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(一)檔案管理意識不強
在出租車的管理中,檔案管理可以說是整個管理中的一項非常重要的工作,是其他管理工作的基礎,因為管理中的一些決策、計劃、構想都必須以事實為依據,以數據為準則,只有完善的檔案管理,才能從宏觀和微觀上動態把握整個出租車行業的運行狀態,甚至單個車輛的狀況,每個司機的運行情況都必須通過檔案記錄和管理才能體現出來,可以說檔案記錄就像人體經絡一樣,時時顯示著人體的健康狀況,其重要性是不可忽視的,但在一些城市的出租車管理中,沒有認真重視起來,充分認識到檔案管理的重要性,在行業管理中,往往遇到問題頭疼醫頭腳疼醫腳,不能從檔案記錄中找尋解決問題的捷徑。
(二)檔案管理技術手段落后
在技術手段上,很多地方限于認識、資金、水平等方面的原因,檔案管理的手段難以跟上時代的腳步,還停留在過去的老辦法,手工記錄、卡片記錄、紙質記錄、賬冊管理依然在一些地方存在,雖然有些地方也采用了電腦辦公和軟件管理,但也僅限于一些簡單的記錄,作為資料保存,不能形成對數據的整和、統籌分析,達不到科學、高效管理的預期效果。
(三)檔案管理人員不專業
很多地方的出租車管理中,都沒有專業的檔案管理人員,檔案管理是一門系統的管理學科,要具備一定的專業知識和經驗,才能真正運用檔案中的每條紀錄和每個數據,在數據統籌、動態分析、制定決策時發揮其應有的作用。現實的情況是,多數的出租車檔案管理都是一些普通的文員代為管理,只是起著一個記錄員的作用,難以發揮檔案管理的真正作用。
(四)檔案管理制度不完善
完善的管理要有完善的制度作為支撐,只有在完善的制度框架下,才能達到管理的最高水平。在出租車的檔案管理方面,很多地方都存在管理制度不完善的情況,對于出租車、駕駛員等檔案記錄不能完整及時地進行歸檔,有的還存在漏記、丟失等情況,出現這樣情況時,有時還無從問責,給管理和解決問題帶來難度。
二、解決出租車檔案管理問題的措施
(一)認識,強化內容管理
要充分認識出租車檔案管理的重要性,真正把出租車檔案管理當作一項重要工作來抓,認真重視起來,在管理內容上,做細做透。對車輛檔案、駕駛員信息、駕駛員運營情況及誠信記錄、有關車輛及駕駛員的證件等都要分門別類地做到詳細、完整,建立電子檔案,隨用隨取,即時反映動態信息,為出租車管理提供參考。
(二)制度,加強技術投入
建立健全檔案的管理制度,對于檔案管理設專人負責,同時引進專業人才,專門管理。同時加強技術投入,采取現代高科技手段,采用電腦建立電子檔案,并建立網絡協同管理,做到數據圖表的共享,有條件的請專業人員開發適合本出租車經營情況的軟件,提高檔案管理的工作效率,為出租車管理服務。
(三)檔案服務的創新能力
檔案服務的創新能力是以檔案基礎工作為保障的,管理機制的創新、高質量的檔案信息的整合都是檔案服務創新的前提。現代的檔案服務范圍和職能較以前更廣闊,更具創造性,使得檔案的服務方式更加多樣化。檔案服務的創新更有助于出租車的管理,有助于提高出租車的服務質量,滿足時代的發展需要,為人們的出行提供優質服務。
作者:孫博單位:公主嶺市出租車客運管理所