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辦公自動(dòng)化系統(tǒng)雖然普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的企業(yè)當(dāng)中，但是由于不同行業(yè)有不同行業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作特點(diǎn)，企業(yè)與企業(yè)之間也存在著千差萬(wàn)別的不同，所以辦公自動(dòng)化雖然普遍存在于各個(gè)企業(yè)，但對(duì)于具體企業(yè)而言，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)卻不是隨便拿來(lái)一個(gè)就可以很好的使用的。一家具備長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展眼光的企業(yè)在進(jìn)行自己的自動(dòng)化系統(tǒng)選擇過(guò)程中，都會(huì)將其與自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，有條件的企業(yè)甚至?xí)ｉT尋找技術(shù)人員為自己量身定制。雖然量身制定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成本會(huì)更加昂貴，但是卻也可以在信息收集、信息及數(shù)據(jù)查詢、企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)以及各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中讓系統(tǒng)更加貼近自身的運(yùn)作實(shí)際，操作人員能夠更好更快的獲取符合自己企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及結(jié)果，從而提升企業(yè)的管理效率及決策正確性。基于OA的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)更好的取得與世界的各項(xiàng)聯(lián)系，企業(yè)與企業(yè)之間能夠通過(guò)暢通無(wú)阻的網(wǎng)絡(luò)溝通渠道進(jìn)行聯(lián)系。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)員工在Internet上進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息、技術(shù)資料的查詢工作、市場(chǎng)咨詢的及時(shí)跟進(jìn)、潛在客戶的搜尋、合作伙伴的尋求等，而且還可以讓更多的企業(yè)了解我們的相關(guān)信息，如企業(yè)項(xiàng)目介紹、產(chǎn)品介紹、服務(wù)項(xiàng)目介紹、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷史、業(yè)務(wù)種類及范圍等等。能夠在不花費(fèi)更多成本支出的基礎(chǔ)之上為企業(yè)更好的進(jìn)行全方位的形象宣傳。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛普及以及卓越功效已經(jīng)得到了幾乎是全世界的共識(shí)，越來(lái)越多希望在現(xiàn)代化市場(chǎng)中獲得穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)都投入了更大的精力、時(shí)間以及金錢來(lái)建設(shè)自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

設(shè)計(jì)分析

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及需求實(shí)現(xiàn)之前，首先就必須對(duì)設(shè)計(jì)工作進(jìn)行一個(gè)必要而充分的前期分析工作。系統(tǒng)分析應(yīng)該包括對(duì)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的需求分析，如對(duì)網(wǎng)站功能的需求分析、對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的需求分析以及對(duì)系統(tǒng)各種安全性能的需求分析等。1）網(wǎng)站功能需求分析一個(gè)較為完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該包括許多方面的功能，首先是企業(yè)內(nèi)部職員注冊(cè)、登陸及退出功能、企業(yè)客戶注冊(cè)、登陸及退出功能、后臺(tái)管理人員注冊(cè)、登陸及退出功能等。其次是企業(yè)各項(xiàng)信息的錄入與更新功能，如企業(yè)基本信息更新、企業(yè)職員制度更新、企業(yè)相關(guān)資料借閱制度等。再次是企業(yè)績(jī)效公布功能，企業(yè)員工的個(gè)人績(jī)效以及部門組織的工作績(jī)效等，都應(yīng)該設(shè)置相關(guān)查詢權(quán)限有條件開放。同時(shí)還應(yīng)該具備客戶對(duì)企業(yè)歷史業(yè)務(wù)及服務(wù)情況的查詢功能。2）系統(tǒng)運(yùn)行需求分析在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中也有許多需求是我們應(yīng)該注意和重視的。因?yàn)橄到y(tǒng)是人機(jī)對(duì)話的介質(zhì)，如果系統(tǒng)運(yùn)行方面出現(xiàn)問(wèn)題，那么操作人員在操作過(guò)程中也會(huì)感覺(jué)不適，從而無(wú)法發(fā)揮出系統(tǒng)的真正功效。運(yùn)行需求方面，首先應(yīng)該重視用戶界面的設(shè)計(jì)，應(yīng)該遵循人性化的界面設(shè)計(jì)原則，要有簡(jiǎn)介易懂的操作提示，要有美好的視覺(jué)感受。在硬件接口部分，應(yīng)根據(jù)是否需要進(jìn)行外部擴(kuò)充或輔助的實(shí)際需求設(shè)計(jì)或者不設(shè)計(jì)硬件接口。在軟件接口方面，目前大多數(shù)電腦用戶的系統(tǒng)已經(jīng)普遍為windowsXP或者windows7，所以軟件接口也要進(jìn)行與系統(tǒng)相適應(yīng)的設(shè)計(jì)和調(diào)整。再次，系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中難免因?yàn)槿藶椴僮骰蛘邫C(jī)械原因而出現(xiàn)運(yùn)行故障，所以自動(dòng)化辦公系統(tǒng)也要針對(duì)這一問(wèn)題提出自己的解決方案，如嘗試修改數(shù)據(jù)庫(kù)配置文件等進(jìn)行補(bǔ)救。總之，系統(tǒng)運(yùn)行需求分析的原則就是要更好的了解運(yùn)行是所需要和所必須具備的功能，從而更好地進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，促使設(shè)計(jì)能夠真正得以運(yùn)作和實(shí)現(xiàn)。最后，也是最為重要的一點(diǎn)，就是要進(jìn)行安全需求的分析。安全需求包括了系統(tǒng)安全分析、系統(tǒng)容錯(cuò)性分析以及系統(tǒng)封閉性分析三個(gè)方面。系統(tǒng)安全性分析要針對(duì)重要數(shù)據(jù)的密碼保護(hù)強(qiáng)度及實(shí)用性進(jìn)行分析，要達(dá)到基本安全標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)容錯(cuò)性分析，是當(dāng)操作人員進(jìn)行了錯(cuò)誤的操作或者輸入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)能夠及時(shí)辨認(rèn)并且給出提示信息，這樣能夠幫助操作人員更好的完成操作以及減少系統(tǒng)損傷。系統(tǒng)封閉性分析是指能夠讓操作人員在一個(gè)相對(duì)封閉不受其他信息干擾的條件下輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠根據(jù)操作人員的具體操作目的給出相應(yīng)的提示信息。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

