檔案管理的信息網絡型體系創新
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摘要：檔案管理工作既是眾多單位的基礎工作，也是國家檔案工作的重要組成部分。在信息化、網絡化普及的今天，檔案管理工作走信息網絡型體系創新之路勢在必行，如何轉變檔案工作管理模式、創新檔案工作的管理體系，是本文所要探討的主要問題。
關鍵詞：檔案管理；信息網絡型；體系創新
1.1信息化、網絡化對傳統檔案管理的沖擊。首先是文件生成和處理手段從手工手段、紙質儲存轉向計算機處理和電磁方式儲存，這一革命性的轉變顯示了電子比手工、電磁比紙質強大無比的生命力。以工程設計圖紙為例，手工制作需要耗費大量人工，一遍一遍地修改、審定、正式繪制出圖；使用時要翻閱紙質圖紙，儲存和查詢都需要專門的地點、設備和輔助人員的配合。通過計算機輔助設計，工程設計圖紙從設計、修改、存儲到查詢、使用，全部可以在計算機上實現，理論上一臺計算機就可以，實際中已形成網絡化，多終端共享。不但解決了成幾十倍提高效率的問題，節省了大量人力物力，更解決了網絡傳輸和共享。其次是檔案載體的轉變。在實現計算機全程管理后，實現了信息數據的遠程傳遞、交換和處理。在各項管理活動中，電子文件以其迅捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。傳統紙質文件或檔案是以實體為單位呈現在人們的手中才算是完成了文件生成和傳遞的使命。經過信息化、網絡化處理的文件或檔案，不再需要花費大量人力物力傳遞實體，只需手指輕輕一點即可完成。最后是儲存介質和方式的改變。傳統紙質方式是將無限的內容儲存在有限的空間之中，堆積如山的文件和檔案永遠都沒有地方存放。電磁方式恰好相反，將有限的內容儲存在無限的空間之中，芯片體積越做越小，儲存空間越來越大。這一轉變雖然并不意味著徹底放棄傳統，但至少提醒了我們必須更加重視電磁虛擬儲存方式而不再過分依賴紙質實體方式。以上僅僅是技術層面的沖擊。技術變革往往是社會變革的先導，最終都要引領人類生活方式和管理模式發生重大轉變。
1.2檔案管理的信息網絡型體系概念。時代的發展對檔案管理工作提出的要求就是要實現信息化、網絡化。信息化是處理“檔案源”的手段，網絡化是信息化發生交集的媒介或平臺。檔案管理工作要形成信息網絡型的體系，就是要徹底變革檔案源的處理手段，極大提高檔案源處理效率，沖破傳統狹隘觀念的束縛，開放行業部門的私有領地，最終達到全社會共享的理想境界。
1.3只有走新體系創新之路才能沖破重圍。我國現有的檔案管理的法規、原則、方法大多源于20世紀七八十年代管理模式。管理機制相對滯后、管理形式單一，手段落后，內容單調。檔案部門長期處于封閉、半封閉狀態，僵硬的操作慣性至今猶存，直接導致檔案館藏龐大，良莠不分，利用率低?，F有檔案管理模式難以面對知識經濟、信息文明、網絡社會的高度發展，更難以發揮檔案信息的開放性、信息資源的共享性。檔案管理工作面臨舉步維艱的局面。檔案管理體系只有進行創新和改革，才能適應目前所面臨的文化多元化、經濟全球化、知識信息化和信息網絡化的多方挑戰。新技術革命，決定了檔案管理必然是知識型、信息化、網絡化的高科技手段的綜合應用，必將運用大量的高科技手段，檔案載體的多元性管理手段和創新性特征將更加明顯，傳統的紙質管理模式必將被電子管理方式所替代。電子檔案管理網絡化的建立，又必須建立在擁有知識、運用知識的基礎上才能實現，這就決定只有創新檔案管理體系，才能適應未來社會的發展。
2建立檔案管理的信息網絡型體系的基本要素
2.1工作機制開放化。檔案管理工作機制，是決定管理功效的核心問題。在結構及其運行機理方面，封閉的形式和系統不能很好地適應發展的需要，結構僵化，運行遲鈍，反饋模糊；而開放化機制卻能按一定的規律、秩序，自發地、能動地引導和決定檔案管理的方向和行為。檔案管理工作機制是由檔案事業組織的基本結構決定的，開放化首先要求組織的基本結構要有統領、多層次、相交融，給全社會提供和展示一個充滿生機的大舞臺。
2.2人才結構層次化。目前各級、各類檔案管理部門在人才方面的現狀是：普遍存在一般管理人員多，高層次管理人才少；女性多、男性少；年齡不均、結構老化等問題。近年來，檔案管理人員學歷雖有所提高，但缺乏專業和專門人才，特別缺乏擁有高科技知識和精通外語的人才。隨著科學技術的飛速發展、技術滲透的不可阻擋和與國際社會交流的日益增多，電子檔案、外文檔案和各類專業檔案種類和數量都將大大增加，檔案管理部門既需要擁有各類專業管理人才，也需要擁有一定比例的高端型、綜合型人才。只有這樣，才能實現檔案管理人才的知識型目標結構。
