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［摘要］人事檔案管理是高校日常管理工作的重要內容，為高校管理、教學等優化提供了重要的信息依據。信息時代的發展，為高校人事檔案管理工作帶來了諸多機遇和挑戰，信息化程度成為了高校人事檔案管理工作考核的重要指標之一。本文以信息時代為研究背景，在對高校人事檔案管理界定及功能作出論述的基礎上，分析了我國高校人事檔案管理的現狀，并就我國高校人事檔案管理的加強策略進行了研究。

［關鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現狀;加強策略

引言

人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現了思想意識及社會形態的變化。隨著科技時代的發展，信息技術逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創造了優質的信息服務環境。在這樣的環境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，加強其信息化建設與管理顯得尤為重要?？v觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內容，它是指人事管理部門或其他相關部門根據個人經歷或素質表現，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內容，是一種服務類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質和內容不變，只是通過對先進思想和技術的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養、工作業績以及職務變化等情況，是個人品牌的重要標識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據，有利于指導高校系統化、科學化地開展師資隊伍建設、教學活動安排等工作，嚴格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優化重要的依據和基礎，理應得到高度的重視。

二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現狀

信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現在以下幾個方面。

(一)服務意識不強

信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，其服務功能應該得到進一步的發揮和利用。但是，某些高校受傳統人事檔案管理模式的影響，信息服務意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內容和指標，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應有的價值和功能發揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理的服務功能愈加強化，高校現有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務意識不強，所引發的重要問題是，高校數字人事檔案信息資源不足，由于受建設經費的影響，人事檔案管理對信息處理技術的應用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發與利用。人事檔案會隨著個人經歷、素質的增長發生變化，其管理工作應是一個持續不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態分析與統計環節，不利于專業化師資隊伍建設，最終影響了高校教育的發展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項系統工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領導、教師以及學生等主體，他們都有著獨特的履歷，應該建立與之相符的檔案，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導開展相關管理工作。一些高校根據管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學生處、教務處以及財務處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現象，不利于形成人事檔案的規范化、標準化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節約型社會的建設原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現信息共享。高校人事檔案管理規劃建設方面的匱乏，使得系統兼容性低，不利于這一目標的實現。

(三)基礎工作薄弱

信息時代對高校人事檔案管理基礎工作提出了更多、更高的要求。新的技術發展時期，高校應該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術投入、人才投入以及環境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機遇和挑戰，對人事檔案管理建設的認知存在不足，致使相關投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現，應該根據人事檔案的數量決定服務器的類型及其容量，但是部分高校為了節約成本，以普通微機代替專用服務器，其他相關設備老化，導致數據庫系統功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術軟件或手段，卻由于不重視人才培訓，導致先進技術設備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設。

三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強策略

作者基于對高校人事檔案管理內涵及功能的認識，結合上文對高校人事檔案管理現狀的認識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強策略，以供參考。

(一)加大信息建設投入

信息時代背景下，高校人事檔案管理應該面向更高層級的發展，努力實現信息化、智能化。新時期，高校領導層及相關工作人員應該重新認識人事檔案管理價值與功能，強化本項工作的服務性，認真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發，采取一系列的改革與優化措施。高校應該建立完善的人事檔案管理信息化建設體系，真正將之納入到校園基礎建設當中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設方面的投入，積極引進先進管理思想、技術設備以及技術手段，打造校園內部網絡體系，盡快實現人事檔案管理信息共享目標。在此過程中，高?？梢哉垖I公司對本校人事檔案管理工作進行評估，并以此為依據，制定科學、有效的信息系統建設計劃，根據其技術要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設資源有限的情況，高校應該積極尋求政府及企業的支持，與意向企業建立長期合作關系，結合企業發展需求，明確人才培訓目標，滿足企業人力資源需求的同時，調動企業的教育參與積極性，實現資源的優勢互補。

(二)加強專業人才建設

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應該分層制定專業人才建設規劃，從戰略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業的發展。具體而言，高校應該普及人事檔案管理重要性，在校領導層開展信息化建設培訓活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認知，保證相關決策的有效性。在高校領導層的引導下，高校還應該加強人事檔案管理工作人員的培訓，包括知識培訓和技能培訓，明確信息時代對人才提出的挑戰和要求，針對本校認識檔案管理工作人員綜合素質和能力中存在的不足，有針對地制定培訓計劃，請專業領域內的人才擔任講師，提高從業人員的服務意識和專業技能。與此同時，高校還應該建立與之匹配的考核機制和激勵機制，對受訓人員的受訓結果進行評估，以此為依據改進培訓計劃，給予表現優良的職工精神獎勵和物質獎勵，激勵他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機制，應該包括管理機制、考核機制、監督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進的技術設備和手段，實現檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應該加強對各管理部門的監管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進一步細化其考核標準，對整個人事檔案管理工作體系進行考核，在明確各相關部門及其工作人員職責的基礎上，給予工作表現優異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。

結語

總之，信息時代背景下，高校必須要加強人事檔案管理改革與優化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎上進行延伸，并制定一系列行之有效的改進優化策略，注重付諸實踐，從而推進本校的人事檔案管理信息化建設。

參考文獻:

［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設探究———索引的選擇與應用［J］．軟件導刊，2011(10)．

［2］韓淑華．人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策［J］．蘭臺世界，2010(24)．

作者：許紅婷 單位：晉中師范高等?？茖W校