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一、城建檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會發(fā)展的進(jìn)步，人們的信息意識、法律意識已大有提高，城建檔案管理工作作為城市管理、社會管理的重要組成部分，不僅為城市規(guī)劃、城市建設(shè)、城市管理提供了重要的決策依據(jù)，還為社會經(jīng)濟(jì)提供直接有效的服務(wù)。城建檔案在經(jīng)濟(jì)事務(wù)中的利用率相當(dāng)高，工程項(xiàng)目中，總包分包、分包再分包的現(xiàn)象常有。這種現(xiàn)象容易引起經(jīng)濟(jì)糾紛，甚至有建筑工人付出的勞動，卻拿不到工資，原因是建筑工人沒勞動行為事實(shí)的依據(jù)資料。筆者在工作中就接觸到這樣的案例，在施工商拒付工資后，建筑工人最終通過工程檔案的手簽作為有力的依據(jù)，而贏了官司，拿到了自己勞動的成果。另一方面，分包工程在工程資料形成中也應(yīng)體現(xiàn)分包單位的公章或項(xiàng)目章，以確保獲得自己的勞動成果而具有的依據(jù)。因此，確保城建工程檔案具體法律效力，具有重要的社會意義。城建檔案的法律效力，與建設(shè)工程資料在形成過程中的責(zé)任主體的簽章是息息相關(guān)的。筆者在城建檔案行業(yè)工作超過二十五年，實(shí)際工程中遇過種種形式的在公章、簽名問題上的造假現(xiàn)象，特別是工程資料形成中的施工員、質(zhì)量檢查員、專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人、各單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師等的簽名問題，往往代簽的不少。主要原因是城建工程資料量巨大，在資料形成和報(bào)審報(bào)送過程中，許多工作人員圖方便省事，不想多跑幾趟，就代他人簽名。近十年工程檔案資料形成的內(nèi)容更細(xì)化、更標(biāo)準(zhǔn)。每幢樓宇形成的工程檔案中的土建、裝修、給排水、電氣、消防、通風(fēng)空調(diào)、燃?xì)?、智能等各專業(yè)工程施工過程記錄通常共約有800張，各種專業(yè)竣工圖通常共約有100張。整個(gè)工程項(xiàng)目累加起來通常有約800~8000張施工記錄資料及約500張竣工圖，工程檔案形成要求二套以上，文檔形成數(shù)量則加倍增長。檔案作為依據(jù)是應(yīng)該簽章手續(xù)完善才能起到依據(jù)、法律效應(yīng)，紙質(zhì)檔案形成中，要求結(jié)論及簽名必須手簽，大量資料需要蓋章、簽字，由此帶來了兩點(diǎn)管理問題：1、人力資源成本上升。需要更多人整理維護(hù)檔案。2、占用較多的庫房空間。

二、電子文檔歸檔的現(xiàn)狀

1、普遍采用掃描形式文檔歸檔城建各管理部門、各建設(shè)參與單位形成的工程電子文件，基本是掃描件形式歸檔，主要原因，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式形成的工程電子文檔，幾乎沒有認(rèn)證的簽章，從檔案依據(jù)性的角度是沒法律效力，只能通過文件實(shí)體紙質(zhì)檔案簽章再掃描，在檔案利用中才能體現(xiàn)簽章的依據(jù)性（掃描件與紙質(zhì)一致）。但掃描件談不上真正的電子文檔，經(jīng)掃描的文件在計(jì)算機(jī)中只能是位圖或者矢量圖等圖片格式，不能提取元數(shù)據(jù)，不支持在檔案文本內(nèi)容搜查。在信息利用、信息共享方面是最大的缺憾。且掃描的圖片文檔存儲體積大，占大量存儲空間，導(dǎo)致存儲成本非常高。只有通過電子簽章結(jié)合的電子文檔，才能更好解決接收原始的電子文檔，而不是掃描件。

2、收集電子竣工圖難度大電子竣工圖與紙質(zhì)竣工圖有部分不一致是普遍性，加上無電子簽章，只能接收掃描的電子竣工圖。每項(xiàng)工程從施工圖到竣工圖階段，基本都有修改的現(xiàn)象，但設(shè)計(jì)單位大部分只出設(shè)計(jì)變更通知，也沒在原施工圖上作完整的修改，而施工單位通常沒技術(shù)力量在電子施工圖上修改為電子竣工圖。建設(shè)部應(yīng)如電力工程般規(guī)定，竣工圖由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織原設(shè)計(jì)單位編制工程竣工圖，那么電子竣工圖結(jié)合電子簽章是最規(guī)范、最準(zhǔn)確、最實(shí)用的電子竣工圖。況且建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)電子竣工圖的編制，以使歸檔的電子竣工圖與實(shí)物相符。

