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電子檔案資源利用問題分析

原始管理與現(xiàn)代管理交叉影響查詢利用

手工管理檔案分類較細，應用到電子檔案管理上，形成多界面管理。利用者在查詢時，無法快速、全面搜索信息，只能多個界面逐一搜索，甚至是在多個數(shù)據(jù)庫中選擇，獲取的信息量具有局限性。

利用者的認知能力影響電子檔案利用率

對于公共資源的電子檔案，由于受到知識程度及傳統(tǒng)意識的影響，接受電子檔案查詢的利用者相對較少，尤其是企業(yè)中老年利用者，受到知識更新的限制，利用電子檔案的幾率較低。

基礎建設落后及軟硬件環(huán)境匹配不到位

目前，一些檔案館用于資源利用的網(wǎng)絡環(huán)境及業(yè)務基礎建設，遠遠不能適應時展的要求。軟件上去了，硬件跟不上。點上去了，面鋪不開。做不到全面推進，廣泛覆蓋，因此子影響檔案利用率的提高。

檔案館人員的業(yè)務水平低及持續(xù)服務跟不上

表現(xiàn)在繼續(xù)培訓教育不完善，致使檔案人員利用檔案信息的技能和專業(yè)知識匱乏，無從談服務。另一種是只注重建設，忽視對檔案資源的宣傳及在線咨詢服務，電子檔案資源利用持續(xù)服務受阻，使電子檔案資源信息不能充分發(fā)揮效能。

提升電子檔案資源利用率

對電子檔案資源進行整合

對電子檔案資源的整合，要區(qū)分開對館藏的各種電子檔案資源的整合和對網(wǎng)絡信息資源的整合，對館藏電子檔案資源的整合，就是要將電子檔案與其它檔案資源一樣納入檔案館的目錄體系中，完成電子檔案與其它載體檔案的有效連接，從而為科技人員提供一個簡潔、統(tǒng)一、方便的檢索界面，便于科技人員對檔案館的所有檔案資源實現(xiàn)一站式服務。對網(wǎng)絡信息資源的整合，就是針對網(wǎng)絡信息資源繁雜、提供的信息資源途徑多樣、檢索方法不一的特點，對其進行深度整序和綜合處理，在主頁上鏈接的方式建立信息導航系統(tǒng)，將網(wǎng)絡上隨機無序，良莠并存的信息資源轉化分類有序、高速配送的增值信息，使其成為館藏的補充資源。同時還要對電子檔案資源進行目錄控制，除利用搜索引擎工具檢索電子檔案資源外，還要對電子檔案資源進行適當?shù)娜斯艘蕴岣卟闇事省?/p>

建設有特色電子檔案資源

有特色就有優(yōu)勢。企業(yè)檔案館應根據(jù)本系統(tǒng)特點，準確定位，集中優(yōu)勢建立有自己特色的電子資源，保證本企業(yè)的電子資源具有權威性、新穎性、特色性和系統(tǒng)性，形成自己特色的電子資源館藏，以便資源互補。要結合本單位的生產，著力處理好“少而精”和“少而全”的關系。“少而精”要突出“精”字，不貪大，只求精，以“精”為核心。“少而全”要突出“全”而不失缺，盡管條件有限，電子資源建設有限，但一定要保證主要的必備的電子檔案資源不缺項，為生產、科研、技術改造提供完整的詳細的檔案保證，這樣既保證電子資源的有效利用，又防止資源閑置。

提高利用者利用電子檔案能力

做好培訓、指導是提高利用者利用電子檔案資源的方法和技術的有效途徑。一是對利用者做好培訓、指導通過詳細介紹檔案館各類電子檔案資源及其使用方法，使利用者能盡快了解檔案館的電子檔案。二是對館員進行電子檔案檢索培訓，系統(tǒng)介紹計算機檢索，下載和檔案處理的基礎知識和基本技能，增強對電子檔案資源的利用能力。三是在電子閱覽室設立咨詢臺，安排技能較高的機讀目錄檢索指導員，解答利用者的各種咨詢。

加大軟硬件建設和改進服務方式

隨著電子檔案資源的擴大和電子檔案資源使用人員的增多，軟硬件建設也要不斷加大，以滿足利用者的實際需要。一是計算機的數(shù)量要有保障，計算機的運行速度要能根得上，要有供利用者使用的各種電子檔案檢索的計算機，供利用者自行上機檢索、使用電子檔案資源。還要有配套的供打印、下載存盤、光盤刻錄、掃描等服務，便于接納不同層次的利用者。二是擴大企業(yè)網(wǎng)絡覆蓋面，企業(yè)網(wǎng)絡具有距離短、延時少、相對成本低和傳輸速度快等優(yōu)點，要達到在企業(yè)不同地點的計算機都與檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡互聯(lián)，以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)庫電子資源［3］。檔案館還可以開設面向利用者的電子閱覽室，可以在檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡提供目錄檢索服務，使科技人員在網(wǎng)上實現(xiàn)檢索檔案瀏覽全文(保密除外)，辦理預約及借閱手續(xù)等服務，逐步實現(xiàn)檔案館的“電腦化”和檔案資料查詢的“網(wǎng)絡化”，盡可能的為企業(yè)職工提供優(yōu)質的網(wǎng)絡服務，方便工程技術人員，提高效率。

加大電子檔案資源的宣傳力度

調查證明由于宣傳力度不夠，利用者不了解電子檔案資源，是導致電子檔案資源利用率不高的重要因素之一，因此加大對電子檔案資源的宣傳工作十分必要，除了繼續(xù)做好對科技、工程技術人員的培訓之外，還要利用企業(yè)網(wǎng)絡、宣傳手冊適時進行宣傳和介紹電子檔案資源。讓他們對電子檔案資源更加認識和熟悉，講解檢索利用電子檔案資源的利用方法和技巧，激發(fā)他們對利用電子檔案資源的興趣。在檔案館網(wǎng)絡主頁上設立咨詢窗口，開辟培訓服務窗口，也可以達到宣傳利用的目的。

提高檔案館員的綜合能力素質

對于檔案館無論是傳統(tǒng)檔案還是電子檔案資源建設，是一個長期選擇，逐漸積累的過程，需要有知識淵博，愛崗敬業(yè)的館員，根據(jù)本系統(tǒng)生產和科研發(fā)展的需要，不斷地聽取利用者的建議，長期精挑細選，、廣泛采集，才能達到館藏豐富，保證需求的目的，要提高企業(yè)檔案館電子檔案資源利用率，檔案館員所具備的知識和技能顯得尤為重要。一是專業(yè)化技能，館員不僅要有扎實的檔案學專業(yè)知識，還要具備廣泛的其它學科知識，如計算機操作技能，系統(tǒng)開發(fā)和維護，信息檢索技術等。二是還要注重本學科領域最新發(fā)展趨勢，為企業(yè)提供高效優(yōu)質服務。還要不斷接受專業(yè)基礎知識、計算機知識、信息學知識、網(wǎng)絡知識等相關知識的繼續(xù)教育，不斷接受崗位培訓，及時補充更新各種專業(yè)知識技能，使之成為具有較高綜合素質的檔案館員，更好地為生產、科研服務。

本文作者：王玉梅1張麗2作者單位：1內蒙古包鋼鋼聯(lián)股份有限公司線材廠2包鋼集團設計研究院