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第一條 為了加強工會資產審計監督,維護工會資產安全與完整,防止工會資產流失,促進我市工會資產在規范、有序地流動中實現保量增值。根據《會計法》《工會法》和全總《工會資產管理辦法》,制定本細則。
第二條 本辦法所稱的工會資產、是指工會擁有或控制的能以貨幣計量的經濟資源。包括流動資產、投資、固定資產、無形資產等。
第三條 工會資產審計是指對工會流動資產、投資和固定資產的審計,包括:庫存現金、銀行存款、借出款、應收款、庫存材料、投資,在建工程和其他資產的真實性、合法性、效益性所實施的審計監督。
第四條 工會資產審查監督體制,實行統一領導、分級管理、分級負責的原則。
第五條 工會資產審計(審查)任務,一般由各級工會經審辦承擔,審計情況應向同級工會經審會和全委會報告。
第六條 上級工會經審會有權對下級工會及所屬企事業單位的資產管理、使用、經營情況實施審計(審查)監督。
第七條 各級工會經審會應當參與工會及其所屬企事業單位資產重組、對外投資、承包經營、租賃經營等重大事項的監督工作。
第八條 工會及其所屬企事業單位在建工程和大型維修工程,工會經審會應當提前介入,參與工程預算制定、預算執行、竣工決算的審計(或委托審計)。
第九條 工會經審會要參與固定資產集中采購招投標和比選的監督工作,促進工會資產采購在公開、公正、公平中運作。
第十條 本細則適用于我市各級工會組織。
第二章:工會資產審計監督內容
第十一條 流動資產
(一)庫存現金的審計。庫存現金是指工會組織按照國家有關規定管理使用的現金。
1、檢查工會內控制度設置情況,是否建立合理的崗位責任制度,是否按照《會計法》規定,“不相融職務相分離”的原則,實行會計、出納分設,開票人、收款人分開,錢、賬、物、支票、印鑒分管,是否制定資金管理相關制度。
2、檢查現金收付、記賬是否按照有關規定辦理各項現金業務,日常現金開支是否有相應的授權和審批。
3、檢查庫存現金收支管理中,有無“貪污、挪用、私設小金庫”等非法支出現金的行為。
4、庫存現金盤點,檢查實有金額與賬面結存金額是否相符,如果出現差異,是否查明原因并按照工會規定程序審批后及時處理。
(二)銀行存款的審計。
銀行存款是工會組織存入銀行或其他金融機構的各種款項。
1、檢查出納、會計崗位是否分離,分工是否合理、合規。
2、檢查銀行存款賬戶開設是否合規,各種賬戶是否納入財務部門統一管理,有無私設賬外“小金庫”的行為。
3、抽查、復核銀行存款總賬與銀行存款日記賬、會計報表數據是否一致。
4、核對銀行存款日記賬與原始憑證是否相符,各項收支是否合法、合規,所反映的經濟內容是否真實、完整,會計分錄和記賬是否正確。
5、核對銀行存款日記賬的發生額和期末余額與開戶銀行對賬單的發生額和余額是否一致。
6、檢查未達賬項是否編制銀行存款調節表來確定期末余額,核對銀行存款調節表賬面余額與總分類賬是否相符,如出現差異,是否查明原因并按照工會規定程序審批后及時處理。
(三)借出款的審計。
借出款是指工會組織因開展工作或發展工運事業需要而出借給其他工會或工會所屬單位的款項。
1、檢查對外借出款是否堅持了領導班子集體研究決策制度,各項借出款理由是否充分、合規、真實。
2、檢查借出款管理是否有效。審核借出款是否簽訂了借款合同、協議,相關合同、協議內容是否符合《合同法》和工會有關規章制度,是否確定還款期限。
3、審查長期掛賬的借出款是否及時進行清理并說明未收回的原因。
4、審查借出款呆壞賬的確認和處置是否符合工會有關制度規定的確認條件,呆壞賬核銷是否按照工會規定程序審批認定后處置。
(四)應收款的審計
應收款是工會組織應收未收上級或下級工會經費以及其他應收款項。
1、審查應收上級或應收下級經費的真實性。審核各種應收款項的有關文件、工會經費收繳分配表等相關財務資料,確認應收款的真實性、合法性。
2、審查應收款呆壞賬的確認和處置是否符合工會有關制度規定的確認條件,核銷呆壞賬是否按照工會規定程序審批認定后處置。
(五)對外投資的審計
對外投資是指工會組織按照國家有關規定,行政法規和工會的相關規定,以貨幣資金、實物資產等方式向其他單位的投資。
1、查閱工會對外投資項目是否堅持了集體研究決策制度、分析投資項目是否經過科學論證,審查合同、協議內容是否符合《合同法》和工會有關規章制度,投資損益分配是否科學、合規、合理,按照工會規定程序批準同意后實施。
2、審查對外投資項目的入賬價值,包括債券投資、股權投資、承包經營、租賃經營等項目的真實性、合法性。
3、驗證對外投資、承包經營、租賃經營等項目收益的合理性。重點審查投入與產出是否匹配,是否真實、有效、符合實際。
4、審查對外投資、承包經營、租賃經營等項目收益是否按照相應的合同、協議規定取得收入并及時入賬,有無損失。
5、投資、承包經營、租賃經營等項目出現損失時,是否查明原因、明確責任,對確認無法收回或不能實現的收益是否按工會規定程序批準認定后處置。
(六)庫存物品的審計
庫存物品是指工會組織取得的將在日常活動中耗用的材料,物品達不到固定資產標準的工具、器具等。
1、審核庫存物品與固定資產的劃分和核算是否正確。
2、物品盤點,核實庫存物品的品種、數量、計價情況。
3、核對實際盤存數量、價值與總賬、明細賬數量、價值是否相符,確認庫存物品的真實性。
4、如有盤盈、盤虧的情況,是否查明原因,明確責任,經審批授權后處理(對盤盈的物品按重置價入賬)。
第十二條 固定資產
(一)在建工程的審計
在建工程是指工會正在建設中,尚未完工的固定資產,范圍是工會機關及所屬企事業單位的基本建設工程(含新建、改建、擴建)和單項金額在五萬元以上的維修改造工程(五萬元以下維修工程由經審辦審查)。
