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財政檔案管理范文第1篇

財政檔案管理是為了提高財政檔案的質量，維護檔案的完整與安全，促進財政檔案的科學管理，從而更好地服務于財政而設立的一種管理工作。它是在業務上接受檔案局的指導，在財政工作中直接形成各種具有價值的文字、圖案、聲像等不同形式，并保存記錄下來，使之能夠為領導決策提供有效依據。因此，為了保證各種政策的有效性，做好財政方案管理工作是十分重要的。

一、財政檔案

眾所周知，財政是國家的組織活動，屬行政管理范疇。但我們也應該看到，財政部門又是國家為了實現其職能的需要而憑借政權的力量，直接參與社會經濟活動的重要部門，是經濟領域的特殊社會現象，亦屬經濟范疇。正因為人們對后者的認識不足，在相當長一段時間，財政檔案僅被看作是一種普通的文書檔案，致使在財政檔案的管理和使用上存在著不甚合理的地方：一是歸檔不齊全。人們只注重于財政部門的“紅頭”文件的收集，而對更能直接體現財政活動面貌的收付活動中的來往文書、文據等，卻未能及時歸檔，沒有實行集中統一管理，影響了財政檔案的齊全完整；二是管理不合理。各地財政部門大多是將財政檔案生硬地分割成文書檔案和會計檔案兩大類別，人為地割斷了兩者之間不可分離的內在聯系，不能完整地反映財政工作的原貌。三是利用不充分。人們常從行政管理的角度去研究和利用檔案，而對其在經濟活動中應發揮的重要作用認識不足，研究不夠。

二、財政檔案管理工作的重要性

1.規范日常財務行為

規范日常財務行為體現在財政檔案工作的記錄上。它是通過在財政工作中對各種財政文件進行記錄、收集并整理，在這個過程中，不僅相關的檔案工作人員要嚴格遵守各種規章制度，使財政信息真實有效，還要通過財政檔案的記錄，把各種財政資金的用途、來源等進行有效監督。然后，在工作人員把財政檔案鑒定、上報的過程中，就能夠有效實現上級財政對下級財政之間的有效監督。

2.為領導提供決策依據

財政檔案的管理工作是通過檔案人員在對各種財政信息進行收集、整理，從而統計出有效的財政信息。通過檔案人員整理出的財政信息上報給上級，上級就能通過財政信息上反映的地區經濟，從而為該地區的經濟、社會發展制定相關的政策。因此，做好財政檔案管理工作能夠為領導者決策提供有效依據，并促進經濟的和諧、健康發展。

3、做好財政檔案管理工作的要點

（1）與時俱進，進行現代化的財政檔案管理

隨養電子技術的不斷進步，也要求運用新的科學技術服務于財政檔案管理工作。做好與時俱進的現代化財政檔案工作。一方面就要求在檔案工作過程中能夠融入先進的科技設備。這樣就能夠有效地把相關資料輸入計算機中，通過計算機的智能化進行資料整理，通過新科技的運用不僅能夠得出真實、有效的數據，還能夠減輕檔案工作人員的工作負擔。另一方面，做好現代化的財政檔案管理工作就需要提高檔案工作的規范性。它要求不僅要做好財政檔案管理中的收集、整理、上報等工作，還要求對歷史財政檔案數據進行保存、保密等工作，使得每一項檔案管理工作都符合法律條例的規定，讓財政檔案管理工作能夠規范化、制度化進行。

（2）健全財政檔案管理工作的監管體系

健全財政檔案管理工作的監督體系，是針對財政檔案管理工作中出錯而進行的。做好財政檔案的監督工作首先要建立一個高效的財政檔案管理監督部門，從而使得各種財政檔案管理工作的方方面面能夠有效監督。其次，要對各種財政數據來源的真實性進行監督，以防無效的數據給領導造成了錯誤的經濟決策，避免經濟、社會發展不樂觀的情況出現。最后，對檔案人員的工作進行監督，防止財政檔案管理工作出現各種紕漏。

