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在以紙質文件為主要介質的檔案管理時代，我們已經有了成熟的、系統的檔案管理流程和管理方法，諸如歸檔項目的確定、歸檔計劃、項目部門文件收集與預立卷、按期檢查評審，檔案部門完成接收、檢查、登記、造冊建檔及入庫歸檔等檔案管理環節。與現在主要使用電子文檔的計算機辦公系統比較，不僅巨大的紙質文件數量在生成、傳遞、查找、修改、歸檔等環節造成工作效率的低下；更重要的是，在進行固定資產投資項目檔案管理的不同階段、不同進程時，對于不同的單位或部門以及不同的地點，一般都是按照工作計劃進行以串聯性的工作方式為主的模式，這種串聯式的工作模式的特點不利于處于后續環節的檔案驗收人員及檔案部門人員的提前介入，也不便實行高效率的并行工作模式或垂直監督檢查。對于固定資產投資項目檔案管理來說，容易造成前松后緊的狀況，前期的問題不易發現，往往到最后驗收時才發現很多工作沒有做或檔案質量不高等問題，由此在很大程度上影響固定資產投資項目檔案的質量。隨著企業管理信息化時代的到來，軍工企業各項管理工作績效的提升越來越依賴信息獲取的水平，并正以驚人的速度改變著我們工作的各個方面，也為我們改進固定資產投資項目檔案管理工作，提高工作效率和檔案歸檔質量提供了各種可能。毫不夸張地說，信息化時代的管理工作提供的改進空間是沒有做不到，只有想不到。

一、固定資產投資項目檔案管理信息化流程的特點

并行辦公在信息化條件下已成為實實在在的可能。固定資產投資項目檔案管理涉及的單位多、流程環節多、辦公地點分布廣、項目時間長、專業性強等特點，傳統的管理方式很難做到并行辦公，無法有效發揮并行辦公的優勢，越到項目后期環節，檔案管理顯現的前期問題就越多，特別是到最后檔案驗收階段，不少問題整改的難度和工作量很大，是老生常談的頑癥。通過對檔案管理信息化流程再造手段，可以從源頭做起，實現項目有關單位之間、項目監管部門之間，包括所有上下級環節的所有單位、機構實現并行管理或垂直管理。固定資產投資項目涉及的各個單位、機構，包括最后的檔案驗收單位，都可以進入這個信息化檔案管理平臺進行固定資產投資項目檔案的全過程管理，平臺上的管理者可以實時掌控各個單位每個流程環節的檔案管理情況，可以極大地改善各單位之間信息交互的時效性，徹底打通老的串聯式檔案管理方式帶來的管理壁壘。這種信息化的管理模式可以從工作源頭開始，依照檔案管理的整體計劃，可以使原來后期參與檢查驗收的單位，可以隨時根據項目進展情況，實施并行檢查和垂直監督，可對尚在初期的項目檔案管理工作進行監督指導，及時發現問題及時整改，確保固定資產投資項目檔案管理全過程有效受控。

二、固定資產投資項目檔案管理信息化的作用

(一)能夠對全過程固定資產投資項目檔案管理。實行并行管理與實時監督依據固定資產投資項目的檔案管理制度，明確固定資產項目檔案管理責任制，在信息化檔案管理工作中設立項目檔案初期計劃、檔案預立卷、檔案后期驗收等管理流程子節點，按照檔案工作責任制及檔案工作計劃，相關責任人可以在信息化平臺中及時獲取需要完成的工作指令、要求及有關標準等工作依據，開展檔案收集的具體工作。同時，在這些信息化檔案管理流程的子節點中，可以嵌入文件和執行的監督模塊，項目管理人員或檔案驗收人員，包括后期及其他有關需要參與過程監督和指導的有關機關或專業機構人員，都可以隨時授權進入檔案信息管理平臺中進行指導和監督。也可以根據項目實施計劃或檔案收集計劃，通過關聯檔案文件庫中的屬性信息及文件收集的狀態信息，自動統計固定資產投資項目檔案文件材料的收集或歸檔情況，還可以生成選定的圖表進行統計分析，檢查工作進度及歸檔工作質量，并向有關部門推送。項目管理人員及有關監管人員可以在線監管文件材料收集進度和檔案收集質量，對這些節點完成情況進行實時監督，對文件收集部門或人員進行在線績效考核。這樣的固定資產投資項目檔案管理信息化系統就可以做到多方參與的并行管理和垂直監督，能有效地提高投資項目檔案工作的管理效率和檔案質量。

