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電子檔案的采集制度是規(guī)范電子檔案集成管理的基礎(chǔ)

由于電子檔案的形成設(shè)備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，并且對(duì)檔案的調(diào)用、查閱帶來(lái)諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應(yīng)該對(duì)電子檔案的范圍、種類、格式、運(yùn)行平臺(tái)程序等在一定時(shí)期內(nèi)做出明確的規(guī)范，形成對(duì)內(nèi)、對(duì)外均可兼容運(yùn)行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫(kù)、保存、調(diào)用等相關(guān)的工作制度，從而建立運(yùn)行規(guī)范、順暢的電子檔案工作機(jī)制。

電子檔案的管理制度是維護(hù)檔案安全、真實(shí)可靠的保證由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和易受攻擊性的特點(diǎn)，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機(jī)、加密、拷貝、備份、調(diào)用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運(yùn)行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應(yīng)用平臺(tái)的基礎(chǔ)

電子檔案的建立和使用都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要不斷根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理軟硬件進(jìn)行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為標(biāo)志的配置，主要考慮處理速度、儲(chǔ)存空間、網(wǎng)絡(luò)接口等要件，做到相對(duì)先進(jìn)；軟件部分主要是加強(qiáng)管理應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)、使用、更新，做到安全穩(wěn)定、系統(tǒng)兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質(zhì)是電子檔案管理平臺(tái)高效、規(guī)范運(yùn)行的核心

不論檔案管理平臺(tái)構(gòu)建的如何好，都需要由人來(lái)操作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到電子檔案平臺(tái)功用的發(fā)揮，由于電子檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)問(wèn)題，但從目前的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理人員對(duì)電子檔案管理相關(guān)技能的培訓(xùn)相對(duì)滯后，不能完全適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要。因此，要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和政治思想的系統(tǒng)性培訓(xùn)教育，使之在必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件操作、維護(hù)等相關(guān)技能，以及檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、甚至是必要的英語(yǔ)等素質(zhì)。同時(shí)，要持續(xù)加強(qiáng)檔案管理人員的政治素質(zhì)教育，強(qiáng)化愛(ài)崗敬業(yè)、努力鉆研、盡責(zé)盡職、遵章守紀(jì)等職業(yè)道德，為電子檔案管理的不斷發(fā)展進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，為企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步提供有力的記錄、見(jiàn)證、分析、決策等支持！電子檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要企業(yè)管理者的高度重視和必要的投入作保障，需要建立、健全電子檔案管理的相關(guān)制度并加以切實(shí)推進(jìn)，需要檔案管理工作者在實(shí)踐中的不斷創(chuàng)新，才能使電子檔案管理不斷適應(yīng)新形勢(shì)、新發(fā)展、新需要。

本文作者：林璐作者單位：大唐韓城第二發(fā)電有限責(zé)任公司