三、電子簽章技術(shù)

不同于4G、物聯(lián)網(wǎng)等近幾年炒得火熱的概念，電子簽章在日新月異的IT技術(shù)浪潮中，并不是一個(gè)新面孔。早在2005年，我國就頒布實(shí)施了《中華人民共和國電子簽名法》。其中，第三章第十四條的內(nèi)容是：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。正是這一法律，使得電子簽章技術(shù)在我國蓬勃發(fā)展起來。經(jīng)過多年發(fā)展，電子簽章在我國電子政務(wù)領(lǐng)域依然普及。許多地區(qū)建立了統(tǒng)一的電子公文交換平臺，各級政府和下屬職能機(jī)構(gòu)在平臺上進(jìn)行辦公辦文的工作。同時(shí)，越來越多的企業(yè)開始認(rèn)可電子簽章的法律地位。筆者認(rèn)為，電子簽章是解決前文中城建單位各個(gè)問題的一個(gè)重要技術(shù)和實(shí)踐。

四、城建檔案電子簽章的建設(shè)思路

電子簽章的第一個(gè)問題，在于對簽章的加密與驗(yàn)證。因此，應(yīng)該有一個(gè)國家級的權(quán)威的建設(shè)電子行業(yè)認(rèn)證平臺對工程建設(shè)管理的相關(guān)單位、工程檔案制作單位統(tǒng)一發(fā)放和驗(yàn)證電子簽章，確保各個(gè)單位之間蓋電子簽章的文書資料在電子交換過程中，受到法律保護(hù)。

1、城建檔案云計(jì)算平臺建設(shè)

（1）為了城建檔案相關(guān)行政管理、企事業(yè)單位能快速地、不受地點(diǎn)限制地進(jìn)行城建檔案相關(guān)業(yè)務(wù)工作，電子簽章服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)云服務(wù)平臺，為各用戶快速實(shí)時(shí)地提供簽章制作、蓋章和驗(yàn)證服務(wù)。

（2）為城建檔案電子簽章工作順利運(yùn)行，城建檔案云平臺應(yīng)整合城建檔案電子化管理的流程，在平臺上建立文檔生成、編輯、導(dǎo)出、打印等功能機(jī)制。用戶使用云平臺提供的電子化文檔模板，填寫后即是符合格式的城建檔案電子版。在此基礎(chǔ)上，用戶對文檔進(jìn)行簽章，并能對文檔進(jìn)行批量簽章，節(jié)省工作量。對于平臺上的已簽章文檔，打印或者導(dǎo)出時(shí)，既可以包含簽章，也可以不包含。由于文檔是在云平臺創(chuàng)建的，云平臺中一定有一份該資料的電子版，確保資料收集完整、持久保存。

（3）這一套云平臺的用戶主要包括政府城建檔案管理職能部門、建設(shè)單位、施工單位（包括分包和轉(zhuǎn)包單位）、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察測繪等各企事業(yè)單位的所有職能人員。云平臺系統(tǒng)中能建立多個(gè)管理、企事業(yè)單位。個(gè)人賬號根據(jù)實(shí)際情況，可掛在某個(gè)單位下，也可不屬于任何單位。系統(tǒng)支持用印的權(quán)限管理，誰在什么條件下能對什么文件用印。實(shí)際運(yùn)行中，由企業(yè)自行進(jìn)行權(quán)限管理。

（4）關(guān)于在線電子蓋章的業(yè)務(wù)流程，應(yīng)使系統(tǒng)支持“同一份文檔，多人異步蓋章”。在計(jì)算機(jī)技術(shù)中，“異步”是指若個(gè)不同動作的進(jìn)行相互獨(dú)立，互不影響，相互之間不需要等待對方完成或者確認(rèn)后才能進(jìn)行。比如說一份A文檔上傳到云平臺后，多個(gè)相關(guān)單位可以各自安排時(shí)間登陸云平臺進(jìn)行蓋章。

（5）為真正完全實(shí)現(xiàn)城建檔案電子簽章的普及無死角，應(yīng)落實(shí)到每一位工人都能在電子資料簽名。但由于工地的客觀工作條件，不可能每個(gè)現(xiàn)場工作人員都配備電腦。因此，應(yīng)當(dāng)考慮在移動設(shè)備上實(shí)現(xiàn)電子簽章功能。主要形式是開發(fā)一個(gè)手機(jī)客戶端軟件，與城建檔案云平臺對接。其主要功能應(yīng)包括在線的收發(fā)電子城建檔案，電子蓋章和簽章，簽章的認(rèn)證等。

