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信息技術對高校檔案管理的啟示

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信息技術對高校檔案管理的啟示

一、信息技術拓展了高校檔案管理的功能

高校檔案管理顯化了宣傳教育方面的支撐功能高校檔案記錄了高校的發展歷程以及文化特色,是對高校大量原始數據的一種保存。其涵蓋了教學、管理、科研、文化等多方面的內容,是對高校領導層、教學教師以及學生行為的一種折射;其在研究報告、學術交流心得、項目計劃以及規章制度等方面的記載,為高校日常工作的開展提供了必要的信息基礎,擴大了人際交流的范圍,為交流活動的進一步開展提供了機會。信息技術在高校檔案管理工作當中的應用,可使其記載信息更為原始的呈獻,顯化其在宣傳教育方面的支撐功能,如檔案實物展示,專題講座舉辦、知識競賽等。除此之外,信息技術還可將其在宣傳教育方面的支撐功能融入到人才培養和科研活動當中,為廣大師生提供更為直接、便利的服務。如,在課題研究、產品研制、學術論文撰寫過程中,開通相關資料信息的網絡查詢功能,為師生相關活動的開展提供教學、科研等方面的成果信息,以發揮高校檔案管理應有的作用。主動搜尋、發掘收藏檔案中的特色信息,繼而有針對性的進行規范、整理,從而顯化檔案管理的宣傳教育功能。

二、信息技術加快了高校檔案管理工作的建設

(一)加快了高校檔案管理的公正、透明化建設

信息技術在高校檔案管理工作當中的應用,可通過在對校園日常事務管理的基礎上建立檔案信息平臺,并在此平臺上設立信息公告欄,就學校的教學特色、辦學條件、招生章程、教師任職資格、就業和出國要求等信息進行展示,從而使教師和學生更為清晰的了解與自身相關的信息。這樣做的好處是擴大高校檔案管理功能的同時加快了高校檔案管理工作的公正、透明化建設,提升了高校檔案管理的服務性和專業性,一定意義上講,也有利于高校檔案管理服務水平和能力的提高。

(二)加快了高校檔案管理的信息共享建設

高校檔案管理的最終目標是服務于使用者,為其提供更為快捷、方便、準確的信息服務。隨著全球經濟一體化體制的建立,大量的社會信息不斷涌入,信息管理范圍急劇擴大,現代高校檔案使用者對服務功能的要求也越來越高。因此,實現高校檔案管理信息共享是社會需求的必然趨勢,也是高校檔案管理未來努力的方向。信息技術的引進,則為高校檔案管理的信息共享建設增添了助力。與此同時,它還將我國所有高校檔案信息有效的、系統的、緊密的聯系在了一起,使得我國各大高校之間達到了一種前所未有的互通有無狀態,高校業內信息共享服務系統和平臺的建立,為我國高校廣大師生與科研人員相互學習、工作活動的開展提供了便利,大大節省了有效資源、提升了效率。

(三)加快了高校檔案管理的工作效能建設

加快了高校檔案管理的工作效能建設,主要體現在簡化了檔案管理的程序和內容,提高了工作效率。首先,區別于傳統的檔案管理模式,高校檔案信息化管理,將檔案信息轉化為數據存儲,節省了大量的空間。與此同時,高校檔案信息化管理的存儲效能更為長久,減小了工作人員整理、修補方面的時間消耗;其次,信息化技術的應用,還簡化了檔案信息的整理、加工流程,提高了檔案管理的工作效率;最后,檔案檢索關鍵詞的運用,還大大縮短了管理人員或使用人員的查詢時間,提供方便、快捷服務的同時使得高校檔案管理提升到另外一個層次。

三、信息技術完善了高校檔案管理的服務性

(一)為高校檔案管理的服務功能奠定了技術基礎

高校檔案管理的首要內容是將已有的有價值的紙質檔案進行收集、整理和保存。但是,隨著信息技術在各大高校檔案管理中的盛行和應用,校園內部網站被逐步建立,傳統的紙質存檔格局被新型的檔案載體如磁盤、光盤等所打破。存檔方式的轉變,促使收集范圍進一步擴大,保存形式靈活化,數據庫的增加以及抓題庫的擴展,使得高校檔案管理的服務功能進一步完善,為其提高更優質的服務奠定了良好的技術基礎。

(二)使得高校檔案管理的服務功能更具人性化

信息技術在高校檔案管理工作中的滲透拓展了其管理工作的人性化服務空間。信息技術是對高校檔案管理最重要的影響之一,因擴展了高校檔案保存形式,才使得高校檔案信息由單一性向綜合性發展。檔案信息化管理可以從聲音、圖像、視頻、照片等多個角度就某一主題的信息進行記錄,確保了保存信息的全面性,使得使用者能夠更加清晰、深切的把握檔案信息的主題。除此之外,信息化技術的應用還可轉變高校檔案管理的服務形式,依據需求者心理的變化開設個性化的檔案服務功能。例如,在校園網站上或檔案管理網站上增設用戶注冊功能,進行必要的審查之后,依據用戶需求的不同提供對等的在線咨詢服務,增設專業提檔服務功能;對于專業性較強的學科,開展有針對性的參考咨詢服務,建立一個檔案管理與使用者之間的信息交流平臺,從而促進相關教學、教研工作的發展,發揮其應有的信息導航作用。

四、信息技術對高校檔案管理工作人員提出了更高的要求

(一)對高校檔案管理工作人員的專業技術水準提出了更高的要求

高校檔案管理工作人員除了掌握必要的檔案收集、整理、分析等檔案管理方面的專業技術外,現代意義的高校檔案信息化管理還要求相關工作人員具備必要的計算機基本操作能力,并在此基礎上,能熟練運用計算機對高校檔案進行收集、整理等管理方面的工作。與此同時,在網絡環境較為繁雜的情況下,檔案管理人員還應注重加強自身檔案安全意識以及技術的培養和學習,時時做好網絡安全防護工作,提高自身現代網絡安全方面的技術水準,以便為高校檔案管理提供一個安全的網絡環境。

(二)對高校檔案管理工作人員的職業素養提出了更高的要求

網絡虛擬環境的建立,為人們的生活平添了更多的誘惑。對于高校檔案管理工作人員而言,堅決抵制不良誘惑,加強自身的職業素養培養,對高校檔案管理具有重大的意義。信息化時代的到來對于高校檔案管理而言,是一把雙刃劍,將其積極影響最大化,盡量避免不安全因素對其產生的負面影響。這就要求學校和管理人員自身切實加強職業素養方面的培養及良好的意識基礎,為高校檔案管理工作的順利開展提供思想保障。

作者:劉靜單位:咸陽網絡與繼續教育學院

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