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1電子檔案在使用過程中的缺點與優勢分析

近年來，我國高等教育迅猛發展，高校數量與學生規模均大幅上升，教職員工的人數也隨之呈現出穩定持續增長態勢。高校每年都要對檔案進行變動、更新與維護，高校檔案管理工作挑戰很大。高校檔案不僅記錄了學校的教育歷史，還是對全校師生員工德、能、勤、績及學校教育教學活動進行了真實記錄，具有重要價值。

1.1電子檔案在使用過程中的缺點分析。雖然電子檔案的出現為高校檔案工作帶來很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產品，對保管環境要求很高，溫度、濕度及強磁場等都會不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點如下：第一，初期投資費用增加。由于傳統紙質檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計算機技術來完成，因此前期必須配備計算機及外圍輸入輸出設備、計算機網絡等，并且需要對檔案管理者進行計算機培訓，這就使得費用大大高于傳統檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對較短，所以要在技術上及時對載體進行保護以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財力。第二，對電子檔案草稿與定稿無法進行分類。檔案的本質屬性即為原始記錄性，而在辦公自動化系統中，對電子文件的起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。第三，安全性較差。計算機與網絡技術的開放性使一些病毒或“黑客”有機會對電子文件的真實性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點，一旦失竊，后果不堪設想；電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對環境有著較高的要求，其保存環境必須嚴格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時，就必須考慮到這些因素，以防出現電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發生。

1.2電子檔案在使用過程中的優勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學生注冊、教學、科研和財務結算等多方面檔案材料，通過傳統方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現出優勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環節中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網絡傳輸技術能夠實時進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應整個專業要求。高校的檔案管理人員要謹記檔案工作對高校的服務性與輔助性，通過不斷提升自我專業能力以達到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。

2加強電子檔案管理的意義

加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統管理理念轉向現代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發展。

2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質文字資料已無法滿足其快節奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現，這種多樣性的信息保存方式逐漸發展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務對象需求會隨著社會發展與科學進步而發生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態需求及時更新并有效提出解決方案。

2.2加強電子檔案管理能夠節約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風險。然而，計算機及其網絡不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。

3加強電子檔案管理與應用的對策

加強電子檔案利用管理與應用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。

3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網絡技術對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應用的同時也可以兼用傳統紙質檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創新檔案管理模式，推動實現電子檔案管理工作的發展。

3.2規范檔案儲存與利用的方式，以避免無法恢復性損失。通過加強電子檔案的存儲設備和網絡安全性來保障檔案文件的安全。電子檔案硬件設施要做到專機專用并定時進行管理與維護，對軟硬件要及時進行更新升級，以保證存儲設備的狀態良好。同時還要定期更新備份所存檔的電子文件，以防意外丟失情況發生。定期對電子檔案文件的使用密碼進行更改，防止被非法訪問與隨意刪改等情況的發生。總之要不斷改進現代化管理手段，以提升電子檔案的安全。

3.3進行高校檔案管理人員職業培訓，加強其安全意識。定期進行必要的職業培訓，使檔案管理人員真正從思想上認識到此工作的重要性，提高其職業責任心的同時還應從技術上不斷更新，以保證檔案管理工作的安全性，使檔案資料能夠安全可靠，并最大程度上做好服務工作。

作者：白敏單位：寶雞文理學院