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摘要：企業職工人事檔案工作是離退休人員社會保障的基礎，文章從社會保障的完善在維護國家安定、社會穩定的高度，簡要介紹了企業人事檔案管理中出現的各種問題，并針對性地提出了對策。

關鍵詞：企業；社會保障；人事檔案；對策探究

0引言

基于我國社會保障制度體系建設在維護國家安定、社會穩定，促進我國社會經濟發展、保障全體公民安居樂業所擔當的重要社會角色，文章分析了在我國社會保障體系建設及運行當中，仍然面臨諸多矛盾和問題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業人事檔案管理工作在社會保障體系建設中的不到位，引發了太多的糾紛，從而導致上訪、投訴案件的增多，給我國新常態下的社會穩定造成影響。為此，筆者就此展開論述。

1當前企業人事檔案管理工作中存在的問題

1．1企業改制導致職工檔案的管理缺失

隨著我國經濟體制改革的深入，改制企業的勞動關系是否理順則成了重點和難點，有些改制企業在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過于簡單，如：有的改制企業把職工的社會養老保險費和社會醫療保險費以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務，而遺留問題及改制時因該完善的工作往往用一句簡單的“企業已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現這樣的現象：改制破產后企業職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業，有的干脆放在個人口袋里。然而檔案畢竟是個人的歷史資料，往往在關鍵時候體現它的作用。當有政策出臺可享受優惠而需要開證明時，問題就來了。檔案放在社保的，還可從社保開具房改貨幣化補貼證明、出國經濟收人證明、購房經濟收入證明、購房貸款證明等。但是對子女教育、工齡認定、辦理遺屬供養生活費等證明，由于社保部門本身畢竟沒有檔案管理這項職能，也沒有時間和精力將人事檔案管理工作細化到家，所以很多時候這樣的證明社保部門無法開具，給個人帶來一些不便和影響。可以說，由于改制破產企業職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔繁重工作任務的社保機構帶來額外的負擔。

1．2特殊工種記錄不完善

根據國家的有關規定，特殊工種審批統一由各級地方勞動保障部門根據企業上報材料對從事特殊工種名稱、從事時間、公示結果、企業上報備案材料及本人檔案記載等情況進行核對，并嚴格把好審核、審批關，對沒有原始檔案或原始檔案沒有記載特殊工種經歷的，不得作為特殊工種提前退休依據。根據以上政策，勞動障保部門審定特殊工種的重點也是唯一依據，是國家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項工種記載的原始記錄，因此，對提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項工作做好了，既能保護在特殊崗位上職工的合法權益，也能遏制企業違規辦理職工提前退休、審批把關不嚴、審批條件掌握不一，甚至違反規定審批的不良現象。綜上，原始檔案的管理成了維護職工合法權益、規范職工退休審批制度，促進養老保險制度改革的有力保證。目前由于改制企業或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉換后，不及時記入檔案，很難保證檔案真實性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業崗位時間。所以說，改制企業職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認定帶來巨大的困難。

1．3合同制職工檔案管理存在的問題

實行勞動合同制是《勞動法》的主要內容，是加強企業經營機制轉換的一項重大舉措，是企業人事制度建立，并與社會主義市場經濟體制相適應的必然要求，也是企業實行人員聘任制度的必然途徑。實行聘用制后，雙方可以協商約定聘用時間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動更加頻繁。但目前有些企業對合同制職工的檔案管理不規范，有的甚至無勞動合同，對續聘、解聘、崗位調整、職務升遷、工資待遇、獎懲尚無據可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發生。企業隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發生勞動爭議時往往因職工與單位沒有一份完整的用工記錄，沒有勞動合同，給勞動爭議仲裁帶來麻煩，更是影響到了勞動爭議仲裁的公正性。

2對策與措施

2．1加大宣傳力度，以提高全社會的共識

與社會保障體系建設的發展進程相比，企業人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現在：社保信息提供不準確、不及時；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業人事干部對檔案管理重要性認識尤為關鍵。只有從基礎抓起，保證各企業所提供檔案的準確性、及時性，才能保證在落實各項社會保障待遇及開展勞動爭議仲裁等各項工作時的準確、公正，更好地保障職工的合法權益。

2．2明確目標任務、以突出工作重點為前提

一是加快社區檔案信息平臺建設。托管社保人員在檔案進入社保后，由于從單位人轉向社會人，單位對職工推向社會就不再履行管理手續，而社保在收到“兩費”后，就只停留在“兩費”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時，無處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區建立檔案信息平臺后，實現社區與社保計算機信息聯網，社保部門通過社區提供的各種信息，及時了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動情況，以及其他有關信息，通過及時地歸檔，建立完整的個人信息數據庫，為提供全面、準確的檔案服務打下良好的基礎。二是加強特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業應加強特殊工種管理檔案，將本企業職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊報當地勞動保險部門登記備案或建立數據庫實行計算機管理，確保勞動保障部門對所轄提前退休的特殊工種的職工進行年度檢查審核。對職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續時，勞動部門根據每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時間及累計從事特殊工種年限進行審核，以此為據進行公告，在無異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過程中的人情“風”、鉆空子等不公正的現象。三是加強勞動合同的管理。全面推行勞動合同用工制度，不是一項孤立的工作，需要企業的嚴格管理和重視。所以，有關部門要加大《勞動法》執法力度，督促企業與職工簽訂規范合法的勞動合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭議案件有據可依，切實維護勞動關系爭議雙方的合法權益。勞動爭議仲裁實踐表明，勞動爭議案件的處理關鍵是事實清楚，材料準確，檔案完整。而這些都離不開檔案管理部門所做的基礎工作，所以說檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準確性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗話說，沒有規矩，不成方圓，要讓企業人事檔案管理工作為社會保障工作提供有效的服務，就必須建立一套較為完整的企業人事檔案管理制度，并由熟悉企業人事檔案管理的工作人員規范社保人事檔案管理。企業人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創造條件，并利用現代先進管理手段，建立計算機信息平臺，加強現有企業檔案室的管理。加強企業人事工作人員培訓交流工作，讓他們樹立一種全新的檔案理念。只有做到企業人事檔案資料的真實和完善，才能實現社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權益。企業人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國勞動保障部門解決勞動糾紛、認定工齡、提前退休審批、養老保險金認領等各項工作必不可少的重要環節。所以應積極探索企業人事檔案工作的新思路、新方法，善于創造性的開展工作，努力實現企業人事檔案工作的創新發展。

參考文獻

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4盧瑩瑩．大數據時代背景下高校人事檔案管理探究［J］．人力資源管理，2014（12）

作者：付育琴 單位：中國石化集團西南石油局