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數(shù)字化管理方案范文第1篇

中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的應(yīng)歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實紀錄,是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件,是國家的寶貴財富。

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字城建檔案管是城建檔案管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及多媒體技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)相互結(jié)合的產(chǎn)物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現(xiàn)形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數(shù)字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標(biāo)準規(guī)范也相繼出臺。因而，各個地方理應(yīng)該加強和加快積累數(shù)字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數(shù)字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可以從以下兩個方面著手：

第一，城建檔案館應(yīng)該實事求是，堅持從實際的經(jīng)濟能力和需要出發(fā)，結(jié)合全部管藏檔案信息管理信息數(shù)字化、珍貴檔案現(xiàn)代數(shù)字化、重點選擇某類檔案信息數(shù)字化以及高頻率使用檔案數(shù)字化等等途徑，將現(xiàn)在擁有的實體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化的形式，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數(shù)字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術(shù)方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數(shù)字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優(yōu)勢將城建檔案轉(zhuǎn)化為信息，完善利用服務(wù)。

第二，城建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立和建設(shè)應(yīng)該借助GIS電腦軟件，建立數(shù)據(jù)庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設(shè)施等等相關(guān)的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據(jù)GIS軟件所建立的數(shù)據(jù)庫還方便于信息數(shù)據(jù)的管理、檢索、查詢、進一步提取數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的進一步加工和輸出。信息資源數(shù)據(jù)庫的信息主體同時還得包括城建資料的內(nèi)容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設(shè)項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數(shù)據(jù)庫。背景數(shù)據(jù)庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的種類十分廣泛和負責(zé)，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設(shè)施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，對有關(guān)城建檔案基本工作標(biāo)準、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺的上面。此外，工作主管部分還應(yīng)該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責(zé)和管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)和組織工作，向組織城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務(wù)工作。

1.3 加快和加強城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

伴隨著《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網(wǎng)站也進入了不斷建設(shè)和完善的狀態(tài)，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊。現(xiàn)階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，還應(yīng)該將其逐步納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架體系中，力求和電子政務(wù)建設(shè)同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標(biāo)準規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務(wù)平臺的作用，促進城建檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)的積極開展以及城建檔案利用服務(wù)質(zhì)量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關(guān)方面來加大對其經(jīng)費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)能夠和政府政務(wù)網(wǎng)同步，實現(xiàn)一體化，進一步推動其信息管理化建設(shè)的跨越式前進、發(fā)展；第二，不斷建設(shè)和完善城建檔案信息網(wǎng)，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態(tài)，迅速將經(jīng)過整合后的信息在網(wǎng)上予以，實現(xiàn)資源的共享，從而促進城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的穩(wěn)定化前進；第三就是要主動學(xué)習(xí)和借鑒其它的有關(guān)檔案館信息化管理的經(jīng)驗，將城建檔案信息化建設(shè)事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設(shè)和政府電子政務(wù)建設(shè)的統(tǒng)一、同步協(xié)調(diào)向前發(fā)展，從而促進自身的進步。

2 總結(jié)

總的來說，為了促進信息管理服務(wù)功能的早日實現(xiàn)，響應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實需求，應(yīng)該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設(shè)的速度，以確保城建檔案現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化、規(guī)范化目標(biāo)的進一步實現(xiàn)。

參考文獻

[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規(guī)劃管理檔案信息化在城市規(guī)劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)

[2]張世東.本市舉行“2008上海國際檔案信息化暨現(xiàn)代辦公技術(shù)以及設(shè)備展覽會.[J].上海檔案2008(12)

數(shù)字化管理方案范文第2篇

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理

對于房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，主要是借助現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)對原始紙質(zhì)檔案資源管理方式的改變，借助掃描、拍攝等技術(shù)，將其進行壓縮和轉(zhuǎn)化處理，形成圖文、錄像等文件格式，達到分級存儲和管理的目的，發(fā)揮服務(wù)器的保存功能。與此同時，構(gòu)建管理程序，以方便后期對檔案資源的檢索、查詢和使用，這是新時期房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展趨勢和方向。借助數(shù)字化的檔案管理模式，有效滿足整個社會對信息資源的需求。因此，在新的歷史時期，要抓住機遇，推動檔案管理工作的創(chuàng)新，立足信息技術(shù)，推動房產(chǎn)檔案管理工作的有序開展。