（3）加強財政檔案管理隊伍建設

第一要充實人才，構建一支穩定的財政檔案管理人員隊伍。

一是加強基礎建設，為檔案部門配備電腦、空調、消毒柜等必要的硬件設備，為現代化辦公提供硬件支持。二是加強檔案管理部門的團隊建設，要敢于大膽啟用那些對接受新科技有執著追求、把事業放在第一位的人才，使他們在實踐中得到鍛煉，發揮他們的聰明才智，成為檔案工作的領導者和管理者。三是穩定檔案干部隊伍，把那些具有專業理論知識和專業技術特長的人才充實到財政檔案隊伍中，健全完善檔案管理隊伍結構；從維護檔案工作的長遠利益考慮，保證檔案管理人員崗位的長期性，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

第二要強化培訓，構建財政檔案管理隊伍培訓機制。

財政檔案管理范文第2篇

一．培訓內容

這次培訓班的課程充實緊湊，涉及到辦公室工作的各大方

面，具體講授了以下專題：

財政部辦公廳秘書處邱玲處長講授的《認真執行國務

院公文處理辦法進一步提高財政公文質量》。內容包括：

（）年月了《國家行政機關公文處理辦

法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內容。（具體內容見材料）

（）公文辦理中需要注意的問題和常見差錯。其中，主

要講解了“函”這一文體?！昂闭f白了就是非文件，是一個大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運作的過程更簡便。

府辦公廳秘書處馮宏梅處長講授《關于國家行政機關

公文格式的若干問題》。對公文的格式作了具體而詳盡的總結。

（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會議紀錄、電報；

（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規定；

（）介紹了信函式、命令式的格式；

（）介紹了會議紀要的格式；

（）介紹了省政府辦公廳的動作。即收文、分辦、辦

理、呈送、核稿、審批、發文（對外發文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。

廣東省檔案局石大泱處長講授《加強機關檔案工作、提高檔案水平》。內容涉及以下三個方面：

（）《檔案法》對機關檔案工作的規定。重點指出行政部門形成的檔案是國家檔案的重要組組成部分。受國家重點保護；要求行政部門檔案要集中統一管理，要維護檔案完整。

（）檔案工作與機關工作的聯系。石處長指出檔案工作是各項業務工作的一個基礎，機關工作的過程、結果都客觀地記在檔案中。同時，檔案材料也是加強機關管理的基礎材料、是機關領導決策的重要參考、是開展機關各項研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。

因此，機關部門應對檔案工作給予高度的重視。

政府辦公廳信息處羅展懷處長講授《政務信息工作理

論與實踐》。主要內容包括：

（）怎樣看待信息工作。首先認識信息工作的特點：對

現實情況反映快、涉及社會經濟的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領導了解各方面工作的渠道，可以讓領導掌握社會動態；是向領導同志匯報工作、擴大影響的經常性渠道；是反映問題和解決問題的一個途徑；可以成為推動政府轉變職能、轉變工作作風的有力手段。

（）信息工作的具體內容。作為政務信息，包含了三個

層面：為上級領導服務；為本級領導服務；為下級領導服務。

二、培訓心得

各級領導在培訓班上的發言、授課，對辦公室作為一切工作運轉中心的重要地位給予了高度肯定，對今后更好地開展辦公室各項工作提出了新的建議：

邱玲處長在如何提高財政公文質量的問題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學習年的新《辦法》，嚴格按照新《辦法》的各項規定進行公文寫作，務求格式規范、內容嚴謹；

其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運轉的簡便有助于減輕繁雜的辦公室事務。一些重要性、緊急性低的內容應多用“函”的形式發出，以簡便流程、減輕辦公室的工作量。

馮宏梅處長在公文格式的問題上提出各級機關部門應嚴格把住公文的格式關，將格式上的錯誤降到最低點。

同時，馮處長也介紹了省政府辦公廳的運作過程以供各級機關部門參考：①收文，由秘書處資料科收文，包括上級、同級、下級各方面的來文，分為閱卷和辦卷來進行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權范圍內的文再分送；③承送，報送領導審批；④核稿，是正式文件的核稿，領導審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書處審核一次，有原則性改動的重新審批，沒有原則性改動的可付印；⑤發文，由發行科發文，電報則由省委機要局發出；⑥督辦，對已發文進行事后監督，包括電話催辦、領導上門等方式；⑦返譴，用領導批示回報表，復印領導批示，送達先閱先批者處；⑧歸檔，書面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。