1、審查在建工程是否立項,是否堅持了招投標制度,并取得相關批文,預算是否科學、合理,預算執行是否嚴謹,工程決算是否真實合法。
2、審查有無將其他費用擠入在建工程、虛增在建工程成本。同時審查有無將在建工程費用擠入工會業務費或行政費支出、虛增行政費支出的行為。
3、審查在建工程預算和竣工決算是否開展了審計,是否按工會規定程序審批認定后辦理工程決算。
(二)固定資產的審計
工會固定資產是指一般設備單位價值500元以上,專用設備單位價值800元以上,且使用年限在一年以上,在使用中基本保持原有物質形態的資產,包括:房屋及附屬設施、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書等。
1、審查是否建立健全工會資產監督管理機構或明確工會資產監督管理部門和責任人。
2、審查是否建立工會資產監督管理制度,包括:預算、采購、驗收、領用、盤點、報廢、核銷和經營性資產監督管理等內容。
3、審查是否建立健全固定資產總賬、明細賬、實物臺賬和卡片,購入的固定資產計價是否準確、賬務處理是否正確。
4、審查是否依法取得工會房屋產權證、土地證和工會資產登記證,賬內面積與實際建筑面積和土地面積是否相符。
5、審查是否堅持每年對固定資產進行清查盤點,確認各項資產是否真實存在,賬實是否相符。
6、審查固定資產報廢、報損是否真實,是否按照工會規定程序批準認定后及時進行賬務處理。
7、審查報廢、報損的固定資產殘值收入是否全部納入單位財務收入,有無將殘值收入轉移“小金庫”的行為。
第三章 工會資產審計監督程序
第十三條 工會經審辦根據審計計劃,組成審計組,制定審計方案,于實施前三天通知被審單位準備有關審計所需要的資料。主要包括:
(一)會計報表、會計賬簿、會計憑證
(二)固定資產總賬、明細賬、實物臺賬、卡片
(三)工會資產監督管理制度
(四)年度庫存材料、固定資產盤點表
(五)借出款、對外投資、承包經營、租賃經營等相關合同或協議書
(六)基本建設工程各項批文、招投標書、預算決算資料、竣工決算審計報告等資料
(七)工會企事業單位年度經營考核指標
(八)其他與工會資產管理使用和核算有關的財務資料
第十四條 審計組根據國家法規和工會有關制度,審查會計資料、查閱有關文件資料,檢查工會資產管理、使用、經營情況,并向有關人員詢問取得證明材料。
第十六條 審計報告送被審單位征求意見,被審單位自收到之日起10天內提出書面意見,在規定期限內未提出意見的視為無意見。
第十七條 審計組對被審單位反饋意見作進一步核實,根據核實情況對審計報告作必要修改。
第十八條 經審會或經審辦審核審計報告,對審計事項做出綜合評價,出具正式審計意見書,發送被審計單位,必要時,可送達具有人事管理權限的黨委和行政單位。
第十九條 被審單位收到正式審計意見書后,在15天內將整改情況報送工會經審會或經審辦,同時應當將審計意見書和整改結果報送同級工會委員會。
第二十條 根據被審計單位整改情況,進行審計回訪檢查。對于整改不認真,審計意見不落實的單位和個人,將進行通報批評并追究單位領導和相關人員的責任。
第二條資產損失包括企業改制過程中清查出來的壞帳損失、存貨損失、固定資產及在建工程損失、擔保損失、長期投資(含股權投資和債權投資)損失和經營證券、期貨、外匯交易損失以及應攤未攤銷的費用掛帳和應提未提的利息等損失。
第三條壞帳損失是指因債務人破產、撤銷、失蹤或死亡,或長期催收而未能收回的逾期應收款項。壞賬損失視不同情況按照以下方法確認:
(一)債務人被依法宣告破產、撤銷的,應當取得破產宣告、注銷工商登記或吊銷執照的證明或者政府部門責令關閉的文件等有關資料,在扣除以債務人清算財產清償的部分后,對仍不能收回的應收款項,作為壞賬損失;
(二)債務人死亡或者依法被宣告失蹤、死亡,其財產或者遺產不足清償且沒有繼承人的應收款項,應當在取得相關法律文件后,作為壞賬損失;
(三)涉訴的應收款項,已生效的人民法院判決書、裁定書判定、裁定其敗訴的,或者雖然勝訴但因無法執行被裁定終止執行的,作為壞賬損失;
(四)逾期3年的應收款項,具有企業依法催收磋商記錄,并且能夠確認3年內沒有任何業務往來的,在扣除應付該債務人的各種款項和有關責任人員的賠償后的余額,作為壞賬損失;
(五)逾期3年的應收款項,債務人在境外及我國*、*、*地區的,經依法催收仍未收回,且在3年內沒有任何業務往來的,在取得境外中介機構出具的終止收款意見書,或者取得我國駐外使(領)館商務機構出具的債務人逃亡、破產證明后,作為壞賬損失。
第四條存貨、固定資產、在建工程等實物資產盤盈、盤虧,具有完整的清查盤點明細資料,或者經過質量管理機構檢測鑒定為毀損、變質、報廢的,扣除殘值、保險賠償和責任人員賠償后的余額,可以確認為資產損失。
第五條企業的不良長期投資,取得由中介機構出具的被投資單位資不抵債的資產負債表或縣級及其以上工商行政管理部門注銷登記和企業主管部門撤消企業的批準文件或被投資單位被依法宣告破產的證明等,扣除預計可收回金額和責任人員賠償后的余額,可以確認為資產損失。
第六條遭受自然災害或者意外事故等不可抗力因素造成的資產損失,取得自然災害或者意外事故的證明、保險賠償證明的(如果屬于責任事故,還應取得司法機關結案材料),扣除殘值、保險賠款后的余額,確認為資產損失。
第七條因企業擔保形成的企業或有負債成為事實負債后,應當行使追索權,對確實無法收回的債權,比照第三條中的有關規定確認為資產損失。
第八條企業經營證券、期貨、外匯交易的損失,取得合法的資金交易結算單據的,確認為資產損失。
第九條企業在長期待攤費用中應攤未攤銷的費用掛帳和應提未提的利息,經審核批準后,可以確認為資產損失。
