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摘要：信息時代的到來給各個領域的發展帶來了極大的革新，城建檔案的管理在信息化的背景下也迎來了數字化的發展趨勢，建設數字化的城建檔案館已經成為了時展的要求。城建檔案的數字化能夠極大的提升檔案管理、查詢的效率和質量。本文從城建檔案的數字化管理要求入手，對我國當前的城建檔案數字化現狀及存在的問題進行了分析，并結合實際工作經驗提出了相應的應對措施。

關鍵詞：城建檔案；數字化；質量控制

科技信息技術的發展將社會帶入了大數據化的時代，各個領域的發展速度有了進一步的提升，國家檔案管理體系開始向著數字化的方向發展，建設數字化的城建檔案館成為了必然的趨勢和潮流。城建檔案館作為存儲和管理海量城建信息的部門，實現數字化的管理過程能夠極大的提高檔案管理的效率及信息的公開性。當前，全國各地都在進行著數字化城建檔案館的建立中，本文結合當前城建檔案數字化管理的現狀，對發展過程中出現的一些問題進行了分析，并結合實際工作經驗，給出了一定的建議。

1城建檔案數字化的必要性及意義

1.1檔案數字化是發展的必然趨勢

傳統的檔案管理方式為紙質化的管理，無論是賬目、目錄等管理都需要建立一定的紙質化檔案，在信息的傳播、利用效率上都較為低下。信息技術的發展為檔案的管理方式帶來了革新，從而突破了紙質化的限制[1]。數字化的管理方式使得計算機技術、信息技術、存儲技術等都能夠有效的應用到檔案管理的過程中，將海量的信息通過數字化的方式存儲在計算機中，通過網絡平臺的建立來實現信息資源的共享。利用計算機技術還能夠建立一個完善的信息數據庫，實現信息的實時調用。

1.2城建檔案數字化是社會經濟發展及城市規劃建設管理工作的需要

城建檔案是在城市建設的過程中產生的，其中包含著大量的城建信息資源，能夠為今后的建設提供良好的依據和參考數據。在城市建設規模不斷擴大的今天，城建信息的容量也不斷的增大，因此實現城建檔案的數字化管理是一項亟待解決的任務。城建檔案的數字化可以實現對城建信息的整合利用，充分發揮城建檔案的作用與功能，使其真正服務于城市建設和社會發展。

1.3城建檔案數字化是提高城建檔案工作效率的有效途徑

城建檔案的數字化管理有效的解決了城建檔案紙質化管理中存在的一些問題和缺陷，從而有效的提高了城建檔案管理的效率和質量。數字化的管理方式能夠極大的減少對紙質原件的調閱頻率，能夠較好的保護檔案原件，同時也使得檔案調閱的效率得到了顯著的提升。城建檔案的數字化管理實現了文件的實時瀏覽和管理，并使得檔案的調閱突破了空間上的限制，使得檔案的使用更加的方便，更好的發揮了城建檔案的作用。

2城建檔案數字化工作策略和質量控制

城建檔案的數字化是一項復雜且難度較大的工作，在這一過程中涉及到了檔案的收集、數字化技術的應用、管理標準的制定、質量控制、信息分類整合等環節。因此，在數字化管理的過程中，工作人員必須根據檔案管理的要求，做好數字化技術的學習，確保檔案的安全和數字化的質量得到保障。

2.1城建檔案數字化工作將安全放首位

城建檔案的規模十分龐大，因此其數字化的過程也是漫長而艱巨的。在這一過程中，檔案會經歷頻繁的調動，接觸到檔案的人員也十分復雜。在這些過程中，必須將檔案的安全性作為首要考慮的因素，相關工作人員加強安全意識，制定嚴格的檔案保密制度，合理應用數字化的手段，確保檔案的安全性、完整性。

2.2城建檔案數字化內容的選擇

城建檔案中包含著城市建設各個方面的內容，信息含量龐大，每一種檔案的管理都有其自身的特點。城建檔案的數字化應當遵循循序漸進的原則，不應一蹴而就，而應當按照程序有計劃的進行。首先應當數字化標準的制定和完善，確定進行數字化管理的內容，將信息含量較大，管理難度較高的檔案首先進行數字化的管理。城市規劃建設檔案是城建檔案中的核心內容，是城市規劃建設的重要參考，對人們生活的各個方面有著極大的影響作用，因此在城建檔案的數字化過程中應當優先進行。

2.3檔案的現代化標準化管理是保證檔案數字化質量的前提

城建檔案的數字化過程中，掃描技術是核心的技術之一，但城建檔案的數字化并不等同于將紙質檔案進行掃描。城建檔案的數字化是一個系統化的管理過程。要實現良好的管理效果，管理部門應當建立一個完善、科學的檔案管理體系，對檔案進行標準化和規范化的管理、整理。城建檔案的數字化是建立在對檔案的合理分類基礎上的，這也是整個數字化的過程中工作量最大的環節[2]。只有對檔案進行規范合理的整理才能提高數字化的效率和質量。

2.4檔案數字化加工方式的選擇

城建檔案數字化的根本目的是更好的實現對檔案的使用，因此檔案信息資源的加工和整合是數字化過程中的關鍵環節。在這一過程中涉及到了海量信息的輸入和掃描，工作量十分的龐大。一些檔案館會采用內包的方式來提高對檔案加工的效率，另一些檔案館則采用了購買服務的方式，將檔案加工的任務進行外包。這兩種都有各自的優點和缺陷。例如，內包的形式能夠較好的保障檔案的安全性和保密性，而且由于內部管理人員對檔案和管理流程較為熟悉，在數字化的過程中可控性較高。其缺點是檔案館內部的管理人員有限，采用內包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本較高。外包的方式在管理效率上較高，但由于外部管理人員素質參差不齊，檔案的管理過程可控性較差。為了確保管理過程中檔案的安全性，在實行外包的管理方式時，應當加強對管理人員的監管，從各個方面實現質量的控制。在招標投標的過程中，首先要選擇信譽較高的外包商。其次，在工作過程中應當制定嚴格的管理標準，并嚴格按照標準來執行[3]。加強對檔案加工過程的規范和檢查，及時發現工作過程中存在的問題，并及時解決。為了提高監管質量，還可以采用第三方監理的管理模式，從整體上確保檔案管理的質量。

3結束語

總而言之，隨著科技的發展和時代的進步，城建檔案的管理質量將得到進一步的提升，而在這一過程中，城建檔案的數字化是不可或缺的關鍵步驟，同時也是發展的必然趨勢和要求。

參考文獻：

[1]黃亞銘.城建檔案數字化外包的實踐與思考[J].浙江檔案,2013,(12):24－25.

[2]付珺.城建檔案數字化應用探討[J].辦公室業務,2013,(21):42－43.

[3]張輝.淺談城建檔案數字化的應用[J].黑龍江檔案,2014,(1):11－13.

作者：丁竹英 單位：杭州市園林建設處