人事檔案管理研究5篇
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（一）各級領導和有關部門以及當事人，對人事檔案管理的重要性和緊迫性認識不足很多部門在人事檔案管理手段上,仍然停留在手工管理上。沒有信息化和技術，沒有單獨的人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索、查錄,致使人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。這也導致當事人或相關人在調(diào)閱人事檔案時，都是采用原始的手工操作方式，效率極低，也會容易造成人事檔案的損壞。此外，很多人事檔案管理人員，對于學習不夠，鉆研不多，導致人事管理業(yè)務不熟。由于支持力度不大，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識培訓,導致業(yè)務不熟,很多人事管理人員對人事檔案的重要性、必要性，對管理檔案的基本要求、人事檔案管理應注意的問題略談文／王奇檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解。
（二）一些單位或個人的人事檔案，在一定程度上存在著造假問題人事檔案的最大的特點就是真實性。然而，由于利益的驅(qū)動，特別是在現(xiàn)有人事檔案管理模式下,“弄虛作假”現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。特別是高考、中考、人才流動、調(diào)動、就業(yè)、報考公務員、考研等方面,一些人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、提拔等目的。這已經(jīng)使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。
（三）人事檔案材料和資料不完整由于重視程度不大，管理水平不高，導致一些人事檔案材料短缺,內(nèi)容不完整，比如，有的沒有履歷表，有的沒有年度考核表，有的甚至連學歷、職稱、工資、表彰等材料都沒有。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這些后果的原因非常多。有的是因為檔案管理部門工作人員不負責任，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料;有時只是將人事檔案材料加以簡單的收集堆放,沒有及時將材料進行鑒別和分類。有的是對檔案材料內(nèi)容沒有進行認真負責地審核和把關,導致人事檔案中的一些內(nèi)容不全。當然，也有部分干部職工對自己的人事檔案的認識不足，對本身的檔案的重要性沒有認識到位。他們在填寫履歷表、年度考核表等類似的內(nèi)容時,能省則省，能不寫的甚至不填寫,敷衍了事，不認為這會產(chǎn)生嚴重后果。
二、人事檔案管理對策措施
（一）全面加強領導,切實提高對檔案工作重要性的認識在認識上、思想上、組織上給予充分的重視。要建立人事檔案管理領導小組,由主要領導或分管領導任組長，定期不定期地對人事檔案管理工作進行認真的檢查、指導、督促,如果發(fā)現(xiàn)問題一定要及時徹底地給予解決。同時，一定要根據(jù)人事管理的規(guī)律和要求，研究制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃和步驟,使人事檔案管理工作能夠順利科學地進行。要把人事檔案管理工作放在單位隊伍建設和事業(yè)建設的高度來對待，并將其納入到單位日常重要議事日程。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。
（二）切實加大對硬件設施的資金投入要加大資金投入，按照人事檔案管理規(guī)定的有關標準和要求，配置足夠的用房面積，要有專門的檔案室、閱檔室、查詢室、辦公室、微機室，要有專門的檔案柜，以及專門的電腦、空調(diào)、滅火器、溫濕度計。要有專門的消防等硬件設施，全面地做好通風、采光、防蟲、防潮等措施。
（三）健全管理制度制度是根本性的，有一個好的健全的制度，可以在根本上保障人事檔案管理的科學化和規(guī)范化。應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，根據(jù)上級有關檔案管理的要求和政策部署，進一步完善各項檔案管理制度。比如，要建立人事檔案計算機輔助管理制度、流程管理制度、保密管理制度、查詢管理制度、追責管理制度、保障管理制度等一系列制度。哪些單位要制定哪些人事制度，也要根據(jù)本單位實際，同時也要考慮到人事檔案管理的特殊性、專業(yè)性和保密性。
