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1電子檔案管理工作的現狀

高校每年都有成千上萬的學生檔案流動，每份檔案都是學生不可缺失、如影隨形的材料。紙質檔案占用空間巨大，不節能環保，易被蟲蛀，易潮濕，易損毀等等缺點愈發顯露了出來，電子檔案管理工作愈發適合在高校中開展。隨著現代化信息技術的飛速發展和廣泛應用，使得電子檔案成為了繼傳統檔案管理后的新型信息管理方式，作為即將取代以前紙質檔案成為完美無缺的新一代霸主的電子檔案來說，即使處于正在蓬勃發展的時期，也是有很多需要注意的地方的，往小說比如文件的收集、整理、歸檔、和保管等看起來輕松無須擔心的地方也會出問題。因此加強電子檔案管理工作，將有利有益的信息轉而應用到現代高校檔案管理中，變得十分重要。

2電子檔案管理工作存在的問題

（一）文件本身的收集、整理、歸檔與保管。

這是一個亙古不變的研究課題，但也是出錯率最高的地方，因為高校是信息量最大的一個地方。在實際工作中，我們對材料收集的不完善，整理的不充分，歸檔的不及時，容易出現工作漏洞。與紙質材料相比，電子文件通常由光碟、硬盤等設備儲存，既可防蟲蛀，又節能環保，可謂優點多多。但是紙質材料有其保存方法，電子影碟亦有，而在現實工作中，其存放環境往往不被重視，影碟本身介質的特殊性，對周圍的影響因素要求相當嚴格，是不可忽略的重要問題之一。

（二）檔案專業人員本身的計算機水平不夠。

有的高校認為電子檔案會完全取代紙質檔案，所以強調無紙化辦公；有的高校認為電子檔案制作完發送出去就萬事大吉了，根本不關心接收單位是否看到，更不備份；有的高校的管理人員只是懂得計算機知識，并不完全明白和理解電子檔案的管理工作。電子檔案由于數量巨大化和技術多重化，要求檔案工作人員從思想深處了解和熱愛本職工作，現如今許多工作人員責任心不夠強，上班時間懈怠，僅僅把手邊的工作敷衍過去，完全不考慮質量過不過關。

（三）高校本身的電子檔案管理制度不完善。

沒有一套健全的管理體系，管理不夠規范，執行不夠有力，完成不夠迅速，繼而影響管理效率，不利于電子檔案管理工作的開展。分配任務不夠明確，責任簽署過于隨意，都是管理制度不完善而引起的。有許多高校既不按國家的統一規定管理，也沒有擁有自己的管理體系，極有可能因員工的失誤造成損失，文件被篡改，被泄露，都沒有處罰措施。

3電子檔案管理問題的對策分析

（一）在電子文件的收集中，應在平時就多篩選有價值的材料，日積月累，就會擁有一套自己的材料綱領。

整理也就會輕松許多，定期的整理具有歸檔條件的文件儲存到可以長期保存的設備上，防止材料丟失所帶來的不便。歸檔檔案等的整理，國家電子檔案管理要求中有明確規定，對文字、圖形、數據類都有詳細的要求，在工作中可同時參考所在高校的決定，綜合起來進行歸檔更方便些。一定要注意保證電子檔案完整性和可讀性。在保存方面，不僅要考慮長久有效的存儲載體、合適的存儲方式，還要有與之匹配的存儲系統和存儲環境。電子文件一般儲存在光盤上，要注意避光，防潮，最好存放庫房能夠有溫濕度的自控設施，還要考慮防磁，因為光盤也是磁盤，應該遠離另一磁場的強烈干擾，確保儲存的檔案因被消磁而丟失，另外作為保存的光盤如果經常被使用，也不利于材料的保存，如果有條件，可以一式二套，一套封存保管，另一套以供拷貝。

（二）關于檔案工作的人員，在硬件上，一定要加強計算機操作能力的培養知識和檔案專業性的管理，在軟件上，要注意提升員工個人檔案保護意識和工作的責任心。

必要時應從其他部門調選更優秀的人員來從事檔案的管理工作。檔案電子化提升了管理難度，那么高校應組織相關檔案工作人員不斷學習，搞好知識更新，適應檔案事業發展的大趨勢，以便更好地熟悉電子檔案的管理步驟，規范操作?，F如今國際上已不再需要單方面熟記電子檔案管理條例的人，而是既擁有豐厚的知識功底做基礎又有深刻認識和工作熱情的全面型人才。擁有文字、聲音、圖像處理的基本管理能力還遠遠不夠，還要同時兼備計算機系統網絡安全的防護知識，保證電子信息安全，完整。同時為了滿足發展趨勢，檔案管理人員還應能夠處理簡單的緊急情況，有比較高水平的提供電子檔案查詢服務的能力。

4結語

高校的電子檔案管理主要面向學生，基本檔案和統計考試成績時工作量繁重，一定要在有完整有效的制度基礎上進行管理，無論是電子資料整理制度、電子文件歸檔制度，還是電子檔案工作人員的文化素質要求。在電子檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，都需要及時迅速的解決，具體的方法還需要我們不斷探索和完善。

作者：李紅梅 單位：四平市普通公路超限超載運輸檢測站