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(一)在資源與成本節約方面的優勢。
傳統的檔案需要大量的人力、物力來管理。然而,隨著科學技術的發展,歸檔、分類、信息利用變得更加輕松,立卷歸檔、檢索查找不再困難,工作人員的勞動強度也得到了減輕。傳統檔案管理需要大量的人力記錄、整理和分類,當有更新或變動時,更是勞民傷財。電子檔案的管理只需要持有人將電子檔案數據通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者,有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動、更新、調取和維護效率。傳統的檔案儲存在檔案室中,這就要求嚴格的防火、防潮、密閉。嚴格的環境要求增加了儲存成本,電子檔案不需要具體的檔案室,而是使用虛擬的網絡空間,這大大地節約了成本。
(二)在安全管理方面的優勢。
基于紙質檔案本身的特點,傳統檔案在運輸或更新時很容易丟失損毀。電子檔案由于其可備份的能力,丟失損毀的幾率大大減小,且在長時間存儲過程中也不易出現失真和損毀現象。因此,在安全管理方面也更具優勢。
(三)對于滿足使用者多樣化需求的優勢。
在時展和科學技術進步的條件下,檔案工作的服務對象不再只需要查看文字檔案,還需要一些圖片、音頻、視頻的資料,傳統檔案已經無法滿足這些需求。電子檔案由于擁有多種多樣的信息形式而逐漸被越來越多的人接受。隨著社會發展水平和人們生活水平的提高,檔案需求逐漸顯現出多樣性,這就要求我們應加強電子檔案的管理,更好地滿足檔案使用者的多樣化需求。
二、做好電子檔案管理工作的對策
(一)有效整合電子檔案資源。
要制定完善的檔案利用審批制度,使用者使用檔案時,必須由相關部門進行審批。檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動,使檔案收集更為及時,保證電子檔案的及時更新,更好地滿足電子檔案利用者的需求,并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補,通過整合檔案資源來創新檔案管理模式,實現電子檔案需求利用質的飛躍。
(二)合理保護電子檔案安全。
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化,導致了利用工作的復雜化。因此,切實做好電子檔案的安全性保護工作至關重要。必須提高電子檔案持有者和管理者的責任心,培養認真負責的工作態度,加強對檔案管理工作人員的管理,從思想上認識到檔案管理工作的重要性,從技術上確保檔案管理工作的安全性,采取有效的保護手段,在電子檔案得到利用的同時也要保護電子檔案的安全,既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
(三)規范電子檔案利用制度。
建立健全電子檔案密級管理制度,根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理,對于內含密級信息的電子檔案一般不宜提供拷貝,通訊傳輸應使用有效密匙,直接利用瀏覽過程也應加以監控。確保重要信息完整,電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。
三、電子檔案管理工作中需注意的事項
(一)建立合理的檔案使用規則。
根據利用者的情況采取合理的檔案使用規則,依據電子檔案內容的密級層次,進行有效地管理。檔案部門向利用者提供載體拷貝時,應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時,也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。一般情況下,對于內容不是完全開放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供利用,對于提供拷貝的制作,必須在有效監控下進行。
(二)強化對保密文件的管理。
采用通信傳輸或直接利用等利用方式時,對有密級的信息內容要進行加密處理,并對所使用的密鑰進行定期或不定期地更換。系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控,并自動進行相關記錄,作為對利用工作查證的依據。利用的系統應有較強容錯能力,避免由于失誤所帶來不可挽回的損失。
作者:王麗娟 單位:哈爾濱市呼蘭區呼蘭社區衛生服務中心