔案的質量和完整性、提高農業科技檔案管理人員的素養、加強檔案信息安全保障工作等對策建議。
作者:陳茜茜 單位:南通市農業科技檔案館
參考文獻
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[2]郭朋,張宇航,趙偉鋒,李淑俠.農業科技檔案管理工作存在的問題與對策[J].農業科技管理,2011(3).
[3]梁海萍,唐翼鋒.對農業科技檔案管理工作的一些探索研究[J].農業科技管理,2013(2).
主要建設內容與功能
1 種子基礎實驗室:滿足各類種子物理、化學、生物特性和加工特性等方面的測試與試驗研究。
2 種子干燥實驗室:滿足各類種子及農產品干燥機理與過程的研究。
3 種子加工實驗室:滿足各類種子加工機理與過程的試驗研究。
4 檢測與控制實驗室:滿足種子加工自動化控制與檢測技術的試驗研究。
5 演示培訓車間:以種子基本加工設備為主體,組合成幾種典型的種子加工工藝流程,滿足種子加工試驗與示范培訓的需要:既可以單機作業,也可以按照預先設定的加工工藝流程進行成套設備生產。
6 中試車間:滿足種子加工新技術、新產品研發及配套設備試制,承擔對種子企業與種子科研部門技術服務的功能。
集科研與服務一體
1 開展了特殊種子加工工藝的研究
通過對各種種子干燥、加工特性的研究,結合市場需求,制訂了各類種子典型加工工藝流程與設備配置方案,開展了對種子企業與種子研究部門進行技術咨詢與服務,得到眾多種子企業的認可;特別是通過開展對牧草種子加工特性進行研究,提出了牧草種子加工成套設備中主要加工設備的改進方案,結合國內牧草種子加工行業的實際,研制開發出批量式牧草種子烘干設備、實驗室用風選機、風篩清選機、螺選給料試驗臺、牧草種子除芒試驗臺以及工業化生產過程中種子計量給料機、牧草種子除芒機、種子氣流輸送機等,拓展了工作領域,提供了市場上需求的產品;在青海、甘肅等地建成了國內最大的牧草種子如工成套設備,國內牧草種子加工質量有了很大的提高。
2 種子加工技術培訓工作
利用種子干燥實驗室、加工實驗室的試驗儀器與種子加工演示培訓成套設備,開展了對國內種子加工領域操作人員的技術培訓工作,不斷提高操作人員的技術水平,提升種子加工質量:2005年初,利用自有資金,對種子加工中心各項設施進行改進完善,提高培訓設施的適應能力;將種子加工工程中心作為中國農業大學、河北農業大學、北京農學院等院校種子專業學生的實習基地,對種子專業學生進行種子加工技術培訓工作。
3 種子加工設備的研發工作
1.1是有效改善檔案管理工作的需要
紙質載體是農業科技檔案的根本依據,但是避免不了局限性,存在著數量多、體積大、質量重,不易攜帶,不便查找,信息傳遞慢,無法檢索等方面的不足。農業科技檔案管理的數字化建設,可以從根本上克服這些弊端,即以現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術為基礎,建立計算機網絡平臺,以建立好的各種檔案信息庫為資源,利用智能信息處理技術,將數據庫轉變為知識庫,以供需要者查詢、搜索,并且信息資源的使用維護方便,安全保密性強。農業科技檔案管理的數字化建設,可以達到資源信息的數字化、資源管理網絡化和智能化。
1.2是檔案管理發展的大勢所趨
農業科技檔案資源的高效、快捷開發利用需要應用數字化技術。傳統的查閱方法是到檔案館,采用人工撿索的辦法查找所需的檔案,費時、費力,查全率和查準率均不高。檔案管理實行數字化后,全市農技推廣機構通過互聯網,進入市科技檔案館數字化信息中心,各單位的檔案電子目錄和開放檔案數字信息均上傳至市農業科技檔案館信息中心,方便全市農業科技檔案資源的整合和利用,順應檔案館現代化發展的需要。
1.3是現代農業發展的必須
在當今人們的時間意識越來越強,領導需要迅速、準確的決策;各職能部門工作要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加的情況下,要求檔案部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段,運用現代信息處理技術手段來處理農業科技檔案信息資源,提高檔案資源的開發能力和利用效率,確保檔案信息能及時、方便地提供。
1.4是節約農業檔案機構建設資金的舉措
庫藏檔案案卷數量的不斷增加需要信息化來管理。以杭州市農業科學研究院為例,該院下轄農作、水產、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個科研所,截止2010年全院庫藏檔案820卷,資料12088冊,其中相當部分檔案分散在基層建檔單位,如果對這些檔案進行有效整合,采用數字化管理,可大大減輕農業科技檔案管理工作人員的工作量,降低費用支出,使檔案管理人員能在有限的時間內搜集更多的信息,不僅降低了成本,而且極大地提高了效率。
2農業科技檔案管理數字化建設總體設計
