高中電子教學檔案管理分析
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著普通高中入學人數的不斷增加，大量紙質檔案也呈現逐年遞增態勢，尤其產生了大量的電子文檔。運用計算機信息技術對電子檔案進行管理，是高中檔案管理的發展趨勢。
1.信息可讀間接性。檔案的紙質記錄可以直接讀取相關信息，但實行檔案電子管理之后，電子檔案采用的是人工不可識讀的數字式代碼，需要借助計算機和解碼技術，轉換成可識讀的記錄。因此，在檔案信息讀取上具有間接性。專業檔案管理軟件的應用，提高了檔案查詢、閱讀、重復使用的便捷性，檢索迅速，存儲量大。2.管理設備依賴性。檔案電子管理離不開計算機等硬件，以及各種檔案軟件，其中會涉及硬件因素、軟件因素、數字編碼、設備更新以及加密等因素，具有較強的設備依賴性。因此，傳統的文字檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等，通過多媒體設備處理后轉換成各種信號圖像，再現原始活動情形，增加檔案利用效果。3.信息與載體可分離性。傳統檔案管理，信息資源被固定在一定的載體上，信息與該載體是無法分離的一個“整體”，文件最初形成的標記也會被固定在這一載體上，具有明顯的原始性特點。實現電子檔案管理后，檔案信息與載體物理位置并非固定、不可分離，而是可以實現以非實體形態形式進行管理。根據學校的教學情況，時時更新或者增添子目錄，并將原有檔案進行備份，不會損壞檔案原件。
二、高中電子教學檔案管理現狀
1.電子教學檔案管理意識不強。電子檔案管理需要廣大從事檔案管理工作的人員正確認識和有效實施。但是，長期以來高中階段無論是教育管理者還是一線教職員工，面臨高考的升學壓力，對檔案尤其是電子檔案管理重要性認識不足，單純地和分類保存聯系起來，學校電子檔案管理缺少短、中、長期發展規劃。2.電子教學檔案管理標準不統一。目前，高中檔案管理依據的主要是教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規定》《教育法》以及各地教育主管部門陸續出臺的地方性管理規定，沒有出臺專門的電子檔案管理辦法或制度，使得檔案信息管理缺乏通用性、標準性。高中檔案的技術標準、組織工作程序沒有從計算機處理技術特點和發展實際考慮，歸檔“文件”僅依托光盤、磁盤，沒有一套完整的高中檔案分類方法、著錄標準等。例如，高中階段的學籍檔案管理與教師的教學檔案管理，由于部門間使用的計算機型號不一、標準不一，沒有一套既適用于文件檢索又可用于電子檔案管理的計算機管理軟件，制約了檔案信息編輯管理和電子檔案管理進程。3.電子檔案管理保障不力。高中電子檔案管理對計算機設備具有極強的依賴性，無論是硬件設施，還是軟件人才隊伍，都難以保障當前高中電子檔案管理的現實需要。軟件方面，缺少一支既熟悉高中檔案業務的專業隊伍，又熟練掌握計算機軟件應用的復合型人才隊伍。硬件方面，缺少單機版的檔案管理計算機，網絡版的檔案管理缺少相應的服務器、交換機等配套設備，無法實現電子檔案錄入、生成、上傳、查閱、銷毀的規范化和標準化。
三、加強高中電子教學檔案管理對策
1.提高檔案管理者信息素養。目前，國家已在大力發展檔案信息化建設，逐步完善以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案為主體，其他檔案所有者為相應補充的發展格局和體系。高中檔案管理作為學校發展的重要內容，要抓住檔案信息化建設契機，重視電子檔案管理建設，提高電子檔案管理的重要性認識，把學校的檔案信息化工作作為一項常規工作抓緊抓實，并落到實處。擬定學校的電子檔案管理發展規劃，設置專門機構和專業人員負責電子檔案管理，提高檔案信息在學校發展和師生管理中的服務功能和利用效率。2.統一電子檔案管理標準。目前，高中電子教學檔案管理現狀是標準化、規范化滯后，應用軟件不統一，影響了電子檔案管理整體水平的提高。為此，教育主管部門應及時出臺《高中電子檔案管理應用標準》，實現檔案管理與教學和日常管理的無縫對接。例如，建立高中行政信息管理系統，下設教務、科研等子系統，并對數據信息進行集中處理，匯總后按照統一標準進行鑒定、編目、定期歸檔，提高電子檔案管理水平。3.加大電子檔案管理保障力度。學校不是專門的檔案管理部門，其主要職責是教書育人，但學校的電子檔案管理也是教學和管理的重要組成部分。針對電子檔案管理較為滯后的現狀，應加大學校電子檔案管理必要的投入力度，把檔案管理經費納入學校的年初預算計劃中，給予電子檔案管理經費保障。
作者:崔希君 單位:山東省德州市德州二中