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的特征

（一）房產(chǎn)檔案服務(wù)更具多樣化。對于房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，需要借助信息技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。在房產(chǎn)檔案中，涉及較多的合同、協(xié)議以及文件等，在數(shù)字化管理模式下，可以將其有效轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等形式，實現(xiàn)對資料的科學(xué)管理，切實提升房產(chǎn)檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數(shù)據(jù)庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務(wù)的支持下，能夠為房產(chǎn)用戶提供更加全面、及時和方便的服務(wù)，提升房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。（二）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特征突出。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產(chǎn)用戶相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務(wù)。但是，很難實現(xiàn)信息的及時收集，無法實現(xiàn)高效的應(yīng)用，對檔案信息深入開發(fā)應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。目前，網(wǎng)絡(luò)化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，便于實現(xiàn)方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務(wù)。（三）房產(chǎn)檔案保密性更強。對于房產(chǎn)檔案而言，很多信息需要實現(xiàn)高度的保密性，但是，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，保密性不高。借助數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案內(nèi)容與管理主體、載體的一一對應(yīng)，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數(shù)字化的檔案管理中，同時在計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實體與服務(wù)之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化水平的提升

（一）重視房產(chǎn)信息庫的構(gòu)建。將數(shù)字管理模式引入房產(chǎn)檔案管理，需要重視檔案資源和相關(guān)文件保存形式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質(zhì)的信息庫，實現(xiàn)房產(chǎn)信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應(yīng)用提供便利。在進行數(shù)據(jù)檢索的時候，結(jié)合文件信息，輸入相應(yīng)內(nèi)容，切實提升房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。應(yīng)用數(shù)字化管理模式，借助對數(shù)據(jù)庫的查詢，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產(chǎn)管理中對數(shù)字化觀念的認識。任何事物的發(fā)展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案管理中，鑒于數(shù)字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現(xiàn)，要強化對數(shù)字化管理理念的認識。針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對不良問題的解決和完善，推動房產(chǎn)管理工作的不斷完善。另外，在數(shù)字化模式中，重視在局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進行相關(guān)房產(chǎn)信息的登記。要提升對房產(chǎn)檔案管理的認識，切實提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，實現(xiàn)整個管理工作的高效化。在數(shù)字化管理模式的應(yīng)用下，房產(chǎn)檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以更好地發(fā)揮對房產(chǎn)管理的支撐作用。（三）重視建立科學(xué)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理體系。為了更好地推動數(shù)字化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結(jié)合各地房產(chǎn)檔案實際，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)。要充分考慮各種因素，如人員分配、數(shù)字化技術(shù)水平等。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式。鑒于房產(chǎn)檔案規(guī)模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數(shù)字化管理模式建設(shè)速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的科學(xué)管理。（四）提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業(yè)都具有相應(yīng)的標(biāo)準和規(guī)范，因此，要提升房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，立足國家統(tǒng)一的規(guī)范，制定合理的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準，切實提升房產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平。另外，明確房產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，使得用戶能夠進行相關(guān)信息的有效查詢，加快遠程服務(wù)建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上，在信息高速發(fā)展的背景下，房產(chǎn)檔案管理需要與時俱進，適應(yīng)時展的新要求，將數(shù)字化管理模式引入管理領(lǐng)域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產(chǎn)信息管理的科學(xué)性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。

【參考文獻】

[1]黎美彩.基于新形勢下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(22):182+184.

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數(shù)字化管理方案范文第3篇

物質(zhì)、能源和信息是人類社會賴以生存和發(fā)展的三大資源，只是在不同的時代，人們所依賴的核心資源有所不同。在信息社會，核心資源是信息。信息資源已成為國際競爭中極為重要的戰(zhàn)略資源，數(shù)字化革命將使信息資源成為至關(guān)重要的國家財富，經(jīng)濟和社會發(fā)展越來越依賴信息技術(shù)和信息資源。信息資源不僅有很大的經(jīng)濟價值，還具有豐富的文化價值和戰(zhàn)略價值，在綜合國力競爭中的地位凸顯重要，加快信息資源開發(fā)利用是科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)在要求。要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，實現(xiàn)經(jīng)濟社會全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，就必須改變傳統(tǒng)的資源觀念、調(diào)整資源戰(zhàn)略、大規(guī)模開發(fā)利用信息資源、節(jié)約物質(zhì)資源和能源，走“以信息化帶動工業(yè)化”的新型發(fā)展道路。

IRM理論產(chǎn)生于20世紀70年代后期，自產(chǎn)生以來得到了快速發(fā)展。就IRM理論的起因而言，一則得益于信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，特別是信息系統(tǒng)的推廣；二則歸因于信息資源總量急劇增長所造成的信息供求矛盾的激化，人們急需一種理論來解決信息實踐中的種種問題，IRM理論最初萌芽于工商管理和政府部門這兩個領(lǐng)域。20世紀90年代初，我國圖書情報領(lǐng)域的學(xué)者引入了IRM理論，并與歐洲學(xué)者有相似之處，即在引入理論的同時大量地植入了情報學(xué)等學(xué)科內(nèi)容，形成有中國特色的IRM理論。現(xiàn)在IRM主要應(yīng)用于政府、企業(yè)、圖書情報及民間信息服務(wù)等領(lǐng)域[1]。