(二)確保固定資產投資項目檔案收集的完整性和系統性。依據國家和行業相關的固定資產投資項目檔案管理標準規范，在檔案管理信息化工作中建立項目文件歸檔完整性數據庫，從固定資產投資項目的初期、實施階段到后期的驗收階段等各個檔案管理節點，確定需要收集歸檔的文件材料類別和歸檔文件清單，為固定資產投資項目檔案收集人員提供切實可行的依據，避免經常出現的固定資產投資項目歸檔文件材料不完整、質量不高等問題，且可以避免后期發現問題又難以彌補的情況，確保固定資產投資項目檔案的質量和歸檔文件材料的完整性、系統性。

(三)可以進行固定資產投資項目檔案的在線評審與歸檔。在固定資產投資項目檔案管理信息化條件下可以進行在線評審和歸檔工作。文件材料收集人員按照文件歸檔清單收集文件材料，完成線上預立卷工作，并提交歸檔審查流程，檔案管理人員在線審查歸檔清單、歸檔文件目錄與相關歸檔要求的符合性、完整性和正確性，審查中出現的問題可以實時反饋給提交人員進行糾正，直至審查通過。根據檔案管理計劃，必要時可以推送至檔案在線評審模塊，實施在線評審，增加了一種高效的評審工作方式。對評審提出的問題可在線上評審模塊中進行歸零閉環工作。對完成審查或評審流程的檔案提交歸檔流程，在歸檔流程中由檔案人員對歸檔文件材料完成最終的歸檔程序。在線評審與歸檔的功能可以有效地提高固定資產投資項目檔案評審與歸檔的工作效率和工作質量。

(四)有利于改善檔案的利用方式，實現在線利用，提高固定資產投資項目檔案的利用效率。在固定資產投資項目檔案管理信息化條件下可以很快捷使用文件檢索功能，對關鍵詞、文件內容、日期、涉及單位等要素建立充足的檢索方式。應按照《檔案著錄規則》確定著錄項目，建立線上檔案目錄電子數據庫，利用信息化網絡技術，可以極大地提高檔案檢索效率。計算機可以做到一次輸入多次輸出，在輸入時按照著錄規則對線上電子檔案進行詳細著錄便可以具備信息化條件下的多途徑檢索，極大地提高查準率和查全率。因此，在固定資產投資項目檔案信息化工作中，制定固定資產投資項目檔案目錄數據庫是十分必要的。

三、固定資產投資項目檔案管理信息化建設的幾點建議

(一)固定資產投資項目檔案管理信息化流程再造的框架設想。固定資產投資項目檔案管理信息化建設包括：工作流程設計、信息化平臺架構設計、信息化功能設計和系統開發。工作流程設計要考慮固定資產投資項目涉及的所有單位需要建立的檔案，從工作源頭開始，在項目歸檔管理計劃、文件來源渠道、文件歸檔完整性與有效性、文件收集與歸檔的過程檢查、評審和驗收等方面進行業務流程設計。信息化平臺架構設計的內容應包含：網絡層、原始數據層、數據采集層、數據存儲層和應用層。其中網絡層涉及網絡架構設計、平臺結構設計、平臺訪問設計、安全檢測設計等內容。原始數據層涉及數據來源的確認和分類，可分為外來文件、個人本地文件、工作業務數據、外來采集數據以及云數據來源等。數據采集設計對數據來源進行分類，設計相應的數據采集對策。數據存儲層是按照元數據和文件資源數據對采集的數據資源進行分類存儲和集中管理。應用層涉及面向用戶的顯示界面設計，應包含信息化的各類功能模塊。信息化的功能設計應考慮檔案建立的工作流程，包括項目檔案管理、檔案收集管理、檔案管理監控、問題預警與反饋、文件數據采集、檔案評審與驗收管理、多單位多層次的實時信息交互溝通等。信息化建設的開發應選用兼容性強、擴展性好的軟件開發框架，根據單位用戶的辦公網絡兼容情況選用通用型數據庫，做好信息化開發的過程管控，及時進行信息集成測試工作。