（四）提高檔案管理人員的綜合管理水平人事檔案管理水平如何，在很大程度上取決于有關人事管理人員的素質(zhì)如何。為此，全面地加強對人事管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的培訓和教育,不斷地提高人事管理人員的政策水平和專業(yè)技術水平,具有極現(xiàn)實的重要意義。基本指導原則是，要培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型、責任型”多素質(zhì)人事檔案管理人才，要使檔案管理人員有愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻、善于合作的精神,掌握新信息新技術，使他們能更快速掌握與人事管理有關的新知識和新技能。要把真正優(yōu)秀人才流動到人事管理崗位上，把他們的任免、工資待遇、專業(yè)技術晉升、出國考察學習、業(yè)務能力培訓等，當作一件大事來抓，要和待遇掛鉤，確保他們的積極性和創(chuàng)造性的有效發(fā)揮。
（五）根據(jù)新的形勢，切實地加強人事檔案管理的現(xiàn)代化、技術化和信息化建設人事管理離不開信息化和技術化。信息化是支持人事檔案管理現(xiàn)代化的主要手段。要學習，掌握，引進現(xiàn)代化信息化管理系統(tǒng)，充分利用計算機等現(xiàn)代工具，建立完善人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫,通過高效的信息統(tǒng)計和內(nèi)容整合以及檔案分類,對人事檔案中的政績、業(yè)績的評價提供量化科學化的依據(jù),實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準確和動態(tài)、立體的管理體系。現(xiàn)在，很多單位的人事管理已經(jīng)完全實現(xiàn)信息化運行，效率高，差錯率小，非常受歡迎。總之,人事檔案管理工作是一項極端重要的工作，必須在新的形勢下，不斷地完善，不斷地推進,通過政策支持、制度保障、加強領導、引進人才、完善措施等，使人事檔案管理走上一條科學化現(xiàn)代化的道路，從而為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障和支撐。
作者：王奇單位：齊齊哈爾市龍沙區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處
第二篇 一、人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
(一)人事檔案案卷整理不規(guī)范
一是文件材料分類不規(guī)范。很多檔案管理人員在檔案分類上把握不準，隨意性很大，給人事檔案的查閱利用帶來不便。隨著人事制度的改革及人事工作管理思路的改變，人事檔案分類也隨之進行了相應的調(diào)整，比如過去人員登記表統(tǒng)一放在第一類，現(xiàn)在調(diào)整為與畢業(yè)生登記表(履歷表)等學歷材料歸在第四類。但實際操作中很多檔案管理人員沒有及時按照新規(guī)定調(diào)整分類，出現(xiàn)了檔案分類不統(tǒng)一的情況。二是文件材料制作不規(guī)范。例如干部檔案材料，過去必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，對于大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊，所以很多文件材料有裁剪不規(guī)則、參差不齊的現(xiàn)象，給整理和裝訂工作帶來了極大的麻煩，同時也造成人事檔案案卷不美觀。
(二)人事檔案管理重視度不夠
人事檔案管理是一項默默無聞的工作，很難引人注意，也不容易取得明顯的成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案管理工作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，完全可以由人事部門或者相關部門人員兼任，只要不丟失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位的領導往往忽視人事檔案管理工作的重要性，未將其納入到議事日程，導致人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為單位人才隊伍建設服務。
(三)人事檔案管理人員專業(yè)性不強
人事檔案管理是一項繁雜瑣碎且連續(xù)性較強的工作，如果沒有一定的人力投入，就不可能保證檔案的質(zhì)量。尤其是事業(yè)單位受科技體制改革的影響，人員編制較以往大大縮減，管理人員更是大幅度精簡。在這種情況下，一般單位的人事檔案管理工作都由人事部門人員兼任，這本來是有利于人事檔案文件材料收集的，因為許多人事檔案的形成都要經(jīng)過人事部門，但正是由于兼職人員的非專業(yè)性，檔案文件材料收集意識淡薄，沒有督促其他檔案形成部門及時移交文件材料，致使許多應歸檔文件材料沒有及時歸檔，造成人事檔案文件材料的缺失。
(四)人檔分離，流動人員檔案處理不及時
隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｈ瞬诺牧鲃釉斐扇藱n分離，棄檔不用的人員越來越多，普遍認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，不影響自身的發(fā)展，因此有意無意地就遺棄了檔案，這種社會整體意識上的欠缺非常嚴重，是導致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要原因。而且由于許多單位對離職員工檔案的處理沒有硬性要求，導致人檔分離的情況愈加嚴重，使單位的人事檔案管理工作陷入困境。
(五)人事檔案管理的科學化、信息化程度不高
通過分析人事檔案的利用情況，發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務對象已經(jīng)不單單是組織人事部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學歷證明，辦理公證等多種形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久保存。但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習慣于手工操作，有的單位即使安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，但由于系統(tǒng)本身功能的局限，只是對員工個人的基本信息進行記錄，對員工在工作生活中形成的原始文件材料卻不予收錄，使得在人事檔案的跨單位利用中實用性不強，仍然需要提供紙質(zhì)檔案，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又大大影響了工作效率。
二、人事檔案管理思路探討
(一)提高認識，加大人事檔案管理的重視程度與財政投入
當前，許多單位的人事檔案管理工作都是由組織人事部門人員兼管，造成了人事檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核以及鑒定工作一般都等到緊要關頭才去做，沒有能夠引起足夠的重視。單位領導作為檔案管理工作的直接指導者與管理者，對人事檔案管理工作的重視程度直接影響其現(xiàn)代化發(fā)展水平。因此，為了進一步做好人事檔案管理工作，提高單位領導對檔案管理工作的重視程度尤為重要。檔案管理部門要積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的資金投入，做好檔案管理設備的更新，改善人事檔案管理條件，以此提高人事檔案管理水平，推動人事檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學化發(fā)展。
(二)建立健全人事檔案管理工作制度
人事檔案管理工作是一項瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來約束，就會無章可循。所以應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項人事檔案管理規(guī)章制度，并在狠抓落實上下功夫。對人事檔案文件材料從收集歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及人事檔案的日常保管、借閱、利用，檔案轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出都要制定一套完整的制度，嚴格執(zhí)行，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，使利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、纂改等的人為因素，并對出現(xiàn)的問題實行責任追究，保證人事檔案管理規(guī)范有序。同時還要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、系統(tǒng)、完整，為人員考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
(三)加強人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)建設
人事檔案管理工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，檔案管理人員作為人事檔案管理工作的執(zhí)行者，其個人綜合素質(zhì)直接影響著人事檔案管理水平。由此不僅要求檔案管理人員要具有過硬的專業(yè)知識，更要求檔案管理人員具備較強的責任心與較高的政治素質(zhì)。因此，一方面，單位組織人事部門要注重加強檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事人事檔案管理工作；另一方面，要定期組織業(yè)務培訓，讓檔案管理人員不斷掌握新的業(yè)務知識和先進的管理技術，跟上信息時代經(jīng)濟發(fā)展的步伐，使其勝任工作。同時主管部門應定期對檔案管理人員進行思想政治教育，提高檔案管理人員的政治覺悟，增強檔案管理人員對檔案管理工作的責任心，踏踏實實做好本職工作，進一步提高人事檔案管理水平。