一門學(xué)科的制度化，即形成穩(wěn)定的學(xué)科規(guī)則和模式，應(yīng)包括以下內(nèi)容：學(xué)科職業(yè)的制度化、學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的制度化、研究的制度化、交流溝通的制度化及評價和獎勵機制的建立[2]。雖然IRM出現(xiàn)時間短，但在20多年中，理論研究和實踐應(yīng)用都取得了豐碩成果。在我國不僅出現(xiàn)了一定數(shù)量的專業(yè)期刊，出現(xiàn)了一定數(shù)量的地區(qū)IRM中心（北京和大連IRM中心等）；而且成立了專門的IRM協(xié)會和研究基地（國家IRM北京和南京研究基地，國家重點研究基地武漢大學(xué)信息資源研究中心），每年定期或不定期召開IRM會議和論壇（如2004年人民大學(xué)IRM學(xué)院舉辦的“2004年中國IRM論壇”和武漢大學(xué)舉辦的第三屆“信息化與IRM”學(xué)術(shù)研討會），有了相對穩(wěn)定的研究群體，發(fā)表了相當(dāng)數(shù)量的論文和專著；尤其是在我國大學(xué)教育中得到了發(fā)展：最先是一些相關(guān)專業(yè)開設(shè)IRM課程，后來一些研究生專業(yè)開設(shè)IRM專業(yè)方向，發(fā)展到設(shè)立IRM碩士和博士專業(yè)，而本科專業(yè)的設(shè)置，在2003年浙江大學(xué)、2004年四川大學(xué)批準開設(shè)IRM專業(yè)（由檔案學(xué)、圖書館學(xué)合并調(diào)整）后，2005年河北師范大學(xué)也被獲批準增設(shè)IRM專業(yè)，在此期間也有一些院系改名為IRM學(xué)院（系）。

2、圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)學(xué)科一體化的發(fā)展

圖書館、情報、檔案學(xué)科同宗同源，圖書館和檔案館最初是合二為一的，由于社會發(fā)展的需要，這三門學(xué)科進行了分流，經(jīng)過各自獨立的發(fā)展階段，又各自為政地形成了三個系統(tǒng)。19世紀初出現(xiàn)了圖書館學(xué)，19世紀末檔案學(xué)開始形成，19世紀末20世紀初出現(xiàn)了文獻學(xué)，20世紀中期誕生了情報學(xué)。這四門學(xué)科最初的研究對象有所不同，圖書館學(xué)研究的是圖書資料，檔案學(xué)研究文書檔案，文獻學(xué)研究期刊論文，情報學(xué)研究科學(xué)文獻情報的機械檢索。由于出發(fā)點不同，并且從產(chǎn)生之時就朝著建立各自獨立的研究領(lǐng)域方向邁進（特別是情報學(xué)），因而它們在很長一段時期呈現(xiàn)出強烈的“離心化”發(fā)展趨勢。可是，隨著實踐的深入，圖書館、檔案、文獻和情報工作的對象逐漸出現(xiàn)了趨同趨勢——它們都要處理圖書、期刊及其他各種數(shù)字文獻。由于這些學(xué)科研究的對象都是文獻，只是研究對象的側(cè)重點不同，在理論、方法、手段等方面必有諸多的相似之處，所以在當(dāng)代它們之間出現(xiàn)了“集成化”趨勢。特別是隨著科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，新技術(shù)、新方法的老化周期愈來愈短，現(xiàn)代科學(xué)日益向微觀方面縱深發(fā)展，分支學(xué)科也越來越多；與此同時，學(xué)科之間相互交叉、相互滲透也越來越多，科學(xué)研究方法也在向整體化發(fā)展，這標(biāo)志著科學(xué)發(fā)展到了一個更高級的綜合階段，“大信息觀”的出現(xiàn)正說明了這一現(xiàn)象。

三個學(xué)科相互融合的一體化在20世紀50年代已露端倪。1967年，聯(lián)合國教科文組織將“圖書館組及書目、情報工作與科學(xué)名詞委員會”改名為“情報工作、圖書館與檔案部”。1974年9月，該組織又在巴黎召開了全面規(guī)劃國家文獻、圖書館、檔案館基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的世界科技情報服務(wù)系統(tǒng)大會，提出了建立“國家情報系統(tǒng)”（NATLB）的計劃。許多國家據(jù)此采取了推動圖書情報檔案綜合發(fā)展的相應(yīng)措施。由于圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)研究的對象不論是機構(gòu)、工作流程，還是資源和事業(yè)都有共性，所以它們的一體化自然順理成章。特別是現(xiàn)在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，新的問題的出現(xiàn)，三個學(xué)科更是錯綜復(fù)雜，呈現(xiàn)出一種融合的趨勢，主要表現(xiàn)在：①研究對象的同一化；②研究人員的一體化；③專業(yè)教育的融合；④專業(yè)期刊的交叉。葉繼元教授甚至認為圖書館學(xué)和情報學(xué)基本重合，作為過渡性名稱，可以稱為“圖情學(xué)”[3]。在實踐中也有一些機構(gòu)進行了三者的一體化，從其表現(xiàn)形式分：一種類型是把圖書、情報、檔案集中到某個部門管理，實現(xiàn)全部的一體化，例如美國國會圖書館藏有圖書、手稿檔案（包括23位美國總統(tǒng)的手稿）和科技報告等，所以美國國會圖書館既是圖書館，又是檔案館，還是情報研究機構(gòu)；另一種類型是把圖書、情報和檔案相互交叉地保管在一個部門，實行部分的一體化，例如，圖書館工作與情報工作實現(xiàn)一體化，這種模式比較普遍，如中科院文獻情報中心、上海圖書館等；也有的將圖書館與檔案工作合在一起的，如玻利維亞國家圖書館和檔案館、柬埔寨國家檔案圖書館。但在一體化理論和實踐中存在一些問題，主要有：