2.3先進技術系統化。檔案是由文件轉化過來的，檔案是各項事業、各個行業、各個部門、單位終端產品的真實記錄和結晶。行政機關的終端產品是文件、法律文書，事業單位的終端產品是業務服務項目，設計單位的終端產品是設計文本或圖紙。這些文件、法律文書或圖紙實際上都是他們的終端產品以檔案形態的凝聚和固化。檔案管理工作實際上是這些終端產品的管理工作，只不過體現的形式不同。所以檔案管理工作必須與從事的事業相符合，與匹配的工作同步發展，同步追趕先進技術。
2.4載體處理信息化?，F代社會，信息化的概念越來越被廣泛應用和接納。對于任何一個行業，信息化實際上是信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的一個過程。我們不只是把熟悉的工作內容、處理的事項、研究的項目簡單地完成就萬事大吉，更重要的工作還在后頭，那就是信息化。比如將一份文件、一宗法律文書、一套圖紙，以信息化的視角、用信息化的手段挖掘透徹，使之以最小的單元——信息單元形式存在，儲備起來以供他用。相當長的一個歷史時期，檔案載體主要是紙質、電磁（計算機硬盤、磁帶、光盤、云存儲、聲像介質）形式。與之對應信息化的過程包括兩個方面：一是將已有的檔案載體進行信息化處理，轉變成數字信息，進行儲存、傳遞、處理、再生和利用；二是將已經信息化了的載體按照檔案的屬性進行歸檔處理，使之符合檔案管理要求。艱巨的任務是將已有的檔案載體進行信息化處理，更艱巨的任務是將信息化的載體進行檔案化處理或者說在進行信息化處理時就運用檔案化手段固化信息化載體。當前人們可以花費大量人力物力去進行信息化處理，但很少有人能夠認識到未來的信息化的檔案固化，而寧愿按照紙質檔案的歷史繼續前進，繼續進行數字化信息化處理。
2.5資源共享網絡化。網絡化可以把不同的計算機及各類電子終端設備互聯起來，以達到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數據資源的目的。網絡甚至可以把整個互聯網整合成一臺巨大的超級計算機，也可以構造地區性的網絡、企事業內部網絡、局域網網絡。廣義上講，檔案就是一種社會資源；歸屬行業、部門或單位的檔案，雖然不是公開的社會資源，但其終究是為社會服務的，終究要被社會利用。所以檔案管理事業更應盡早建立檔案管理網絡化體系。
3建立檔案管理信息網絡型體系的關鍵是創新
3.1觀念創新。從觀念上創新，檔案管理部門應認識到檔案管理工作與社會各方面的內在聯系，檔案是各行各業終端產品的真實記錄和結晶，檔案管理體現了各行各業的高端技術和發展水平。要不斷樹立起檔案管理是一項綜合型管理、知識型技術、信息化網絡的總體觀念，最終發揮檔案的潛在性生產力效能。
3.2制度創新。從制度上創新，就我國的現狀而言，法治建設還有待進一步建立和完善，檔案管理制度還需不斷優化，管理環境還需不斷改善。檔案管理工作隨著我國法制工作的完善而不斷創新，尤其要注重傳統紙質文件和信息化電子文件在形成、歸檔、利用、對外開放方面進行制度創新，用制度創新來解決檔案管理工作發展中遇到的一系列新變化、新問題，使檔案管理工作健康、有序地向前發展。
3.3管理創新。從管理上創新，檔案管理工作應按照“立足檔案、面向世界、面向未來”的原則，開展創新實踐。檔案管理的手段要“推陳出新”，逐步實現檔案管理的科學化、現代化、信息化、規范化，不斷滿足社會各方面的要求，以推動檔案事業的發展。
3.4技術創新。從技術上創新，了解我國檔案管理工作在世界所處的地位水平，注重參與國際檔案信息交流，取人之長，補己之短，并注重引進先進技術，應用在檔案管理中。如對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位，以便于保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象脫離實體，開展深層次加工、貯存，實現計算機檢索和在網絡傳輸。
3.5人才創新。從人才上創新，樹立管理型、服務型觀念，全方位發掘、培養、選拔檔案管理人才，建立檔案管理人才庫，并不斷嘗試采用新的模式，高效率激勵、使用檔案管理人才，實施知識型人才的戰略，以增強駕馭未來檔案管理事業的知識能力。沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作亦是如此。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。
作者:王萍 單位:河南省地質環境監測院