（1）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)過(guò)程當(dāng)中，首先需要根據(jù)本次系統(tǒng)所使用的后來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)類型來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建工作，比如后來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)是MySQL5.0，那么就需要?jiǎng)?chuàng)建db_office數(shù)據(jù)庫(kù)。然后是要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)數(shù)據(jù)表以及功能的設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，一般應(yīng)該包含以下功能，公司的基本信息以及基本制度表格、管理員以及超級(jí)管理員表格、企業(yè)內(nèi)部各部門表格、企業(yè)內(nèi)部員工個(gè)人信息表格、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容表格、企業(yè)產(chǎn)品推介表格、企業(yè)客戶相關(guān)信息表格等。在功能確定之后，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)，這就需要進(jìn)行代碼創(chuàng)建，如公司基本信息及基本制度用代碼（tb_company）表示，就要將tb_company寫入代碼程序中進(jìn)行創(chuàng)建。2）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)首先是企業(yè)信息設(shè)計(jì)，在企業(yè)信息功能模塊，企業(yè)管理者與職員都能夠?qū)镜母黜?xiàng)信息進(jìn)行查閱，管理人員還能夠?qū)镜母黜?xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行修改、新增和刪減等。在企業(yè)績(jī)效模塊，所有工作人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ骺?jī)效進(jìn)行查詢或輸入新的內(nèi)容，管理者能夠通過(guò)信息檢索功能搜尋績(jī)效卓越或進(jìn)步較大的企業(yè)員工。人士消息模塊，能夠查詢企業(yè)近期人事變動(dòng)情況，人事經(jīng)理或者總經(jīng)理能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行修改。審核批示模塊，凡企業(yè)內(nèi)部需要審核批示的內(nèi)容都會(huì)由相關(guān)負(fù)責(zé)人員在這一模塊當(dāng)中進(jìn)行錄入，主管人員在查閱審核內(nèi)容之后給予及時(shí)的回復(fù)，申請(qǐng)人員能夠隨時(shí)跟蹤了解所申請(qǐng)事項(xiàng)的審核進(jìn)度。3）后臺(tái)管理功能設(shè)計(jì)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的后臺(tái)管理工作屬于較高權(quán)限的操作范圍，只有專門的后臺(tái)管理人員才能夠進(jìn)行操作，后臺(tái)管理功能的設(shè)計(jì)質(zhì)量也直接影響著整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是否能夠有序運(yùn)行。后臺(tái)管理人員通過(guò)專門的管理人員登陸窗口進(jìn)行，不僅能夠全面查詢系統(tǒng)中的所有資料和數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠?qū)λ泄δ芊謪^(qū)、模塊以及系統(tǒng)中所有用戶的權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。入添加部門信息、添加新部門、更改某些用戶的用戶權(quán)限、重新設(shè)定具體功能模塊的查閱權(quán)限（公開或者限制用戶組別）等。

結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的質(zhì)量以及是否與企業(yè)當(dāng)前各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目達(dá)到準(zhǔn)確貼合是系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)雖然是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，但是對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)管理而言卻也是意義重大。總之，企業(yè)應(yīng)該選擇適合自己的系統(tǒng)及軟件，應(yīng)該在這方面投入更大的精力與關(guān)注力度。

作者：管震單位：神華黃驊港務(wù)有限責(zé)任公司