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本文作者:鄭文夙作者單位:甘肅省天水市供電公司檔案室
1人事檔案管理意識薄弱
人事檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面:①領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益,認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益,大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小,對自己的責任性認識。由于領導的不重視,許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門,或者有但也是其他部門的員工兼職的,使人事檔案的權威性大大下降。③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊,認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益,弄虛作假。加之有些企業不重視檔案,公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔,更加劇了人們檔案意識的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作,但現在隨著經濟的發展,企業類型不斷發展,企業員工層次的多樣性不斷的發展,這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外,企業檔案保存在內部企業人事部門,過分強調保密,一般不對外開放,且手續十分復雜,不能實現各部門之間的人事信息交流,阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內容質量不高
目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方,使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》,能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞,反應個人經歷的多,而缺少細致的,講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求,書寫不規范,字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一,材料用筆不規范,使得檔案材料不利于保存,有的檔案材料書寫字跡潦草,難以辨認,不利于檔案的利用。
4企業人事檔案管理人員素質有待提高
良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門,全國高校設此專業較少,所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”,對檔案管理工作缺乏系統的認識,也沒有受過專業的訓練,工作以后,參加檔案管理工作的學習交流機會少,再加之企業人事檔案管理工作人員很多位兼職,經常變動,造成了人事檔案管理工作基礎薄弱,不利于檔案管理水平的提高,不能保證檔案管理的質量。
完善企業人事檔案管理工作的對策建議
1加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵,強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作,正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用,只有領導加強檔案意識,員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性,樹立責任感,及時、完整地收集檔案材料,把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識,明白檔案與自身利益息息相關,自覺遵守檔案管理制度。
2建立社會化開放式的企業檔案管理模式
傳統的人事檔案管理制度,一定程度上降低了人力資源的開發度,限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業檔案管理模式應加強對企業流動人員人事檔案的管理,建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權,檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作,使員工正確認識自己的檔案,提高對自己檔案的關注度,使人事檔案工作向更高水平發展,提高檔案利用率,實現人力資源的優化配置。建立社會化開放式的企業檔案管理模式,可以使各類人才更清楚的認識自身的價值,企業也能有機會獲得企業所需要的各類人才,個人和企業之間實現雙贏,促進企業的迅速發展。
3更新手段,完善內容
企業人事檔案管理工作應與時俱進,引入科學的管理理念,采用新的管理手段,建立企業人事檔案信息數據庫,提高人事檔案管理工作的效率,實現企業人事檔案科學管理。完善企業人事檔案的內容,應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄;應有所側重地收集人事檔案的內容材料,既要反映過去,更要說明現在;應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則,擯除冗余內容;應與時俱進,增加能真實反映人才的能力、特長的內容,體現個人信用記錄的內容。
4提高人事檔案管理人員的素質
企業應注重人事檔案管理人才的培養,注重管理隊伍的建設,提升檔案管理水平。首先,人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識,所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習,提高其思想認識和政治水平。其次,要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員,檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累,檔案管理人員固定,才能不斷積累和提高其業務能力,提高檔案管理工作效率。再次,加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流,掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法,提升管理水平和技術能力,推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。
結語
社會在不斷的發展,人類在不斷的進步,人事檔案也應與時俱進。但對長期以來形成的企業管理工作,存在一定難度,但好在經過大批檔案管理工作者的努力之后,人事檔案改革已取得較大進步。做好人事檔案管理工作,利于發揮發揮人事檔案的重要作用,促進企業發展,使企業在激烈的競爭中立于不敗之地。