2.1　缺乏正確的理論指導(dǎo)

缺乏理論指導(dǎo)的實踐是盲目的實踐，缺乏正確理論指導(dǎo)的實踐將是失敗的實踐。圖書館、情報和檔案學(xué)分別指導(dǎo)著圖書館、情報和檔案工作的健康發(fā)展。然而，那種追求自我完善的學(xué)科建設(shè)現(xiàn)狀是無法為一體化提供堅實的理論基礎(chǔ)和正確的理論指導(dǎo)的。目前，少數(shù)圖書、情報和檔案單位進行了一定的一體化實踐，但其中大部分僅僅是三個機構(gòu)合在一起，掛一塊牌子，而內(nèi)部仍然是各行其是，其實是有名無實；而另一些單位則把檔案、圖書、情報資料無條件地合到一個地方去管理，這又屬于一種混合。這些做法與一體化的宗旨是大相徑庭的，究其原因就是缺乏正確的理論指導(dǎo)。隨著科學(xué)發(fā)展綜合化趨勢的日趨加劇，圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)加強橫向聯(lián)系的趨勢也日趨明顯，而作為這種相互慘透、相互影響的必然結(jié)果是將出現(xiàn)一門研究它們的共同規(guī)律，以指導(dǎo)這些學(xué)科進一步發(fā)展的新學(xué)科。在20世紀80年代就有學(xué)者提出幾種理論，代表性的有文獻交流學(xué)、文獻信息學(xué)、文獻信息管理學(xué)及后來的IRM學(xué)等，但由于各種條件限制，都沒有很好地應(yīng)用。

2.2　宏觀管理無力

宏觀管理的一體化是一種戰(zhàn)略管理的過程，是圖書、情報和檔案三個獨立的系統(tǒng)改變封閉、孤立狀態(tài)，加強橫向聯(lián)系，開展協(xié)調(diào)、協(xié)作，組成全國統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)的過程。只有實現(xiàn)了宏觀管理的一體化，才能使三個獨立的工作系統(tǒng)在統(tǒng)籌安排、全面規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展下，建成統(tǒng)一的國家信息資源保障體系。實現(xiàn)宏觀管理的一體化必須要有一個統(tǒng)一的、有權(quán)威的、協(xié)調(diào)咨詢性質(zhì)的機構(gòu)和系列的規(guī)章制度。目前，三個系統(tǒng)從上到下處于三足鼎立的狀態(tài)，缺乏橫向聯(lián)系。圖書館系統(tǒng)基本上屬于文化部和教育部管理，檔案系統(tǒng)由國家檔案局指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，而情報系統(tǒng)則主要由國家科技部管理。因此，成立全國性的以及各省市、各行業(yè)的圖、情、檔協(xié)調(diào)機構(gòu)和統(tǒng)一的規(guī)章制度是一體化的核心內(nèi)容。

2.3　專業(yè)設(shè)置不合理

我國對信息資源類學(xué)科的專業(yè)設(shè)置經(jīng)歷了一段混亂局面，這種混亂主要表現(xiàn)為：學(xué)科的名稱不規(guī)范而且不穩(wěn)定；多種分類標(biāo)準并行，學(xué)科設(shè)置交叉重復(fù)；對學(xué)科的歸屬缺乏長遠、一致的考慮，沒有一個合適的學(xué)科名來統(tǒng)一三個學(xué)科的上級一類學(xué)科。例如，在歷史上，對圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)無一定論，經(jīng)歷了好幾次的學(xué)科屬性變更。在1998年教育部的高校本科專業(yè)設(shè)置中雖進行了一定的規(guī)范，但把情報學(xué)刪除，而圖書館學(xué)、檔案學(xué)和新增的信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)，與行政管理、旅游管理及土地資源管理等共屬于管理學(xué)門類，很顯然，圖書館學(xué)、檔案學(xué)的關(guān)系與其他管理學(xué)門類中的學(xué)科關(guān)系更密切。而在國家社會科學(xué)基金指南和1992年制定的國家標(biāo)準《學(xué)科分類與代碼》中把圖書館學(xué)、文獻學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)、博物館學(xué)及圖書情報文獻學(xué)其他學(xué)科等學(xué)科作為二級學(xué)科，一級學(xué)科取名為圖書館、情報與文獻學(xué)，這種取名方法也存在一定的不合理性。

