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摘要：目前，會計電算化已經得到了廣泛的運用，并發展出適應各種環境的會計軟件，能夠滿足不同行業的需要，同時，它對會計信息的安全性和使用性也提出了更高的要求，這就要求單位實現對電子會計檔案的管理制度化、規范化，從而保證電子會計檔案的安全。

關鍵詞：會計電算化；安全性；檔案管理

引言

隨著會計電算化工作的開展，促進會計工作的重大改變，提高了事業單位的經營質量和會計工作的有序開展，會計電算化已發展成為現代化的重要技術基礎，極大地促進了事業單位會計自身的不斷創新和發展。

一、事業單位會計電算化檔案的特點

過去，會計工作高度依賴人力，大量的工作都需要會計人員手動計算，容易出現統計方面的錯誤，甚至給事業單位帶來巨大的損失。隨著會計電算化事業的不斷發展，各單位都使用了財務軟件進行財務核算和記賬，很大程度上提高了財會工作的處理速度。事業單位引入會計電算化，可以有效降低事業單位的人力成本，同時提高會計工作的準確性，有助于事業單位更好地管理資金，正確把握資金的流向。會計電算化還可以為財務報表使用者提供便利，財務管理人員可以利用財務軟件快速生成財務報表，及時向決策者或者投資人提供相關的財務報表，及時傳達事業單位的財務狀況。事實上，不同的事業單位面臨的財務管理狀況不同，對于會計信息的需求也不同。事業單位可以根據自身不同的需要制定具體的實施策略，以推進會計的電算化進程。相比于手工記賬，電算化會計處理方式能夠更加及時地更新信息，同時減少計算時的錯誤，并進一步提高會計工作的質量，更好地適用于競爭激烈的市場經濟環境，助力于事業單位更好地掌握資金流向，提高事業單位的經濟效應。由此可見，現有的市場環境要求事業單位使用電子化的記賬方式，推廣電算化的會計檔案有其必要性。會計電算化是會計工作的一次革命，一次質的飛躍使得會計檔案要素也有了大的變化，總結起來有以下幾個特點：

（一）會計檔案存儲的要件發生了較大變化

手工記賬時期，會計檔案的要件是：原始憑證、手工制作的記賬憑證、手工記賬賬簿和報表等。相關賬戶的信息必須保持一致，保證單證相符，需要花費大量的時間核對賬戶中的信息。同時，為了防止他人惡意篡改信息，這些檔案都具有唯一性，一旦記賬就不得更改，賬單必須保持清潔，嚴格遵循相關的記賬方法，但這種記賬方式也存在不可避免的弊端，如若有丟失就不能補充，降低了會計工作的靈活性，給后續的一系列工作帶來了困難。另外，使用傳統記賬法的公司需要開辟專門的檔案室，安排專人看守，以存放大量的紙質財務檔案，但紙質文件會隨著時間的流逝而損耗，紙質會變黃、變脆，不利于長時間保存文件。財務軟件出現后，改由計算機軟件系統通過打印機打印保存的憑證和賬簿，大大提高賬戶信息校對的速度，財務人員可以使用公司內專門的數據庫快速地對信息進行分類、整理、差錯，同時可以采用磁盤、光盤等移動存儲設備的磁性介質來保存，進一步保障財務信息的安全，當紙質文件出現破損時可以及時恢復信息。但財務軟件也會帶來安全隱患，使用軟件存在黑客入侵的風險，而磁盤中的信息也容易被他人復制，這就要求單位不僅要保存打印輸出的紙質會計檔案，更要保存好財務軟件輸出的電子檔案，從而使會計檔案擁有雙重的檔案載體。

