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固定資產(chǎn)投資項目檔案管理研究

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固定資產(chǎn)投資項目檔案管理研究

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中存在的問題

1.檔案不能完整、準確地反映固定資產(chǎn)投資項目建設過程的全貌。不論是業(yè)主單位,還是項目參建單位,往往偏重建設項目的進度、質(zhì)量,沒有真正樹立起檔案意識,導致項目建設中形成的文件材料收集不齊全、不準確,到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質(zhì)量,嚴重影響了檔案的質(zhì)量,在管理上沒有提供有力的組織保證。

2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發(fā)展很不平衡,機構(gòu)是臨時性的,項目完成后,機構(gòu)撤銷,人員解散,沒有把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作納入項目管理中,沒有建立起領(lǐng)導責任制。

3.職責不明、溝通不暢,有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事,認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多,經(jīng)驗不足,對固定資產(chǎn)投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責,致使兼職檔案人員檔案業(yè)務素質(zhì)不能適應需要,只懂項目業(yè)務不懂檔案業(yè)務,而專職檔案人員只懂檔案業(yè)務不懂工程項目管理,缺乏指導力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理仍處于低級狀態(tài),各單位對電子文件歸檔沒有明確規(guī)定。因此,對固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的對策

固定資產(chǎn)投資項目得到各建設單位的廣泛關(guān)注,加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為,要解決當前固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中存在的共性問題,應從以下幾方面入手。

1.加強固定資產(chǎn)投資項目檔案過程管理,不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇,才能使固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產(chǎn)投資項目檔案工作領(lǐng)導責任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導的議事日程,納入工程項目計劃,納入領(lǐng)導經(jīng)濟目標管理考評,實行動態(tài)管理,并對責任制的落實情況進行監(jiān)督、檢查。同時項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導和專人負責,建立健全各項規(guī)章制度,做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產(chǎn)投資項目檔案管理機制,強化檔案管理部門的職能。首先,要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領(lǐng)導小組;其次,堅持固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行,明確管理職責,并對檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導;再次,要把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。

4.對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓,提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。固定資產(chǎn)投資項目檔案工作是一項專業(yè)性非常強的工作,應注意培養(yǎng)既懂項目業(yè)務,又懂檔案業(yè)務的人員,并保持人員相對穩(wěn)定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設項目檔案管理培訓,不斷提高自身業(yè)務素質(zhì),加強對建設項目兼職檔案人員的指導。

5.充實與完善固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化管理。為了更好地為建設項目檔案管理服務,為今后檔案信息資源共享打下基礎(chǔ),各單位在制定檔案管理制度時應增加檔案信息管理內(nèi)容,凡是通過計算機系統(tǒng)形成的項目檔案,在移交紙質(zhì)檔案的同時,必須提交相應的電子文件。總之,固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作正處于起步階段,還有待于我們從理論上不斷研究、探索,從實踐上不斷創(chuàng)新、提高,以保證固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的正常開展,并為其他建設項目管理奠定良好的基礎(chǔ),做好技術(shù)支持,為檔案管理規(guī)范化、標準化做出貢獻。

作者:姬亞蘭單位:中國電子科技集團公司第十一研究所

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