第十條對改制企業的各項資產損失,中介機構應在企業改制專項審計報告中予以披露,并報經審核批準后,依次按照盈余公積金、資本公積金和資本金順序沖減企業所有者權益。
第十一條對確認為資產損失的逾期應收款項和長期債權投資,應實行帳銷案存,繼續保留追索權,移交國有資產運營管理機構負責統一清理、追索和管理,收回的資金作為國有企業改革專項資金管理和使用。
第十二條企業改制中各項資產損失處置,視不同改制方式進行財務處理:
(一)企業實行整體改制或合并改制的,清理出來的各項資產損失沖減改制企業的所有者權益;
(二)實行分立式改制的,按照“先分立、后改建”的方式,沖減分立后改制企業的所有者權益。
第十三條企業資產損失按下列程序報批:
尚未與黨政機關或主管部門脫鉤的企業,由企業主管部門審核后,報同級財政部門審批;已經脫鉤的企業,直接報同級財政部門審批。數額較大的報同級人民政府審批。
子公司以下企業,由國有資產出資人按上管一級的原則組織報批。
第十四條企業報批資產損失,應提交書面申請,并附以下材料:
1、企業資產損失的原因和事實依據的說明材料;
2、企業董事會或者經理(廠長)辦公會對資產損失及相關責任人的處理決定;
3、中介機構出具的披露相關資產損失的審計報告;
4、涉訴的法院裁決書或律師出具的法律意見書;
5、屬于壞帳損失或長期投資損失的,要提供破產、撤消企業的公告、批準文件和工商注銷證明,債務人死亡、失蹤的合法證明材料,應收款項催收磋商記錄等;
6、屬于存貨、固定資產、在建工程等實物資產報廢、毀損、盤虧等損失的,應提供清查盤點明細資料、質量或技術鑒定資料;
7、屬于自然災害或者意外事故造成的損失,應提供保險賠償單據和事故鑒定證明材料;
8、屬于擔保損失的,應提供法院裁決承擔連帶責任的法律文件;
9、屬于企業經營證券、期貨、外匯造成損失的,應提供合法的資金交易結算單據;
10、屬于企業應攤未攤銷的費用掛帳和應提未提的利息支出,應提供相關的財務報表等會計資料。
關鍵詞:內部控制;固定資產;管理
中圖分類號:F27 文獻標識碼:A
收錄日期:2014年2月12日
資產作為企業重要的經濟資源,是企業從事生產經營活動并實現發展戰略的物質基礎。鑒于資產管理的重要性,《企業內部控制基本規范》將合理保證資產安全作為內部控制目標之一,單獨制定了《企業內部控制應用指引第8號——資產管理》著重對存貨、固定資產和無形資產等提出了全面風險管控要求。
一、固定資產內部控制相關要素分析
內部控制貫穿于經營活動的全部過程,包括控制環境、風險評估、控制活動、與財務報告相關的信息系統與溝通、對控制的監督等五個要素,并受企業董事會、管理階層及其他人員影響。內控制度五要素內容廣泛、互相關聯,控制環境是其他控制要素的基礎。就固定資產而言,控制環境關系到固定資產管理的制度建設、實施與效果;風險評估直接關系到固定資產正常運行及保值增值;控制活動關系到固定資產的正常使用與合理攤銷、價值轉移(折舊);信息與溝通關系到固定資產的采購、使用、處置等通過賬務、報表等進行的反映;監督也是固定資產內部控制關鍵的一個方面。因為固定資產的價值比重較大、使用時間長,使用與攤銷不當,或者提前毀損對企業的經營狀況、經營成果、現金流量情況的影響都非常大,屬于企業的關鍵控制方面,也是企業容易存在錯弊的環節,因此監督因素也非常重要。
二、固定資產內部控制現狀分析
當前企業固定資產管理較以前在計劃、采購、日常管理等環節上強化了措施,取得了一些成績。但應該看到,在固定資產內部控制方面仍存在很多的缺陷和不足,主要體現在以下幾個方面:
(一)控制環境不完善。目前,較多的企業對于固定資產的采購、使用等都制定了相關制度,但相關制度并不是很完整,如材料采購與審批由一人完成、現金與出納由一人兼任,處置業務由同一部門執行,均未實現固定資產不相容崗位的分離。任何一項業務如果全部由一個人或一個部門擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為。
(二)風險評估不健全。較多企業的風險評估工作還比較薄弱,沒有建立起完整統一的公司風險預控體系。對固定資產相關業務風險意識不強,對社會風險、經營風險、財務風險等沒有充分認識,企業風險評估及預測的手段缺乏,未進行有效地預防與處理,甚至只憑管理者的感覺盲目決策,導致投資決策的失誤以及固定資產進入企業各風險環節發生錯弊。
(三)控制活動缺乏必要的針對性。由于企業只追求固定資產高規模,對投資項目的可行性缺乏周密系統的分析研究,決策環節往往草率行事,決策所依據的經濟信息不全面、不真實,對風險認識不足等原因,都會導致投資決策失誤頻繁發生。決策失誤使投資項目不能如期建設,預期的收益不能實現,投資無法按期收回,會給企業帶來巨大的財務危機。固定資產報廢處置部分政策規定不科學,過于僵化。
(四)信息與溝通不完整、不及時。固定資產內部和外部信息在企業內部沒有統一規劃和管理,相互之間缺少溝通和信息傳遞,形成企業資產管理中現實存在的“信息孤島”,致使因違反行業政策項目叫停、在建工程不能及時轉固、折舊計提不合理。
(五)監督無力。表現在兩個方面:一是程序性執行不力。如在建設材料的購買未經比值比價及適當審批環節,固定資產處置也未執行合理競價及審批;二是缺少有效的監督體系。監事會形同虛設、財務監督被架空、相互制衡的法人治理結構難以發揮實質性作用,內部控制制度難以有效運行,內部稽查、評價內部控制制度不完善、不健全。
三、基于內部控制的固定資產內部控制改進建議
國內一些專家學者在加強固定資產內控管理研究中已提出了很多合理的對策建議,比如要大力加強企業員工的思想品德、職業道德及反腐倡廉教育;嚴格會計管理制度,增強會計信息披露真實性,等等。這些,本文不再重復論述,僅從內部控制角度提出改進建議。