(二)對軍工涉密固定資產投資項目檔案實施加密技術。在固定資產投資項目檔案管理信息化工作中，做好涉密項目檔案的保密安全是必不可少的工作要求。信息安全保密技術有多種選擇。首先，可以使用加密技術。在網絡環境下，為了確保軍工涉密固定資產投資項目檔案信息的安全性，對一些涉密信息進行加密處理是最常用的辦法之一，可以有效地防止涉密檔案信息的泄露。其次，在信息化環境下，為了確保涉密信息的安全，有必要進行認證技術的運用，具體包括兩種方式。一是數字信封，利用這一技術可以對網絡內的電子檔案信息進行加密。只有對特別限定的檔案信息，使用者才可以查看到有關信息的具體內容。二是數字摘要技術，是運用特殊的編程方法建立相應的編碼，需要經過特殊的變換運算來使用，從而確保涉密檔案信息的安全性。

(三)云技術平臺助力檔案信息化建設。目前信息化的發展正在加速云技術的成熟運用，云技術平臺是IT運營商為企業、機構提供的一種高效的信息技術資源平臺，具有廣泛的應用前景。云技術數據平臺是一種允許大量的網絡系統共享的數據平臺，可以為企業提供以最小成本、最便捷方式建立自己信息資源的新模式，同時可以獲得完善的IT技術支持服務，為企業用戶節約大量的IT基礎建設和軟件資金投入。固定資產投資項目的檔案管理從項目立項、項目實施，直到最終項目檔案驗收，一般要涉及多個企業和管理部門，而且項目大多復雜、資產投入多、過程周期長、檔案信息數據量龐大，很適合利用云技術平臺的服務。在確保涉密項目信息安全的前提下，利用云存儲的技術服務可以極大地緩解固定資產投資項目檔案管理信息化建設的成本和周期，并提高檔案信息化技術運用的便捷性和效率，使固定資產投資項目檔案管理涉及的所有單位都能夠從中受益。項目檔案的有關單位通過互聯網和云技術平臺鏈接及云存儲方式將大量的信息內容分片、適度冗余并分散存儲，這種存儲方式幾乎是可以無限擴展的，通過先進的分布算法，在存儲量規模增長的同時仍可以保證信息檢索的高效率，并在使用海量數據的同時，大大降低各單位的檔案管理成本。通過云技術運用，可以在數秒之內處理數以千萬計甚至億計的信息，有效緩解網絡擁堵風險。運用網絡技術，云服務用戶可以實現數據、文檔、圖片、視頻、音頻等內容的集中存儲和資源共享。云服務的這些特征符合固定資產投資項目檔案管理信息化建設的要求，在妥善做好涉密項目有關信息保密的前提下，可以充分發揮信息云服務的優勢為檔案信息化助力。我們有理由相信，云技術的開發和利用，必將有力推動未來檔案管理信息化的飛速發展。在企業檔案數字化建設中僅僅用計算機系統去模擬原手工管理方式，并不能從根本上提高固定資產投資項目的檔案管理信息化水平，重要的是要重組檔案信息管理流程，運用信息化處理技術，對現有的固定資產投資項目的檔案管理流程進行全系統跨單位的信息化過程再造，重新進行檔案管理流程設計，這是提高檔案管理質量和管理效率的重要途徑。在信息化技術迅猛發展的時代，固定資產投資項目檔案管理工作必須與時俱進、不斷創新才能跟上信息化時展的步伐，才能夠滿足固定資產投資項目檔案管理的需要。因此，積極踐行并強化固定資產投資項目檔案管理信息化工作，創新檔案管理模式和方法，是企業檔案工作者的重要責任和義務。我們要有緊迫感，樹立創新意識，提高自身能力，努力探索實踐，全面提高企業檔案管理信息化水平，真正有效地提高固定資產投資項目檔案管理的工作質量和工作效率。

參考文獻：

[1]賈偉軍，王濤，董宇環.固定資產投資項目檔案管理指南[M].北京：中國宇航出版社，2018.12：7-10

作者:蔣國義 董智文 單位:北京無線電測量研究所 檔案室北京無線電測量研究