現(xiàn)在，社會需要新型知識結(jié)構(gòu)的信息人才，這些人才應(yīng)是一專多能的，是綜合性人才，他們在宏觀上能從事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和運行，在微觀上能精通某方面的業(yè)務(wù)工作，并能夠推動信息綜合管理的發(fā)展。在實際的專業(yè)人才培養(yǎng)中，這三個學(xué)科各自為政、獨樹一幟，大多數(shù)學(xué)校這三專業(yè)之間的聯(lián)系不是很緊密。培養(yǎng)出來的人才，要么是過于專業(yè)化，適應(yīng)面不廣；要么對一些知識僅學(xué)到了一點過于廣而泛的皮毛，顯得空洞。這迫切需要三個學(xué)科、協(xié)調(diào)發(fā)展。

轉(zhuǎn)貼于

3、在IRM體系框架中三學(xué)科的一體化

在信息化、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，研究圖書館、情報學(xué)、檔案學(xué)三者協(xié)調(diào)發(fā)展及相互融合、相互影響的理論與方法，構(gòu)建統(tǒng)一的IRM學(xué)科體系框架，探索圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)學(xué)科一體化的途徑，已是一件迫切的任務(wù)。

3.1　在IRM體系框架中一體化的理由

錢學(xué)森在《論系統(tǒng)工程》一書中指出[4]：“情報、圖書、文獻和檔案都是一種信息”。信息是三者的本質(zhì)，是相互聯(lián)系的紐帶，是共同的基礎(chǔ)和出發(fā)點。圖書、情報、檔案信息都屬于知識信息；圖書館、情報和檔案工作均屬提供知識信息的服務(wù)工作；圖書、情報和檔案都是社會信息資源的組成部分，新的數(shù)字化環(huán)境下，在三學(xué)科理論、方法、手段等方面必有很多的相似之處。通過對國內(nèi)眾多的關(guān)于IRM論著的了解，從其發(fā)展歷程、定義、學(xué)科性質(zhì)、研究對象、研究內(nèi)容、研究方法和管理過程來看，IRM作為三學(xué)科的上一類學(xué)科是合適的。

IRM體系框架中一體化可以較好地解決一體化過程中的問題：①IRM理論是一種綜合性的管理理論，1993年，盧泰宏在其所著的《國家信息政策》中，指出[5]：“IRM是信息管理中的一個重要的新階段。”在此基礎(chǔ)上，他提出了IRM的內(nèi)容構(gòu)架，認為：“盡管關(guān)于IRM的闡釋不盡相同，但至少有一點是眾所一致的，即IRM是信息管理的綜合，是一種集約化管理。”可通過IRM理論來指導(dǎo)一體化工作。②可運用經(jīng)濟、法律和必要的行政手段，建立全國性和各地區(qū)性的IRM中心，以確保信息資源的充分開發(fā)、有效利用以及信息事業(yè)的健康發(fā)展。制定有關(guān)于IRM科學(xué)、完備的政策法規(guī)和標(biāo)準規(guī)范體系，實現(xiàn)統(tǒng)一的宏觀管理。③在學(xué)科的設(shè)置上，可把IRM 作為三個學(xué)科的上一類學(xué)科。為適應(yīng)社會現(xiàn)代化、信息化對培養(yǎng)復(fù)合型人才的需求，大學(xué)課程設(shè)置遵循“淡化專業(yè)、強化素質(zhì)、厚基礎(chǔ)、寬口徑、強能力、重實踐”的原則。圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)專業(yè)可實施按系招生，按“2＋1＋1”或“1＋1＋2”方案組織教學(xué)，把這三個學(xué)科統(tǒng)一按IRM學(xué)科招生和培養(yǎng)，把大學(xué)四年分三部分構(gòu)成：第一部分統(tǒng)一進行政治理論課、外語課、計算機基礎(chǔ)課和科學(xué)文化基礎(chǔ)課綜合教學(xué)，第二部分共同實施IRM專業(yè)課教學(xué)，第三部分依照學(xué)生自愿分專業(yè)，按圖書館、情報和檔案學(xué)專業(yè)實施各自專業(yè)教學(xué)，組織畢業(yè)實習(xí)和完成畢業(yè)論文（設(shè)計）。而碩士和博士研究生的培養(yǎng)，也可遵照上述原則，在統(tǒng)一的IRM學(xué)科下，再細分專業(yè)和方向。