(四)注重人事檔案文件材料的收集，提高人事檔案管理質(zhì)量
收集人事檔案文件材料是人事檔案管理工作的基礎，然而隨著人事制度的改革深化，考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升、出國等事項形成和需要歸檔的文件材料不斷增多，給人事檔案文件材料的收集提出了新的要求。因此檔案管理人員必須及時收集各種人事檔案文件材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的文件材料要及時進行處理，手續(xù)不全的文件材料要退回文件形成部門進行補辦，確保文件材料齊全完整、手續(xù)完備、符合規(guī)范，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
(五)加強人事檔案管理的信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，要使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的信息化手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理信息化是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的迫切需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳遞人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案進行信息化管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化的設備和技術，將檔案資材整理輸入計算機，通過相應的技術處理手段，將文字、圖片、聲像等材料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。檔案管理工作的不斷完善必將提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并大大提高人事檔案的利用效率，將人事檔案管理工作推上一個新臺階。
三、對人事檔案管理現(xiàn)狀與管理思路的總結(jié)
隨著人事制度改革的不斷推進，給人事檔案管理帶來發(fā)展機遇的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，要更好地發(fā)揮人事檔案管理工作的作用，在實際工作中，不僅要在人事檔案管理制度上不斷創(chuàng)新，更要根據(jù)人才資源的發(fā)展趨勢，在人事檔案管理觀念上進行不斷的更新。只有按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，才能走出目前人事檔案管理的困境，從而為人才資源的合理利用與有效管理作出有益的貢獻。
作者：寇新怡單位：中國兵器工業(yè)第五八研究所
第三篇 1干部人事檔案管理存在的問題
1.1檔案管理水平不高
干部人事檔案管理工作，既是一項政治性、政策性、保密性、服務性很強的工作，也是一項具有科學性和專業(yè)性的工作。這些性質(zhì)要求從事干部人事檔案管理工作的人員，必須具備較好的政治素質(zhì)和較高的專業(yè)素質(zhì)。但由于檔案管理人員大多數(shù)是身兼多職，對檔案工作投入的精力不足，相應的業(yè)務培訓系統(tǒng)性不強，因此嚴重影響了檔案管理水平。
1.2檔案收集力度不夠
干部人事檔案的形成單位分散，有本單位的，也有外單位的，而且形成時間不固定，給檔案收集工作增加了難度。在整理干部人事檔案時經(jīng)常會遇到材料缺失的現(xiàn)象。一般有三類材料缺的比較多。一是學歷、學位材料;二是獎勵、表彰登記表;三是較早前的干部任免審批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字跡潦草不清，書寫不規(guī)范，給干部人事部門查閱檔案帶來了很多困難。
1.3檔案整理水平欠缺
干部人事檔案要進行規(guī)范化的整理，干部人事檔案既不能“欠”整理，也不能“過”整理。在新《條例》規(guī)定之前，檔案材料必須統(tǒng)一裁剪或整理成標準的16開（260*184mm）規(guī)格，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水筆或復寫紙書寫。而在實際檔案文卷中會看到很多不符合檔案整理規(guī)定的地方，有的檔案整理人員為了達到標準大小的紙張規(guī)格，對檔案材料實行野蠻裁割，導致許多有價值的檔案材料缺失邊角內(nèi)容；有的檔案材料被反復打孔裝訂，致使左側(cè)邊緣綜排達10余個孔洞；由于檔案整理人員對檔案鑒別存在理解差異，所以在對整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進行登記，經(jīng)主管領導審核批準后分情況予以處理，而在實際工作中，對剔除檔案的材料登記往往無跡可查。
1.4檔案管理信息化程度不強
