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摘要：在高等學校數(shù)字化校園的發(fā)展規(guī)劃中，要建設(shè)真正的高校數(shù)字檔案館，對傳統(tǒng)檔案的整理、收集流程的規(guī)范進行思考是必要的，筆者結(jié)合工作實際，對高校檔案分類、檔案歸檔流程、系統(tǒng)設(shè)計等方面進行探析。

關(guān)鍵詞：高校檔案；分類管理；歸檔流程；系統(tǒng)設(shè)計

隨著校園數(shù)字化的發(fā)展，高校檔案會面臨著電子檔案逐步增加、紙質(zhì)檔案逐步減少的情況，加之目前數(shù)字檔案館、區(qū)域、行業(yè)數(shù)字檔案信息共享的趨勢，也對目前高校檔案整理提出新的要求。在高校數(shù)字化校園發(fā)展規(guī)劃中，要建設(shè)真正的高校數(shù)字檔案館，必須對傳統(tǒng)檔案整理規(guī)范進行思考，本文即對高校檔案分類、檔案歸檔流程、系統(tǒng)設(shè)計等方面進行探析。

一、高校檔案分類管理現(xiàn)狀及問題

（一）高校檔案分類管理制度現(xiàn)狀。2008年《高等學校檔案管理辦法》的出臺為高校檔案管理提供了制度保障和現(xiàn)實依據(jù)，其中指出高校檔案要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行同步歸檔，各高校對于紙質(zhì)檔案材料基本是按照大類按卷分類整理的方式。2015年《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱“新標準”）頒布，于2016年實施。新標準最大的突破是確立了以件為單位的文件整理模式。高校檔案分類是就高校在教學、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料進行歸類，為高校的政策、制度以及管理等提供現(xiàn)實依據(jù)和參考。但與之配套的高校檔案實體分類法和高校檔案工作規(guī)范卻一直沒有頒布，使得高校檔案在管理過程中缺乏更為細致的規(guī)范性指導(dǎo)。

（二）檔案信息化對檔案分類提出新的要求。目前檔案信息化水平較高的學校，數(shù)字檔案基本取代了紙質(zhì)檔案，在檔案管理的系統(tǒng)中能夠進行所有檔案的利用與查詢業(yè)務(wù)，檢索效率和質(zhì)量有明顯提升。在檔案利用過程中，檔案管理系統(tǒng)中儲存在同一個數(shù)據(jù)庫中的檔案，仍舊按照不同的門類對檔案信息進行分類存儲與管理。在查詢與利用時，只要存儲在系統(tǒng)中的檔案包含相同字段的信息，通過全文檢索就可以查找出儲存于不同門類的檔案。

（三）檔案分類整理趨勢。根據(jù)校園數(shù)字化程度的發(fā)展，筆者認為紙質(zhì)檔案材料和電子檔案并行還會持續(xù)，究其原因：一是在大部分人的觀念中還是“口說無憑，立字為據(jù)”，人們還是對紙質(zhì)檔案較為認可；二是電子簽章的技術(shù)現(xiàn)階段認可度較低；三是信息化后電子檔案的數(shù)據(jù)安全性還有待探討。因此，紙質(zhì)檔案的憑證價值和作用目前尚不能被電子檔案取代，還是需要對紙質(zhì)檔案進行分類整理保存，但是檔案的分類要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，從更簡潔、更靈活、適應(yīng)性更強的方面延伸，真正便捷的服務(wù)檔案整理。

二、高校檔案歸檔流程思考

（一）高校目前歸檔模式。大多數(shù)高校采用定期歸檔模式，在檔案產(chǎn)生的次年按要求進行定期歸檔，多采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并行，純紙質(zhì)檔案延續(xù)卷件并存的方法整理歸檔，然后按照國家規(guī)定《DA/T77-2019紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學字符識別OCR工作規(guī)范》進行掃描轉(zhuǎn)換工作；純電子檔案是將最后形成的電子檔案文本打印成紙質(zhì)版本進行分類歸檔，并將最終版電子文件進行歸檔掛接。

（二）定期歸檔模式的弊端。1.定期歸檔不能有效適應(yīng)電子文件特性。定期歸檔是以案卷目錄為主，如果在歸檔原生性電子文件的時候，只關(guān)注案卷目錄，就無法滿足電子文件的格式多樣性、易修改性等特點，同時影響進其可靠性與真實性，在歸檔過程中的技術(shù)、管理等方面的風險容易被忽視，會造成未來得及歸檔的檔案遭到無痕修改或?qū)е挛募豢勺x的后果。2、定期歸檔與電子文件歸檔的要求不同。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定，電子文件歸檔范圍包括了反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及元數(shù)據(jù)。要求歸檔的電子文件齊全完整、真實有效等，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成的電子文件，無法直觀的顯現(xiàn)出其原始性與真實性，而是利用元數(shù)據(jù)證明。目前，歸檔對象即紙質(zhì)文件及其掃描件，或電子文件及其打印件，不符合電子文件的歸檔要求。