（二）會計檔案保管的要求提高了

傳統的會計檔案就是紙質的憑證和賬簿等，它的保存條件按正常的檔案要求管理即可。而存儲在磁性介質上會計檔案質量取決于輸出文件時財務人員使用財務軟件技術水平、刻錄設備的精密程度、存儲介質（如光盤）的質量、存放環境和存放時間等因素的影響。如果其中哪一環節出了問題，存儲的資料都不能正常查閱使用。這就要求會計檔案管理人員及時對會計檔案進行數據備份，并對保存的會計資料進行定期檢查和備份，防止由于磁性介質的損壞而造成單位會計檔案數據的丟失。為此，公司應當對會計人員進行軟件使用方法的培訓，確保相關人員能夠正確使用軟件，制定專門的磁盤管理制度，要求財務管理人員嚴格落實相關制度，嚴格把關磁盤的管理，謹慎進行財務信息的復制，要求相關人員在復制信息時必須登記，留下記錄。

二、事業單位會計電算化會計檔案管理的現狀

（一）會計電算化電子檔案管理制度有待完善

隨著計算機網絡技術的不斷更新和發展，單位的會計電算化系統不斷升級，這就使得會計電算化檔案在管理內容和方法上都提出了更高的標準和要求。而現在的管理水平就顯得較為落后和單一，管理體系的建立沒有與技術的引進速度匹配，存在脫節的情況，在財務工作的管理方面仍然存在問題，留下了制度漏洞。在引入財務軟件的背景下，現階段迫切要求單位制定一系列會計電算化管理制度，完善管理體系，加強對于相關人員的監督，確保財務信息的安全。從會計資料的輸出期間、備份文件設備、按年份記錄標準格式文件名、存儲介質，都要有相應的標準和要求。雖然信息化的財務工作克服了傳統財務管理工作的各種弊端，但手工記賬方面建立的一些優良傳統仍然應當繼承，保持謹慎的財務管理態度，例如為了保證財務信息不泄露，備份完成后資料的交接也要按傳統資料的交接手續進行，管理財務信息的人員要定期輪換，不能使同一人長期擔當保存財務信息的工作，同時管賬與管錢的人員也需要分開，確保財務信息的真實準確。現在大多單位還沒有認識到財務管理制度方面存在的不足，將財務文件和電子檔案置于較大的風險之中，沒有對電算化信息檔案管理人員進行培訓和專業指導，造成部分財務管理人員缺位，也沒有對其職責做出詳細的規定，職責的風險劃分不明確，出現意外情況后難以追責，不利于發現問題所在；更沒有采取相應的措施來保障檔案管理質量，沒有建立起統一的電子財務賬戶管理標準。這就造成了會計電算化信息存儲質量難以保障，可能會使信息流失和損壞，一些重要資金狀況信息的流失還會使事業單位遭受不必要的巨大損失，甚至危及事業單位的存亡。

（二）會計電子信息檔案未納入檔案管理范疇

會計信息電算化是建立在會計核算基礎工作之上的，需要財務人員具備相關的財務知識和必要的計算機技術，能夠熟練使用各種財務軟件，合理使用事業單位內外的財務信息平臺。將電子檔案運用到會計中需要相關人員嚴格落實會計核算的各項程序，及時更新基本數據，并利用專業的軟件對數據進行高效處理，確保輸入數據的準確性、真實性，保證原始數據與記賬憑證中的記錄一致，嚴格把控數據的輸出。而以上的工作都需要對電子檔案進行有效的管理。雖然各級事業單位都實現了會計電算化，會計電算化是單位財務人員工作最基礎的條件。但是大多數事業單位并沒有嚴格遵守《會計檔案管理辦法》中的管理要求，將電子存儲設備中的會計信息材料按照檔案管理辦法要求規范存檔，忽視了會計電子信息檔案的存儲管理，不僅沒有發揮會計電算化雙重保險的優勢，還加劇了財務信息丟失的風險，不少事業單位就因為沒有妥善保管磁盤中的財務信息，被不法分子利用，財務信息落入競爭對手中，讓對方搶占了先機，最終在競標中失利，導致了事業單位的損失。一方面，財務數據電子備份只是由財務軟件系統自動生成，這些電子會計檔案保存在原財務軟件的計算機中，沒有經過專業的系統管理人員、財務人員進行歸檔整理，沒有及時刪除軟件中的財務信息，大大增加了信息泄露的風險，這些電子報表也就更不可能納入單位檔案室的管理范疇，有的小事業單位甚至沒有專門的處理財務工作的電腦，而是在員工的個人電腦上進行，工作人員在進行完財務工作后也沒有及時關閉電腦，任何人都可以輕易地拷貝公司的財務信息。另一方面，部分單位的檔案室也沒有按標準要求設立獨立存儲電子資料的檔案儲存設備，忽略了電子檔案的重要性，載有財務信息的磁盤長期由財務人員隨身攜帶，一旦丟失就容易導致財務信息的泄露。