(一)從控制環境的角度。企業總是在一定的環境中生存、發展。對于企業而言,內外環境同樣重要。內部控制的控制環境就是企業在各內部控制關鍵點、關鍵人員的組織機構與行為準則。針對固定資產內部控制,管理層首先要建立合理的組織機構,設置或完善采購、驗收、保管、預算及財務部門,明確崗位與職責,相互獨立,不得越權,互相監督。明確各部門職責后,管理者要堅決執行其制定的內部控制要求。任何一項業務如果全部由一個人或一個部門擔任,既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為。不相容職務分離的核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。固定資產的管理人員要實行不相容職務的相互分離制度,合理設置相關的工作崗位,職責分明、相互制約,確保資產安全完整。
(二)從風險控制的角度。風險管理對于我國絕大多數企業來說仍是一個新概念。在企業管理中處于一個相對薄弱的環節。在固定資產投資決策、工程項目實施等方面風險意識不強,風險管理工作薄弱,是造成相應重大風險事件的重要原因。開展全面的風險管理,同時兼顧企業內外部風險,不僅是出資人對企業的要求,也是企業自身參與市場競爭,確保其持續、健康、穩定發展的需要。
在明確企業目標的前提下,在對企業總體風險進行初步分類的基礎上,進行風險管理。具體實施全面風險管理時,可分為計劃準備、實施運行、檢查評價、監督比較四個相互關聯的階段來進行。
(三)從控制程序的角度。從固定資產投資項目的決策、購置到固定資產的日常管理、處置都有一系列的業務流程。科學合理的流程設計能夠有效地指導業務人員的工作,使其能夠識別業務執行中的風險控制點,人工審批流程得到切實執行,防止某些程序的遺漏。按程序辦事,避免因操作標準不統一而造成業務處理的隨意性,因個人理解差異、人與人之間銜接不到位等不確定因素對工作進程造成干擾。同時,在固定資產內部控制出現問題時,易于找到事故原因,避免出現內部扯皮現象。固定資產流程管理,是對固定資產內部控制制度進行的一個全新的再認識、再提煉,打破過去職能部門責權不明晰的弊端,有利于規范化管理。
(四)從信息與溝通的角度。良好的信息系統應建立多層次的溝通方式,包括企業內自上而下、自下而上以及橫向的溝通,和企業內外部的信息與溝通。信息化建設過程必須堅持“可靠、實用、科學”的理念和原則,貫徹“持續優化、整體推進”的管理思想,運用“逐步實施、不斷提高”的實施方法,將固定資產信息化建設分階段實施,整體建設固定資產管理信息系統。具體實施要通過“搭建固定資產管理信息化平臺、實現固定資產管理業務信息化、推進橫向業務的信息化三個階段。”
(五)從內部監督的角度。一是要建立固定資產內部控制績效考核機制。企業應在全面經濟核算的基礎上建立完善的績效考核指標體系,并在科學合理的績效評價的基礎上,建立全面的獎懲機制。尤其要重視建立長效激勵機制,鼓勵員工不斷學習相關業務知識,選拔優秀人才走上領導崗位;二是要建立有效的內部審計機制,完善監督體系。企業內部審計工作不僅要包括會計賬簿,還應包括稽查、評價內部控制制度的效率及審計報告的提交。同時,要定位好內部審計的組織模式,將內部審計部門置于董事會或監事會直接領導下,以保持內部審計的獨立性和權威性。將內部審計人員從會計、財務人員中分離出來,直接對董事會或監事會負責,真正發揮內部審計人員的作用,監督和保護企業資產的安全,監督企業向合理、合法、合規的良性方面發展。
固定資產占用金額大,使用時間長,在企業生產經營中發揮著重要的作用,對企業的費用、資金流動都有著極其重要的影響。公司的內部控制是公司管理的核心環節,建立完善的內部控制,形成以法人治理結構為依托的全員、全過程、全方位的管理,防范和減少管理風險,確保單位經營活動的效率性和效果性、資產的安全性、經濟信息和財務報告的可靠性,促進企業經濟增長方式的根本性轉變,提高經濟效益。
主要參考文獻:
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風險是指未來的不確定性對企業實現其經營目標的影響。內部會計控制是指企業為了提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。施工型企業內部會計控制的內容主要包括:結算與收款、分包工程項目、采購與付款、成本費用、貨幣資金、實物資產等經濟業務的會計控制。內部會計控制的方法主要包括:不相容職務相互分離控制、授權批準控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制、電子信息技術控制等。
一個較好的內部會計控制建設步驟是研究分析企業內部會計業務存在的風險可能,并對風險進行識別,采取相應的內部會計控制加以控制。風險防范控制是企業的一項基礎性和經常性工作,企業必要時可設置風險評估部門或崗位,專門負責有關風險的識別、規避和控制。各施工企業也在不斷建立并優化面向業務的財務會計管理模式,從核算分析、監督評價、決策支持等方面,增強與業務的融合共享,以提高財務創造價值的能力。現就施工企業內部特別是基層項目處理最頻繁的經濟業務存在的風險與會計控制進行簡要分析。
一、建造合同收入確認控制
(一)風險分析。建造合同收入確認不準確,可能人為地多確認或者少確認,嚴重影響會計信息質量,影響企業決策。建造合同收入確認涉及的相關因素有:預計總收入、預計總成本、開累實際成本。