另一更重要的方面是信息技術(shù)在三個學(xué)科的形成與發(fā)展過程中表現(xiàn)出的強大的整合作用。這三個學(xué)科研究的核心問題是信息及其載體的傳播、搜集、選擇、整序、存儲、服務(wù)及利用。IRM學(xué)科在包含三個學(xué)科的基礎(chǔ)上融合了新聞學(xué)、傳播學(xué)、咨詢學(xué)、編輯出版發(fā)行學(xué)等其他多個學(xué)科理論。IRM學(xué)科是這些學(xué)科在更高層次的集合和發(fā)展，這非常有助于促使圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)吸收其他學(xué)科的研究成果和方法以促進自身的成長和發(fā)展。同時圖書館學(xué)、情報學(xué)也能夠為其他學(xué)科的發(fā)展提供知識與方法支持。信息技術(shù)在促進學(xué)科整合的同時還促進了各個學(xué)科之間相互滲透和共同進步。對于圖書館學(xué)、情報學(xué)，信息技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致了若干新興分支學(xué)科和交叉領(lǐng)域的產(chǎn)生，例如信息經(jīng)濟學(xué)、信息社會學(xué)、信息生態(tài)問題、信息法學(xué)等。這些分支學(xué)科和交叉領(lǐng)域是本學(xué)科體系成長與發(fā)展的重要表現(xiàn)，也對圖書館學(xué)、情報學(xué)學(xué)科體系發(fā)生變革提出了新的要求，為其一體化提供了積極因素。

總之，用IRM來統(tǒng)一它們可謂名正言順。當(dāng)然，圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)學(xué)科都有各自特色，一體化并不是要取消和瓦解這三門學(xué)科，而是要在IRM這個統(tǒng)一的框架中促其協(xié)調(diào)、系統(tǒng)地發(fā)展；統(tǒng)一于IRM體系框架中，也可擴展和深化三個學(xué)科的研究領(lǐng)域，使它們得到新的發(fā)展。

3.2　IRM體系框架的構(gòu)建

現(xiàn)在，必須打破現(xiàn)有的學(xué)科分類體系，創(chuàng)設(shè)IRM學(xué)為一級學(xué)科，并將相關(guān)學(xué)科統(tǒng)一列入到該學(xué)科之下，形成一個新的學(xué)科群。信息類學(xué)科可以從宏觀上劃分為三類：第一類屬基礎(chǔ)理論研究范疇，屬于探索未知，主要研究信息的本質(zhì)及自然界、人類社會和生物內(nèi)部的信息機理問題，包括信息論、控制論、系統(tǒng)論等學(xué)科和由這些學(xué)科以及其他各學(xué)科中派生出來的信息理論研究學(xué)科；第二類屬技術(shù)科學(xué)范疇，重點是為信息工作研制現(xiàn)代化的技術(shù)手段，主要包括計算機科學(xué)技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，通常稱它們?yōu)樾畔⒓夹g(shù)；第三類屬應(yīng)用科學(xué)范疇，主要是運用第一類學(xué)科的理論和第二類學(xué)科的手段來解決具體的信息問題，這類學(xué)科中的以信息資源的建設(shè)、開發(fā)、管理和利用為研究對象的學(xué)科群，就是IRM學(xué)，其中主要包括圖書館、情報、檔案學(xué)，也包括一些新興學(xué)科。

IRM學(xué)的學(xué)科性質(zhì)是其基本理論之一，從其形成背景及研究對象來看，IRM具有交叉學(xué)科、管理學(xué)科、應(yīng)用學(xué)科的性質(zhì)。IRM橫跨信息科學(xué)、資源科學(xué)和管理科學(xué)三大領(lǐng)域，是在信息科學(xué)、管理科學(xué)和圖書館學(xué)、情報學(xué)等的理論基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，學(xué)科性質(zhì)應(yīng)為綜合性學(xué)科。

IRM的學(xué)科體系結(jié)構(gòu)，有眾多學(xué)者在相關(guān)IRM專著和論文有表述，其中有代表性的是霍國慶和謝陽群提出的體系[6]。在新的環(huán)境下，結(jié)合已有的體系，按學(xué)科體系構(gòu)建的原則和方法，本文提出了有圖書情報特色的統(tǒng)一的IRM學(xué)科框架（如圖1），較具體的適用的學(xué)科體系則有待進一步拓展。從整個學(xué)科體系來看，作為一門學(xué)科的IRM應(yīng)歸屬到管理學(xué)門類下。在理論研究中，一般理論研究主要是對IRM基礎(chǔ)性理論的研究，它也是該學(xué)科確立的基本條件；專門理論則是指導(dǎo)某一特定專業(yè)領(lǐng)域的特色理論，除圖書館、情報、檔案學(xué)外，主要還有文獻學(xué)、編輯出版學(xué)等。在應(yīng)用研究中，IRM活動首先是一個過程，作為信息需求分析到信息服務(wù)的系列過程，IRM是由若干相關(guān)而有序的環(huán)節(jié)組成的；IRM活動也是一種宏觀調(diào)控行為，一般通過行政和法制來規(guī)范，IRM法規(guī)包括宏觀、中觀、微觀三個層次，包括一些標(biāo)準和政策法規(guī)體系：社會信息化背景下的政策與法律問題、信息采集的政策和法律、信息公開的政策和法律、信息傳播與利用的政策和法律、信息安全政策和法律、其他相關(guān)政策和法律；IRM活動還是一種技術(shù)行為，利用多種信息技術(shù)和IRM本身的專業(yè)技術(shù)來實現(xiàn)其目標(biāo)；IRM是應(yīng)用廣泛的學(xué)科，可以滲透許多領(lǐng)域，對特定領(lǐng)域的信息資源進行高效的管理。