（三）財務人員的電子檔案使用及保管水平亟待提高

日前，鑒于會計人員并不是計算機專業的操作工程師，對計算機相關知識相對欠缺，操作能力普遍不高，對財務軟件的使用僅僅維持在基本的操作和使用上，尤其是年齡較大的財務管理人員，學習新事物的能力較弱，難以掌握財務軟件的使用方法，習慣于手工記賬的方式，在電腦操作方面不熟練，操作水平不能嚴格達到相關的標準和要求，不能及時將會計信息電子備份到另外的存儲設備中，這就不可避免地影響了電子會計檔案完整、正確的備份工作，造成了會計資料假備份、備份不全的現象時有發生，對會計電算化檔案的保存及使用造成不利影響。

三、加強單位會計電算化檔案管理的具體措施

（一）完善電算化會計檔案管理制度，制定與信息化時代相適應的電子檔案管理辦法

事業單位要積極的制定適合本單位電子會計檔案管理的具體規章制度和管理辦法，對電算化檔案管理崗位人員的工作職責做出明確細致的條款和要求。財務檔案交接手續、交接時間、監交人員要按紙質檔案的標準制定詳細流程；對電算化會計檔案的保存形式、保管條件、適用的搜索軟件、電子檔案刻錄光盤等存儲介質保管制定相關制度；保管手冊、查閱手續、復印登記、注銷到期電子檔案等制度；電子會計檔案的備份制度，將電算化會計檔案及時、定期、規范備份，每年會計年度結束將會計電算化數據備份到磁性介質，并建立備查登記臺賬，注明備份時間、備份人員、檔案期間、檔案份數等，同時由于磁性介質的特殊性，管理人員要做到電子檔案定期檢查、復刻，以免造成信息資料丟失、損壞。會計電子檔案審批調用制度，對電算化會計檔案的各項內容規定不同級別的查詢權限，普通檔案和涉及單位機密的數據查閱、調用，需要不同級別領導批準使用，普通檔案由分管領導審批。涉及單位秘密的檔案，需要制定單位設密檔案的管理制度，必要時單獨存儲于密碼箱內。只有單位主要負責人審批，并委派檔案管理人員陪同查詢。同時設置不同級別查詢密碼，不同權限的管理人員分別輸入密碼方可進入查詢系統，以保證設秘檔案安全性、保密性。