隨著科學技術的發(fā)展，計算機技術得到廣泛的開發(fā)，但許多先進的技術手段和管理理念還沒有充分深入到檔案管理上來。特別是調(diào)閱檔案程序需要反復翻閱檔案原始材料，影響了檔案的保存和安全，并造成一定的資源浪費。
2干部檔案管理工作的對策
2.1突出完整性，嚴把材料收集關
干部人事檔案管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成干部人事檔案材料的信息，定時定期地向形成材料的部門收集應歸檔的材料。遵循真實、完整、及時、規(guī)范的原則，定期對干部人事檔案進行全面的整理，對查出缺少的材料逐一進行登記、造冊和催討。對能補充的材料如獎懲材料和學歷學位材料，通過與個人催討的方法找到證書原件，留取復印件，注明復制時間并加蓋組織科公章存檔。
2.2突出準確性，嚴把鑒別審核關
將干部任前檔案審核作為干部選拔任用工作的必經(jīng)程序，對干部的“三齡一歷”、獎懲等情況進行認真審核，充分發(fā)揮檔案在干部工作中的重要作用。對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。對同名同姓、同音異字、一人多名等材料，采取查看籍貫、對照“三齡一歷”、核對工作簡歷等方法進行甄別；在審核過程中，對檔案中的一些關聯(lián)材料和關聯(lián)信息相互進行印證。對于學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據(jù)干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學習、培訓、任職經(jīng)歷，反向倒查之前的各項材料是否齊全，相互認證。
2.3突出嚴肅性，嚴把整理質(zhì)量關
自2010年10月1日起，干部人事檔案材料的載體一律采用國際標準A4型公文用紙，停止使用16開紙型，對不符合標準的材料進行及時更換。檔案原始材料進行逐頁檢查，對紙張出現(xiàn)破損、斷裂、發(fā)脆過薄的單頁材料進行托裱，對編目、裝訂錯誤的材料進行調(diào)整，使整理過的檔案做到“四無兩齊”，即：無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物和左、下兩面對齊。
2.4突出規(guī)范性，嚴把制度健全關
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是健全各項制度。對檔案資料從收集、歸檔到移交，以及檔案的日常管理都要制定一套嚴格的制度，做到室內(nèi)有制度、管理有薄冊、查閱有記載、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)。二是嚴格工作程序。按照檔案管理的有關要求，進一步嚴格工作程序，加強檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化水平。在辦理干部調(diào)配、畢業(yè)生接收等方面手續(xù)時，堅持先調(diào)檔審核，再提部務會議討論；在接收新形成的學歷、學位材料時，先驗證學歷、學位證書再進檔，防止假文憑、假學歷材料混入干部人事檔案，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。
2.5突出時效性，嚴把信息建設關
把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。通過輔助計算機、掃描儀等硬件設備，將檔案文字信息通過掃描轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，實現(xiàn)人事檔案文卷與數(shù)據(jù)格式并存的管理模式。同時，可以建立數(shù)字化的信息網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上認識信息的接收、轉(zhuǎn)遞、儲存和資源共享。
3結(jié)束語
近年來，隨著對干部人事檔案整理要求的細化和對檔案管理人員業(yè)務培訓力度的加強，檔案整理水平普遍提高，出現(xiàn)的問題也越來越少。但各個方面的問題任會存在，這就要求我們檔案管理人員要不斷學習，更新觀念，積極探索檔案管理新模式。
作者：魏洪玉單位：山東勝利職業(yè)學院
第四篇 1、人事檔案管理工作存在的問題
1.1對人事檔案管理工作重視度不夠
很多人，包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)：一是認為人事檔案工作不是鐵路企業(yè)管理的重中之重，而是一項輔助性工作，與鐵路的運輸生產(chǎn)和安全經(jīng)營沒有直接聯(lián)系，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，在思想上不夠重視；二是個別認為人事檔案只要不丟失、不泄密，能應付人員調(diào)動或基礎資料借閱工作就行，加強人事檔案管理已沒有太大的現(xiàn)實意義。造成管理上就相對松懈，放松了對人事檔案基礎工作管理，淡化了人事檔案工作的地位、作用以及投入，在一定程度上缺乏領導應有的理解與重視，處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。