一門學(xué)科興衰的內(nèi)在規(guī)律，主要取決于它是否存在新的足夠多的有價值的問題可供研究。作為新興學(xué)科，IRM也存在很多不足和有爭議的地方，面對信息化進程中層出不窮的新問題，迫切需要進一步完善，這也是IRM學(xué)快速發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在其框架中的圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)學(xué)科一體化也必然會取得新的進展。

【參考文獻】

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[4] 錢學(xué)森.論系統(tǒng)工程.湖南：湖南科學(xué)技術(shù)出版社，1982:87—98

[5] 陳能華.圖書館信息化建設(shè).北京：高等教育出版社，2004:127—139

數(shù)字化管理方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：社保檔案；數(shù)字化管理；方法

社保檔案記錄參保者的詳細信息，是其享受社會保險待遇的重要依據(jù)，所以社會檔案在當(dāng)前社會中發(fā)揮重要作用。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，給社會檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇，社保檔案實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢。數(shù)字化管理是指以數(shù)字的形式對檔案進行存儲，實現(xiàn)快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務(wù)，加強對社保檔案數(shù)字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質(zhì)量，對促進社會發(fā)展具有重要意義。

一、檔案數(shù)字化管理的必要性

人們生活和思想轉(zhuǎn)變促使社會保險行業(yè)得到快速發(fā)展，社保檔案呈現(xiàn)逐年增加趨勢，這一發(fā)展現(xiàn)狀促使社保檔案管理不斷適應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費、檔案管理等工作，各項工作開展都關(guān)系著社保檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前傳統(tǒng)社保管理方法已經(jīng)無法滿足社保事業(yè)發(fā)展需要，所以加強對社保檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前面臨的重要工作。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預(yù)并且工作效率高社保管理工作是社會發(fā)展必然需求。社保檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理可以將紙張檔案輸入計算機系統(tǒng)，并根據(jù)需要建立科學(xué)規(guī)范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實現(xiàn)社保檔案的永久保存。檔案數(shù)字化管理是信息技術(shù)經(jīng)過不斷發(fā)展的產(chǎn)物，是適應(yīng)社會發(fā)展的重要工作，其創(chuàng)新性具有重要應(yīng)用價值。

二、社保檔案數(shù)字化管理特點

1.實現(xiàn)快速查詢

根據(jù)社會保險法相關(guān)規(guī)定，各級社保經(jīng)辦機構(gòu)必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務(wù)，在傳統(tǒng)設(shè)保檔案管理模式下，對檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對原件的調(diào)取過程中導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)黃變脆以及自己磨損等問題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養(yǎng)老保險繳費為例，在對信息進行查詢時需要消耗大量工作時間，短則幾個小時長則幾天不等，并且在查詢過程中對紙張檔案的翻看和復(fù)印容易導(dǎo)致資料出現(xiàn)損壞等問題，給查詢工作帶來一定難度。而數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)，可以借助計算機查詢，在搜索框只需輸入員工社保號碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費記錄、政策性補繳等詳細信息。數(shù)字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節(jié)省大量時間，并且在數(shù)字化管理方式下并不需要調(diào)取檔案原件，只需在計算機中查詢檔案圖片即可實現(xiàn)打印復(fù)制等需求。

2.便于保存

傳統(tǒng)社保檔案管理工作是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過裝訂以后放置在檔案柜中進行保存，一方面隨著社保檔案數(shù)量的增加需要占用更大儲存空間，另一方面增加管理難度，紙質(zhì)檔案容易受潮發(fā)霉，在管理工作必須投入較大的人力和財力提高管理質(zhì)量。而數(shù)字化管理模式下，紙質(zhì)檔案信息全部反應(yīng)到計算機中，建立電子檔案，并通過建立有效的網(wǎng)絡(luò)維護等工作，提高管理安全性，在提高管理質(zhì)量的同時，降低檔案管理成本。

