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一、現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案模式存在的問題
人事檔案中紙質(zhì)檔案仍然是一種重要的資料保存形式,但是這樣的保存形式不能實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的快速檢索與統(tǒng)計(jì),這就導(dǎo)致人事管理與人才的交流出現(xiàn)脫節(jié),一些人員已經(jīng)離職或者獲得提升等,其資料不能及時(shí)更新,導(dǎo)致管理困難。同時(shí)紙質(zhì)資料不能進(jìn)行資源開發(fā),影響了信息交流與服務(wù)的提供,嚴(yán)重影響了人事部門與其他部門的直接溝通。還有就是一些單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化改造,但是在改造中沒有針對(duì)自身的特征進(jìn)行人事檔案資料庫(kù)的更新與改進(jìn),表面上實(shí)現(xiàn)了人事檔案的電子化管理,但是其作用不大,電子系統(tǒng)淪為了簡(jiǎn)單的記錄工具,不能發(fā)揮其信息化的真實(shí)作用,這樣的信息化也不能起到幫助提高效率開發(fā)資源的作用,流于形式。
二、人事檔案模式的社會(huì)化轉(zhuǎn)變
人事檔案管理已經(jīng)不能獨(dú)立于社會(huì)而獨(dú)立存在,人才的流動(dòng)已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)化資源的流動(dòng),檔案的開放是必然的,人事檔案關(guān)乎的是人才流動(dòng)與發(fā)展的軌跡,所以人事檔案管理必須進(jìn)入社會(huì)化的進(jìn)程。傳統(tǒng)的檔案管理出現(xiàn)的問題就是人才與檔案的流動(dòng)相互脫節(jié),不能體現(xiàn)以人文本的管理思想,而這樣的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)市場(chǎng)化的進(jìn)程。所以在完善中必須實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。
1.適應(yīng)社會(huì)化的模式構(gòu)建
在事業(yè)單位的檔案管理中,人事檔案的管理歷來是人力資源或者辦公室管理的范疇,但是隨著聘用制的實(shí)施流動(dòng)人員的數(shù)量與比例增加,各個(gè)部門針對(duì)自身的需求會(huì)增加或者減少聘用人員的數(shù)量,此時(shí)人事檔案變動(dòng)頻率自燃增加,因此人事檔案管理必須體現(xiàn)一對(duì)多的管理模式,此時(shí)就應(yīng)建立一個(gè)適應(yīng)此模式的管理制度,即利用信息化技術(shù)幫助建立一個(gè)一對(duì)多的平臺(tái),從而提高管理的效率。
2.完善人事組織機(jī)構(gòu)
在人事檔案管理中也存在分工問題,針對(duì)當(dāng)前的人才流動(dòng)社會(huì)化問題,管理部門也應(yīng)進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的完善,及針對(duì)不同的管理對(duì)象進(jìn)行分工,從而盡快地適應(yīng)人事檔案管理的模式改變,如建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理崗位,針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行處理,并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新,以此實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化的數(shù)據(jù)更新以便適應(yīng)社會(huì)化的人才流動(dòng)模式。同時(shí)在管理中應(yīng)增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全與監(jiān)督的職能,從而保證數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全,最大限度地保證數(shù)據(jù)的保密性。
3.人事管理的職能轉(zhuǎn)變
人事檔案管理的組織機(jī)構(gòu)完善隨之而來的就是職能的轉(zhuǎn)變,在社會(huì)化的人事檔案管理拓展中,職能必須隨著工作內(nèi)容的改變而進(jìn)行調(diào)適,以此才能保證人事聘用的正常進(jìn)行,在保證人才正常流動(dòng)的同時(shí)也可突出管理職能的作用,監(jiān)督與管理流動(dòng)的良性循環(huán)。新出現(xiàn)的職能有:根據(jù)硬件與軟件的設(shè)置需求,保證人事檔案的質(zhì)量,保護(hù)多種信息與資源的安全;針對(duì)流動(dòng)性的增加進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控,利用網(wǎng)絡(luò)資源提高工作的效率;對(duì)多種資料進(jìn)行完整性和對(duì),制定相應(yīng)的登記表格保證人員資料等靜態(tài)材料的完整,并保證增減的準(zhǔn)確性。
4.人事檔案管理內(nèi)容的調(diào)適
在適應(yīng)人才流動(dòng)社會(huì)化的同時(shí),檔案管理必須適應(yīng)人事資源的多元化,因此人事材料已經(jīng)不能局限在紙質(zhì)材料的范疇內(nèi),應(yīng)進(jìn)行強(qiáng)化檔案基本內(nèi)容的完善與真實(shí)性控制,可以利用多種媒介對(duì)人員資料進(jìn)行采集,從而保證人事檔案完整性與準(zhǔn)確性。如利用影像資料對(duì)人員進(jìn)行登記,利用逐級(jí)審核對(duì)人員資料進(jìn)行審核,利用網(wǎng)絡(luò)資源對(duì)人員資料的真實(shí)性進(jìn)行審核等等。同時(shí)一旦建立人事檔案就應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行不斷的補(bǔ)充,利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)對(duì)人員的工作狀況進(jìn)行采集,針對(duì)性的補(bǔ)充人事檔案的基本內(nèi)容,并將流動(dòng)人員與固定人員的資料進(jìn)行分離,針對(duì)流動(dòng)人員的高流動(dòng)性進(jìn)行登記與存檔模式調(diào)整,在提高準(zhǔn)確性的同時(shí),保證人員進(jìn)出的效率,以此提高其他部門對(duì)人員進(jìn)出的靈活度,在監(jiān)督與管理中保證人員進(jìn)出的相對(duì)自由,以此提高人事管理的效率。
三、結(jié)束語(yǔ)
總之,在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中,其受到的影響來自于制度與社會(huì)化,針對(duì)這一改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷,以此必須利用多元化的措施對(duì)制度、技術(shù)、模式等進(jìn)行調(diào)整完善,從而幫助事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與管理水平的提高。
作者:王晶單位:長(zhǎng)春廣播電視臺(tái)