1.2資金投入有限，檔案室硬件設備、設施不達標
按照人事檔案管理管理文件相關要求，超過500冊人事檔案的單位均應設立堅固的專用檔案室（庫），庫房內(nèi)要存放滅火器并安裝鐵門及鐵柵欄窗戶，檔案選用鐵質(zhì)專用檔案柜進行保管（即三鐵一器），并設置專人管理。然而：一是個別用人單位其檔案室沒有獨立設置，同時存有退休、死亡及等其他人事檔案，現(xiàn)有檔案室基本條件得不到滿足，沒有達到“三鐵一器”硬件條件；二是檔案室面積米數(shù)不足造成室內(nèi)狹窄，不利于檔案管理。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施不齊全，特別是個別單位檔案室與衛(wèi)生間為鄰，防潮效果不好造成檔案的潮濕和蟲蛀破損，影響了檔案資料的美觀、整潔和完整；三是個別單位檔案室與人事辦公場所不在同一辦公樓且距離較遠，且沒有借閱場所，對檔案的安全管理產(chǎn)生了風險和隱患；四是個別單位沒有配備存儲電子目錄和索引的計算機設備沒有檔案切紙專用刀以及統(tǒng)一的檔案夾等相關設備設施。
1.3專兼職管理人員調(diào)動頻繁、人員配備不足
人事檔案管理具有政策性強、保密性高和工作連續(xù)性。人事檔案基礎業(yè)務管理和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。鐵路企業(yè)的生產(chǎn)布局調(diào)整造成頻繁調(diào)動人事檔案管理人員，影響到人事檔案管理工作的連續(xù)性，同時也不利于檔案相關資料保密及及時存檔工作。近年來各單位勞人科定員不斷減少，從事檔案專職人事檔案管理人員占抽樣調(diào)查單位的18.2%，一部分兼職人員因為兼有其他工作，對人事檔案工作不夠?qū)Ｐ模€有一些單位兼職檔案管理人員更換頻繁，致使現(xiàn)職人員有臨時工作思想，對人事檔案工作的專注度不足。
1.4人事檔案管理人員素質(zhì)和能力不高
個別單位人事檔案管理人員工作年限短、業(yè)務管理能力不過硬，對人事檔案管理相關政策的歷史沿革不清楚，人為的造成了人事檔案管理的混亂。從前期“98違規(guī)”退休人員因人事檔案涂改最終導致的上訪、整改情況看，人事檔案管理人員不執(zhí)行政策，因政策或個人等相關原因涂改人事檔案相關數(shù)據(jù)記載，致使人事檔案失去了原始資料含義，最終造成了企業(yè)和個人無法彌補的經(jīng)濟損失。因此，人事檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和忠誠度需有待進一步提高。
1.5人事檔案管理文件執(zhí)行力有待加強
路局直管站段以來，按照《關于印發(fā)<哈爾濱鐵路局人事檔案管理實施細則>的通知》（哈鐵勞衛(wèi)函[2006]357號）文件規(guī)定，人事檔案管理各項制度、工作人員職責及檔案材料收集、整理、裝訂等相關要求均給予明確。多數(shù)單位能夠按照文件要求逐步落實，但是仍有個別單位對檔案管理執(zhí)行力不足，出現(xiàn)檔案材料不規(guī)范、收集和裝訂不及時。如檔案中職工簡歷表填寫不全、沒有單位公章驗印，檔案中裝訂勞動合同、變更協(xié)議、榮譽證書和獎狀等非裝檔材料，檔案分類順序裝訂混亂等問題仍然大量存在。特別是按照文件規(guī)定新增歸檔材料至少兩年裝訂一次，但個別單位沒有按文件執(zhí)行，部分分局撤銷前人事命令、工資調(diào)整通知書、黨團材料仍未及時裝訂，檔案基礎管理工作存在推著干、行動遲緩的現(xiàn)象，落實文件和要求的執(zhí)行力有待提升。
1.6人事檔案監(jiān)督檢查和懲處力度不夠
自全路實施路局直管站段以來，雖然路局下發(fā)了人事檔案管理相關文件，也對全局人事檔案工作提出了明確要求，主管業(yè)務部門定期對人事檔案管理工作進行檢查督促，但檢查各單位硬件投入上僅僅局限在現(xiàn)有設施上，對管理問題只是批評教育等，對限期整改或不落實路局文件的用人單位懲戒力度明顯不足。
2、人事檔案管理工作的兩點建議
2.1加大人事檔案管理的“硬件投入”：
一是強化基層單位對檔案管理的“硬件投入”。目前各單位人事檔案管理基礎工作相對落后和遲緩，還保持著原分局存在時的管理方式和方法，造成了檔案基礎管理的不規(guī)范和不統(tǒng)一。特別是檔案管理的基本設備設施，在近些年中幾乎沒有資金投入，基本上都是在原有基礎上維持現(xiàn)狀，個別單位因整合和拆分，檔案基礎管理工作質(zhì)量明顯滑坡。俗話說“兵馬未動，糧草先行”，各單位黨政領導應該在人事檔案基礎管理工作上給予一定的財力支持，對檔案室、檔案柜、“三鐵一器”及“六防”設備設施有計劃、有步驟地予以投入，完善基礎設施建設，加強檔案管理的硬件裝備，解決檔案基礎管理工作在財力方面的后顧之憂；二是我局對檔案管理的“硬件投入”。通過對全路其他十七個鐵路局關于人事檔案管理現(xiàn)狀咨詢和交流，其中沈陽局、烏魯木齊局、成都局均對檔案的檔案盒、封皮及夾頁進行了統(tǒng)一和規(guī)范。其他路局與我局管理現(xiàn)狀類似，雖然下發(fā)文件但未統(tǒng)一規(guī)范。建議擬對人事檔案基礎管理設立專項資金并加大投入，規(guī)范并統(tǒng)一我局人事檔案管理形式、內(nèi)容和外觀，進一步完善人事檔案基礎管理工作。
