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摘　要：當今時代是一個信息量爆炸的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的橫空出世使信息科學往前邁進了一大步作為新興的信息科學技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為世界各國相互競爭的一項前沿技術(shù)。能否在數(shù)量十分龐大的信息大海里快速、準確地找到對自己有價值的信息是當今計算機科學界十分關(guān)鍵的問題。為了順應(yīng)社會發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該進行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進的信息技術(shù)進行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；管理

檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應(yīng)該更加重視對檔案的管理。現(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對檔案進行管理都是以人工的形式進行，人工的工作方式可能會導致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負責檔案管理工作的部門應(yīng)該加強信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢，有利于促進信息的共享。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)在發(fā)展越來越復雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，檔案管理重視度不夠這是現(xiàn)在面臨的一個問題，在管理的過程中，我們需要采取新的方式來解決其中的問題，面對新的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得越來越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展，很多技術(shù)和內(nèi)容都需要得到進一步的更新和發(fā)展，相關(guān)的管理人員意識還不夠完善，對檔案管理的認識程度還不夠高，給未來發(fā)展帶來了不良的影響。

（二）檔案管理方法有待創(chuàng)新

檔案管理的方法有待更新，面對新的發(fā)展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進行解決，融入新的發(fā)展觀念，解決其中的問題，適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實際的發(fā)展中發(fā)揮更好的作用，根據(jù)現(xiàn)在市場發(fā)展的情況來進行相關(guān)的調(diào)整。

（三）檔案管理規(guī)章制度有待完善

檔案管理規(guī)章制度有待完善，這一點是非常重要的，我們從現(xiàn)在的發(fā)展形勢上看，檔案管理的規(guī)章制度還不夠完善，不適應(yīng)現(xiàn)在的工作，我們在進行管理的時候找不到合適的管理方法，給我們的管理工作造成了很大的影響，不能更好地滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)檔案不全面，檔案的質(zhì)量不高等問題，相關(guān)的制度并沒有發(fā)揮真實的作用，在管理還存在很多的問題[1]。

（四）檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理信息化進程在不斷推進，但其實這個技術(shù)并不成熟，目前還沒有一個完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好結(jié)合。檔案資源的管理和使用都需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無法全面鋪開。

（五）檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范性要求

在檔案管理信息化的大趨勢下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個大方向，就是將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體的運用卻沒有一個標準。這使得檔案管理信息化進程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標準的、規(guī)范的改革操作，才能使信息化技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作之中，才能發(fā)揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標準化的建設(shè)，對于信息化技術(shù)在檔案管理中運用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

（六）檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理信息化的人才。然而現(xiàn)在我國對檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學科并不受很多人喜歡，而且由于大學開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當前信息化檔案管理工作的需求。

二、檔案信息化管理的優(yōu)點

（一）提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會通過人力解決，導致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現(xiàn)失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因為字跡問題導致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復雜、困難的，錯誤出現(xiàn)的頻率較高。在將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中對檔案進行查閱是十分復雜的一件事，要求工作人員對檔案進行逐個查找，很難在短時間內(nèi)就找到一個文件，工作內(nèi)容復雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實現(xiàn)，許多信息都因為查找困難而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費的。在使用信息化技術(shù)對檔案進行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進行儲存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項工作都變得更加簡單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上獲取需要的文件，對各種信息數(shù)據(jù)都可以非常快的獲得，實現(xiàn)資源共享。

（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

負責檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要消耗很長時間，而且可能會受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作都造成非常大的影響[2]。在使用信息化技術(shù)進行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡單，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)管理信息化的途徑

（一）建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項標準。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標準，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提供技術(shù)支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進技術(shù)的幫助，技術(shù)是進行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進行工作，要針對檔案管理工作進行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負擔，保護他們的身體健康[3]。

（三）對檔案管理的軟硬件設(shè)施進行更新

我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進行管理，并且能夠應(yīng)對各種問題和困難，達到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準確的保存。在實際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學會熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對軟硬件設(shè)施進行及時的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理的水平。

四、信息化檔案管理的思考

（一）信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中的重要性

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了多元化的途徑，同樣也適用于高校的發(fā)展需求，成為眾多高校發(fā)展的首選。在檔案管理工作中，運用信息技術(shù)的手段開始逐漸受到人們的歡迎，使得信息技術(shù)水平的高低成為用戶的判斷依據(jù)，也給信息技術(shù)發(fā)展提供了重要動力。這種技術(shù)的運用是高校在未來發(fā)展必不可少的，只有運用這種技術(shù)才能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，為管理工作帶來的貢獻同樣也是有目共睹的。因此，在當今社會中，信息化的檔案管理工作已經(jīng)受到各個行業(yè)的依賴，其所表現(xiàn)出來依賴程度已經(jīng)非常高了，使得信息化檔案管理成為多個行業(yè)的首選。現(xiàn)如今，許多高校并不能充分運用先進的信息技術(shù)，檔案管理方式也過于老化，不適合現(xiàn)代社會發(fā)展的使用，倘若高校并不重視創(chuàng)新管理工作方式，就無法應(yīng)對越加繁瑣的管理工作，甚至造成工程檔案管理整體工作的滯后[4]。

（二）有效提高檔案管理工作的工作效率

在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢可以有效提高工作效率，同樣也是檔案管理的必要因素，當檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合后，首先可以將傳統(tǒng)的管理方式替代下來，從根本上可以解決對傳統(tǒng)檔案管理方法的束縛，從而提高工作效率，也能夠使檔案管理走上高效科學管理的現(xiàn)代化道路。另外，檔案管理人員在工作時要注意工作的細節(jié)，不能因為馬虎而忽視工作細節(jié)，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。因此，要求檔案管理人員深刻學習現(xiàn)代檔案管理方法，從而達到檔案管理的目標。

五、結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化時代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復雜的工作內(nèi)容得到簡化，使用計算機代替人工進行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時，還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對信息化工作理念進行完善，提高管理工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]趙群.研究檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(12)：150-151.

[2]王焱.探究創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013(01)：115.

[3]李山菊.討論檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014(01)：83-84.

[4]林麗媚.基于檔案管理理念創(chuàng)新視角的檔案管理信息化思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2014(10)：126-127.

作者：楊瀟 單位：陽泉師范高等專科學校