(二)控制措施。預計總收入組成資料必須齊全。合同內已施工未計價部分計算準確,上報審批資料齊全;合同外工程量、設計變更、洽商、索賠等資料施工方計算準確,項目設計、監理、業主等各方簽字手續齊全;暫定款實際施作時才計入預計合同總收入,否則應從預計合同總收入內減除;獎勵確實有明確文件或者獎勵款確實已經收到。項目財務人員在確認項目預計總收入時應充分考慮上述因素,在初始的合同價上進行增減確定項目預計總收入。
預計總成本為項目開工至預計完工所需發生的成本,包括開工至決算期末開累成本和預計至完工還需要發生的成本。
開工至決算期末開累成本核算必須真實、及時、準確。為了實現成本真實、及時、準確,企業必須要制定嚴格的財務結算制度:詳細分析各種成本費用結算周期,嚴格按周期結算,保證各種成本入賬核算及時,超過結算周期結算的應給予懲罰;明確各種成本費用票據資料及結算資料、證實人、審批人;明確成本費用科目歸集范圍,避免核算對象成本統計不真實。
預計至完工還需要發生的成本取決于諸多因素,要與工程施工水平匹配、估計依據充足合理,避免人為估計波動幅度大;預計基礎資料表格及編制依據齊全,一般每季度預計一次,重新對已發生成本統計,并估計預計還需發生成本;每次預計應與上次預計總成本進行比對,查找變動數據、分析變動原因并予以記錄,以便日后查詢分析。
預計總收入、預計總成本、開累成本確定之后,正確計算工程完工百分比,根據工程完工百分比計算開累應確認收入、進而確定本期應確認收入。確認的開累收入要和開累施工產值比較,分析差異原因,檢查是否多計、少計收入可能;確認的開累收入還應與開累驗工計價相比較,分析差異說明已完工未結算、已結算未完工形成原因,分析存在潛在的風險,提醒相關部門及時跟進相關工作。
二、收款控制
(一)風險分析。收款人有可能侵吞現金收入并注銷相關應收款項;對應收款項的注銷即會計軟件中的貸項記錄沒有審批文件;無清收制度易形成壞賬風險。
(二)控制措施。現金記錄和賬款核銷崗位分離,如果同一個人已能記錄現金收入又能核銷應收款項余額,那么他就可能侵吞收入的現金并注銷相關應收賬款。
記錄應收賬款的扣除應該取得公司領導的認可批準。特別還款計劃應經批準,如返還匯票、貨物、延緩還款期限等。
明確清收責任人,工程項目一般是項目經理、總工、經營部負責人、財務負責人,明確收款責任,否則可能根本不會有人去收款,這會導致嚴重的延遲付款。定期對清收責任人進行重新明確,收款人員可能會與長期客戶聯系過于緊密,這會造成他們對客戶問題產生高度的認同,從而放松對壞賬風險的關注,特別是完工項目的清收,長期關系還會增加客戶與收款人員串謀的風險。為了避免這些問題,應該定期重新明確清收責任人,實行收款人員輪崗,不需要一次進行大量人員輪崗,這可能會嚴重影響收款的效率,可以考慮進行持續、滾動式的輪崗。
為了加強清收力度,可以采取委托商收款,委托商收款應該經批準,并驗證收賬商的擔保,減少商上收賬后不付款風險。必要時可以采取法律行動,采取法律行動前對客戶進行事先審查,減少即使法庭判決大額償付及補償金,對方公司可能沒有足夠的資產予以支付風險。避免花錢去起訴一個沒有足夠財力的客戶。
所有收款方法都失敗后,公司同意批準注銷賬戶賬目,注銷逾期賬戶,須保持注銷記錄并對壞賬進行事后檢查,總結經驗,減少再次發生壞賬的可能性。
三、發票管理
(一)風險分析。接受虛假發票,增加稅務風險,納稅調增企業所得稅,減少企業利益。接受不規范發票:發票兩章不全、抬頭不是企業全稱,發票要素不全,發票與業務性質不一致等增加納稅調增風險。企業發票管理不善,丟失、重開造成漏繳、重復納稅等稅務風險。
(二)控制措施。嚴格報銷制度,報銷崗位嚴格審查發票,要對接收的發票認真進行真偽鑒別,對發票不規范要素不全的情況不予報銷。嚴格發票管理制度,妥善保管發票,建立發票領用、開具臺賬,按月及時進行納稅申報、繳稅工作,申報稅收財務主管應復核,經辦稅務人員對已開具發票繳稅情況進行登記。
四、專業分包結算及付款控制
(一)風險分析。先入場后簽訂合同,造成分包合同條款談判很難,降低分包單價很難,分包隊入場后談判不成要清退很難,結算付款無合同依據結算很難。分包合同工程款支付條款簽訂太松,與主合同工程款支付比例不相匹配,造成項目資金緊張、支付困難。分包結算不及時,賬面分包成本不真實,結算入賬遲造成賬面預付分包賬款,超付風險大。分包單位不正規,無發票或者開具假發票,擾亂正常結算且造成我方審計、稅務風險加大。分包合同條款研究不足,費用承擔界定核算不正確。
(二)控制措施。企業應當建立規范的工程項目決策程序,明確相關機構和人員的職責權限,建立工程項目招投標決策的責任制度,加強工程項目的預算、招投標、質量管理等環節的會計控制,防范決策失誤及工程發包、承包、施工、驗收等過程中的舞弊行為,嚴禁先進場后簽合同情況發生。財務人員必須參與合同評審,評審時主要關注與合同的結算條款、支付條款、懲罰條款等,并對這些條款嚴格把關,上述條款應比主合同條款更加嚴格。注意比對主合同分包單價與分包合同單價,了解合同分包盈虧情況。嚴格分包結算制度,認真研究分包合同條款,明確雙方責任義務,特別是相關費用承擔主體,避免為分包方承擔不應該承擔的成本費用。開展月責任成本核算分析,月度、季度及時檢查分包結算與否,結算資料是否齊全,及時督促結算負責部門結算。分包入賬會計科目、輔助科目使用正確,正確歸集核算,既便于核算各分部分項工程成本,又能正確核算與分包單位往來,對所欠分包工程款、質保金、履約保證金等進行分類核算,并登記相關分包臺賬。對形成預付款的分包單位要對照合同支付條款檢查,對不正常的提醒項目經理,通知相關部門整改。付款要嚴格按合同條款執行,資料齊全,付款同時索要工程款發票,做好稅款抵繳工作。
五、工資薪金控制