2.2加強人事檔案管理的“軟件投入”：
一是提高認識。各單位要增強對人事檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認識，通過會議、培訓等各種渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，各級干部職工充分認識人事檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作者，要深刻挖掘鐵路企業(yè)深化改革期間人事檔案管理工作新的內(nèi)涵和特點，實現(xiàn)廣闊的視野和開放的思維，適應鐵路發(fā)展和變化，抓住時機、迎難而上、勇于探索、不斷創(chuàng)新，摒棄除舊的檔案工作觀念，切實提高人事檔案管理意識和氛圍，形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面；二是規(guī)范制度。各單位要做好當前人事檔案基礎管理工作，完善各項規(guī)章制度。首先要制定并完善歸檔制度明確規(guī)定各種文件材料的歸檔原則、歸檔范圍、及歸檔時間，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用；其次要完善安全保管制度，實現(xiàn)維護人事檔案完整和安全的重要環(huán)節(jié)和主要手段，安全保管制度必須充分考慮現(xiàn)有客觀條件，制定出與之相適應的安全保管措施；再次要建立人事檔案保密制度，在選拔檔案管理人員進行嚴肅、認真考察和考核的前提下，確保保密措施得當和相關保密要求的落實；同時要建立人事檔案借閱制度，要明確規(guī)定借閱檔案時所應具備的各種手續(xù)及借閱時對人事檔案保護等的要求以及復制、抄錄、反饋登記等制度。明確檔案管理范圍、管理原則和管理方法，使檔案管理工作做到有章可循；另外，要定期對檔案管理工作和管理人員進行檢查和考核，建立和健全檔案管理人員的激勵機制，調(diào)動檔案人員的工作積極性，既考察工作熱情和工作能力，也考察工作實績，獎優(yōu)罰劣樹立榜樣，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作任務有序地開展；三是強化培訓。提高人事檔案管理人員素質(zhì)和能力的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育。路局相關部門和各單位勞人部門要組織檔案管理工作人員定期學習人事檔案相關文件精神和要求，提高人事檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。從檔案管理工作的實際出發(fā)，掌握科學管理的原則、方法和檔案管理工作程序，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，做到理論與實踐相結(jié)合，提高檔案管理工作者綜合素質(zhì)、業(yè)務水平及管理能力。同時要積極探索新的檔案管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為鐵路企業(yè)發(fā)展提供必要的信息資源；四是定期考核。按照《哈爾濱鐵路局人事檔案管理實施細則》要求，需定期督導考核和檢查，對在人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題要查清事實，分清責任。對在檔案管理中不認真審查或?qū)彶榘殃P不嚴的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至行政處分，對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關規(guī)定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任，對工作不負責任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，堅決調(diào)離人事檔案管理工作崗位。同時對發(fā)生違紀違規(guī)行為的單位，根據(jù)調(diào)查結(jié)果督促其限期整改。問題嚴重的，嚴肅追究單位主要領導責任。人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。做好人事檔案基礎管理工作并使之達到科學化、制度化和規(guī)范化，不但可以提升單位或部門的管理水平，亦可體現(xiàn)人事檔案管理工作的自身價值。科學規(guī)范管理人事檔案并對其進行資源開發(fā)和有效利用，將對企業(yè)人力資源管理、薪酬管理等工作起到積極的推進作用。因此，我們將在今后工作中不斷吸收和借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理工作研究成果，更新管理觀念、嘗試新的管理手段，并與企業(yè)經(jīng)營管理工作進行有機結(jié)合，為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略、提升企業(yè)市場經(jīng)濟競爭力更好服務。