農業科技檔案管理數字化建設的指導思想是:以需求為導向,以利用為目的,充分利用計算機軟硬件功能,最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力,保護農業科技檔案原件完好,保證數字化農業科技檔案真實準確,更好地發揮農業科技檔案信息資源的作用。農業科技檔案管理數字化建設的原則是:檔案數字化,工作標準化。檔案數字化標準規范體系的建設,可以從管理、業務、技術等標準規范層面來研究制定。從簡單的標準化向科學、精確的標準化過渡,從孤立的標準向體系化的標準推進。重要檔案優先數字化。以利用需求為導向,結合實際,統籌規劃,分步實施,突出重點,量力而行,將年限較長、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優先數字化。各部門分工協作。檔案數字化工作相當繁瑣,涉及面廣,必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念,充分發揮單位各個部門和各類人員的作用,明確工作任務,落實責任分工,真正做到各司其責,各施其能,協調配合,形成全方位、多層面、多角度、共同推進檔案數字化建設的科學發展模式。多方位快速高效檢索。數字檔案管理系統應該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式,提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統,能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息,并對檔案利用進行快速統計。數字檔案管理系統應及時公布、更新、維護網站網頁內容,提供服務范圍、內容,便于檔案利用者了解檔案信息動態,及時查找所需信息。注重檔案數字化人才培養。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵機制,重視人才的儲備,以超前的意識搞好人才建設,造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識,又掌握現代檔案數字信息技術的新型檔案工作人才隊伍,確保檔案數字化建設及檔案事業又好又快地發展。農業科技檔案管理數字化建設需要投入,特別是建設初期軟硬件配置投入較大,建成后也要保持一定的運行成本。因此,要按照成本效益最大化的要求,細化農業科技檔案管理數字化建設的步驟。同時優化農業科技檔案管理數字化的各種資源配置,根據不同的情況,進行農業科技檔案管理專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理配置,構建農業科技檔案管理數字化投入小收益大的新模式。具體步驟上:
一是建立農業科技檔案管理數據庫。第一步,輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補齊卷內文件目錄,另一方面檢驗輸入的正確性,從而確保農業科技檔案管理數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數碼相機等設備,實現原文件信息數字化。
二是加強電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺組合,是未來數字農業科技檔案管理最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失,保證電子文件是可存取、可利用和可理解,必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累,不僅保證電子文件的真實性,還維護了它的系統性、完整性,同時,也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞,從而保護電子文件的安全,為電子文件的歸檔打下基礎。電子文件的收集積累范圍,應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件,要按規定進行登記、簽署,對更改處,要填寫更改單,按更改審批手續進行,并存有備份件,防止出現差錯。
三是農業科技檔案管理數字化與上網利用同步。農業科技檔案管理數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷變化的過程,農業科技檔案管理數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。數字化農業科技檔案管理分開放與不開放兩種,開放農業科技檔案管理即上互聯網,建立農業科技檔案管理資料網站,實施資源共享,在互聯網上向政府和社會提供農業科技檔案管理信息。
3農業科技檔案管理數字化建設需要把握的幾個問題
3.1提高認識,統籌規劃