(一)風險分析。工資薪金領域是欺詐活動的“重災區”,通常欺詐活動運用以下幾種手段:通過虛報工作時間造假;通過篡改工資項目公式造假;通過人為增加工資項金額;通過編制“幽靈員工”(不存在的員工)把錢匯入欺詐者的賬戶,編造“幽靈員工”付出的代價要昂貴的多,幾乎是偽造虛假工作時間的十倍。
(二)控制措施。保證上交的考勤表的完整、準確和經過授權,由工薪計算人根據現有員工名單檢查并證實所有員工的考勤卡已經全部收到并復核考勤表,對于沒有收到考勤表的個別遺漏的考勤表,聯系各工作點的負責人索取,復核所有的考勤表是否附有主管簽名,主管必須標記所有的加班時間以表明授權,如果考勤表沒有經主管批準,將被返還給主管直接進行審查和批準。該員工需要獲得批準來保證所有考勤卡上的時間是正確和經過授權的,這樣超時申報的問題也會暴露出來。復核各種假期是否附有請假條,請假條批準部門領導批示同意授權。獲得對工薪變動和特殊工薪申請的批準,如崗位晉升、職稱評定、人事調動令等。禁止工薪計算人員單獨修改工薪數據庫中的檔案數據,工薪數據庫人員檔案修改要有主管審批。由獨立人員來復核工資計算人員計算的工資金額,與社保中心、住房公積金中心復核五險一金,與稅務主管復核個人所得稅計算是否正確,復核當月工資總額與上月工資總額分項及匯總的變動情況并找出原因;抽查部分員工工資條應發、實發計算是否正確、收入變動情況查問原因。由管人事檔案獨立于工薪崗位的員工不定期復核工資計算,如果員工檔案不存在,那么可能工薪支付給了“幽靈員工”。比較工資總額預算與年度工資總額可以解釋工薪計算的合理。工資記賬前,會計人員應檢查對比工薪登記簿和各種支持性憑證齊全,主管復核。不允許同一名員工同時兼任工薪處理和工薪發放兩項職責,保證適當的職責分離,使工薪處理人員不能簽發支票、發放現金、記錄支票并將這些資金裝入自己的口袋。將現金直接交給收款人或者打入收款人賬號,要求收款人出具工作身份證領取并要求簽字,如果有員工未能領取,在工資單上注明,工資主管保留無人領取的現金,防止員工離職后公司繼續支付工薪情況或者工資計算人將其占為己有。
六、存貨原材料采購及付款控制
(一)風險分析。缺少用料計劃造成采購無計劃;存貨積壓或短缺,可能導致流動資金占用過量;驗收水平低,驗收不嚴、不正確、不準確,以次充好,超驗;接受虛假發票,采購人與供應商勾結串通超開發票,虛領材料款;材料已入庫發票未到,不進行材料入庫登記;不盤點盤存,賬賬不定期核對;材料領用無計劃,領用無授權批準;采購人、保管人、領用人同一人或者都為同一部門人,易串通;領用人責任考核缺失,分包方領用材料節超缺少考核依據,缺少考核;材料領用發放單不標明工程使用部位,落實不到具體的分布分項下,不利于核算對象成本核算。
(二)控制措施。采購和付款控制,企業應當合理設置采購與付款業務的機構和崗位,建立和完善采購與付款的會計控制程序,加強請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款等環節的會計控制,堵塞采購環節的漏洞,減少采購風險。嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。對于超預算和預算外采購項目,履行預算調整程序,項目經理審批后再辦理請購手續。嚴格進行未提賬單核算,發票未到材料已入庫需要預點,待正式發票來后再進行紅字沖銷,然后按正確的發票金額入庫。收集市場價,采購發票和市場價做比對,查找價差原因。對大額的采購入庫,財務人員有條件的應會同材料驗收人員監督材料驗收入庫,防治虛假欺詐行為。材料入庫后嚴格限制無關人員對實物資產的直接接觸,只有經過授權批準的人員才能夠接觸資產。建立定期盤點制度,通常可采用先盤點實物,再核對賬冊來防止盤盈資產流失的可能性,對盤點中出現的差異應進行調查,分析原因,查明責任、完善相關制度。對重要資產進行財產保險,增加實物受損補償機會,保護實物的安全。在工程中標后就應按照成本核算明細程度合理確定成本核算對象,核算對象一經確定不允許擅自變動,并須讓項目所有部門熟知成本核算對象,并要求所有人在發生成本時嚴格區分成本受益對象,嚴格按照成本核算對象區別各部門發成成本,以便正確核算成本對象成本。材料收發料單特別要規范填寫,領用材料必須按照事先確定的核算對象進行發料,以便正確按照分部分項核算對象歸集成本,準確核算各分部分項成本。認真研究分包合同條款,對分包領用材料要按照合同約定,不該由我方承擔的,應該提請相關部門注意完善分包方簽認手續,以便從工程結算款中扣除,如由我方承擔的,也要對分包方領用料消耗使用材料情況進行節超考核。
七、固定資產控制
(一)風險分析。固定資產購置不合理,造成浪費,占用資金;資產保管、使用、維修、保養不善,造成設備丟失、毀損、維修費用增加;固定資產提前報廢處置、可用設備已好充次低價變相賣給相關方,個人獲取非法利益;固定資產租賃缺少授權審批;租賃結算不及時,業務人員與出租方勾結串通,虛假結算謀取非法利益。
(二)控制措施。管理層應該通過正式的審批程序來審批所有的固定資產購置,包括進行現金流分析和按投資規模由相應級別管理層審批。資產購置的總體戰略是評價支出的必要性。首先,投資項目應考慮是否提高了公司的整體生產率和公司的整體盈利水平,識別考慮解決企業運營的瓶頸(制約)業務的需要。固定資產采購所需的資金應通過年度預算的批準,在實際購置之前,購置申請也需要獲得批準,使用與現編好的購置和處置表格,對于預算外的購置項目,要求進行額外評價。之后還應當將投資的實際結果和固定資產投資預算數據進行事后比較和分析。給所有的固定資產建立固定資產卡片,明確固定資產使用部門、責任人,辦理固定資產移交時,轉入轉出部門和資產管理部門書面批準,財務準確進行固定資產折舊處理。在固定資產的處置上,需定期進行處置檢查,從而保證處置之前這些資產仍具有一定變現能力,處置應獲得證實批準,確定資產確實無修理價值,處置資產取得的現金得到正確處理,恰當跟蹤相關處置收入,如要求員工提供每項已處置資產的檔案中附有資產報廢公司的收據或銷售單。對固定資產進行定期審計,將現有固定資產與會計記錄進行核對。復核固定資產的分類、原值及折舊的計算是否正確,因為這些方面不正確的記錄會對財務結構的報告水平產生極大的歪曲。租賃的固定資產應該報上級機關審批其必要性,如果企業固定資產充足,應該加強設備調配減少租賃,租賃后要嚴格按合同執行,結算時設備主管應復核簽字確認。