作者：孟慶鋒單位：哈爾濱鐵路局勞動和衛(wèi)生處
第五篇 一、改進人事檔案管理工作的建議
1.觀念更新
觀念更新就是要樹立適應新時期市場經(jīng)濟條件下集團公司生存發(fā)展需要的檔案管理觀念。第一是服務觀。要加強學習，提高自身素質(zhì)，了解社會發(fā)展趨勢，明確二重生存發(fā)展的市場環(huán)境，樹立二重人事檔案管理為二重生產(chǎn)經(jīng)營工作服務的思想理念，使人事檔案信息資源為二重人力資源管理工作服務。第二是發(fā)展觀。自《中華人民共和國勞動法》頒布實施以來，二重的人力資源管理工作逐步邁入了法制化、規(guī)范化和科學化的軌道，相應的員工人事檔案也具有了上述特征。這與以往計劃經(jīng)濟環(huán)境下的固定工檔案管理工作產(chǎn)生了很大的差別，表明檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了從行政管理向法制管理的轉(zhuǎn)變。從而要求二重人事檔案管理工作必須適應這一變化，用發(fā)展的眼光對人事檔案管理工作方式適時作出調(diào)整。第三是效益觀。這也是市場經(jīng)濟環(huán)境對人事檔案管理工作的要求。我們要改變長期以來形成的檔案管理工作只能講投入，不能講產(chǎn)出，不能求效益的觀念。以強化內(nèi)部管理，加強檔案管理基礎設施建設為基礎，大力抓好人事檔案文件材料的征集、接收和館藏優(yōu)化工作；盡力縮短解除及終止勞動合同人員檔案的保存時間，節(jié)約管理成本；充分運用計算機等各種先進技術手段最大限度地開發(fā)利用人事檔案信息資源，以滿足集團公司生存發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營工作的需要；逐步建立開放式的人事檔案管理制度，拓寬人事檔案資源利用渠道，形成集團公司人事檔案數(shù)據(jù)的資源優(yōu)勢。
2.制度和管理創(chuàng)新
所謂制度和管理創(chuàng)新就是要建立適應市場經(jīng)濟條件的人事檔案管理制度，在工作中引進各種先進的管理方法和管理手段。首先，要建立和完善集團公司人事檔案管理制度。這與觀念更新中談到的發(fā)展觀的理念一致，是集團公司人力資源管理向法制化和規(guī)范化轉(zhuǎn)變時，對人事檔案管理的必然要求。建立健全人事檔案管理制度，自覺接受集團公司檔案館在業(yè)務上的指導與監(jiān)督，是集團公司檔案管理和人事檔案資源合理利用的前提。具體而言，人事檔案管理制度應當具有“適應市場，服務二重，科學嚴謹，運行協(xié)調(diào)”的特征。在工作中，我們應當注重人事檔案管理工作的整體規(guī)劃性、協(xié)調(diào)性和主動性，充分利用人事檔案數(shù)據(jù)資源為二重生產(chǎn)經(jīng)營和生存發(fā)展服務。其次，在運用先進的管理手段方面，當前的首要任務是將計算機技術引入人事檔案管理工作中。目前，二重人事檔案室配置了三臺計算機，并且已經(jīng)促使人事檔案管理突破了人力資源部工作地域的限制，日常的人力資源信息能夠以最快的速度及時反饋到人事檔案室，并且能夠使員工的常規(guī)信息及其與人事檔案數(shù)據(jù)的誤差得到及時的反映。這大大提高了人事檔案信息的準確性，為集團公司人力資源及其它方面的管理工作奠定了堅實的物質(zhì)基礎。與此同時，計算機管理手段的運用，也大大節(jié)省了檔案查詢的時間。例如只要輸入員工工資號或姓名，就能立即在計算機上檢索出個人的基本情況，大大提高了工作效率。實行計算機管理后，人事檔案管理工作的流程發(fā)生了變化，如下圖所示：實行計算機管理的人事檔案工作流程，特別注重管理的層次性、管理過程的可控性以及管理的及時改進。每個環(huán)節(jié)嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋行Т龠M了人事檔案管理水平的不斷提升。
3.硬件環(huán)境的改善
要加強庫房基礎設施建設，提高檔案保護水平，延長檔案使用壽命。在庫房建設方面，近年來在集團公司各級領導的關心和支持下，人事檔案室進行了全面的裝修，包括改造電路、鋪設網(wǎng)線、安裝空調(diào)器等，保證了庫房溫濕度的有效調(diào)節(jié)和庫房的安全管理。檔案管理硬件環(huán)境的改善，是人事檔案管理工作步入新臺階的基礎。
二、結(jié)語
筆者堅信，在觀念更新、管理制度和手段創(chuàng)新以及基礎設施等硬環(huán)境得到改善后，二重人事檔案管理工作能夠改變目前滯后于集團公司整體發(fā)展水平的狀況，達到規(guī)范高效的管理要求，為二重的持續(xù)發(fā)展提供堅實的人力資源信息保障。
作者：丁小平單位：中國第二重型機械集團公司檔案館