首先必須在思想上充分認識農業科技檔案信息資源的重要意義。在當今信息公開程度越來越高的形勢下,農業科技檔案的文化性質和社會性質逐步強化,利用的范圍和對象將逐步擴大,只有當農業科技檔案信息資源在農業現代化建設中發揮重要作用時,農業科技檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。其次,做好統籌規劃。將大量的農業科技檔案數字化,是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查,包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況,制訂農業科技檔案數字化的科學規劃,包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。最后,要保障檔案整理過程的完整性。農業科技檔案數字化是一項費時較長的工程,在大規模、流程化的數字化過程中,所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出,一定要保障檔案原件的完整,不允許出現損毀和遺失的現象。
3.2加強基礎工作,認真做好檔案數字化
一是檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源,不加選擇地全部數字化既不可能、也沒必要。應該根據一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些檔案原件中哪些不需要數字化。二是做好數字化時掃描參數的優化設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有較大影響,其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。三是做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中,要注重全面的質量檢查,加強數據的質量控制。
關鍵詞:農業科技;項目檔案;科學管理
進入新世紀,隨著科學技術的不斷進步和改革的不斷深化,科研檔案的管理工作也發生了變化。農業科技檔案是科研管理的重要組成部分,因此農業科技檔案管理工作怎樣適應新機制的需求及怎樣加強農業科技檔案科學管理成為科技檔案工作者的重要任務。農業科技檔案,在振興農村經濟中有憑證、參考、借鑒作用,使農業檔案的信息資源有效開發出來,轉化為直接生產力,對提高農業經濟效益和新農村建設起到了關鍵的作用。提高農業科技檔案管理工作水平,在搞好農業科技檔案管理信息資源的充分利用以及加快促進知識創新和農業科技快速發展中扮演著重要角色。為此,針對農業科技檔案的科學管理進行了研究,提出了幾點加強農業科技檔案的科學管理方法有效措施,從而保證科技檔案的規范、完整、系統、全面。
1提高對農業科技檔案的認識
隨著“科技是第一生產力”廣泛宣傳,科技檔案管理工作也顯得日益重要。農業科技檔案是記述和反映在農業生產過程中的科學研究、生產服務、技術培訓記錄等活動,經過檔案人員整理并歸檔保存的有價值的重要科技文件資料。具體說,農業科技檔案就是科技人員在生產、科研及技術推廣活動中衍生出來的成果,是農業科技檔案的重要組成,具體包括文字資料、計算圖紙、圖片(照片)、音像資料、實物標本等。農業科技檔案的主要特點是,工作大部分都是在田間地頭第一線上進行,因此所研究的數據內容和分類也較復雜,而且農業生產的周期比較長、數據采集量大,從生產開始到中期、末期,所有數據都得記錄、所有圖片都需要保存,這就使農業科技檔案的形成、積累有了一定的難度,同時農業檔案的收集、保存工作做得規范與否,直接關系到農業科技檔案的完整性和有效性。只有把農業科技檔案管理的基礎工作做好,才能充分發揮科技檔案的作用,使之更好地為科技發展提供服務。要根據實際工作情況,制訂出詳細可行的農業科技文件及檔案的歸檔范圍,讓檔案管理者清楚地明白上報歸檔的材料是什么、要求是什么,認真對農業科技檔案進行收集、保存和利用,使農業科技成果更好地被交流和利用,為科研工作提供高質量的信息資源[1]。
2農業科技檔案科學管理的主要標志
按照“走上去,走下去”“引進來,放下去”的理念積極鼓勵大專院校與農業企業進行合作,甘當農業科技成果轉化的“紅娘”,大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒有進行轉化,而一些農業企業空有資金和場地,但是亟需一些科研成果,因此把科技成果盡快轉化為生產力,是一項迫在眉睫的大事。通過轉化科技成果可使農業企業增加效益,使科研院所的成果進行生根發芽,這個轉化目標可以通過提高農業科技檔案的利用率來實現。農業科技檔案作為科研工作的歷史記錄,是許許多多科研工作者的心血和知識積累的精華,有較高的分析研究價值。在生產過程中,依據檔案中的記載數據,需要不斷地總結經驗,吸取經驗教訓,使農業科研工作更加規范化和科學化。
2.1收集完整、整理科學、統計簡便,便于快速查找
科研部門保管的科技檔案,能反映出本單位技術活動的基本面貌,項目負責人在申請時提出計劃,明確項目組科研人員形成積累有關科研項目文件材料的任務,并責成專人負責科研項目文件材料的收集、整理、立卷。項目組的科研人員從一開始的項目申報、項目立項、項目結題,在科研活動的每個階段過程中,都積極地參與,要按照歸檔范圍,認真收集、整理所形成的科研項目文件材料(包括一些文字、圖片、實物、音像資料),并進行科研材料的建檔歸檔,及時交給項目文件管理人員。在工作中要應做到對科研項目檔案內容、數量、編號、期限等做到統計簡便,各類檔案原則上按檔號存放,保證統計精確性,建立統計制度,編制必要的、切實可行的檢索工具。
2.2科學保管、存放安全,建有規范檔案管理制度