（6）通過用戶加密權(quán)限使用，再加上經(jīng)電子簽章后的電子文檔是不能修改的，可達(dá)到檔案保密、控制檔案造假問題。如果單位或者個(gè)人需要調(diào)取某個(gè)文檔或?qū)ζ溥M(jìn)行簽電子章，須文檔制造者在云平臺進(jìn)行授權(quán)。為了提高辦理效率，應(yīng)該能批量授權(quán)。

2、軟環(huán)境建設(shè)

（1）目前，房地產(chǎn)行業(yè)的信息化程度并不如制造業(yè)、物流行業(yè)那樣高。業(yè)內(nèi)部分人員不理解信息化對提高生產(chǎn)力的意義，或者抗拒信息化帶來工作方式工作流程的變革。因此，需要通過大量宣傳，花大力氣在建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、測繪勘察、建設(shè)管理部門等單位身上進(jìn)行電子簽章的普及。

（2）在電子簽章對城建檔案管理開始發(fā)揮積極效力前，城建檔案管理本身的制度需要對電子簽章進(jìn)行支持。最主要的原則就是，逐漸施行城建檔案資料電子簽章的強(qiáng)制性。而同時(shí)需要施行的，是城建檔案文檔電子化的強(qiáng)制性。兩次相互依存，缺一者，另外一者就沒有存在的意義。城建檔案文檔電子化是其電子簽章的基礎(chǔ)，而后者確保前者的法律有效性，為前者的價(jià)值保駕護(hù)航。

（3）工程建設(shè)的合同內(nèi)容，可以對電子簽章的地位進(jìn)行明確。建設(shè)單位在建設(shè)工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、測繪、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，對工程電子文件的簽章、質(zhì)量、套數(shù)提出要求。

五、意義

如果能夠基本完成城建檔案電子簽章應(yīng)用的普及，筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)意義：

1、避免大量掃描形式的電子文檔歸檔。現(xiàn)行的工程資料形成本身都是電子文檔的形式，當(dāng)電子簽章普及化，真正的電子文檔歸檔就能完全解決法律依據(jù)性的問題，也能減少紙質(zhì)檔案掃描的一大筆費(fèi)用。

2、避免大量紙質(zhì)文檔帶來的辦事復(fù)雜性、管理復(fù)雜性。工程項(xiàng)目管理單位多，管理層次多，要求形成的檔案套數(shù)加倍增多，筆者在工作中常見工程紙質(zhì)檔案套數(shù)要求2~6套，既浪費(fèi)資源，又難于保存，標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房保管條件要求高，其費(fèi)用是昂貴的。當(dāng)完善的電子文檔形成，只要城建檔案館保存一套原件紙質(zhì)檔案及電子檔案，其它單位均保存電子文檔就足夠利用。

3、電子文檔利用方便快捷。蓋電子簽章的電子文檔具有法律效力，在訴訟案件、房地產(chǎn)確權(quán)、工程項(xiàng)目評審省級、市級優(yōu)秀工程、建筑魯班獎(jiǎng)、各行政職能部門利用城建檔案辦理業(yè)務(wù)等事項(xiàng)中，電子文檔可在云平臺經(jīng)授權(quán)后，在調(diào)取利用，方便快捷。

4、解決各種資料“代簽”的問題。電子簽章系統(tǒng)有加密驗(yàn)證機(jī)制，仿制的“簽章”無法通過系統(tǒng)驗(yàn)證。而用戶又不可能把自己的電子簽章賬號或者USB簽章器等設(shè)備外借。從而有效減少各類“代簽”現(xiàn)象。

5、上文提及的“同一份文檔，多人異步蓋章”，使得多個(gè)單位能各自在自己的辦公室電腦、自選的時(shí)間進(jìn)行簽章，解決了紙質(zhì)檔案需先后送到多個(gè)地方進(jìn)行蓋章的問題。

6、促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)信息化的一次機(jī)遇。在推廣城建檔案的電子簽章過程中，必然需要對房地產(chǎn)從業(yè)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)文檔、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、手機(jī)應(yīng)用的知識普及，由此提高整體從業(yè)人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)知，為國家信息高速路事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

六、小結(jié)

城建檔案電子簽章，在我國是一項(xiàng)新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域，雖然實(shí)施需要IT技術(shù)和軟環(huán)境相結(jié)合支持，而且不是一朝一夕能夠成功，而且一個(gè)需要逐步實(shí)施，逐步普及的事物。但考慮到其諸多價(jià)值和優(yōu)勢，筆者認(rèn)為我們城建檔案領(lǐng)域可以邁出步伐，并且扎實(shí)走好每一步，持續(xù)改進(jìn)。

作者：林虹單位：珠海市城市建設(shè)檔案館