此外，馮處長建議各級機關制作政務動態通報，將一天內重要領導批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領導處，以全領導全面掌握情況。

石大泱處長對檔案工作提出了新的要求：首先是要對《檔案法》進行深入學習，將《檔案法》里的各項規定落實到各項具體的工作中；其次是認識到檔案工作與機關工作的密切聯系，在具體工作中加大對檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領導，應如何在具體工作中加強它的領導作用。

羅展懷處長提出了做好信息上報工作的具體內容：首先，要保持良好的溝通交流渠道，其中又以人的溝通為主為重；其次是要把握上報住處的最基本的內容，這些內容包括重大的經濟社會動態、突發事件、重要的工作部署、領導決策落實的情況、需要上級幫助解決的困難、上級要求上報的內容、領導批示的反饋等等；再次是要提高上報信息的針對性。這主要是指內容的針對性：考慮內容的重要性、綜合性；介紹的經驗是否先進和可借鑒性；反映的問題是否需要上級關注和幫助解決、提出的建議是否針對上級提出來的。

財政檔案管理范文第3篇

1、財政檔案的科學管理能夠提供豐富的信息資源

當前我們正處于一個信息含量日新月異、技術手段飛速發展的時代，誰能夠掌握更多更新的信息，誰就能夠掌握競爭的先機。而財政檔案作為一種經濟信息，如實記錄了財政管理過程、國家發展歷史和各種經濟動態，對做好當前的經濟工作有重要的指導作用。

2、財政檔案的科學管理是制定國家經濟政策的重要依據

每隔五年，我國都要制定和一個五年計劃，這是有關于國家經濟發展和社會民生的頭等大事，是對我國經濟政策的權威性解讀。在制定計劃之前，首要進行的工作就是對國家在規定時期內的經濟狀況、財政管理過程進行研究，明確中國的經濟現狀，總結經濟發展規律，而承擔這一重要任務的載體就是財政檔案，通過解讀和分析財政檔案，能夠了解到各部門對國家經濟政策的執行情況、各級單位的財政實況、國家財政經費在各部門的運行使用狀況等等，這些第一手的真實信息，能夠準確的衡量國家的財政狀況和社會的經濟發展水平，從而為制定出更符合中國經濟發展規律的經濟政策奠定基礎。

二、現階段我國財政檔案不符合科學管理的問題

1、硬件設施不符合工作要求

在我國的大部分財政部門的檔案管理工作中，由于領導重視程度不夠，經費較少，辦公設備都比較落后，例如計算機配備不齊全，影印機、碎紙機等機器設施缺乏，用于存放和管理檔案的空間不夠，沒有用于進行監管的儀器設備，工作室潮濕，應急設施缺乏等等，這些實際問題都會影響檔案管理工作的正常運轉。

2、財政檔案管理程序和制度不完善

當前我國各地方財政局的檔案管理大多是采用本單位的自有模式，沒有一套詳細的規范程序，在實際的管理過程中，存有很多工作誤差，例如檔案的采集、借閱、整理制度不完善，執行不到位，工作人員的積極性不高，沒有按照規定程序進行操作，工作制度陳舊，不能符合當前的實際要求，檔案中的信息不真實不完整，缺乏參考性等，這些管理漏洞不利于檔案的整理和研究工作，尤其對國家經濟政策的制定產生一定的偏差。

3、財政檔案工作人員素質不能實現科學管理目標

財政檔案的管理工作受到的重視較少，因此人員配備和工作素質都不夠完善，專業的管理人員較少，甚至有的部門財政管理工作是由其他崗位人員兼任，這容易使檔案管理工作出現斷檔，針對科學管理工作的上崗學習和技能培訓基本沒有，對財政檔案科學管理的研究和投入不足，這些因素都會影響檔案的科學管理。

