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六朝古都北京,其歷史從燕都薊城形成時算起至今已有三千我年。漫長的歷史留給今人豐富的地方志史料。雖然從漢代到宋、遼、金時期的北京地方歷史文獻大都散失了,如北齊陽休之的《幽州人物志》、隋代的《幽州圖經》、宋朝的《平燕錄》等都失傳無存,但是仍然保留了一些完整的著述。現遺存的北京最早的地方志書是元代末年熊夢祥撰修的《析津志》,到現在已有600多年的歷史,另有府志、州志、縣志近60種。其中請初著如學者朱彝尊的《日下舊聞》、由竇光鼐、朱筠等奉敕纂修而成的《日下舊聞考》、清末光緒年間繆荃孫總纂的《順天府志》內的“京師志”尤稱名著。
民國十九年(1930年),國民黨北平市政府曾計劃修《北平志》,但因盧溝橋事變,《北平志》的編纂工作半途擱淺。
由吳廷燮于1938年主纂的《北平市志稿》內容上迄三代下至民國二十八年,較前代各志宏大浩繁,記述備細,總計152卷,400萬字。其手稿幾輾轉,在塵封半個世紀后,于1998年10月公開出版。
中華人民共和國成立后,黨和政府非常重視編修地方志,于1958年提出了編纂地方志的倡議。同年12月,北京市成立了以市委書記處書記鄧拓為組長的修志工作領導小組,開始工作。但是“”地摧殘了新中國的方志事業,方志機構被解散,方志工作被迫中斷。
粉碎“”以后,特別是黨的十一屆三中全會之后,編纂社會主義新方志的高潮再次在北京地區興起。在市委、市政府的領導下,地方志的編修進展順利,從1986年到1998年5月,全市完成志稿和送審稿45部。
雖然檔案與修志密不可分,歷代修志者都深諳檔案之珍貴,但是專門把檔案行業做為地方志的一個組成部分,列入地方志編纂的總體規劃,卻是二十世紀八十年代的事情。
1981年11月,北京市社會科學研究所草擬的《新編〈北京志〉篇目及編纂分工設想》(草稿,供討論),將《北京志》設計為十一編,170卷。《北京檔案志》被列為第六編文化編,總第108卷。建議編纂單位為:市檔案避、中央檔案館、中國第一歷史檔案館。但由于種種因素,編纂《北京志》工作并未開展。
1986年市委決定成立“北京地方志籌備小組”,并建立了辦公室。1989年召開的首次北京市地方志編纂委員會,提出《北京志篇目》(征求意見稿),此篇目第十二卷文化藝術卷,第37部分志為檔案志。
1991年11月27日,市方志辦將《北京志篇目》(試行)下發到各個承擔修志任務的單位,此篇目總設22卷117部分志。檔案志列為第四卷政務卷,總第17篇,規定字數15萬,明確由市檔案局主要承編。
1997年10月30日,《北京志篇目》(主編會議討論稿)計19卷131部分志。檔案志被列為第四卷政務卷總第18部分志。在討論過程中,有人提出:“檔案志可以與博物館、圖書館合為一類,因為都是文化事業單位。”
1997年12月10日制定的《北京志篇目》(討論稿)做為北京市地方志主編會議材料之二,發給主編,再行討論。此稿總設29卷140部分志。檔案志為第24卷檔案。圖書館·博物館卷,總第127部分志,字數放寬至40萬字。
1998年8月5日,北京市地方志編纂委員會辦公室京志辦[1998]1號文件,將《北京志篇目》發至各區縣、市屬各部、委、辦、局(總公司)地方志編纂委員會。文件確定《北京志》分卷編輯,根據科學分類和社會分工實際,總設34卷95冊151部分志。其中有26卷為一卷多志,有8卷為一卷一志。北京志卷次按綜合,自然,政治,綜合經濟管理,城市規劃、建設、管理,經濟,文化,社會順序排列。按冊出版,多數一志一冊,少數多志一冊。檔案志被列入第26卷檔案卷,第82冊,第132部分志,字數40萬字,即檔案志獨立成卷成冊。
檔案志在地方志中從無到有,從與其他行業志合為一冊到單獨立卷成冊,志書字數由15萬字增至40萬字,這種歷史變化是有其特定的歷史環境和社會背景的。主要體現在如下三個方面。
一是檔案事業的發展具備了立志條件。
北平的和平解放,使古都的檔案免于戰火,得到了完整系統的保存。這些珍貴的檔案資料成為北京檔案事業賴以發展的基礎。在黨和政府對檔案和檔案工作重視下,1959年成立了北京市檔案管理局,五十年代末六十年代初相繼建立了北京市檔案館、區縣檔案館。
黨的十一屆三中全會以后,改革開放使北京的綜合實力不斷增強,對于檔案事業的資金投入不斷加大,這為檔案工作的改革振興奠定了經濟基礎,也激發了檔案工作者為社會主義“兩個文明”建設服務、工作創一流的信心和勇氣。檔案部門各級領導班子開拓進取,帶領檔案人員努力拼搏。經過艱苦奮斗,檔案室由單一管理向綜合管理發展;檔案館由封閉型向開放型發展;業務指導由微觀管理向宏觀管理發展;強化了標準化、法制化、現代化管理;借第十三屆國際檔案大會在京召開的東風,大力開展檔案社會宣傳工作;全方位地開發檔案館的社會教育功能;市檔案館以迄今全國最高分晉升國家一級檔案館……檔案工作已發展為具有理論指導、體系完備、制度健全、形成規模、有社會影響力的一項專門事業,具備了立志條件。
二是社會對檔案工作的認識有了深化和突破。
長久以來,在人們心目中,檔案始終披著神密的面紗。改革開放帶來了檔案工作的重大變革。隨著黨的工作重心轉移到經濟建設上來,社會各界的工作查考、編史修志,科學研究、生產借鑒等種種需要日益迫切。黨中央順應歷史的發展,做出向社會開放檔案的重大決定,使人們對檔案和檔案工作逐漸消除了神密感,各行各業愈來愈多地利用檔案,檔案在為社會政治、經濟和科學文化服務中產生的作用、效益愈來愈明顯,社會檔案意識日益增強。
檔案志在《北京志》篇目中,由從政務卷到從文化卷,這一變化反映了人們對檔案工作屬性的認識過程。伴隨著檔案工作的發展,人們對檔案工作的認識逐步深化,終于取得共識,確認檔案工作是文化事業,屬上層建筑范疇,但又區別于圖書館志、博物館志,適宜單獨立卷成冊。
三是檔案事業自身發展的需要
北京地區的檔案豐富而珍貴,檔案工作總體水平在全國同行業中處于領先地位。但是如何更好地為兩個文明建設服務,促進檔案事業的進一步發展,這需要檔案工作者的理性思考,因此組織人力編修檔案志,通過查檔閱卷,調查采訪,核實考證,溯事業之發端,敘沿革之軌跡,記興衰之道理,析成敗之因由,明是非之標準,存科研之成果,啟后進之?智,申鑒戒之實例,拓進展之思路,使后人了解解事業的大勢大略,認識規律,利用規律,識有指歸,行有準則。
通過編修檔案志,可以使檔案資料得到充分利用和廣泛的宣傳,并發現檔案館(室)現存檔案資料的優劣與不足,有助于改進檔案工作。在修志過程中從各種渠道搜集到的新鮮資料可以進一步豐富館藏。