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一、高職院校電子檔案管理工作的現狀

1.1領導認識不夠，規章制度有待完善

由于許多高校的領導并沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關的規章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態度對待電子檔案工作，使得其不規范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規章制度無法約束和規范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據，從而導致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續相關工作的順利進行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機的基礎上被形成和利用的，因此它都是在網絡環境下傳輸的，非常的方便和快捷。但是它存在著比較大的安全隱患，因為它對計算機技術有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數據信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發霉、變形等，而且很難恢復。如果電子檔案的儲存載體出現了問題，那么其中的文件信息也就很難再現和再次被利用。電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術發展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機系統運行之間的矛盾逐漸加深，從而導致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領導重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經費和技術支持，那么它們就可以直接與合作的企業進行技術簽約并共同開發；而有的院校領導忽視電子檔案的管理，那么就會直接導致相關技術低下。這種技術水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實現校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導致電子檔案的優勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴重的信息資源流失現象，而且還會出現信息資源重復存檔的現象。同時這種獨立、分散以及割據式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因為高職院校的同學們在參加各種社會活動時，如就業、考研、出國留學等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強認識，完善規章制度

加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領導、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認識，從而根據自身的實際情況以及發展需求完善相關的規章制度，并把電子檔案管理納入到學校日常管理工作中，以規范電子檔案管理工作。其中領導要起到帶頭作用，嚴肅對待電子檔案管理工作，保證其權威性，讓管理人眼嚴格按照相關程序來進行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機制，以激發工作人員的興趣和積極性。完善的規章制度可以使工作人員在工作時有據可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實用性

對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉載工作，經常對這些載體進行抽查和檢驗，做到早發現、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術，同時建立計算機安全防護系統，嚴密管理工作人員對密碼和口令的設置與權限，從而提高電子檔案的真實和安全指數。各大院校應樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進行改革創新。在計算機網絡與校園網連接的基礎上，架設高職院校電子檔案局域網，從而使內部和外部的數據庫全程處于管理人員監控和管理的狀態下。同時加強技術軟件的開發，以便構建電子檔案管理系統，其中包括數據儲存技術、加密技術以及安全技術等。教育部門也應重視各高職院校電子檔案整合管理的發展，向各大高職院校下達指示，讓他們組建能制定政策、調配資源并協調院校的管理機構，從而促進高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業的高職院校在進行檔案培訓的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權利，讓他成為調配和協調各院校電子檔案管理的中心，從而加強院校之間的溝通和交流，實現資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務。

三、結語

綜上所述，電子檔案管理工作對院校師生參加各種社會活動以及該院校以后的發展都有著重要的影響。因此高校一定要重視電子檔案管理工作，做好電子檔案儲存載體的保護和安全工作，同時加大技術研發力度，提高各院校之間電子檔案整合管理的程度，從而實現資源交流與共享，加強電子檔案社會服務功能。

作者：文博 單位：湖南永州職業技術學院