4、財政檔案管理的信息化建設水平低

當前是信息化全面發展的時代，對檔案管理同樣提出了要求，但與其他部門工作的信息化水平相比，檔案管理工作的信息化建設比較落后，例如對檔案信息化利用的開發程度不夠，沒有實現同系統不同層級之間、不同系統的職能單位之間對檔案信息的交流和借鑒，電子檔案的錄入所占比例不高，大部分還是傳統紙質檔案，不便于管理和查閱，檔案信息管理系統的研究和使用與工作實際有差距，不能滿足工作需求。

三、實現財政檔案科學管理的有效路徑

1、提高對財政檔案管理的重視程度和經費投入

領導必須重視財政檔案的管理工作，將財政管理工作納入單位的重要工作事項來布置和研究，要積極配備先進的機器設備，加大對財政檔案管理工作的資金投入力度，提高經費的使用效率，要對檔案管理的空間、環境、應急設施等，按照規定要求進行完善，確保檔案管理工作的硬件設施到位，要加強對檔案的網絡和信息監控，保證檔案的信息嚴密。

2、完善財政檔案管理制度，建立長效機制

各級財政部門應當根據本單位的實際狀況，制定出科學的檔案管理制度，對制度的貫徹落實進行嚴格要求，要采取規范化的操作流程，要對原有的工作程序進行檢查，減少工作中的拖沓環節，對不符合規定的操作行為要進行嚴格禁止，確保制度執行到位，并要求各業務部門對檔案收集工作予以重視，檔案管理人員要對檔案的真實性和完整性進行檢查和整理，各單位要采取適當的獎懲機制，激發工作人員的工作熱情，提高責任感，切實提升工作質量和工作效能。

3、提升財政檔案管理工作人員技能水平

財政檔案的作用發揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對檔案管理人員的素質進行全面優化，要積極配備具有專業知識、符合工作要求的崗位人員，開展具有針對性的檔案管理強化訓練，落實上崗培訓制度，定期聘請上級單位的檔案專業管理人員進行授課，積極組織檔案管理工作的研討會和交流活動，與相關單位進行財政檔案管理工作研究等，以提升人員素質來強化檔案管理工作的整體水平。

4、提升財政檔案管理的信息化建設水平

財政檔案管理范文第4篇

一、行政事業單位財務檔案管理具備的意義

（一）有利于依法治檔水平的提升。在實際的工作開展中，行政事業單位難免會遇到新問題、新情況，在行政事業單位工作組成中，財務檔案管理工作是不可或缺的一項，同時也是各項活動和工作開展的基礎條件。加強行政事業單位的財務檔案管理，按照法律條例來調整并規范財務檔案管理工作，貫徹執行《會計檔案管理辦法》《會計法》《檔案法》等法律法規，再配上財務運轉機制的完善，對于行政事業單位的財務檔案管理有著積極作用。

（二）有利于審計工作順利開展。行政事業單位財務檔案能夠提供主管部門必要的依據來進行財務管理以及審核工作。做好行政事業單位的財務檔案管理工作，做好相應的監督監控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準確性、真實性以及完整性的要求，同時也可以讓審計人員在財務檔案調閱之后，了解以往單位的財務真實信息，從而避免在審計工作之中出現斷章取義的情況，這樣也可以及時地發現亂用、挪用經費等行為，為審計工作的開展奠定良好的基礎。

（三）提供科學決策依據。因為在行政事業單位的各種社會活動之中，財務檔案詳細地記錄了收入和開支，它是對行政事業單位日常社會活動的客觀反映。現階段的行政事業單位正朝著管理水平提高的現代化管理模式前進，加強財務檔案管理，如分類歸檔資料、如實記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務于今后的計劃制定、預算編制以及問題研究等，從而給決策層提供科學的判斷依據。

二、新常態下行政事業單位開展財務檔案管理的措施

（一）強化意識，提高重視。在新常態下，針對行政事業單位對財務檔案管理的不重視，首先就應該從意識入手，提高對財務檔案管理的忠實度。作為行政事業單位的領導，應該明白開展財務檔案管理工作對于其他經濟活動有序地進行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財務檔案管理工作的順利開展就是行政事業單位指導與決策的依據。同時，注重財務人員財務檔案管理意識的培養，也能夠創設一個良好的管理環境，確保財務檔案管理工作能夠持續、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應該明白檔案管理意識的嚴格性與嚴謹性要求，能夠在日常的財務檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時還能夠發揮自身的監督管理作用。