（三）高校檔案歸檔流程思考。1.注重歸檔流程的前瞻性規(guī)劃。紙質(zhì)檔案和電子檔案并行時期歸檔流程管理前瞻性規(guī)劃。檔案資源建設(shè)的每個階段對歸檔的流程都有不同的要求，純紙質(zhì)檔案時期我們采用次年提交的方式完全可以保障檔案材料的準確性、完整性，但是發(fā)展到紙質(zhì)檔案和電子檔案并行時期，對歸檔流程就提出了新的要求。如果某個過程會涉及學校相關(guān)的多個部門，在紙質(zhì)和電子文件并行過程中往往出現(xiàn)只把電子文件歸檔，而證明過程的紙質(zhì)文件容易被忽略。因此歸檔流程的適時變化就顯得尤為重要。2.重視檔案生命管理周期，統(tǒng)一電子檔案管理規(guī)范。對電子檔案的歸檔不能單一的按照定期歸檔管理，應(yīng)按照納入管理的電子文件的整個生命周期進行考慮，建立數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)，將電子文件的整個生命周期作為檔案管理的全過程，并實時監(jiān)控過程中的差錯。2020年由財政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)下發(fā)的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，也再次重申對電子檔案全過程進行監(jiān)控的重要性。對電子歸檔進行重新思考，構(gòu)建高校電子文件歸檔整理規(guī)范。

三、高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

（一）加大基礎(chǔ)投入，建立高校數(shù)字檔案館。目前多部分高校都有單獨的檔案信息管理系統(tǒng)，但大部分是獨立于數(shù)字校園化的單純檔案目錄和電子文檔掛接的檔案管理系統(tǒng)，隨著數(shù)字化的推進，必須要構(gòu)建數(shù)字化校園相兼容的檔案信息系統(tǒng)，讓檔案管理的流程變得更加及時、準確、精細。首先，高校應(yīng)進行專項建設(shè)資金的劃撥，建設(shè)檔案信息系統(tǒng)，培訓配備專業(yè)人員。由于目前的前端系統(tǒng)軟件是針對不同的功能需求進行開發(fā)的，不同的開發(fā)者使用的開發(fā)工具與方法不同，需將其整合到統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺中，建立接口程序，抽取其中的共享字段，同時要預(yù)留數(shù)據(jù)接口，降低后續(xù)數(shù)據(jù)共享和運用的成本。其次，學校要樹立檔案“大一統(tǒng)”，將檔案管理部門作為學校檔案信息資源最終的歸納部門，在對各項檔案信息資源規(guī)范化、制度化的基礎(chǔ)上，納入學校檔案管理部門。檔案館在檔案機密、機要、普通的分類基礎(chǔ)之上，將全校檔案資源進行信息化共享，建立起真正的數(shù)字檔案館。

（二）加強區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能技術(shù)的應(yīng)用，建立數(shù)據(jù)檔案資源，開展全方位的檔案信息服務(wù)。檔案管理應(yīng)圍繞高校的發(fā)展目標，借助區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，安全高效的進行檔案信息收集、存儲、利用，整理高校的各類有價值的檔案信息，通過對檔案信息的采集、組織、開發(fā)和再生產(chǎn)，并對其使用價值和增值價值進行深度挖掘，所產(chǎn)生的增值檔案信息進入檔案查詢與利用服務(wù)階段。同時，在信息傳播與服務(wù)過程中進行調(diào)研和數(shù)據(jù)分析，形成檔案信息利用反饋機制；通過收集社會的評價，作為進一步開發(fā)利用檔案信息資源的依據(jù)，面向高校與社會開展檔案信息服務(wù)。檔案整理過程好比收米的過程，收到多少米、米的質(zhì)量如何、建立什么樣的米倉直接影響對米的加工利用，因此從純紙質(zhì)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案并行、純電子檔案的發(fā)展過程中，應(yīng)該遵循理論和實踐相結(jié)合，抓源頭、抓基礎(chǔ)，對檔案整理規(guī)范進行適時改進，并利用當前信息化手段對其加工，進一步提高檔案管理服務(wù)利用效益。

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作者:孫海燕 單位:濟南大學