3.提高工作效率

在社保業(yè)務(wù)辦理過程需要提供詳細的紙質(zhì)材料和證明等相關(guān)文件，并且還要合同或者相關(guān)證件進行掃描保存，工作內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致工作效率始終得不到有效提升，在當(dāng)事人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，需要對參保人的信息反復(fù)進行核對，增加工作量。在數(shù)字化管理工作中，通過數(shù)據(jù)庫中搜索可以將參保人的所有信息展現(xiàn)出來，大大減少工作量，節(jié)約工作時間，有效提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象，促進社會實現(xiàn)和諧發(fā)展。

三、社保檔案數(shù)字化管理方法探討

1.建立專門的檔案管理機構(gòu)

為提高社保檔案管理工作質(zhì)量，在可以建立專門的檔案管理機構(gòu)，引進先進的檔案管理設(shè)備，將檔案管理場所進行固定，并制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)范，通過對檔案庫房、閱覽室以及辦公室等工作場所的明確劃分，提高檔案管理的專業(yè)性。同時配備專業(yè)的檔案管理人員，并定期進行培訓(xùn)，不但提高學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，從而不斷促進檔案管理水平的提高。

2.建立完善的社會保險檔案管理體制

在數(shù)字化管理方法實現(xiàn)推廣使用的同時，需要規(guī)范的制度進行管理和約束，我國頒布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時期，為提高檔案管理工作質(zhì)量，必須對相關(guān)制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經(jīng)辦業(yè)務(wù)流程和經(jīng)辦人員的崗位職責(zé)，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應(yīng)當(dāng)包括對檔案收集歸檔整理工作的規(guī)定，根據(jù)檔案的類型和特點采用不同的管理方法。在經(jīng)辦社保檔案管理業(yè)務(wù)時，可以生成相應(yīng)的檔案編號，便于后期查詢，同時按照系統(tǒng)工作流程規(guī)范人工操作流程，實現(xiàn)對每個環(huán)節(jié)的管理，降低風(fēng)險發(fā)生幾率。

3.實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無縫對接

社保檔案主要為參保人辦理各項業(yè)務(wù)而服務(wù)，為了提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無縫對接具有重要作用，這一功能的應(yīng)用只需對檔案查詢一次即可實現(xiàn)高速掃描、分類和真空塑封等技術(shù)，在最短時間內(nèi)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。

四、結(jié)語

在社會保險檔案管理工作中，參保人員具有復(fù)雜性特點，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質(zhì)量，必須對規(guī)范檔案管理工作流程，實現(xiàn)高效管理。在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，實現(xiàn)社保檔案的數(shù)字化管理對整體工作以及社會發(fā)展有重要作用。不僅實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理而且在信息化快速發(fā)展新時期，可以提高檔案信息的實效性和應(yīng)用性，是順應(yīng)時展的重要體現(xiàn)。

參考文獻：

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[4]陳國棟,于莉.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用及展望[J].山東人力資源和社會保障,2012(9).

數(shù)字化管理方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；信息化；方式

引言

檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進步，建立規(guī)范化、標(biāo)準化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個新生事物，檔案信息化建設(shè)促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向為數(shù)字化儲存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標(biāo)準化、社會化。

1檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案數(shù)字化管理是信息時代的產(chǎn)物，其促進了現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用，提高了工作效率，對管理者知識結(jié)構(gòu)與隊伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時對原有的紙質(zhì)檔案進行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對計算機的利用來整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識，掌握計算機信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門人才，從整體上促進了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。

2檔案數(shù)字化管理方式的利弊

檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點。但是，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個人字跡特征，一旦篡改，無法識別；電子檔案的記錄缺乏長期穩(wěn)定性等。對此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個單位的實際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。

3檔案數(shù)字化管理的方式

3．1加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價值進行鑒別，在對檔案進行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒有保存價值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，就應(yīng)該開始對保管期限表進行制定，能否有效的實現(xiàn)自動鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應(yīng)用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應(yīng)做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。

3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級著錄、案卷級著錄與歸檔后案卷級以上著錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計初期，設(shè)計人員就必須要完成檔案部門所設(shè)計的著錄單，之后才能進行下一步設(shè)計。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準化，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位需要將著錄項目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設(shè)計工作可以相互合作。

3．3加強對電子檔案的維護：由于檔案數(shù)字化管理是信息時代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護的難度加大，檔案數(shù)字化對于計算機系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確保可以保存完整的讀取環(huán)境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應(yīng)加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應(yīng)做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應(yīng)解密后進行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責(zé)任。

3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強系統(tǒng)管理，實行身份認證來保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進行授權(quán)管理，注意防毒查殺，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜合上述，檔案是否能實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關(guān)系到各個單位的生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮檔案管理在各個單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，必須要充分加強數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設(shè)的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。

參考文獻

［1］林華．信息時代如何做好檔案管理工作［J］．科技信息．2010（21）

［2］林衛(wèi)華．信息時代的檔案管理及安全性考慮［J］．科技資訊．2009（35）