科研檔案應按期進行檢查,按照檔案管理“八防”(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)做好工作。嚴禁存放與保護檔案無關的各類雜物品,防止受到自然破壞,最大程度地延長檔案的“使用壽命”。科技檔案的核心內容是科技成果,大部分都具有自主知識產權,很多檔案都具有機密性,因此在存放過程中密字文檔必須有加密措施,紙質文檔加鎖放置在柜中儲存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續,必須在規定時間內歸還,防止因時間長造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時候,要先充分考慮其的安全性,嚴格按規定程序處理。
2.3現代化查詢、檢索系統,建有檔案管理的安全
程序“精、準、廣、快”是信息社會人們對科技檔案信息需求的基本特點,運用先進技術手段管理檔案是實現科技檔案科學管理的必然趨勢。科技計劃檔案數量多、面廣、專業性強,需要不斷完善服務方式和手段。現代社會是科技發展飛速的社會,科技檔案管理者要借助先進的科技手段,充分利用信息處理和網絡技術,搭建起快捷、實用的查詢檢索系統,來滿足農業科研工作者對技術檔案的檢索需求,提高檔案服務效率、質量和利用率。
2.4信息數字化、配備現代化設備,保證數字真實可靠
科技人員在農業生產中通過生產積累了大量的真實、可行的資料,這些資料大部分都以紙質材料的形式進行保存,存放這些資料需要消耗很大的物力和財力,尤其是存放空間的選定,同時還在注意保管和存放。隨著電子信息技術的發展,尤其是計算機的廣泛應用,檔案工作也由傳統手工操作朝著自動化方向發生了轉變,檔案的形式也由最初的紙質文本、實物向電子文檔、圖片和數據等形式發生了轉變。檔案數字化目前用的效率最高的是掃描法,經文字識別、校對后,轉化為可編輯的數字化檔案,便于廣大科技人員查詢使用[2]。
3實現農業科技檔案科學管理的有效措施
1文字加工作者的來稿
中文字方面的問題是最常見的。對文字性問題的加工,一要按照國家的標準,使改動之處符合標準化和規范化,二要注意文稿內容表達的準確性,使改動之處符合作者的原意。在編輯實踐中,發現稿件中用字不規范的現象不少,主要有:
1.1形似字和同意字容易混淆致誤
如,天-夭、千-干、磷-鱗、酯-脂,出錯原因可能是作者在電腦上輸入錯誤造成的。
1.2義近字
容易混淆致誤,如,作-做、練-煉,因這些字含義接近,作者容易把兩者混淆而出錯。
1.3錯用簡化字
如,副-付、齡-令,實際上他們不是繁體字與簡化字的關系,而各自都是規范字,各有各的適用場合。出錯可能是作者書寫時習慣用后者代替前者,而根本未注意到它們之間用法上的區別。作者稿件中文字出錯的情況還有很多,作為編輯,應該把好語言文字關,加強語言文字修養,從識字質量上下功夫,弄清字的含義,掌握字的讀音,進而了解形、音、義的內在聯系,正確地使用語言文字。
2語句加工農業科技期刊的語言文字表述
最基本的要求是準確、簡明。用詞不當、文理不通就不能把所要表述的科學內容恰如其分地表述出來。農業科技期刊中使用的名詞術語要統一、規范。作物名稱最好用學名,地方語言應改為專業用語。語法常見的錯誤有成份殘缺、搭配不當、詞序混亂、結構混亂等。編輯必須用心查出并修改這類錯誤。閱讀時出聲朗讀是查出這類問題的途徑之一。發現了問題,可以對句子做直接成分分析與句法成分分析。通過句法成分分析可以凸顯成分殘缺和主謂賓搭配不當的錯誤以便改正,直接成分分析可凸顯定中、狀中關系中的搭配不當、詞序混亂、結構混亂等錯誤以便改正。
3數字加工農業科技期刊的數字用法
應嚴格執行《出版物上數字用法的規定》。凡是可以使用阿拉伯數字的地方,均應該使用阿拉伯數字。應使用阿拉伯數字的有兩種情況:一是公歷世紀、年代、年、月、日和時刻;二是記數與計量。應使用漢字的有兩種情況:一是數字作為詞數構成定型詞、詞組、慣用語、縮略語時,二是鄰近的兩個數字并列使用連用,表示概數時,且連用的兩個數字之間不應用頓號隔開,如二三米、七八月等。
4標點符號加工作者
在使用標點符號過程中最易出錯的是當斷不斷,一逗到底,頓號、逗號常錯用。有的作者將中、英文標點符號混用。編輯在加工過程中應根據作者寫作意圖正確使用標點符號,以幫助讀者弄清句子的結構,辨明語氣,正確理解文字的含義。表示數值(量值)起止范圍的符號必須使用浪紋線“~”,不用一字線“—”,以避免與文中或公式中的減號“-”混淆。
5計量單位加工
農業科技期刊應嚴格執行有關量和單位的國家標準和規定,全書必須加以統一,不允許漢字與符號混用。農業科普類期刊可以用漢字表示法定計量單位,但技術類期刊在表達量值時,無論是在公式中,還是在圖表及文字敘述中,都應一律使用單位的國際符號。法定計量單位應該用小寫正體書寫,但是L(升)是例外,要用大寫正體字母書寫。
6層級標題加工
內文的層級標題是文章的綱領,也是作者行文思路完整表達的體現,是導引和促使讀者閱讀全文的動力,一定要簡潔、醒目,盡量避免轉行和標點符號頻頻出現。文章的標題應注意前后照應,保持全書統一,標題層次應清晰,編號不應混亂。科技論文的標題一般不超過4級。同一級標題應反映同一層次的內容,其結構相同,意義相關,語氣一致。