八、業務招待費控制
(一)風險分析。業務招待費金額巨大,40%調增企業所得稅;招待禮品等金額大,去向不明,缺乏監督;業務招待費缺乏標準,或標準太高,招待無節制;招待費發票不合規不合法,全額調增企業所得稅;報銷手續不全,科目列支不正確,報表披露不準確。
(二)控制措施。制定業務招待費開支制度,嚴格招待費審批手續,嚴控招待費支出,實行招待費事前審批程序,大型招待費集體協商討論,花小錢辦大事。會計核算報銷資料齊全,黨政會簽審批齊全,會計核算、報表披露準確。熟悉掌握稅法標準,正確進行企業所得稅匯算清繳。
九、科研費用控制
(一)風險分析。缺少科研立項,科研費用歸集不足,達不到高科技企業應達到的標準。立項不科學,科研人員、科研費用界定不清造成科研費用多列少列,科研費用歸集不完整、不準確。科研費用審批手續不全,依據不足,高新技術企業審批審計風險較大。
(二)控制措施。嚴格科研立項管理,確保有書面科研合同,合同中應明確科研負責人與科研人員。原則上科研費用總額應達到企業當年收入的3%以上。科研費用應由科研負責人簽字確認,各種票據資料齊全并能明確歸屬于科研項目。科研費用應在一級專項科目核算歸集,區別費用化、資本化進行會計核算,費用化應該在管理費用中核算,科研費用應在財務報表單獨表中準確披露。
十、資金預算(計劃)控制
(一)風險分析。資金預算編制不準確不科學,預算與實際脫節,資金預算編完后束之高閣,不按預算執行,不進行預算執行分析,預算執行無考核,資金支付還停留在聽項目經理說了算的管理階段。預算偏離調整不及時,偏離考核不兌現。在預算執行過程中經常出現預算支出控制不均衡、預算收入受外部環境影響進度不達標等狀況,如果到預算期末才發現,就來不及采取有效的應對措施了。
(二)控制措施。完整的預算流程包括預算編制、執行、控制和考核四個階段。資金計劃應以“量入為出、以收定支、確保必付、略有節余”的原則編制;資金計劃由單位財務部門牽頭、各相關部門配合擬訂,經單位領導班子會議審議、行政第一負責人簽字批準后確定。計劃一經形成就必須嚴格執行,更不能隨意修改。凡未納入計劃的支出款項均不得支付,突發性事件等除外,通過編制資金計劃加強對資金運營的事前控制。采用資金集中管理模式,對預算執行狀況進行分析、預警,加強對資金運營的事中控制,以便及時采取措施確保企業計劃目標的達成。期末必須對當期的計劃執行情況進行認真的分析,通過對資金賬戶信息的統計分析,加強對資金運營的事后監控,并進行總結和考核兌現。分析要客觀、全面、透徹,總結要從主觀和客觀方面找出原因,還必須有保證計劃順利執行的措施。
十一、財務報告控制
(一)風險分析。沒有形成企業財務報告體系;缺少企業賬表流程管理,編制違反會計法律法規、企業會計準則,可能導致企業擔責;沒有建立相應的分析制度監控企業整體風險;報告不能真實反映企業實際情況,造成決策失誤;報告頻次太頻繁,花費巨大精力達不到預期效果或者頻次太少影響決策。
(二)控制措施。健全完善財務報告體系是企業內控和風險管理重要的事后控制手段之一。常用的內部報告有:①資金分析報告,包括資金日報、借還款進度表、貸款擔保抵押表等;②經營分析報告;③費用分析報告;④資產分析報告;⑤投資分析報告;⑥財務分析報告等。健全企業賬表流程管理,嚴格按照會計法、企業會計準則編制財務表表,正確合并抵消。企業財務報告應當符合例外管理的要求,內部報告要根據管理層次設計報告頻率和內容,統籌規劃、避免重復。通常,高層管理者報告時間間隔長,內容從重、從簡;中下層管理者報告時間間隔短,內容從全、從詳。定期召開財務分析會議,通過與相關目標、標準對照分析明確責任、發現問題、采取措施、改進管理,全面分析企業經營管理狀況和存在的問題,不斷提高經營管理水平。財務分析報告結果應當及時傳遞給企業內部有關管理層級。
十二、內部審計控制
(一)風險分析。施工企業內部會計控制制度再健全、再嚴密,如果執行力度不夠,文件僅僅停留在紙上而未貫徹執行,成為一紙空文也起不到控制的作用。內部管理權限失控,不相容職務沒有有效分離,職責不清,越權行事,給濫用職權、貪污舞弊以可乘之機。
編制和執行財務預算是行政事業單位的常規性工作。預算的編制和執行不僅體現了財政資金的收支變化,還反映了作為資金物化形式而存在的國有資產的增減變動情況。因此,一套科學、完整的財務預算體系不僅應當包括資金收支安排,還應包括資產的構建、配置以及處置的相關計劃或安排,即資產預算。資產預算,作為行政事業單位財務預算的重要組成部分,集中反映了預算年度內各級行政事業單位有關國有資產配置方面的收支計劃,從一定程度上體現了行政事業單位的資金收支規模、業務活動范圍和方向。因此,資產預算的編制應與財政資金預算相輔相成,共同構成完整的財政預算。但是,資產預算又不等同于財政資金預算,其側重點在于它是政府資產管理部門根據實際需要做出的有關行政事業單位資產購置、配置和處置的決策方案,因此,主要體現的是作為資金物化形式而存在的國有資產的增減變動計劃。