（二）強化檔案管理人員的繼續教育，提高檔案管理人員的專業水平

隨著財務軟件系統的不斷升級，操作系統不斷完善，會計檔案的智能化、專業化和信息化不斷提高，對檔案管理人員的計算機操作水平、經濟法律法規、檔案管理法規等知識水平、業務素質提出了更高的要求。這就要求加強對檔案管理人員培訓，并不定期在財務管理方面、檔案管理領域進行交流研討活動，互相取長補短，從而使檔案管理人員既有相應的經濟業務知識又有檔案管理專業水平，能夠自主、專業的應用會計電算化系統。使其成為電子檔案管理方面的專家。及時、準確提供有關部室所需要的會計檔案信息資料。另外，財務人員在使用財務軟件時必須注意下列事項應當安排一位特定的人員負責所有的結賬工作，提高財務信息的保密性。在財務軟件的默認設置中，結完賬后賬目將呈現鎖定狀態，無法再進行修改，以避免他人隨意修改財務報表等重要信息，這就需要最終的結賬人員具備細心的特質，能夠勝任繁雜的財務數據處理工作，所以事業單位應當培養能夠熟練操作軟件的財務管理人員，指定人員負責結賬，禁止其他人代為操作，避免出現失誤給后續的工作帶來麻煩。結賬前必須檢查所有的原始憑證，保持單據的干凈整潔，其中的信息處于完整的狀態，尤其要注意檢查憑證上的日期、金額等重要信息，核實負責人簽名，多次檢查，避免出現遺漏，發現有記賬錯誤的情況要及時改進。財務軟件大大方便了工作人員的數據處理，一般不會出現計算錯誤的情況，尤其是配合數據庫的使用，可以快捷處理各類信息，但仍然會出現記賬科目使用錯誤的情況，部分財務管理人員過度依賴軟件的自動處理功能，而忽視了出現錯誤的可能性，使得這一類的錯誤更加隱秘，不容易被發現。發現結賬條件不完善時應當立即停止結賬工作，并和相關人員聯系，共同尋找問題所在，補足遺漏的單據等。結賬工作必須嚴格遵循時間順序，上月結賬未完成就不能開展下一個月的結賬工作，在每一個記賬周期結束時都要按時進行結算工作，禁止拖延，否則就會影響到下一月的工作，不利于保持財務工作的連續性。若結賬成功，則應做月結標志，賬目呈現以完成的狀態，需要有管理員認證等才能對賬目進行修改，避免有人惡意篡改數據；若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態，同時給出提示信息，要求用戶做相應的調整。提醒財務管理人員盡快處理財務賬目。年底結賬時，系統會自動生成下一年度的空白文件，包括各項子文件，為之后的記賬工作做準備，財務人員需要通過軟件結轉年度余額，而對于一些固定不變的賬目軟件會進行自動處理，延續到下一年。跨年度的結賬工作比較特殊，通常在1月份進行，這就需要處理年度結賬與月度結賬的矛盾，因此，軟件允許在1月的時候對上一年度的賬目做出修改和補充，方便財務人員開展工作，優化事業單位內部資金管理的靈活性。

（三）加強單位負責人的電算檔案管理意識，逐步將會計電算檔案規范化

檔案管理水平最終取決于單位領導的重視程度，領導重視就會從人員調配、設備保障、管理制度的制定提出嚴要求和高標準，單位的會計信息檔案管理就會提高。公司的管理人員不僅要從制度上優化財務管理工作，制定相應的財務軟件使用章程，要求財務人員嚴格按照規則使用軟件，還要從思想認識上入手，提高相關人員的電算檔案管理意識，讓財務人員意識到使用軟件開展工作的好處，培養他們使用財務軟件的習慣，為軟件的推廣奠定思想基礎。為了提高財務人員的積極性，各級主管部門也要不定期將單位的電子檔案管理納入考核范圍，對各單位的檔案管理評出優、良、一般和差級別，評選等級納入文明單位的評選、績效考核等，這樣促進單位電子化檔案管理水平的提高，讓會計電算化成為事業單位日常管理活動的必要組成部分，進而推動事業單位的現代化管理，將信息計算以及計算機系統引入事業單位的資金管理中，更好地規避風險，增加事業單位的效益。

四、結語

檔案管理在現代事業單位制度中占據著重要的地位，是事業單位日常工作的重要環節，尤其在涉及到資金的會計工作方面，因此事業單位應當建立完善科學的會計檔案管理制度。我們相信，只要領導重視，各方面團結協調，單位的電算檔案管理工作就會提高，從而更好地為單位服務，以規避財務管理過程中存在的各種風險，保障事業單位的經濟效益。隨著單位信息化建設的不斷普及，單位電子檔案會越來越普遍，越來越規范，完善事業單位的管理制度，助力于事業單位的持續性發展。

參考文獻

[1]周爽.會計電算化系統的內部控制與風險防范探析[J].商訊，2021（11）：11–13.

[2]孫艷.會計電算化下的會計檔案管理實施策略研究[J].財會學習，2021（09）：24–25.

作者:王淑云 單位:山東省科技館