（二）信息建設，提高效率。行政事業單位做好財務檔案管理基礎設施的建設，也能夠提高財政資金的使用效率，從而完善對財務檔案管理工作的信息化建設。在檔案管理的基礎設施建設之中，應該考慮到在單位經濟活動處理之中，財務工作人員應該做好檔案管理和財務管理兩方面的相互協調，這樣才能夠在信息化建設過程中真實地記錄并反映出財務檔案的管理信息，以便提升行政事業單位的財務檔案管理效率。另外，行政事業單位的財務檔案管理工作應該結合其他的經濟活動開展，推動各項經濟活動順利地開展下去，這樣也有利于財務檔案信息化實踐能力的不斷深入。

（三）加強培訓，提高素養。科學技術的不斷發展，使得信息化管理已經成為社會發展的必然，新常態下行政事業單位財務檔案管理工作也必定會朝著電子檔案的管理模式發展。為了滿足這一要求，行政事業單位應該考慮到實際情況來有針對性地培訓檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質，從而培養一只具備綜合素質與素養的管理隊伍。第一，在形式上加強員工的財務檔案培訓，讓財務檔案管理的相關人員擁有學術交流和培訓的機會，利用業務交流會議、專家講座、專業課程學習等多種方式來完成培訓，以此來提高財務檔案管理人員的專業水平。第二，注重內容方面的財務檔案培訓，能夠結合行政事業單位的實際要求來開展財務相關知識、檔案管理以及信息化管理等方面的專業知識內容培訓，以此來完善從事檔案管理人員的知識結構體系，幫助財務檔案管理人員提升工作能力。

財政檔案管理范文第5篇

1 政府采購檔案管理工作所面臨的問題

1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性

所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機制，投訴人往往在投訴時選擇當地主要領導或紀委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領導的政務批示決定采購的結果，但是實際情況是，相關領導政務繁多，對于相關部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關合同、中標人遲遲不履行合約、中標供應商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標事物上，無暇處理積累的檔案，導致檔案管理缺乏規范性。

2.缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理是一項長期復雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業性，要么根本不懂檔案管理，要么業務水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達不到預期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴格的獎懲制度，對一些不良現象采取得過且過的態度，懲罰力度不到位，這種負面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。

3.檔案管理的保密工作不到位

之所以進行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發展進步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進不足，謀求發展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關資料信息被泄露的情況頻頻發生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導致資料信息的泄露。

4.沒有進行合理檔案開發利用

檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結合，充分發揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標書需要參考相關的供應商投標技術方案和技術參數，售后服務承諾、財務狀況等方面的資料。供應商登記資料證明了其資質水平，記錄了供應商的資信等級、履約能力、技術水平，能夠為中標候選人產生、投標名單確定提供一定的依據。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。

5.檔案室軟硬件設備配備不足

一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。

2 加強政府采購檔案管理的措施

1.建立健全相關的規章制度

建立健全政府采購檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態?，F有的采購檔案之間缺乏聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用采購檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細規定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且各部門要協調配合，加大對采購檔案的監督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。

2.提高工作人員的專業水平

現階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習采購檔案管理的專業知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強對采購檔案管理工作的重視，增強責任心。同時，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向專業性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強交流，多聽取意見，優化采購檔案管理方案。最后，要設立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。

3.提高檔案管理的安全性

檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

4.加強信息化建設，建立數字化數據庫

根據統一的信息化建設標準，建立數字化數據庫，為實現采購文檔的共享提供基礎。通過數據庫的建立，實現檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數據庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內容，保障采購檔案信息的準確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統，利用計算機信息技術實現案卷的重新整合，規范檔案的標號、標題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。

5.完善采購檔案管理的工作設備

首先，要設立獨立的采購檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫房、辦公用房等。其次，配備統一的數字化信息設備，如計算機等，實現采購檔案的自動識別、上載、轉化、存儲等。最后，建立強大、專業的采購檔案管理系統，實現采購檔案的統一化管理。