編制資產預算時,要盡可能的細化預算內容,以提高預算的透明度和約束力。預算編制部門應對資產配置的必要性和有效性進行綜合評價,提出各單位資產預算的具體內容和計劃。資產預算應包括資產項目的具體技術參數,如各項資產規模、類型、構建或處置方式、資金來源等。以資產購置方案為例,預算內容主要包括資產購置項目提出的具體依據,資產購置數量、規模及型號,資產購置項目的支出規模和資金來源等具體項目。同時,行政事業單位國有資產如有其他配置或處置方式,如租用或部門調劑等,資產預算內容還應包括欲購置或租用資產的性能、價格及其運轉、維護費用等因素分析,部門間資產調配的可能性分析等。
預算編制僅是預算管理工作的開始,更重要的是預算的執行和落實。為了確保預算編制的嚴肅性和有效性,資產預算一經審核批準,預算單位就必須嚴格執行,這是深化預算管理的關鍵環節。預算執行必須嚴格遵照預算內容和項目進度計劃,預算單位要接受財務部門和相關職能部門的監督,及時對預算項目執行情況進行審核。預算執行過程中,如發現行政事業單位擅自改變資產用途,或者挪用資產購置資金的,應立即減少或停止財政撥款,并按有關規定予以處罰。同時,必須強調的是,預算執行內容一般不得隨意調整,但在預算執行過程中,由于國家政策、單位職能或其他環境因素發生變化,有時也需要對預算進行適當的調整以確保預算的科學性。預算調整必須遵循嚴格的審批程序。一般而言,預算單位需要調整或追加國有資產預算的,應提前報經國有資產管理部門審核同意后,方可按程序調整或追加預算。資產預算執行結束后,主管部門應對單位的預算執行情況進行全面分析和考核。
二、行政事業單位會計核算存在的問題
(一)配套制度的相對落后,在一定程度上增加了操作難度由于現行的財務制度中費用報銷的標準,大多數制定于20世紀八九十年代,有的開支規定不夠具體,有的標準偏低,同當前的經濟水平和實際情況有著差距。例如差旅費標準、住宿費報銷等等。這是會計集中核算實踐中,最為突出的矛盾之一。如何把握好既堅持規章制度,以達到節約經費,提高資金使用效益的目的,又實事求是地處理好實際開支的報銷問題,以保證行政事業單位正常業務活動的開展,這是對中心工作人員業務素質和職業判定能力的嚴峻考驗。
(二)內控制度不足,造成單位內部牽制與監督機制的弱化單位財務納入會計核算中心后,其原有的會計出納相互牽制及內審制度被不同程度地弱化,財務會計知情面縮小,雖然核算中心在記賬時,也履行了牽制和監督職能,但由于其置身單位外部,對單位經濟業務只知其表,不知其里,表現在支出的合理性、發票的真實性難以把握,造成了財務治理與會計核算分離,失去了實地實時監督的優勢,單位報賬時,會計中心只能根據經驗來判定,一是看報賬發票的手續是否完備;二是看票據是否規范合法。只要手續完備,票據合法有效,不管反映的經濟內容是否真實,都必須報銷。這就使得一些單位假借住宿、會議、印刷、修理、運輸、勞務費、代辦費開支等合規票據列支送禮、超標準吃喝招待、濫發獎金,補貼、公款旅游等不合規支出,造成了新的監管隱患。
(三)財政監督管理不力行政事業單位主要資金來源于財政撥款,這種性質對其財務行為產生了一些不良影響,主要表現為:①看銀行存款花錢“有錢不花,過期作廢”的錯誤觀念比較嚴重;②較少關注資金使用的合理性。
(四)會計人員素質不高目前行政事業單位的會計人員直接來源于財經專業的很少,大多數會計人員是從其他崗位轉崗而來或直接由其他崗位人員兼職。
三、行政事業單位部門預算改革與會計核算的協調
(一)繼續加強部門預算管理,加快部門科學預算推行的進度部門預算是一個涵蓋各部門所有公共資金的完整預算,其預算編制以部門為單位,將各類不同性質的財政資金均統一反映在該部門的年度預算之中。因此,要進一步推行預算管理改革,改進和完善預算支出科目體系,早編細編預算,提高預算的科學性、合理性。預算單位所有的財政支出都要嚴格按規定標準和相應的科目列入預算,一經審核批準,財政部門和預算單位都要嚴格按預算執行;財政部門要對各部門實行從預算編制、預算下達、資金撥付到資金使用的全過程監督管理,實行從預算編制、預算下達、資金撥付到資金使用的全過程監督管理,并追蹤問效。
(二)完善會計集中核算體制,減少財務日常監管盲區,促進各項會計制度的執行,更好地維護國家財經法紀首先要擴大會計集中核算的覆蓋面,將核算單位所有下屬單位的賬務也逐步納入進來,不留尾巴。其次,完善各項配套的操作辦法,讓單位和核算中心的職責定位和情況溝通有章可循、易于操作,實現二者之間的良性互動和密切配合。再次,定期組織對單位的資產盤點,加強實物管理。財政部門要嚴格界定固定資產范圍,使會計中心能夠統一固定資產入賬口徑;要進一步完善固定資產報廢處置審批制度,健全固定資產賬務審核機制,嚴格規范預算單位固定資產核算。
(三)發揮財政日常監督與審計綜合監督的合力作用,及時糾正會計集中核算中存在的問題,促進單位財務管理規范化水平的提高首先,財政部門應做好對核算中心的業務指導,提升基層財務人員的業務水平,不斷改進會計集中核算工作。其次,財政部門應加強對單位的財務監督和管理,通過定期或專項檢查,及時發現問題,并不斷研究對策進行整治。再次,審計部門對由于核算中心方面原因而形成的問題,應在審計報告中一并反映,并要從宏觀角度提出改進建議。
(四)積極創造條件,搞好會計集中核算與國庫集中收付的融合一是將所有預算單位的資金全部集中在國庫。可以避免庫外資金的無效、低效運作,使政府在宏觀調控方面更加得心應手。二是能夠減少國庫、會計中心與專業銀行之間人為的頻繁的資金劃撥、結算和對賬的麻煩。三是將大大提高會計信息質量,尤其是會計中心所提供的月、季、年終決算報表數據的真實性、囊括資料的全面性及會計信息的可利用性。因此,我們應搞好會計集中核算與國庫集中收付的謀合,努力實現收入稅收化、支出預算化、賬戶國庫化、了解全面化、核算完整化。